文/南京中醫(yī)藥大學(xué)檔案館 王興婭

2022年1月，全國教育工作會議提出“實施教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動”。《教育部高等教育司2022年工作要點》指出：“加快建設(shè)以數(shù)字化為特征的高等教育新形態(tài)，提升數(shù)字化治理能力?！彪S著教育信息化從1.0時代走向2.0時代，教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型已全面開啟，勢必進入加速發(fā)展階段。

高校推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型為教學(xué)管理方式帶來深刻變革，數(shù)字教學(xué)資源成為重要內(nèi)容，辦公自動化成為重要管理手段。同時，數(shù)字化轉(zhuǎn)型也對高校檔案部門的服務(wù)方式提出更高要求，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、遠程化將成為檔案利用的主要方式。因此，加快數(shù)字檔案館建設(shè)是高校檔案部門積極應(yīng)對、深度融入教育數(shù)字化的必然趨勢。

一、高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目管理

高校數(shù)字檔案館是高校檔案部門運用現(xiàn)代化信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。自2006年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》明確啟動數(shù)字檔案館建設(shè)以來，數(shù)字檔案館建設(shè)逐步成為各級各類檔案部門的工作重心，高校檔案部門也積極開展數(shù)字檔案館建設(shè)實踐探索。但數(shù)字檔案館建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、規(guī)劃、立項、開發(fā)、試運行、驗收、維護等諸多環(huán)節(jié)，涉及技術(shù)、資金、人員、設(shè)備等諸多因素。目前除了部分“雙一流”和規(guī)模較大的高校建設(shè)成果顯著外，大部分高校數(shù)字檔案館建設(shè)由于投入不足導(dǎo)致發(fā)展慢、水平低。

為了實現(xiàn)有限的資源投入獲得最大化的建設(shè)產(chǎn)出，提高數(shù)字檔案館建設(shè)效率，亟須在高校數(shù)字檔案館建設(shè)過程中引入項目管理理念。項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限的資源限定條件下，實現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望的過程。高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目管理是通過高校檔案部門及各方合作，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，施行科學(xué)的管理，使得高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目能夠在有限的資源條件下，達成既定的建設(shè)目標(biāo)，并有效規(guī)避和控制風(fēng)險，保證建設(shè)項目的質(zhì)量。

二、高校數(shù)字檔案館項目管理的實施

（一）高校數(shù)字檔案館項目建設(shè)模式。高校數(shù)字檔案館建設(shè)既可以整體立項，也可以將其拆分為若干子項目分步立項。高校檔案部門可以根據(jù)學(xué)校信息化建設(shè)的整體規(guī)劃以及數(shù)字檔案館資金投入情況，確定數(shù)字檔案館建設(shè)整體立項還是分步立項。高校檔案部門應(yīng)該結(jié)合自身情況和需求制訂科學(xué)、合理的立項方案，推動數(shù)字檔案館建設(shè)的有序推進。

1.整體立項。數(shù)字檔案館項目整體立項是對數(shù)字檔案館建設(shè)所有內(nèi)容整體性立項，以求一次性達到建設(shè)目標(biāo)。對于學(xué)校信息化建設(shè)較為成熟、數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)費充足、對數(shù)字檔案館建設(shè)需求和內(nèi)容較為明確、尋求建設(shè)一步到位的高校可以選擇數(shù)字檔案館建設(shè)整體立項的模式。

2.分步立項。數(shù)字檔案館項目分步立項是將數(shù)字檔案館建項項目拆分為若干子項目單獨立項，并根據(jù)工作需要確定子項目立項的時間順序。對于學(xué)校信息化建設(shè)發(fā)展較緩、數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)費不足、對數(shù)字檔案館建設(shè)需求較為單一或不夠明確的高?？梢赃x擇數(shù)字檔案館建設(shè)分步立項的模式。子項目一般包括檔案管理系統(tǒng)建設(shè)項目、檔案數(shù)字化項目、檔案服務(wù)平臺建設(shè)項目。

