李秀花

(廣東培正學(xué)院，廣東 廣州 510830)

一、引言

在信息化和大數(shù)據(jù)時代下，大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等信息技術(shù)迅速發(fā)展，信息技術(shù)與傳統(tǒng)行業(yè)深度融合，對各個行業(yè)產(chǎn)生了巨大的影響。隨著大智移云物區(qū)的快速發(fā)展，各高校應(yīng)積極應(yīng)用數(shù)字信息化提高工作效率。隨著信息化建設(shè)的推進，高校財務(wù)逐漸形成業(yè)財融合一體化，將財務(wù)與資產(chǎn)、設(shè)備、科研、收費、采購、后勤、合同等經(jīng)濟事項辦理工作流程打通，實現(xiàn)跨部門業(yè)務(wù)與財務(wù)深度融合，形成“一站式”業(yè)務(wù)辦理模式，打造信息流、業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流“三流合一”，提升高校業(yè)務(wù)支撐能力、工作效率和便利化程度[1]。高校信息化建設(shè)雖然極大地提高了效率，實現(xiàn)了財務(wù)和業(yè)務(wù)的深度融合，但是從各高校的信息化建設(shè)過程來看，還是存在諸多問題和難點。因此數(shù)字化時代下如何實現(xiàn)高校智慧財務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)是各高校非常重視和關(guān)切的問題。本文結(jié)合工作實踐，以H高校作為案例，分析高校信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題，做好信息化建設(shè)規(guī)劃并提出解決方案。

二、高校智慧財務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)現(xiàn)狀及問題分析

目前各高校紛紛開展財務(wù)信息化建設(shè)，加強財務(wù)工作與業(yè)務(wù)工作的深度融合，提高了財務(wù)工作效率。但是高校在信息化建設(shè)過程中還是存在諸如管理系統(tǒng)不兼容、復(fù)核工作量大、報賬審核程序復(fù)雜等各種問題。以下以H高校為例，分析其在信息化建設(shè)中主要存在的問題。

(一)財務(wù)部門及其他管理部門的管理系統(tǒng)相互獨立

根據(jù)高校財務(wù)信息化的建設(shè)目標，高校財務(wù)應(yīng)該和資產(chǎn)、設(shè)備、科研、收費、采購、后勤、合同等業(yè)務(wù)工作打通，將財務(wù)工作和業(yè)務(wù)工作深度融合，形成“一站式”業(yè)務(wù)辦理模式，實現(xiàn)信息流、業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流“三流合一”，從而不斷提升高校業(yè)務(wù)支撐能力，提高工作效率和便利化程度[2]。但是在信息化建設(shè)過程中，不少高校還是存在各個管理部門系統(tǒng)不兼容、信息不共享等問題。

以H高校為例，財務(wù)處本部門擁有用友U8系統(tǒng)(總賬、薪資)、收費系統(tǒng)、PC端網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、電子發(fā)票小軟件等數(shù)據(jù)庫，但其數(shù)據(jù)相互獨立，信息不能實現(xiàn)共享；與其他部門管理系統(tǒng)更是存在信息獨立現(xiàn)象，相互不交集，各自管各自的，中間有大量重復(fù)數(shù)據(jù)的錄入。這些現(xiàn)象阻礙了高校信息化建設(shè)整體水平的提升。例如學(xué)校合同管理，學(xué)校采購部門、基建部門有各自管理系統(tǒng)，學(xué)校辦公室有OA合同審批流程，財務(wù)處收支管理難，無電子臺賬，無法做收付款籌劃及進行收款預(yù)警，支付復(fù)核工作量大。由于合同數(shù)目隨著業(yè)務(wù)量的增大而增多，合同進度的控制基本靠Excel管理，很難滿足發(fā)展需要，想全局或全程了解合同情況存在很大障礙；缺少對合同進度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點的預(yù)警，不能準確地預(yù)測近期可能的收支項目，從而影響資金運作效能。難以及時、全面、準確地采集和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)搜集匯總工作需要耗費大量時間，影響決策時間和效率。

(二)發(fā)票管理難，驗票、查重、假發(fā)票復(fù)核工作量大

根據(jù)高校財務(wù)信息化的建設(shè)目標，高校財務(wù)工作應(yīng)提高智能化、信息化水平。部門高校是在原有財務(wù)工作的基礎(chǔ)上開始信息化建設(shè)的，缺乏統(tǒng)一的、整體的規(guī)劃，往往是零星地采購一些數(shù)據(jù)庫和軟件模塊，從而造成財務(wù)工作流程不流暢，有些財務(wù)工作還停留在人工審核階段，反而拖累了工作效率。

