文/桐鄉(xiāng)市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局 王亞芬

桐鄉(xiāng)素有“魚米之鄉(xiāng)、絲綢之府、百花地面”的美譽，是浙江省糧、油、繭和畜禽的重點產(chǎn)區(qū)。近年來，桐鄉(xiāng)農(nóng)業(yè)將“鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展”主基調(diào)貫穿到新時代“三農(nóng)”工作全過程各方面，以“農(nóng)業(yè)興、農(nóng)民富、農(nóng)村美”為歷史使命，推進全市農(nóng)業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。在農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展進程中，農(nóng)業(yè)科研院所在科研研究活動、農(nóng)業(yè)技術推廣應用中，形成了很多具有保存價值的農(nóng)業(yè)科研檔案。對產(chǎn)生的農(nóng)業(yè)科研檔案加強科學規(guī)范管理，是解決鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)“三農(nóng)”問題的基礎?，F(xiàn)階段“三農(nóng)”工作的重點目標是：利用農(nóng)科院所豐富的科研資源同鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相結合，將農(nóng)科院所的先進科研管理經(jīng)驗應用到鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展中，結合實際情況，有針對性地解決鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展中存在的問題，完善發(fā)展中的薄弱點。只有使農(nóng)業(yè)科研檔案的優(yōu)點充分發(fā)揮出來，并對農(nóng)業(yè)科研檔案的信息資源進行有效利用，才能不斷推動鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展，為社會主義新農(nóng)村產(chǎn)業(yè)振興提供強有力的科技支撐。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案對鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要作用

（一）是農(nóng)業(yè)科研成果的體現(xiàn)。在農(nóng)業(yè)科研研究、農(nóng)業(yè)技術試驗和推廣應用過程中所進行的一切活動，如農(nóng)作物的培育、農(nóng)作物的病害和蟲害的防治等都是基于所有的科學實驗研究、農(nóng)業(yè)科學技術的經(jīng)驗總結和成果。所以，農(nóng)業(yè)科研檔案就是將以往所有的科技經(jīng)驗、科技資源和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中的研究成果匯集到一處，實現(xiàn)科研數(shù)據(jù)和科研檔案的合理利用。農(nóng)業(yè)科研檔案對農(nóng)業(yè)新品種、新技術、新模式、新機具的開發(fā)、推廣、應用具有推動性作用。

（二）為鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)科研工作提供了條件。農(nóng)業(yè)科研檔案涉及許多豐富的農(nóng)業(yè)資源，這些資源信息為科技人員從事科研工作提供了重要參考?？萍既藛T可以通過科研檔案對以往的歷史經(jīng)驗和成果進行了解和總結，并為科技人員研究新的發(fā)展思路提供了有力的數(shù)據(jù)支持，節(jié)約了農(nóng)業(yè)科研人員大量的時間和金錢，使農(nóng)業(yè)科研工作的效率得到了有效提升。由于農(nóng)業(yè)科研活動的周期比較長，因此較為完整的檔案資源為服務鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供了極大的幫助，使農(nóng)業(yè)科研人員在探索鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)律和技術發(fā)展方面的時間周期大大縮短。

（三）是農(nóng)業(yè)科技人員相互交流信息資源的重要渠道。農(nóng)業(yè)科研檔案是一種有效的信息資源傳遞媒介，它在農(nóng)業(yè)科技人員之間實現(xiàn)了資源的共享，促進了農(nóng)業(yè)科技人員的有效信息交流。為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動和農(nóng)業(yè)成果推廣提供了重要的借鑒和指導作用。

（四）能夠使農(nóng)業(yè)生產(chǎn)水平得到提升。農(nóng)業(yè)科研檔案為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)提供了許多重要的保障，很多的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)工具都是依據(jù)農(nóng)業(yè)科研檔案所提供的信息經(jīng)過研究創(chuàng)新制作而成。農(nóng)業(yè)科研檔案對于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)最直接的作用就是：為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)勞動者提供了許多前人的寶貴經(jīng)驗，再通過以往的經(jīng)驗進行研究并改造成適合現(xiàn)階段的先進生產(chǎn)工具和生產(chǎn)技能，提升了鄉(xiāng)村生產(chǎn)力，減輕了勞動者的生產(chǎn)強度。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