（二）高校數(shù)字檔案館項目建設(shè)過程?！稊?shù)字檔案館建設(shè)指南》中指出：“數(shù)字檔案館建設(shè)一般分項目規(guī)劃與立項、項目招投標(biāo)、項目實施、運行維護等幾個步驟進行”，這與通用的項目生命周期四個階段基本吻合。因此，高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目管理的具體實施步驟也可以分為項目規(guī)劃與立項階段、項目招投標(biāo)階段、項目實施階段、項目運行維護階段。

1.項目規(guī)劃與立項階段。數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)以需求為導(dǎo)向，進行數(shù)字檔案館建設(shè)需求分析是前期階段的首要任務(wù)，需求分析的前提是進行翔實、廣泛的調(diào)研，包括本校信息化發(fā)展現(xiàn)狀、檔案工作水平、投入資金情況、其他高校建設(shè)經(jīng)驗以及當(dāng)前先進信息技術(shù)，特別是本校館藏情況、電子文件生成狀況、師生利用需求等。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上形成項目建議書，提出投資額度和資金方案。項目建議書獲得批準(zhǔn)后，需要制訂更為詳細、具體的高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目規(guī)劃，遵循“立足實際、適當(dāng)超前”的原則，具備科學(xué)性、可行性、前瞻性，并將數(shù)字檔案館建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)整體框架，與信息化建設(shè)相銜接。項目規(guī)劃中還應(yīng)明確項目外包方案，做好數(shù)字檔案館項目外包規(guī)劃，統(tǒng)籌項目外包目標(biāo)、模式、內(nèi)容、預(yù)算和人員安排等。在規(guī)劃制訂過程中，適當(dāng)引入管理咨詢機制，聘請數(shù)字檔案館建設(shè)專家、顧問，對項目規(guī)劃進行咨詢、論證。

2.項目招投標(biāo)階段。在充分征求意見后，建設(shè)小組應(yīng)對數(shù)字檔案館功能需求進行細化，形成兼具創(chuàng)新性和應(yīng)用性的功能需求方案，既滿足高校數(shù)字檔案館建設(shè)的實際需要，又便于投標(biāo)單位理解，實現(xiàn)系統(tǒng)開發(fā)和項目建設(shè)的可行性、適用性。需求方案應(yīng)適度體現(xiàn)超前意識，以滿足較長時期內(nèi)的發(fā)展需求。項目外包商是高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目的具體實施者，外包商的資歷、經(jīng)驗、能力、素質(zhì)等都會影響外包工作的效率和質(zhì)量，檔案部門應(yīng)充分掌握外包商的業(yè)務(wù)情況，包括其建設(shè)經(jīng)驗、技術(shù)水平、財務(wù)狀況、基本設(shè)備等，選擇經(jīng)驗豐富、業(yè)務(wù)突出的外包商，有效降低潛在風(fēng)險。招標(biāo)結(jié)束后，需要簽訂項目合同，在簽訂項目合同時，除了合同范本內(nèi)容以及項目基本要求以外，有些特別的事項也需要寫入合同，避免后續(xù)糾紛發(fā)生，如項目實施方式（流動式或駐點式）及相關(guān)費用承擔(dān)問題（包括后期運維費用），盡可能爭取足夠長的免費服務(wù)時間，檔案應(yīng)用管理系統(tǒng)二次開發(fā)有關(guān)事項，包括時間、費用、測試等。

