羅玉國

(黔南布依族苗族自治州都勻茶場(chǎng) 貴州 都勻 558000)

引言

我國社會(huì)的發(fā)展正在穩(wěn)步前進(jìn),我國事業(yè)單位的發(fā)展也擁有更加廣闊的前景未來?，F(xiàn)階段,我國事業(yè)單位的規(guī)模逐漸擴(kuò)大,相應(yīng)的工作人員也大量增加。時(shí)代的發(fā)展為檔案管理工作提出了新的要求。檔案的數(shù)量與日俱增,檔案的規(guī)模和復(fù)雜程度也逐漸增大,檔案的管理工作面臨著新的挑戰(zhàn),越來越成為事業(yè)單位日常工作過程中的重點(diǎn)內(nèi)容,也越來越成為工作的難點(diǎn)。檔案的管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展而言,并不是無關(guān)緊要的一部分,而是占據(jù)著舉足輕重的地位。檔案管理工作能否高效有序地實(shí)施,從很大程度上直接影響著領(lǐng)導(dǎo)的決策,與每名員工的事業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。而現(xiàn)在,我國的信息技術(shù)水平逐年提升,先進(jìn)的信息技術(shù)被應(yīng)用在生產(chǎn)生活的方方面面,事業(yè)單位的檔案管理工作也漸漸從紙質(zhì)管理的傳統(tǒng)模式,轉(zhuǎn)變到信息化管理的模式。因此,事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí),如果可以采取以先進(jìn)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化管理模式,則會(huì)大幅提升檔案管理工作的效率性和條理性,從而幫助領(lǐng)導(dǎo)更加科學(xué)地進(jìn)行決策,推動(dòng)事業(yè)單位的未來發(fā)展。

1 事業(yè)單位開展檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 符合時(shí)代發(fā)展方向

隨著我國經(jīng)濟(jì)科技水平整體不斷提升,我國基本已經(jīng)進(jìn)入到信息時(shí)代。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)盛行的背景下,檔案文本資料等的信息化管理水平也得到了顯著提高,在實(shí)際的工作中越來越多的先進(jìn)軟件被應(yīng)用在其中。事業(yè)單位開展檔案信息化建設(shè)符合時(shí)代發(fā)展的方向,有利于降低相關(guān)員工的勞動(dòng)強(qiáng)度,也有利于提高檔案安排整理工作的實(shí)際效率,對(duì)檔案的后續(xù)管理也提供了極大便捷。檔案的信息化建設(shè)是以先進(jìn)的信息技術(shù)為基礎(chǔ)開展的,其時(shí)代性的優(yōu)勢(shì)比傳統(tǒng)的檔案整理方法更加突出。

1.2 優(yōu)化檔案資料儲(chǔ)存運(yùn)用方式

在過往的檔案整理經(jīng)驗(yàn)中不難發(fā)現(xiàn),紙質(zhì)的資料文件在實(shí)際管理過程中,保存需要占用大量的空間,并且對(duì)保存地點(diǎn)的溫度和濕度等都有較為嚴(yán)格的要求,如果檔案出現(xiàn)損毀,修復(fù)的工作也比較復(fù)雜。而檔案信息化建設(shè)剛好與之相反。在先進(jìn)信息技術(shù)的依托下,可以將實(shí)體的檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案,儲(chǔ)存在硬盤或者是計(jì)算機(jī)中,不僅可以有效地節(jié)省檔案存儲(chǔ)時(shí)占用的空間,而且對(duì)存儲(chǔ)的條件要求相對(duì)較低,減少了環(huán)境對(duì)檔案的影響程度。與此同時(shí),還可以對(duì)檔案進(jìn)行備份,減少文本損毀、丟失帶來的影響。事業(yè)單位開展檔案信息化建設(shè),有利于將重要資料進(jìn)行分類長(zhǎng)久保存。