目前，農(nóng)科院所比較突出的問題是重生產(chǎn)輕管理，農(nóng)業(yè)科技人員普遍檔案意識淡薄，導致科研檔案收集難、保管難、資源共享與利用難。收齊、管好農(nóng)業(yè)科研檔案難度更大、挑戰(zhàn)更高。主要存在的問題有：

（一）檔案保管分散，資源整合困難。長期以來，受限于認識和手段不足，缺乏對科研檔案的統(tǒng)一認識和管理，更缺乏與產(chǎn)業(yè)發(fā)展的融合，檔案保管分散，大部分仍集中在科研人員自己手中，沒有形成系統(tǒng)化、體系化、完整的管理體系。

（二）檔案難以積累，流失嚴重。由于農(nóng)業(yè)的特殊性，其科研活動如水土氣溫、作物病蟲害、動物疫情等農(nóng)業(yè)基礎性長期性監(jiān)測，種質(zhì)資源收集、保存、評價與利用，新技術新產(chǎn)品研發(fā)、示范與推廣應用等，時間周期長，材料多、范圍廣，加之科研人員崗位調(diào)整頻繁等因素，造成檔案流失嚴重，特別是特殊載體檔案的留存極少，加大了收集難度。

（三）檔案管理手段落后，難以適應新形勢新要求。隨著數(shù)字化時代的到來，對科研檔案工作提出了更新更高的要求?，F(xiàn)有的檔案以紙質(zhì)為主，分散保管于農(nóng)科院所各站所或各位科技人員手中，已難以適應新形勢新要求。特別是隨著科研活動的日益增多，產(chǎn)生的檔案資料越來越多，亟須加強集中統(tǒng)一保管，這也是做好科研檔案管理工作的首要任務。

（四）檔案利用方式單一，無法滿足查閱需要。目前，查檔方式以紙質(zhì)原件和科技人員存于個人電腦的電子文檔為主，造成信息資源分散、保存期限短、利用難度大、資源共享難等弊端，顯然已無法滿足新形勢下對科研檔案利用的需要，嚴重阻礙了科研水平提升和產(chǎn)業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

（五）檔案意識淡薄，管理水平滯后。長期的“重科研，輕檔案”“重生產(chǎn)、輕利用”，導致檔案管理水平和形勢發(fā)展脫節(jié)。目前，農(nóng)業(yè)科研檔案除科研獲獎項目外，其余諸如生產(chǎn)資料、技術資料、實施的項目材料等，均未納入綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。農(nóng)科院所大多為兼職檔案員，檔案專業(yè)知識不足、服務意識不強、業(yè)務流程不熟練等制約了農(nóng)業(yè)科研檔案事業(yè)發(fā)展。

三、加強農(nóng)業(yè)科研檔案管理的對策

（一）健全建檔制度，增強建檔意識。農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度是農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作有序開展的基礎，是農(nóng)業(yè)科研檔案工作有章可循、有據(jù)可依的保障。農(nóng)業(yè)科研檔案的制度可以重點圍繞“建組織、梳流程、定規(guī)范”三方面開展。加強組織管理，落實檔案工作責任制，明確綜合檔案室、科研管理部門及檔案形成部門在檔案管理中的責任，建立自上而下的科研檔案管理網(wǎng)絡，并將檔案工作納入各科站年度評優(yōu)爭先的考核內(nèi)容；梳理業(yè)務流程，檔案工作與科研任務同步管理，明確檔案檢查和檔案驗收要求；制訂檔案規(guī)范，根據(jù)科研業(yè)務特點，重點制訂科研檔案分類方案、科研檔案歸檔范圍、檔案歸屬與利用要求等。通過建立健全相關的檔案管理制度，開展多渠道多形式的宣傳學習，不斷提升科技人員建立科研檔案的自覺性，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作提供一個良好的環(huán)境。