以H高校為例，財務(wù)部門是在用友U8系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，增加了收費系統(tǒng)、PC端網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、電子發(fā)票小軟件等數(shù)據(jù)庫，但是這些數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)相互獨立，信息不能實現(xiàn)共享，從而并沒有形成“一站式”業(yè)務(wù)辦理模式。另外，在政府實行電子發(fā)票以來，財務(wù)部門為避免發(fā)票重復(fù)報銷問題，先是錄入Excel登記進行查重，工作量比較大。由于發(fā)票量大，不能一一對其真假進行查驗，從2020年起可以通過《防范電子發(fā)票重復(fù)報銷軟件》歸集發(fā)票平臺查重，但驗真假發(fā)票也需要手動操作，需花費人力、物力在發(fā)票查驗上。

(三)報銷審核費精力，財務(wù)記賬煩瑣

各個高校都在加強財務(wù)信息化建設(shè)，以實現(xiàn)線上無紙化報銷目標[3]。但在實際財務(wù)工作中，由于各個高校只是在原有工作模式的基礎(chǔ)上引入線上報銷模塊，但還是需要線下紙質(zhì)發(fā)票等報銷憑證，電子版發(fā)票也需要打印出來，并且還需要在線下找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，從而使得財務(wù)報銷工作更加煩瑣，不僅沒有提高工作效率，反而招致很多老師怨聲載道。

以H高校為例，財務(wù)處在原來用友U8系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加了線上報銷模塊，但是目前費用報銷只支持PC端線上審批，老師們在報銷的時候還是需要準備紙質(zhì)版報銷憑證，并在線下找各級領(lǐng)導(dǎo)審批，無法進行移動審批。H高校的費用無法多項目核算，預(yù)算編制比較復(fù)雜，線下審批流程比較繁雜。另外，銀行支付通過各銀行網(wǎng)銀支付或者是POS支付，手工輸入工作量大，易出錯，網(wǎng)銀資金難追塑。財務(wù)記賬煩瑣沉重，大量的重復(fù)工作，費用統(tǒng)計缺乏多維度統(tǒng)計，手工報表滯后不及時。

三、高校智慧財務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)規(guī)劃

針對高校信息化建設(shè)過程中存在的問題，本文提出以下建設(shè)規(guī)劃。

(一)建設(shè)業(yè)財一體化的平臺目標

各個高校在信息化建設(shè)之前，首先需要明確建設(shè)業(yè)財一體化的平臺目標[4]。一般來講，高校建設(shè)業(yè)財一體化平臺主要實現(xiàn)以下目標:一是戰(zhàn)略支撐，增強高校分支機構(gòu)復(fù)制能力，有助于快速擴張，更快建立新業(yè)務(wù)；二是通過財務(wù)數(shù)據(jù)的挖掘分析，支持戰(zhàn)略決策和優(yōu)化；三是成本控制，合理管控成本費用，優(yōu)化企業(yè)資源配置，減少財務(wù)運營成本，提高人均效能；四是風(fēng)險管控，資金集中管理有利于加強對資金流動性風(fēng)險的管控；五是業(yè)務(wù)合規(guī)性風(fēng)險管控，增強制度及規(guī)范的有效執(zhí)行；六是提供統(tǒng)一、標準、規(guī)范、高效的財務(wù)交易處理，財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可溯源，業(yè)務(wù)動態(tài)及時反映。

(二)建設(shè)智慧財務(wù)系統(tǒng)的價值提升

各個高校在信息化建設(shè)過程中，都會通過建設(shè)智慧財務(wù)系統(tǒng)以達到價值提升的目的。一般來講，高校建設(shè)智慧財務(wù)系統(tǒng)可以實現(xiàn)以下價值提升:一是可以產(chǎn)生經(jīng)濟效益，釋放勞動力、降低人工成本；二是實現(xiàn)管理效益，縱向穿透力更強、實現(xiàn)多層級組織業(yè)務(wù)透明化管理橫向協(xié)同能力加強，通過平臺實現(xiàn)跨職能業(yè)務(wù)管控與協(xié)調(diào)，提高業(yè)務(wù)效率；三是可以獲得決策支持，領(lǐng)導(dǎo)層決策、各項制度有系統(tǒng)支撐能得到更好的實施落地；四是業(yè)務(wù)運營更加透明、數(shù)據(jù)有源可追、有數(shù)據(jù)可查，報表具備穿透力；五是進行變革驅(qū)動，財務(wù)核算職能將被系統(tǒng)完全取代，部分管理職能也將由系統(tǒng)完成，更多的時間將投入經(jīng)營分析、決策支持，戰(zhàn)略規(guī)劃與落地。

