●陳祎祾

新時代文博事業(yè)蓬勃發(fā)展，采購業(yè)務(wù)作為博物館業(yè)務(wù)的重要部分引起了各博物館的重視。博物館采購流程包含采購預(yù)算編制、采購方式選擇、采購執(zhí)行、監(jiān)督等，采購流程各環(huán)節(jié)均存在不同程度的風(fēng)險，亟需內(nèi)控起支撐作用。國內(nèi)的一些歷史較為悠久的博物館已經(jīng)建立起完善的采購內(nèi)控制度，但是，有些新成立的博物館還不具備非常完善的采購內(nèi)控體系。財政部每年下達(dá)近30億的免費開放補(bǔ)助，但是由于部分博物館內(nèi)控不健全，資金使用效率極低，造成資金投入的浪費。本文主要是分析當(dāng)下博物館采購內(nèi)控現(xiàn)狀，闡述采購內(nèi)控對博物館所體現(xiàn)的價值，以及對存在的問題進(jìn)行分析，將目前所存在的一系列問題加以解決，制定相應(yīng)的對策。

一、博物館采購內(nèi)部控制現(xiàn)狀

1.博物館采購內(nèi)部控制環(huán)境較差。內(nèi)控環(huán)境包括治理結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、內(nèi)部審計、責(zé)權(quán)分配以及治理層和管理層的重視態(tài)度等。

從治理結(jié)構(gòu)來看，有的博物館甚至并沒有一份屬于自己單位的內(nèi)控制度，更別提內(nèi)控體系的建立。另外，有的博物館不對采購人員進(jìn)行績效考核，對采購人員也沒有相應(yīng)的激勵手段。

從機(jī)構(gòu)設(shè)置上來看，博物館區(qū)別于其他事業(yè)單位主要是業(yè)務(wù)部門較多，有展陳、社教、文物保護(hù)、文獻(xiàn)研究等。博物館采購品目類別多卻沒有專門的采購部門，組織機(jī)構(gòu)亟需調(diào)整。

從內(nèi)部審計的責(zé)權(quán)分配來看，有的內(nèi)部審計部門工作不到位。部分博物館未建立較完善的內(nèi)部審計制度，即便成立了內(nèi)部審計部門，往往沒有做到崗位分離，一般仍由財務(wù)人員兼職。財務(wù)和審計崗位一旦不能分離，監(jiān)管部門就形同虛設(shè)，采購風(fēng)險隱患必然存在。

從管理層的重視態(tài)度來看，博物館主要以文博人員為主，單位中高層很多都是文學(xué)專業(yè)出身，缺乏一定的財務(wù)知識，有的對于內(nèi)部控制不夠關(guān)注。普遍重視博物館展陳業(yè)務(wù)、輕視采購內(nèi)部控制，內(nèi)部控制成了屬于“財務(wù)人員的專屬工作”。

2.采購責(zé)任部門溝通不暢。部分博物館采購業(yè)務(wù)在執(zhí)行過程中，采購科室既當(dāng)裁判員又當(dāng)運動員。采購經(jīng)辦人往往在一個采購行為結(jié)束后需要報銷時，財務(wù)部門才知曉該項采購業(yè)務(wù)的發(fā)生。又因采購經(jīng)辦人對采購流程不熟悉等，在報銷時與財務(wù)部門就報銷手續(xù)不齊全等問題推諉扯皮，導(dǎo)致辦事效率底下。

3.外部監(jiān)管不力。博物館的外部監(jiān)督主要有來自上級主管單位，例如文物局、宣傳部、紀(jì)檢組、巡視組等單位和組織的監(jiān)督；還有來自全國各地游客群體的輿論監(jiān)督。博物館定期更換展陳消耗大量的財力，是區(qū)別于其他事業(yè)單位的顯著表現(xiàn)之一，外部監(jiān)督不力，就會造成大量資源的浪費。但是由于博物館工作帶有一定學(xué)術(shù)性，資金投入項目并不常規(guī)，例如：多數(shù)游客來館參觀展覽陳列只是看看熱鬧，無法對博物館整體建設(shè)提出很多有用的建議。因此，外部輿論監(jiān)督不力也容易造成財政部免費開放補(bǔ)助資金的濫用。