3.項目實施階段。項目實施是將數(shù)字檔案館建設(shè)落到實處的關(guān)鍵一步。高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目實施的主要內(nèi)容是項目設(shè)計，一般包括總體設(shè)計、技術(shù)設(shè)計和詳細設(shè)計等環(huán)節(jié)。在總體設(shè)計環(huán)節(jié)中，提出高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目的總體結(jié)構(gòu)以及詳細建設(shè)思路與計劃，并對項目的構(gòu)成、接口、涉及的資源及其環(huán)境等提出設(shè)計說明；針對技術(shù)上有特殊要求的項目增設(shè)技術(shù)設(shè)計環(huán)節(jié)，以進一步明確總體設(shè)計時無法解決的技術(shù)問題；詳細設(shè)計主要是確定高校數(shù)字檔案館每個模塊的內(nèi)部細節(jié)，為數(shù)字檔案館建設(shè)的具體實施提供最直接的依據(jù)。在項目實施過程中，應(yīng)根據(jù)信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范要求引入監(jiān)理機制，對項目進度、質(zhì)量、安全、費用等進行全程監(jiān)理，并負責(zé)協(xié)調(diào)項目承包人和檔案部門之間的關(guān)系，保證項目建設(shè)按計劃開展。數(shù)字檔案館建設(shè)項目經(jīng)測試和試運行合格，承建單位提出驗收申請，高校檔案部門根據(jù)合同內(nèi)容進行初驗，合格后還需組織校內(nèi)外專家成立驗收委員會，根據(jù)項目方案和功能需求進行全面、細致的測試、評價、驗收。驗收結(jié)束后，承包方做好整改工作，并在監(jiān)理認可后，將項目移交檔案部門，做好交接手續(xù)。

4.項目運行維護階段。管理維護好數(shù)字檔案館項目建設(shè)成果，確保其持續(xù)發(fā)揮應(yīng)用效益，是一項長期性的工作。需要高校檔案部門及時調(diào)整工作重心、明確崗位職責(zé)，使業(yè)務(wù)工作與技術(shù)工作相銜接、相配合，制訂以業(yè)務(wù)管理為主線，以技術(shù)保障為支撐的管理機制。高校檔案部門應(yīng)完善以高校檔案館自主管理為主，社會外包服務(wù)為輔的運行維護隊伍，持續(xù)做好數(shù)字檔案館各類軟硬件設(shè)備的更新維護，包括為改進系統(tǒng)性能缺陷而進行的校正性維護；為使應(yīng)用系統(tǒng)適應(yīng)新技術(shù)的適應(yīng)性維護；為擴充應(yīng)用系統(tǒng)性能的完善性維護；為提高軟件可靠性的預(yù)防性維護；為恢復(fù)自然災(zāi)害和網(wǎng)絡(luò)攻擊損害的突發(fā)性維護等?；诖?，高校檔案部門應(yīng)構(gòu)建由信息技術(shù)專業(yè)人員和檔案專業(yè)人員共同組成的運維團隊，既掌握網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫相關(guān)技能，又具備檔案管理基礎(chǔ)知識，同時應(yīng)重視日常培訓(xùn)，不斷豐富業(yè)務(wù)知識，提升業(yè)務(wù)技能，以適應(yīng)信息技術(shù)的更新升級以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的風(fēng)險變化，解決不斷更新的運維需求，盡可能延長數(shù)字檔案館的生命周期。

三、高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目管理的對策

有效的高校數(shù)字檔案館項目管理應(yīng)以高校檔案部門需求為核心，圍繞數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)，使各類資源得到充分利用，各方關(guān)系得以充分協(xié)調(diào)，即在有限的資源內(nèi)，成功完成數(shù)字檔案館各個項目，并使高校檔案部門的總體效益最大化。因此，高校數(shù)字檔案館項目應(yīng)加強對項目目標(biāo)、項目進度、項目成本、項目質(zhì)量、項目風(fēng)險的管理，約束并保障數(shù)字檔案館項目管理取得預(yù)期要求。

（一）目標(biāo)管理。對高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目來說，建設(shè)目標(biāo)一般分為成果性目標(biāo)和控制性目標(biāo)。成果性目標(biāo)是建成適應(yīng)本校需求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，推動館藏檔案數(shù)字化、增量檔案電子化，有效實現(xiàn)對數(shù)字檔案資源的現(xiàn)代化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用；控制性目標(biāo)是實現(xiàn)成果性目標(biāo)的客觀約束條件，包括數(shù)字檔案館建設(shè)項目質(zhì)量、進度、費用、安全等內(nèi)容，明確數(shù)字檔案館建設(shè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時間安排、費用控制、安全屬性等，以保障成果性目標(biāo)的達成。