(三)多維度業(yè)務(wù)支持與管控

各個高校在信息化建設(shè)過程中，還需要高校多維度的業(yè)務(wù)支持和管控，主要包括以下幾個方面:一是以多核算體系、多賬簿、多準則為基礎(chǔ)進行多維度預(yù)算管控、費用標準管控和業(yè)務(wù)合規(guī)管控等，從而實現(xiàn)高校財務(wù)制度流程化融合，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、報表、臺賬橫向拉通，進而可以實時提取數(shù)據(jù)。二是在財務(wù)系統(tǒng)中融合智能RPA技術(shù)和AI人工智能等，通過財務(wù)機器人掃描憑證、填制記賬憑證、自動登記賬簿、編制財務(wù)報表，另外還可以利用智能RPA技術(shù)編寫代碼完成一些程序化的財務(wù)工作。三是財務(wù)系統(tǒng)和基建、采購、科研等其他業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接和信息共享。

四、高校智慧財務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)解決方案

本文以H高校為例，結(jié)合信息化建設(shè)規(guī)劃及H高校特點提出高校智慧財務(wù)服務(wù)平臺的解決方案。

(一)全面集成化拉通內(nèi)部應(yīng)用系統(tǒng)

高校在信息化建設(shè)過程中，需要實現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)對接和信息共享。首先，校內(nèi)各部門的管理系統(tǒng)打通對接，通過數(shù)據(jù)中心共享實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一，讓信息化數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，無縫對接，充分體現(xiàn)數(shù)據(jù)便捷性和實用性，用友U8系統(tǒng)跟移動化應(yīng)用平臺實現(xiàn)對接，除了原有的總賬、報銷和薪資管理系統(tǒng)，繼續(xù)優(yōu)化結(jié)構(gòu)把預(yù)算管理、費用報銷、合同管理、報表分析類的歸到移動化應(yīng)用平臺，通過抓取不同年度的數(shù)據(jù)來做橫向的比較或者縱向的比較，打造出智慧財務(wù)服務(wù)平臺。

其次，用友U8系統(tǒng)對接銀企聯(lián)/U8網(wǎng)上銀行，實現(xiàn)單據(jù)驅(qū)動在線付款。這樣在每年9月份開學(xué)時，學(xué)生可以通過網(wǎng)上匯款或者轉(zhuǎn)賬繳納學(xué)費。財務(wù)人員可以在線上審核，也可以導(dǎo)出數(shù)據(jù)匯總、核對學(xué)生繳費數(shù)據(jù)。

最后，用友U8系統(tǒng)可以對接學(xué)校OA和學(xué)校微信公眾號。比如合同平臺，通過對接OA，抓取合同審批的基礎(chǔ)信息及附件，創(chuàng)建合同檔案、合同臺賬，財務(wù)人員再去補充一些合同的標的，合同的收付款計劃，完善整個合同臺賬信息，創(chuàng)建合同管理。另外，用友U8系統(tǒng)還可以對接百望服務(wù)平臺，實現(xiàn)發(fā)票在線識別和審核，這大大提高了工作效率。

(二)智能化應(yīng)用促進業(yè)財稅一體化

高校在信息化建設(shè)過程中，可以利用信息技術(shù)促進業(yè)財稅一體化。首先，在高校報銷業(yè)務(wù)中，其可以在百望服務(wù)平臺上進行電子發(fā)票識別和驗證，即使是紙質(zhì)發(fā)票也可以拍照上傳進行驗票。另外，百望服務(wù)平臺跟稅務(wù)系統(tǒng)能夠進行對接識別，支持手機拍照、微信支付寶電子票夾導(dǎo)入，發(fā)票能識別真?zhèn)危霈F(xiàn)假票、重復(fù)報銷將無法提交。這樣可以大大減少人工進行驗票的工作，提高報銷工作效率。

其次，高校還可以在原來用友U8系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加智能財務(wù)服務(wù)平臺，利用人工智能和大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)解決高校各項財務(wù)工作，實現(xiàn)預(yù)算管理、資金管理、會計核算、薪酬計算、合同管理等工作向數(shù)智化轉(zhuǎn)型，這大大提高了財務(wù)工作效率。

最后，用友U8系統(tǒng)還可以接入智慧校園，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)共享。高校財務(wù)處、人事處、教務(wù)處、科研處等部門可以各自開放端口，進行數(shù)據(jù)的收集和整理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的一站式服務(wù)，業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)需要篩選相關(guān)信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時查看、實時共享和實時更新，確保數(shù)據(jù)的及時性和準確性。

