陳雨佳 王雪瑩

(1.北京市南水北調(diào)環(huán)線管理處 北京 102600 2.北京市河湖流域管理事務(wù)中心 北京 102612)

引言

事業(yè)單位作為我國(guó)重點(diǎn)組成機(jī)構(gòu),是黨和政府大力宣傳的重點(diǎn)核心組成部門,隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,其檔案管理工作顯得極其重要。經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展促使事業(yè)單位在人事管理制度上有了一定變革,這一重大舉措使得事業(yè)單位檔案管理工作產(chǎn)生了新的問題。為此,檔案管理人員要明確自己的職責(zé),充分提高工作中存在的問題,通過交流、實(shí)踐以及探索等,發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的作用。

1 新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理特征

1.1 管理更便捷

在過去檔案工作中,檔案的歸檔和查詢等工作都存在著很大的問題,例如傳統(tǒng)歸檔方式,無論是前期資料的收集、中期的整理工作,還是后期的保存、查詢,都存在著繁瑣和低效的問題。在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的運(yùn)用下,在檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建和運(yùn)行過程中,使得整個(gè)系統(tǒng)的技術(shù)含量不斷提高,智能化和便捷性也得到了極大的提高[1]。

1.2 載體更多元

互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)與檔案工作的結(jié)合,使檔案的經(jīng)營(yíng)方式發(fā)生根本性的變革。特別是在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的情況下,可以將一些有收藏價(jià)值的文件、視頻、照片等,都可以直接儲(chǔ)存在檔案系統(tǒng)中。如光盤、硬盤、云盤等新技術(shù)的運(yùn)用,為事業(yè)單位的檔案管理提供新的載體形式,為新世紀(jì)的事業(yè)單位檔案管理提供一種全新的途徑。

1.3 服務(wù)更人性

在過去工作方式中,由于人力和技術(shù)條件的限制,導(dǎo)致檔案工作效率低下,服務(wù)質(zhì)量很難提高,檔案資源的價(jià)值沒有得到全面的、充分的發(fā)揮。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用,極大地提高檔案查詢和檢索的效率,簡(jiǎn)化查詢和檢索過程,使檔案服務(wù)更便利、更加人性化。比如,利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的身份驗(yàn)證技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案即時(shí)檢索,從而打破時(shí)間和空間的局限。在檔案庫(kù)中,用戶可以在最短的時(shí)間內(nèi)找到需要的文件,并直接下載打印[2]。

2 新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的意義

2.1 優(yōu)化管理體系

事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)不是一朝一夕就能解決的,而是要與社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展保持協(xié)調(diào),適當(dāng)?shù)卣{(diào)整制度的內(nèi)涵。由于檔案資料包含許多具有重要意義的資料,能夠全面地體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的作用。通過對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)和信息的分析和歸納,將與整個(gè)社會(huì)的發(fā)展形態(tài)進(jìn)行比較,有助于有關(guān)方面認(rèn)識(shí)到企業(yè)在運(yùn)營(yíng)方面存在的問題和缺陷,從而找到問題所在,并進(jìn)一步探討問題產(chǎn)生的根源,從而完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)體制,為事業(yè)單位的發(fā)展方向作出全面的明確,為其提高經(jīng)濟(jì)效益奠定基礎(chǔ)。

2.2 有較強(qiáng)的利用價(jià)值

檔案管理不僅具有存儲(chǔ)功能,還有較強(qiáng)的利用價(jià)值。員工在工作過程中,可以從不同的角度,采取不同的方式探索檔案信息的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)價(jià)值,通過對(duì)檔案信息的整理、歸納及分析,認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位發(fā)展方面存在的問題和缺陷,從而找到問題所在,并進(jìn)一步探討問題產(chǎn)生的根源,從而完善事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)體制,為事業(yè)單位的發(fā)展方向作出全面的明確,為其提高經(jīng)濟(jì)效益奠定基礎(chǔ)[3]。