二、研究博物館采購內(nèi)控的意義

縱觀目前國內(nèi)理論界和實務(wù)界對采購內(nèi)控的研究，對企業(yè)的內(nèi)控研究已經(jīng)到了一個相對成熟的階段，運用內(nèi)部控制作為控制采購風(fēng)險的一種手段已經(jīng)得到業(yè)界的普遍認(rèn)可。然而，對事業(yè)單位尤其是博物館的采購內(nèi)控的研究還處于起步階段。為了更好地為游客服務(wù)，更好地傳播中華文化，博物館需要想方設(shè)法優(yōu)化采購內(nèi)控，提高采購效率，杜絕腐敗，保證博物館的正常運轉(zhuǎn)。

三、我國博物館內(nèi)部控制制度中的主要問題

國內(nèi)博物館所采購存在的內(nèi)部控制問題主要源自：第一，管理人員缺乏內(nèi)控意識。第二，部分采購人員綜合素質(zhì)偏低。第三，采購內(nèi)控制度內(nèi)容落后。第四，內(nèi)控考核不完善，執(zhí)行不力。

1.缺乏采購內(nèi)控管理意識。根據(jù)目前的采購內(nèi)控體系來進(jìn)行分析，其實還存在著很多的不足。主要是有些單位對于采購內(nèi)控并不是很重視，同時采購內(nèi)控編制也并不是很完善。除了采購內(nèi)控部門之外，其他的部門都沒有很強(qiáng)的意識，所以其他的部門會出現(xiàn)應(yīng)付態(tài)度，不會積極地參與到采購內(nèi)控工作中。

2.部分采購人員的綜合素質(zhì)偏低。博物館的各項工作，都需要相對應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)的人員來完成,例如文物保護(hù)和撰寫考古專業(yè)出版物。這些帶有特殊性的采購項目，經(jīng)辦人如果沒有同時具備專業(yè)素質(zhì)和采購內(nèi)控意識，采購結(jié)果往往無法達(dá)到采購的預(yù)期目的。采購人員要提高綜合素質(zhì),首先應(yīng)該積極培養(yǎng)身心素質(zhì),同時作為博物館來講,還要及時開展各項培訓(xùn)活動。例如：舉辦講座，讓博物館各專業(yè)人員在每周一天的閉館日都進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，業(yè)務(wù)交流。不僅能夠提高采購人員各方面的知識水平,可避免采購人員在采購中觸犯各種法律。

3.采購內(nèi)控制度落后。目前國內(nèi)一些博物館基本做不到每年更新采購內(nèi)控制度。采購限額制訂的不合理會使得采購行為掣肘。一些博物館的采購制度編制，簡單照搬其他單位的現(xiàn)行制度，甚至根本沒有自己的制度。不能根據(jù)自身特點制訂制度會導(dǎo)致采購出現(xiàn)失誤。例如：上級部門所撥入的專項用款，沒有及時加入到采購預(yù)算中，容易導(dǎo)致資金在使用時無法達(dá)到正常的效果。

4.內(nèi)控考核不完善，執(zhí)行不力。采購中有時會出現(xiàn)特殊情況，如無法執(zhí)行預(yù)算控制的金額。針對這些特殊情況下的采購，博物館的內(nèi)控沒有對相關(guān)人員追責(zé)的規(guī)定，也就是內(nèi)控考核制度并不是很完善，無法具備較強(qiáng)的執(zhí)行能力。另外部分博物館采購考核標(biāo)準(zhǔn)脫離實際，如果采購人員在采購時以這些考核標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩來執(zhí)行采購任務(wù)，必將受到阻礙。除此之外，負(fù)責(zé)采購的干部職工，若不能對在采購中發(fā)現(xiàn)的漏洞及時上報交流，采購考核標(biāo)準(zhǔn)不及時更正，采購業(yè)務(wù)的考核將流于形式，失去實際意義。

四、我國博物館內(nèi)部控制制度存在問題的主要應(yīng)對措施

1.強(qiáng)化管理者對內(nèi)部控制的認(rèn)識，完善內(nèi)控環(huán)境。作為博物館的管理層，需要提高對采購內(nèi)部控制重要性的認(rèn)知度，同時也要將強(qiáng)化采購內(nèi)部控制作為一項重點工作，成立博物館采購領(lǐng)導(dǎo)小組，擔(dān)任第一責(zé)任人。并且制定相應(yīng)的采購內(nèi)控制度，與干部職工共同遵守制度。除此之外，要對博物館采購預(yù)算環(huán)境進(jìn)行改進(jìn)。各辦公室每年要及時匯總?cè)珕挝幌乱荒瓴少彽捻椖考邦A(yù)算金額，報給“采購辦”中的財務(wù)人員，該財務(wù)人員需將采購物品及采購方式梳理上報給上級財政部門或上級主管部門。如遇年中預(yù)算調(diào)整情況，需將預(yù)算外采購計劃上報黨委會議討論決定是否年內(nèi)開展，若資金不足且非急需的采購則排入下年預(yù)算，若資金不足且急需的采購則需要由預(yù)算外采購項目負(fù)責(zé)人會同財務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)一并向上級爭取資金。