（二）改進服務方式，提高服務效能?；ヂ?lián)網(wǎng)時代為農(nóng)業(yè)科研工作管理和學術類研究提供了便利手段，“互聯(lián)網(wǎng)+服務”科研檔案管理是未來發(fā)展的必然趨勢。農(nóng)業(yè)科研單位應主動適應新形勢，充分利用互聯(lián)網(wǎng)處理技術，將科研檔案管理進行數(shù)據(jù)化創(chuàng)新，建立屬于農(nóng)業(yè)科研檔案的專用數(shù)據(jù)庫，并將系統(tǒng)延伸到科研部門，為科研人員提供科研檔案檢索入口，方便查詢。一方面，以產(chǎn)業(yè)“大檔案”的全新視角來規(guī)劃科研檔案工作，注重加強科研研究活動中產(chǎn)生的設計方案、試驗數(shù)據(jù)、生產(chǎn)記錄、推廣應用等核心過程性文件資料、照片、音頻、視頻、電子文件等特殊載體檔案的歸檔，進一步推動規(guī)范化管理，豐富檔案資源建設。對于歷史檔案，或者辦公自動化尚未普及時期產(chǎn)生的檔案，復印機、掃描儀、微縮相機等先進設備也能起到積極作用，通過復印、掃描、微縮等方式，把收集難、收集時間長、資料較為稀缺的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，既可以保護珍貴的歷史檔案，又能提高其利用的效率。另一方面，搭建服務型、智慧型的科研檔案利用新平臺，在政府數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大形勢下，實現(xiàn)科研檔案的收集、保存、管理、利用、監(jiān)管、服務于一體的智慧檔案管理體系。智慧化的檔案管理為科研人員查找農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料提供了方便，既可以減輕農(nóng)業(yè)科技人員和檔案管理人員查閱利用檔案的工作量，又能節(jié)約時間，提升農(nóng)業(yè)科研工作的效率。

（三）拓寬利用渠道，擴大服務范圍。檔案的最大價值在于利用，農(nóng)科院所承擔著負責農(nóng)業(yè)科研試驗、科技成果轉(zhuǎn)化、農(nóng)業(yè)技術推廣、開展農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)服務、推動鄉(xiāng)村振興農(nóng)業(yè)產(chǎn)學研創(chuàng)新發(fā)展和負責動物疫病預防控制工作的職責。因此，要充分利用數(shù)字檔案帶來的“紅利”，運用知識管理、大數(shù)據(jù)等理念和技術，創(chuàng)新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和知識化組織，以檔案利用需求為導向，有針對性地主動為農(nóng)科院所提供全方位、多層次的科研檔案信息服務。如可以利用庫存檔案，舉辦一些科技成果展覽，編纂或出版農(nóng)業(yè)史志、農(nóng)民增收實例選編、種養(yǎng)技術、三新技術匯編、標準規(guī)程匯編等。利用單位內(nèi)網(wǎng)，向全體農(nóng)業(yè)科技人員開放檔案查詢權限。為確?？萍既藛T隨時隨地查檔，研究開發(fā)多種終端查檔方式，這樣可以解決科技人員在下鄉(xiāng)、家里、外地出差等多種場景中的查檔需求。