1.3 提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作一般是依靠人工進(jìn)行歸檔,其整理流程復(fù)雜繁瑣,需要耗費(fèi)大量人力和時(shí)間。而由于其歸檔檢索的步驟十分復(fù)雜,還容易出現(xiàn)文件檢索精準(zhǔn)度不高等現(xiàn)實(shí)問題。而實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)之后,極大的簡(jiǎn)化了檔案的歸檔程序,也可以有效提高檔案檢索的精準(zhǔn)性。也可以方便檔案后續(xù)的工作查閱,只需要輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞,就可以直接調(diào)出所需的文件檔案。除此之外,事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)也有利于優(yōu)化檔案的跨地點(diǎn)利用率,在確保文件安全性的基礎(chǔ)上,可以允許檔案的遠(yuǎn)程訪問,解除了文本資料原本的空間限制,為工作提供了極大的便利,從而有利于提升事業(yè)單位工作人員的工作效率和水平[1]。

1.4 提高檔案整體的清晰度和直觀性

在傳統(tǒng)的檔案整理工作中,檔案的收集、整理和歸檔,往往是相對(duì)獨(dú)立地進(jìn)行,檔案的整體性不強(qiáng)。檔案資料中的相互聯(lián)系,一般也是體現(xiàn)在相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)表和分析報(bào)告中,無法直觀地發(fā)現(xiàn)其中的關(guān)系。而且依據(jù)傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理工作,在分析資料的過程中需要耗費(fèi)大量的時(shí)間,并且無法保障檔案的精準(zhǔn)度,檔案的縱向分析和橫向?qū)?zhǔn)工作都比較難進(jìn)行。事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工作,有利于檔案整體的清晰度和直觀性,有利于將檔案進(jìn)行全方位的分析,更有利于提高領(lǐng)導(dǎo)層決策的準(zhǔn)確性。

2 事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問題

2.1 信息化人才缺口大

隨著事業(yè)單位工作規(guī)模的不斷擴(kuò)大,檔案的整理工作也越來越復(fù)雜。而檔案的管理人員作為工作的主體,在檔案的收集、整理、檢索和歸檔等全過程,都發(fā)揮著不可替代的作用,是檔案管理工作的最主要人員。但現(xiàn)階段,在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候,許多人員并不是專門院校的專業(yè)人員,在工作能力以及專業(yè)素質(zhì)方面還有待提升。這就造成了檔案管理工作條理性不強(qiáng),缺乏專業(yè)管理的問題。與此同時(shí),事業(yè)單位的檔案管理部門工作人員,一般由年紀(jì)較大的工作人員組成,在檔案管理的觀念和方法也還有待提升。這就造成了在事業(yè)單位不斷發(fā)展壯大的時(shí)候,專業(yè)的檔案信息化管理人才存在巨大缺口的問題。除此之外,有一部分事業(yè)單位,盡管已經(jīng)在檔案工作上安排了足夠的人員,但他們對(duì)自己的實(shí)際工作內(nèi)容并不了解,對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度也不夠全面,工作的積極性并不高。在對(duì)檔案文件進(jìn)行歸檔管理的時(shí)候,也經(jīng)常流于表面,過于重視工作的形式,而缺乏考慮檔案整理工作的實(shí)際使用價(jià)值,嚴(yán)重影響到事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。由此可見,信息化人才缺口大的問題,是現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的明顯問題之一[2]。

2.2 檔案管理體制相對(duì)落后

時(shí)代在不斷進(jìn)步,事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)工作需求也對(duì)檔案的整理工作提出了新的要求。而在現(xiàn)階段的檔案管理工作中,檔案的管理體制與事業(yè)單位的發(fā)展水平,出現(xiàn)了嚴(yán)重的不匹配問題。在新的時(shí)代背景下,我國的經(jīng)濟(jì)政治發(fā)展已經(jīng)越來越向正?；较蚝蜐B水區(qū)域發(fā)展,國家在未來的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中面臨著許多的不確定因素。這就要求事業(yè)單位的檔案管理工作,可以在需要的時(shí)候?yàn)橄嚓P(guān)部門提供有效的文件資料,便于分析當(dāng)前的發(fā)展局勢(shì),預(yù)測(cè)未來的發(fā)展方向,開展有效的工作舉措。然而,我國現(xiàn)在的檔案管理體制還相對(duì)落后,沒有形成完全適合社會(huì)發(fā)展的管理體系,與時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步之間存在一定的落差性,無法充分適應(yīng)改革和發(fā)展的需求。也就造成了事業(yè)單位的檔案管理工作無法發(fā)揮其本身應(yīng)有的具體價(jià)值。由此可見,檔案管理體制相對(duì)落后的問題,是現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的明顯問題之一。

