李瀚林

(黃河水利委員會黃河檔案館 河南 鄭州 450003)

引言

在檔案行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大背景下,隨著存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化的不斷推進,電子檔案“單套制”逐漸從理論走向?qū)嵺`。從2015年上海自貿(mào)試驗區(qū)保稅區(qū)管理局開展電子檔案“單套制”試點,到如今很多單位已經(jīng)開始了電子檔案“單套制”實踐,電子檔案“單套制”符合檔案治理現(xiàn)代化的要求,順應(yīng)了大數(shù)據(jù)時代潮流,是檔案管理模式的發(fā)展方向。

1 單套制的優(yōu)勢

《電子檔案單套管理一般要求》(DA/T92—2022)中定義:電子文件是國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中,通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子檔案是具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。電子檔案單套管理是僅以電子形式歸檔電子文件和管理電子檔案的方式。

1.1 整理移交階段

電子檔案 “單套制”是以電子文件形式歸檔,不再打印歸檔紙質(zhì)文件,檔案整理更加簡便。紙質(zhì)檔案歸檔時,文件從收集、整理到移交、歸檔,每個步驟都需要大量人工干預(yù)。文件的收集階段尤其費時費力。紙質(zhì)文件的收集需要與工作進度同步,隨時產(chǎn)生隨時收集,要求兼職檔案員必須有高度的責(zé)任心,才能保證文件收集齊全、完整。文件歸檔工作一般安排在第二年上半年或項目結(jié)束后進行,較大的時間跨度,容易遺失文件,增加文件收集難度,造成文件收集不齊全、不完整。既影響工作效率,又影響檔案的質(zhì)量。而“單套制”避開了上述問題,電子文件保存在存儲介質(zhì)中,通過軟硬系統(tǒng)顯示,分門別類、排列有序、條理分明,大大節(jié)省了文件收集的時間,避免了文件差錯和遺失,省略了紙質(zhì)檔案編頁、裝訂、裝盒、清點、上架等工作環(huán)節(jié),因此節(jié)約了整理時間,簡化了移交過程,節(jié)省了人力物力。

1.2 保管階段

電子檔案“單套制”管理節(jié)省檔案庫房空間。電子檔案以數(shù)據(jù)的形式儲存,這些存儲介質(zhì)存儲容量大、存儲密度高,信息占用的物理空間小。反觀紙質(zhì)檔案,存儲需要大量的庫房空間和密集架等存儲設(shè)備。隨著時間的推移,紙質(zhì)檔案的存儲量將逐年增大,且檔案的鑒定銷毀又是檔案界的一大難題。檔案存量、庫房空間、檔案存儲設(shè)備數(shù)量與單位建立時間成正比例關(guān)系,單位需要不斷投資修建庫房、購買設(shè)備,增加更多的檔案管理人員。電子檔案占據(jù)的存儲空間少,意味著少量的人員就能完成電子檔案的管理工作。

1.3 利用階段

電子檔案“單套制”的利用更加便捷。紙質(zhì)檔案具有信息獨占性,不支持多人同時閱讀,造成了檔案信息資源的利用率較低。而且紙質(zhì)檔案利用復(fù)制工作煩瑣復(fù)雜,特別是科技檔案中的圖紙利用頻率非常高,經(jīng)常需要一次復(fù)印幾十或上百張圖紙,而竣工圖尺寸很大,一般的復(fù)印機根本無法完成整張復(fù)印,或多張拼接,或?qū)ふ业谌焦こ虖?fù)印機復(fù)印,不但影響檔案安全和檔案利用效果,而且降低了工作效率。紙質(zhì)檔案的載體是紙張,紙張的老化損壞主要有兩方面的原因,一個是庫房環(huán)境,濕度、溫度的劇烈變化導(dǎo)致紙張老化加劇,紙張變脆、霉變。另外一個就是利用,紙質(zhì)檔案頻繁的借、還,反復(fù)的觸摸,造成檔案紙張破損和卷邊,從而縮短紙質(zhì)檔案的生命周期。紙張的老化損壞對檔案,特別是永久保存的重要檔案造成的影響更大,加劇了檔案利用與檔案保護之間的矛盾。而電子檔案可通過檔案管理系統(tǒng)方便快捷地完成檔案的檢索、打印等工作。同時電子檔案具有共享性、開放性等特點,可同時為多個用戶提供檔案利用服務(wù),異地用戶還可以在線利用檔案,不僅大大提高了檔案利用效率,也極大提升了用戶的利用體驗。