(三)通過智慧財務(wù)服務(wù)平臺嵌入規(guī)則和管理制度優(yōu)化工作流程

高校財務(wù)處在原有用友U8的基礎(chǔ)上對接智慧財務(wù)服務(wù)平臺，通過手機的移動應(yīng)用及審批集成到企業(yè)微信，實現(xiàn)手機填報相應(yīng)的報銷單據(jù)，審核相應(yīng)的單據(jù)，從而優(yōu)化工作流程，實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)核算的數(shù)智化[5]。高校利用智慧財務(wù)服務(wù)平臺，實現(xiàn)合同資金的籌劃，電子合檔臺賬及檔案管理，實現(xiàn)收款、付款計劃預(yù)警，規(guī)范合同支付申請流程，還可以按部門項目等不同的維度進行預(yù)算編制，通過移動審批并記錄多次修正數(shù)據(jù)，預(yù)算調(diào)整支持移動審批。申請人在移動端查詢單據(jù)狀態(tài)，可進行催辦等操作。審批人可以直接在智慧財務(wù)共享平臺查看預(yù)算占用情況，進行超預(yù)算審批管理。智慧財務(wù)服務(wù)平臺支持圖形報表直觀的報表展示，也支持數(shù)據(jù)穿透，聯(lián)查到單據(jù)明細，直接報銷單就生成相應(yīng)的憑證，大量地減少工作量，實現(xiàn)電子化核算整個業(yè)務(wù)閉環(huán)。同時智慧財務(wù)服務(wù)平臺可以打破原來線下審核方式，實現(xiàn)線上報賬和審核，大大簡化報銷流程，讓財務(wù)報銷和審核更輕松。

(四)報銷審批后一鍵支付

在電子化的環(huán)境下，高校通過購買數(shù)字化費控管理軟件，可以讓發(fā)票、報銷、審批、支付、記賬、檔案全程數(shù)字化管控和一站式報銷費控閉環(huán)。各部門的電子發(fā)票通過掃描可以形成報銷單，從而實現(xiàn)教職員工能夠隨時隨地報銷；在審批環(huán)節(jié)，通過智能審批助手進行智能審核；審批成功后可以對接網(wǎng)銀實現(xiàn)一鍵付款。

另外，通過銀企聯(lián)實現(xiàn)通過一個key就對接到不同銀行驅(qū)動在線付款，通過業(yè)務(wù)直接進行支付。打通收費系統(tǒng)，主要是獲取學(xué)生銀行信息，在收取費用的時候可以直接看出哪個學(xué)生對應(yīng)哪個賬號，直接勾選就可以。報銷審批到出納后可一鍵支付，可進行單據(jù)聯(lián)查，回單下載支付對賬。

(五)費用映射會計科目，一鍵生成記賬憑證，實時自定義報表取數(shù)

在人工智能不斷發(fā)展的今天，高校財務(wù)管理的信息化和一體化必將成為高?？茖W(xué)決策和管理的重要手段。高校業(yè)財一體化平臺，將協(xié)助學(xué)校以財務(wù)管理為中心，以預(yù)算為主線，實現(xiàn)財務(wù)管理的信息化、事前化和自動化，由原來的人控向信息化控制轉(zhuǎn)變，用業(yè)財融合的理念重構(gòu)財務(wù)業(yè)務(wù)管理流程，有效整合高校信息，多方位多角度減少財務(wù)人員工作量，建設(shè)涵蓋人、財、物的全方位管理與服務(wù)工作平臺，不斷提高高校的管理水平和綜合競爭力。智能化應(yīng)用讓工作變得更輕松，智能OCR替代部分人眼的功能，比人眼更準確、更高效、更經(jīng)濟，IPA＆RPA替代部分人手的功能，模仿人類自動在信息系統(tǒng)中的操作流程，AI替代部分人腦的功能，判斷信息的內(nèi)涵，將經(jīng)驗與專業(yè)技能軟件化。

五、結(jié)語

本文主要研究高校財務(wù)信息化建設(shè)，并以H高校為例，首先分析高校在建設(shè)財務(wù)信息化過程中主要存在財務(wù)部門及其他管理部門的管理系統(tǒng)相互獨立；發(fā)票管理難，驗票、查重、假發(fā)票復(fù)核工作量大；報銷審核費精力，財務(wù)記賬煩瑣等問題。其次針對高校信息化建設(shè)過程中存在的問題，提出明確建設(shè)業(yè)財一體化的平臺目標、建設(shè)智慧財務(wù)系統(tǒng)的價值提升和多維度業(yè)務(wù)支持與管控等建設(shè)規(guī)劃。最后從全面集成化拉通內(nèi)部應(yīng)用系統(tǒng)；智能化應(yīng)用促進業(yè)財稅一體化；通過智慧財務(wù)服務(wù)平臺嵌入規(guī)則和管理制度優(yōu)化工作流程；報銷審批后一鍵支付；費用映射會計科目，一鍵生成記賬憑證，實時自定義報表取數(shù)等方面提出高校智慧財務(wù)服務(wù)平臺的解決方案。