2.3 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)模糊

在事業(yè)單位的檔案管理工作中,往往會(huì)存在著檔案管理標(biāo)準(zhǔn)模糊的問題,對(duì)文件的管理缺少明確統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。盡管在實(shí)際的工作中,各個(gè)事業(yè)單位已經(jīng)對(duì)檔案的整理工作有了較為清晰的認(rèn)知,已經(jīng)開始重視檔案的管理工作,但仍舊存在著不可忽視的問題。在大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作中,文件的管理系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立,造成了與其他部門缺少集合,適應(yīng)性和兼容性不強(qiáng)的問題。部門在進(jìn)行資料管理的時(shí)候無法進(jìn)行有效精準(zhǔn)的檢索。除此之外,我國的事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模越來越大,并繼續(xù)呈擴(kuò)大狀態(tài),檔案的管理工作也會(huì)越來越豐富,業(yè)務(wù)流程越來越復(fù)雜。如果檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和流程不清晰,就會(huì)限制檔案管理信息化的發(fā)展,降低檔案的資源共享能力,影響檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮的實(shí)際意義。由此可見,檔案管理標(biāo)準(zhǔn)模糊的問題,也是現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題之一。

2.4 檔案管理工作信息化程度不高

檔案管理工作信息化程度不高的問題,是現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中的最為突出的問題?，F(xiàn)階段,有很多單位在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候,無法真正將信息技術(shù)融入其中。在對(duì)資料的收集、整理、檢索和歸檔過程中,也難以實(shí)現(xiàn)信息化自動(dòng)化的操作和記錄,基本還是依靠人工的紙張收集來進(jìn)行,大大降低了檔案管理工作的實(shí)際工作效率。這樣復(fù)雜機(jī)械的工作模式,給檔案管理的工作人員帶來了強(qiáng)大的工作壓力和負(fù)擔(dān),無形中增加了原有的實(shí)際工作量。與此同時(shí),資料的紙質(zhì)收納整理,也不利于進(jìn)行今后的檔案查詢工作[3]。因此,如果事業(yè)單位想要改變現(xiàn)階段檔案工作存在的實(shí)際問題,就需要積極重視其檔案管理工作的信息化建設(shè),提高檔案管理工作的實(shí)際工作效率,促進(jìn)事業(yè)單位的更好發(fā)展。由此可見,檔案管理工作信息化程度不高的問題,是現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題之一。

3 提升單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

3.1 積極開展專業(yè)培訓(xùn),提升管理人員素質(zhì)

針對(duì)信息化人才缺口大實(shí)際問題,就需要事業(yè)單位重視起對(duì)專業(yè)人才的選拔和培訓(xùn)工作,不斷提高管理人員的專業(yè)能力的專業(yè)素質(zhì)。在人才選拔方面,不僅僅要考慮人員的專業(yè)技術(shù)水平,同時(shí)也要考慮到人員的實(shí)際操作水平,在信息技術(shù)的掌握方面能否滿足檔案管理工作的需求,以保障員工可以真正在崗位上發(fā)光發(fā)熱。與此同時(shí),事業(yè)單位也要注重對(duì)在職員工的專業(yè)培訓(xùn)和再教育,讓本單位的員工在檔案的管理方面,始終保持著新鮮的活力,為事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)揮出應(yīng)有的力量。除此之外,事業(yè)單位也要主動(dòng)與其他單位的交流學(xué)習(xí),督促和引導(dǎo)本單位員工不斷優(yōu)化自身專業(yè)技能和思想意識(shí)。通過積極發(fā)展專業(yè)培訓(xùn)的方法,有效激發(fā)工作人員的工作熱情,從而提升事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率。需要注意的是,在對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)的同時(shí),也可以開展定期或者不定期的考核,及時(shí)了解員工的技能掌握程度。對(duì)在考核中表現(xiàn)良好的員工,給予褒獎(jiǎng),提高工作積極性[4]。對(duì)考核不過關(guān)的員工,進(jìn)行懲罰,督促其不斷完善自我,減少工作事務(wù)。推動(dòng)我國事業(yè)單位檔案管理工作的不斷發(fā)展進(jìn)步。