2 單套制存在的問題

2.1 安全性問題

紙質(zhì)檔案形成后,文件信息的所有內(nèi)容都固化在紙張上,文件中的內(nèi)容和已形成的原始特征便不會發(fā)生變化。而電子檔案信息與載體可以分離,因此更強調(diào)保護檔案的內(nèi)容。電子檔案的保護需要很多技術(shù)措施,涉及電子檔案的信息安全、數(shù)據(jù)安全、軟件環(huán)境安全、權(quán)限控制安全等等方面。另外,電子檔案硬件環(huán)境要求更高,不僅需要防蟲,防霉、防潮、防塵等,還要避開磁場和電場。由于電子設(shè)備不斷升級換代,電子文件載體也需要隨之不斷升級,數(shù)據(jù)需要不斷遷移,否則可能出現(xiàn)因載體與設(shè)備不匹配而無法讀取信息的情況。電子數(shù)據(jù)的壽命受限于存儲載體的壽命,數(shù)據(jù)遷移成為必然。數(shù)據(jù)遷移則可能導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)的丟失,增加安全風(fēng)險。電子檔案依賴的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,還要防止黑客的非法入侵,以及病毒對系統(tǒng)的破壞等諸多因素,每一點出現(xiàn)紕漏都會影響電子檔案的安全。此外電子檔案從其產(chǎn)生到利用都離不開電子設(shè)備,電子檔案必須借助電子設(shè)備才能讀取其內(nèi)容。在相關(guān)設(shè)備出現(xiàn)故障,或者出現(xiàn)停電等極端情況時,電子檔案可能會損壞或不能讀取。電子檔案對借閱利用客觀環(huán)境的依賴性較大,從而降低了其利用的可靠性。如遇自然災(zāi)害導(dǎo)致停電,或者出現(xiàn)戰(zhàn)爭時電子設(shè)備被電磁干擾等情況,短時間內(nèi)利用重要的檔案資料就變得困難。

2.2 法律效力問題

電子檔案的法律效力是“單套制”推行過程中一個繞不開的問題。憑證價值是檔案不同于其他文獻的最基本特征。紙質(zhì)檔案是從工作中使用的文件轉(zhuǎn)化而形成的,這種形成的自然性,決定了歷史記錄的客觀真實性。紙質(zhì)檔案保留了當(dāng)事人的歷史筆跡、簽章信息、修改過程,是難以偽造和修改的原始憑證。與紙質(zhì)檔案相比之下,“單套制”電子檔案的憑證價值就存在一定的劣勢。而電子檔案的效力離不開電子簽名,電子簽名的局限性影響著電子檔案的法律效力。電子簽名在電子文件中具有身份認(rèn)證、完整性校驗、抗抵賴的作用。然而電子簽名面臨著認(rèn)證證書的有效期短、電子簽名文件的適用范圍有限等問題,為電子簽名的應(yīng)用帶來隱患,電子檔案的原始性影響著電子檔案的法律效力。檔案的原始記錄性是檔案的本質(zhì)特性,檔案是人們在社會活動中,直接形成的原始性信息記錄,它的原始記錄性是檔案區(qū)別于其他文獻的根本所在。電子檔案存儲的信息具有虛擬性、流動性、系統(tǒng)依賴性,且載體與信息可相互分離,因此信息更容易被篡改,且不易留下痕跡,這導(dǎo)致司法審判中對其原始性的認(rèn)定難度極大。雖然電子數(shù)據(jù)已被《中華人民共和國民事訴訟法》和《中華人民共和國刑事訴訟法》列為八種證據(jù)類型之一,但是通常只有在紙質(zhì)文件與電子文件相互印證時,電子文件的憑證作用才會更好地獲得認(rèn)可。

2.3 客觀環(huán)境問題

2.3.1 工作環(huán)境影響“單套制”的推進 在現(xiàn)實工作中,國家機關(guān)及企事業(yè)單位的文件雖然大部分通過辦公自動化系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)的,但仍有紙質(zhì)文件在線下完成流轉(zhuǎn),同時作為文件的相關(guān)附件以及需歸檔的其他文件,諸如外單位發(fā)來的文函等很多也是紙質(zhì)文件。目前信息化水平下還無法實現(xiàn)不同行業(yè)、不同系統(tǒng)的單位間的辦公自動化系統(tǒng)相互聯(lián)通。此外,很多單位或部門對一些涉及機密的重要文件都采用紙質(zhì)文件的方式來記錄,政府機關(guān)、事業(yè)單位更是如此。現(xiàn)實的工作環(huán)境影響著“單套制”的推進。

2.3.2 工作人員檔案意識薄弱、法治意識不強、風(fēng)險保密意識不足、協(xié)作水平弱 很多負(fù)責(zé)文件保管的人員不是專職檔案員,這些兼職檔案人員有很強的流動性。缺乏檔案意識或檔案意識不強,部門也沒有有效的約束機制,在進行文件歸檔工作時缺乏規(guī)范性,文件歸檔的質(zhì)量難以保障。由于工作慣性等原因,兼職檔案人員工作理念大多停留在紙質(zhì)檔案管理或“雙套制”管理模式上。

2.3.3 檔案人員對于“單套制”歸檔無法快速適應(yīng) 檔案人員現(xiàn)有的電子檔案管理理念、風(fēng)險管理知識和信息系統(tǒng)操作能力無法與“單套制”管理要求相適應(yīng),電子檔案因人為因素?fù)p毀或丟失的風(fēng)險大大增加。檔案人員對于電子檔案單套制管理存在的風(fēng)險意識不足的問題,且檔案部門存在風(fēng)險管控機制缺失、保密措施不完善的現(xiàn)象,使所管理的電子檔案存在被篡改、被泄密的風(fēng)險?！皢翁字啤彪娮訖n案是檔案專業(yè)和與計算機信息專業(yè)相結(jié)合的產(chǎn)物,其管理非常依賴檔案與計算機信息專業(yè)的跨界人才,目前此類人才的缺乏導(dǎo)致計算機信息技術(shù)人員與檔案人員間的低水平協(xié)作。