2.建立健全博物館內(nèi)部控制的組織機(jī)構(gòu)。采購領(lǐng)導(dǎo)小組，俗稱“采購辦”。成員應(yīng)由熟悉采購的業(yè)務(wù)部人員及財務(wù)人員組成。對于“采購辦”成員應(yīng)由統(tǒng)一的管理，工作分配要合理。“采購辦”對采購業(yè)務(wù)的日常審批首先要避免由個人全權(quán)負(fù)責(zé)，避免“采購辦”一家獨大。除此之外還應(yīng)該持續(xù)強(qiáng)化內(nèi)控人員的專業(yè)水平，適時開展法律法規(guī)培訓(xùn)，促使采購人員可以獲得更多的知識，打造高質(zhì)量、高水平的專業(yè)團(tuán)隊。

3.及時更新采購制度，保障內(nèi)控制度實用性。一個完善的采購內(nèi)控制度，應(yīng)該由采購制度、采購流程圖和采購申請表三部分組成。由于采購業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人并非財務(wù)專業(yè)出身，采購制度中文字通俗易懂且與時俱進(jìn)就顯得尤為重要。因此采購制度必須將采購范圍、采購限額、采購方式等解釋清楚；而流程圖將采購全過程展現(xiàn)出來，方便新接觸采購業(yè)務(wù)的同事在第一時間上手，確保了采購內(nèi)控制度的實用性。采購申請表作為采購需求意向申請，可以讓館領(lǐng)導(dǎo)約束采購行為，也方便采購辦根據(jù)需求進(jìn)行采購。

4.細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)，完善監(jiān)督責(zé)任。博物館應(yīng)該有自己的采購考核指標(biāo)體系，其中，應(yīng)細(xì)分為一級指標(biāo)、二級指標(biāo)、相應(yīng)分值、指標(biāo)解釋及評分標(biāo)準(zhǔn)。其中一級指標(biāo)可分為“采購預(yù)算編制”“采購預(yù)算執(zhí)行”“采購績效管理”三個部分，二級指標(biāo)需要根據(jù)博物館的特點，從采購預(yù)算編制完整性、準(zhǔn)確性執(zhí)行計劃性、進(jìn)度、執(zhí)行財務(wù)制度、績效目標(biāo)編制和自評報告進(jìn)行細(xì)分。再相對應(yīng)給出分值和解釋說明。最重要的是評分標(biāo)準(zhǔn)，針對博物館特殊項目的采購，例如：館藏預(yù)防性保護(hù)項目驗收困難大，應(yīng)在評分標(biāo)準(zhǔn)中予以傾斜。而普通采購，例如辦公用品采購，則必須嚴(yán)格評分標(biāo)準(zhǔn)。監(jiān)督分為內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，內(nèi)部監(jiān)督的權(quán)力部門即博物館的內(nèi)部審計部門或是紀(jì)檢監(jiān)察部門。內(nèi)部審計部門或者紀(jì)檢監(jiān)察部門要通過不定期地抽查采購業(yè)務(wù)流程的材料來有效地監(jiān)督博物館各項采購業(yè)務(wù)。外部監(jiān)督最為直接的就是來自于游客和上級紀(jì)檢部門和主管部門。游客對于博物館的各項意見均可以作為博物館今后的采購重點。上級紀(jì)檢部門或是主管部門定期對采購經(jīng)費開支的定期審計行為也是在時刻提醒采購責(zé)任部門每個人采購過程必須嚴(yán)格執(zhí)行采購內(nèi)控制度。

五、結(jié)語

目前國內(nèi)部分博物館在開展采購內(nèi)控管理時，并未形成較為完善的制度，部分制度無法發(fā)揮有效作用，導(dǎo)致競爭力降低。博物館能否不斷完善采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，對于一個博物館今后的發(fā)展起到關(guān)鍵性的作用。完善的采購管理制度再加上好的執(zhí)行力，可以保證博物館的持續(xù)運行，促進(jìn)博物館乃至整個文博事業(yè)的發(fā)展。博物館如果想要穩(wěn)定發(fā)展，首先應(yīng)該科學(xué)合理地構(gòu)建采購內(nèi)部控制制度，并且實現(xiàn)科學(xué)管理。