3.2 采用先進(jìn)管理體制,提高管理工作時(shí)代性

如果想要我國的事業(yè)單位檔案管理水平不斷提升,有效完成信息化建設(shè),除了要提高員工的自身專業(yè)技能之外,也要注重對(duì)管理體制的優(yōu)化完善,讓現(xiàn)有的事業(yè)單位管理更加適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展腳步。從檔案管理者的角度出發(fā),需要其積極樹立先進(jìn)的檔案信息化管理思想,自覺建立起檔案管理的信息化意識(shí),主動(dòng)應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)開展自身工作。并在工作的過程中不斷根據(jù)現(xiàn)有需求,提出新的想法,推動(dòng)檔案管理工作的開展。從事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者方面出發(fā),單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該根據(jù)事業(yè)單位的現(xiàn)有發(fā)展水平,逐步檔案管理工作的信息化程度,采取先進(jìn)的管理措施,進(jìn)行合理的人員分配。為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供有效的上級(jí)保障[5]。事業(yè)單位的檔案管理工作,應(yīng)該是一個(gè)全面的,從上而下都可以參與的工作,要積極采用先進(jìn)的工作管理體制,不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作的時(shí)代先進(jìn)性。

3.3 建立健全管理體系,統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在事業(yè)單位開展檔案管理的工作時(shí),各個(gè)部門之間應(yīng)該是相互交流,相互配合,資源共享的狀態(tài)。而不應(yīng)該是相互隔離的個(gè)體,同時(shí)注重檔案資料的適配性和兼容性,保證資源的可共享性。在檔案?jìng)鬏數(shù)倪^程中,也要加強(qiáng)對(duì)信息的識(shí)別作用,在傳輸?shù)倪^程中保障檔案的安全性和可檢索性。與此同時(shí),也要進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位各個(gè)部門之間的工作交流和溝通,盡量將工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,為更好地進(jìn)行檔案管理工作提供便捷。事業(yè)單位應(yīng)該及時(shí)根據(jù)自身情況,設(shè)置相應(yīng)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn),促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提升,從而推動(dòng)事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展。

3.4 積極運(yùn)用先進(jìn)技術(shù),提高管理信息化程度

針對(duì)檔案管理工作信息化程度不高的問題,事業(yè)單位應(yīng)該給予高度的重視,通過實(shí)際的工作不斷提高檔案管理的信息化程度。逐步將事業(yè)單位的檔案管理工作主要依靠人工整理向主要依靠先進(jìn)的信息技術(shù)整合的方向轉(zhuǎn)變。在實(shí)際的檔案管理工作過程中,積極應(yīng)用符合事業(yè)單位發(fā)展的信息技術(shù),積極購入先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備,對(duì)文件進(jìn)行有效的檢索[6]。并及時(shí)運(yùn)用信息技術(shù)的整合能力,對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行有效分類和整理,提高檔案分類歸檔的精準(zhǔn)性。在檔案整理的工作過程中,減少對(duì)紙質(zhì)資料的復(fù)印保存,加強(qiáng)無紙化電子資料的備份,不僅可以緩解工作人員的工作壓力,也可以減少對(duì)儲(chǔ)存空間的占用,更加有利于資料保管的安全性。總之,積極將先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理的實(shí)際工作中,有效開展事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè),是時(shí)代發(fā)展的必然需求,也是事業(yè)單位保持新鮮活力的必然選擇。

4 結(jié)束語

綜上所述,隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷提升,我國的科學(xué)技術(shù)水平也得到的迅猛發(fā)展。在事業(yè)單位的檔案管理工作中,也充分體現(xiàn)出了先進(jìn)信息技術(shù)的價(jià)值。在事業(yè)單位開展檔案管理工作的信息化建設(shè),是符合時(shí)代發(fā)展需求的必然選擇。其有利于優(yōu)化檔案資料的儲(chǔ)存和運(yùn)用方式,為資料的整理和查閱提供便捷;有利于提高檔案整理工作的工作效率,減少過多的人員壓力;有利于對(duì)資料進(jìn)行更加直觀明確的分類規(guī)劃,提升檔案資料的清晰度和直觀性,更有助于為領(lǐng)導(dǎo)的決策工作提供依據(jù),從而進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部工作的穩(wěn)步運(yùn)行,推動(dòng)事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展。