（四）加強人才培養(yǎng)，提升服務能力。為解決新時代農(nóng)業(yè)科研檔案的新特點新要求，同時培養(yǎng)適應現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研研究，既懂檔案又了解科研的檔案業(yè)務骨干是農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重要目標之一。一個專業(yè)的科研檔案管理者需要具備以下業(yè)務素質(zhì)：1.擁有專業(yè)的檔案管理知識，對檔案管理的流程能夠熟練地進行掌握，擁有資料的分析能力和信息總結能力。檔案管理者不僅僅是將資料妥善保管，還需要對所提交的資料具有整理分析辨別的能力。2.對計算機軟件應用、網(wǎng)絡技術、信息處理等，要全面理解并能熟練操作。3.有積極的參與科研工作管理的服務意識，并具有足夠的耐心，對相關農(nóng)業(yè)科研工作進行跟蹤管理，防止科研資料遺失。對相關科研工作者要主動并及時地提供其所需的檔案資料，提升管理資料的信息價值。4.檔案管理人員要改變工作思路，由過去的被動接收查檔申請，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃痈鶕?jù)科研需要，提前整合相關信息，以便為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展服務。同時，需加強檔案培訓與交流，組織開展農(nóng)業(yè)科研檔案業(yè)務培訓和點對點專項檔案培訓，通過“請進來，走出去”的實地指導，邀請省市檔案館相關專家來現(xiàn)場指導，或組織外出學習兄弟單位檔案管理的先進經(jīng)驗，取長補短。也可以通過微信群、釘釘群、電話等多種形式為輔，方便日常檔案工作交流、溝通，不斷提升科研人員、專兼職檔案人員的大檔案意識和專項業(yè)務檔案能力。

（五）加快信息化建設，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。加快檔案信息化建設進程，是做好新時代檔案管理工作的迫切要求。作為農(nóng)業(yè)技術科研單位，所產(chǎn)生的檔案資料有一定的特殊性，在進行信息化建設時，應結合自身發(fā)展需求，對信息化建設進行深入了解、剖析，并制定詳細的實施方案及規(guī)劃，才能使信息化建設工作得以順利開展，達到實現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的最終目的。首先，想實現(xiàn)檔案管理信息化，必須加強農(nóng)業(yè)檔案管理數(shù)字化建設。數(shù)字檔案室的建設有利于農(nóng)業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，提升農(nóng)業(yè)檔案的信息化程度。一是要夯實檔案數(shù)字化基礎工作，進一步擴容檔案數(shù)據(jù)庫。同時，由于電子文檔的數(shù)量穩(wěn)步增加，給內(nèi)存帶來壓力，可以采用云存儲的方式。云存儲具有大量的庫存和數(shù)據(jù)存儲以及業(yè)務訪問量，通過提供在線存儲空間，確保農(nóng)業(yè)科研檔案的最大安全性，同時還可以降低檔案管理成本，提高資源利用率。二是加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進程，實現(xiàn)各種門類的檔案均數(shù)字化管理。三是開展檔案與電子文件登記備份工作，實現(xiàn)檔案管理的科學規(guī)范。另外，要加強檔案數(shù)據(jù)管理的安全。數(shù)字檔案室建設，為檔案信息安全提供了有力保障。通過對檔案數(shù)據(jù)的多份及異地備份，定期對歸檔電子文件進行安全性、有效性檢查，發(fā)現(xiàn)載體或信息有損傷時，及時采取維護措施，確保檔案與電子文件的安全，提高檔案利用能力。最后，推動檔案利用服務更加人性化。檔案管理員通過綜合查詢（如模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式），在檔案庫中檢索出需要的檔案信息；對已數(shù)字化的電子檔案，利用者足不出戶，只需在辦公室輕點鼠標，便可實現(xiàn)電子檔案的在線查閱和遠程利用，為科技人員提供高效便捷的檔案信息化利用服務，從而大大方便了查詢和利用，提高了工作效率。

四、結語

隨著鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略的全面實施，鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展進入快車道。面對新時代形勢，農(nóng)業(yè)科研檔案的提升空間和服務鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展的潛力還很大，因而加強科研檔案管理這一課題成為檔案工作的新方向。如何發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研檔案利用價值的最大化，有效破解農(nóng)業(yè)科研管理的“最后一公里”，還需農(nóng)業(yè)科研院所積極探索可行路徑，充分挖掘檔案利用價值，助力鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)振興。