3 單套制存在問題的對策

3.1 加強技術(shù)支持

在電子檔案的存儲方面,電子檔案的存儲介質(zhì)是儲存電子檔案及其元數(shù)據(jù)的基礎(chǔ),介質(zhì)的損壞直接導(dǎo)致電子檔案及其元數(shù)據(jù)的丟失。檔案部門要加強相關(guān)知識、技術(shù)的培訓(xùn),在電子檔案存儲設(shè)備的選擇上要認(rèn)真比較、謹(jǐn)慎選擇,并建設(shè)安全的現(xiàn)代化設(shè)備庫房,保障檔案存儲介質(zhì)的存放安全,做好異地、異質(zhì)備份。設(shè)備庫房應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。特別要注重電子設(shè)備的防靜電和防磁措施,積極開展電子檔案的云端儲存與備份,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)對電子檔案在自然災(zāi)害等特殊狀態(tài)下存儲的安全短板。檔案部門要聯(lián)合計算機信息技術(shù)部門,同時借助社會的優(yōu)秀技術(shù)力量,采用安全高效穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng),保障電子檔案在系統(tǒng)內(nèi)部的安全高效,方便利用。要對涉密檔案進行數(shù)據(jù)加密處理,并運用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)隔離與防護技術(shù),保障涉密電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全。檔案管理系統(tǒng)要具備安全更新與升級能力,在技術(shù)高速發(fā)展的背景下,滿足電子檔案管理的新需求,規(guī)避頻繁數(shù)據(jù)遷移可能導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險。

3.2 加強宣傳,轉(zhuǎn)變意識

要加強涉及電子檔案的法律法規(guī)的宣傳。新修訂《檔案法》明確指出:電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。但由于對法律法規(guī)的理解不到位、了解不深入,很多人仍對電子檔案的法律效力抱有懷疑。這需要國家加大新修訂《檔案法》的宣傳力度,并對新修訂《檔案法》中涉及電子檔案的內(nèi)容進行深入的解讀,提高人們對電子檔案以及“單套制”相關(guān)法律法規(guī)的理解。同時要加強電子檔案“單套制”法規(guī)的宣傳,加強檔案人員對電子檔案“單套制”的理解和認(rèn)識,使檔案人員改變慣性思維,擺脫對紙質(zhì)檔案的依賴,樹立電子文件“單套制”歸檔的新意識,破除電子文件“單套制”歸檔的思想阻礙。

3.3 加強人才建設(shè)

電子檔案單套制管理離不開人才的保障。第一、各單位要加強檔案人員的信息技術(shù)培訓(xùn),定期開展信息技術(shù)培訓(xùn),不定期組織專家講座,提升檔案人員的信息技術(shù)能力。還要提高檔案系統(tǒng)維護和開發(fā)等技術(shù)人員的檔案專業(yè)知識,建立一支既具備檔案知識,又具備信息技術(shù)知識的復(fù)合型人才隊伍。第二各單位要積極組織單位內(nèi)部業(yè)務(wù)骨干去檔案信息化水平高的單位進行調(diào)研和座談,有條件的單位可以實施輪崗制度,讓單位人員充分了解部門各個崗位的工作,打破業(yè)務(wù)壁壘,提高檔案人員與技術(shù)人員的協(xié)作能力。

3.4 加強制度建設(shè)

檔案部門要根據(jù)電子文件“單套制”歸檔的具體要求,加強制度建設(shè),建立健全“單套制”相關(guān)的制度。在電子檔案設(shè)備管理、庫房管理、電子檔案利用等這些涉及電子檔案安全的方面要著重加強制度建設(shè)。建立電子檔案存儲設(shè)備及庫房的檢查巡查制度,應(yīng)定期對存儲介質(zhì)中儲存的電子檔案極其元數(shù)據(jù)進行抽樣檢查,檢查其完整性,防止誤刪等操作,并對發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)問題采取及時的補救措施。對保存在光盤等介質(zhì)中的電子檔案進行機讀檢驗,保證檔案信息可讀取。對設(shè)備庫房進行定期的巡查,保證設(shè)備庫房清潔安全,要建立檢查臺賬,臺賬應(yīng)有檢查時間、檢查人、檢查事項、存在問題、整改措施及落實情況等內(nèi)容,方便監(jiān)督追責(zé)。

4 結(jié)語

隨著電子檔案單套制管理研究的不斷深入,電子文件“單套制”歸檔已成為大勢所趨,電子檔案單套制管理的過程中仍會不斷出現(xiàn)新問題,這就要求檔案人員積極投身工作實踐,結(jié)合工作中發(fā)現(xiàn)的問題,提出可行性對策,為進一步推動電子檔案單套制管理良性發(fā)展提供理論參考。