（二）進度管理。項目進度管理是運用系統(tǒng)的方法和工具對項目各個環(huán)節(jié)進行控制，以期在既定時間內(nèi)完成目標(biāo)。首先，高校數(shù)字檔案館項目進度管理應(yīng)根據(jù)項目規(guī)劃和內(nèi)容列出所有項目活動列表，形成項目活動網(wǎng)絡(luò)圖，明確各種活動之間的依賴關(guān)系。其次，明確數(shù)字檔案館建設(shè)的工期，以此分配各個活動的工期，形成初步的數(shù)字檔案館項目時間表。最后，了解數(shù)字檔案館建設(shè)項目的限制性條件，并識別關(guān)鍵性路徑，對項目時間表進行調(diào)整優(yōu)化，形成最終的項目時間表，并嚴格遵照執(zhí)行。

（三）成本管理。高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目成本包括從數(shù)字檔案館項目啟動到最后驗收消耗的所有費用。成本管理即盡量將成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)，并最大程度節(jié)約費用。高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目成本管理主要是對整個完成項目所需資金進行估算，匯總整個項目的成本制定項目總預(yù)算，然后對項目進行監(jiān)督以控制成本。對數(shù)字檔案館建設(shè)項目費用預(yù)算時應(yīng)考慮計算機硬件配置、檔案管理系統(tǒng)二次開發(fā)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口等，涉及重大不確定因素時，應(yīng)保留應(yīng)急備用金。項目費用預(yù)算應(yīng)分解到項目每個活動單元，并結(jié)合項目進度繪制費用負荷圖和累積圖。

（四）質(zhì)量管理。質(zhì)量管理的目的是確保數(shù)字檔案館建設(shè)滿足高校檔案部門提出的質(zhì)量要求，內(nèi)容應(yīng)包含產(chǎn)品質(zhì)量和項目質(zhì)量。產(chǎn)品質(zhì)量是通過數(shù)字檔案館項目建設(shè)產(chǎn)生的檔案管理系統(tǒng)、檔案服務(wù)平臺、檔案數(shù)字化成果以及服務(wù)本身的質(zhì)量，產(chǎn)品質(zhì)量管理可參考國家有關(guān)管理辦法，如國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》；而項目質(zhì)量是數(shù)字檔案館建設(shè)項目管理的質(zhì)量，包括建設(shè)周期、資源投入、滿意度等的質(zhì)量，這就要求在數(shù)字檔案館建設(shè)全過程進行有效控制。

（五）風(fēng)險管理。在高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目內(nèi)、外部存在大量的不確定性因素，這些因素就是項目風(fēng)險的來源，影響較大的包括規(guī)劃風(fēng)險、管理風(fēng)險、人員風(fēng)險、設(shè)計風(fēng)險等。為避免和減少風(fēng)險帶來的損失，在制定數(shù)字檔案館建設(shè)方案時應(yīng)同時編制風(fēng)險規(guī)劃，提前對風(fēng)險進行識別、分析、量化。在項目實施之前，通過增強風(fēng)險意識、制定工作制度等方式預(yù)防風(fēng)險的產(chǎn)生；在項目實施過程中，通過高校檔案工作人員全程參與、引入監(jiān)理等方式對風(fēng)險進行控制；在風(fēng)險產(chǎn)生后，及時參照規(guī)劃采取有效措施，將風(fēng)險損失降到最低。

四、結(jié)語

隨著教育數(shù)字化戰(zhàn)略的實行，數(shù)字檔案館建設(shè)勢必成為高校檔案館的發(fā)展方向。在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，高校檔案部門應(yīng)立足本校實際，引入項目管理的思路，通過建設(shè)項目的整體規(guī)劃、高效管理、優(yōu)化路徑，實現(xiàn)資源集約，提高建設(shè)效率。高校檔案部門必須積極面對現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展帶來的變革與挑戰(zhàn)，深化高校檔案館數(shù)字化轉(zhuǎn)型和提升，加速推進數(shù)字檔案館建設(shè)，提升檔案現(xiàn)代化治理能力，促進教育高質(zhì)量發(fā)展。