2.3 提高檔案管理效率

第一,強(qiáng)化歷史檔案整理與利用效率。在事業(yè)單位檔案管理工作中,重要的歷史檔案保存是其核心的工作。但是,由于傳統(tǒng)檔案管理方法大多是以紙制文件為主,因此文件的存儲(chǔ)和檢索工作十分繁重,而且還必須為這些文件設(shè)立專門的地點(diǎn),占據(jù)很大的面積。有些珍貴的歷史文件,如果不能被有效地使用,就會(huì)被儲(chǔ)存在檔案館之中。通過利用信息化的手段,可以擴(kuò)大檔案館的存儲(chǔ)面積,利用各種查詢手段進(jìn)行快速的查詢。與此同時(shí),信息系統(tǒng)的管理可以使寶貴的數(shù)據(jù)資源得到更好的利用;第二,科學(xué)整理檔案資料提升工作效率。目前,我國(guó)管理方式落后,檔案材料的零散,給檔案信息化建設(shè)帶來很大的阻礙。而各事業(yè)單位檔案工作范圍比較大,致使使用效果不佳,且檔案材料不完整,經(jīng)常出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。同時(shí),加強(qiáng)信息化建設(shè),既可以對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類,又可以提高工作的效能;第三,充分共享檔案信息。在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的過程中,由于采用常規(guī)的管理方法,往往要占據(jù)很大的存儲(chǔ)面積,而且存放地點(diǎn)比較零散,在進(jìn)行計(jì)劃和使用方面存在著一些限制。而加強(qiáng)檔案信息化可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各單位的信息資源的分享與利用,從而最大限度地提高檔案信息的使用效率。

3 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

3.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在著檔案管理意識(shí)不強(qiáng),對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位、管理方式不科學(xué)、管理水平不高等問題。首先,由于其他業(yè)務(wù)部門的工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū),很多員工把檔案歸類成一種簡(jiǎn)單化的工作,平時(shí)的工作就是整理文件、擺放文件、寫文件,既沒有對(duì)檔案進(jìn)行管理,也沒有對(duì)檔案工作進(jìn)行充分的了解。其次,管理部門缺乏科學(xué)的管理意識(shí),在管理工作具體細(xì)化的過程中,檔案管理容易被忽略,其采取的管理方式仍然保留著傳統(tǒng)、固化、單一的特點(diǎn)等。檔案是一種"活資源",它的功能沒有得到充分的利用,這對(duì)它的長(zhǎng)期發(fā)展是不利的。最后,在事業(yè)單位檔案管理工作中,由于缺乏全員參與的工作觀念,缺乏一個(gè)良好的工作氛圍,給工作帶來不良的影響[4]。

3.2 檔案管理工作制度不健全

檔案管理工作制度是影響事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要因素,現(xiàn)階段仍有部分事業(yè)單位缺乏健全的檔案管理工作制度,導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)流程比較混亂等問題,雖然是《檔案法》制訂的,在某種程度上是科學(xué)的,但是由于沒有與單位具體情況相聯(lián)系,造成檔案工作的質(zhì)量低下。其中,由于各部門對(duì)借出的檔案沒有進(jìn)行仔細(xì)的登記,導(dǎo)致時(shí)常出現(xiàn)檔案長(zhǎng)期無法追回或不知其蹤的問題。此外,由于對(duì)檔案工作的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰機(jī)制的不健全,造成檔案工作中存在的疏忽,導(dǎo)致檔案工作中存在的問題未能及時(shí)處理。

3.3 檔案管理信息化水平低

當(dāng)前,事業(yè)單位檔案工作信息化程度已成為影響其工作質(zhì)量的重要因素,而其信息化程度低是當(dāng)前各部門普遍存在的問題,造成傳統(tǒng)的檔案工作模式與社會(huì)發(fā)展脫節(jié),嚴(yán)重制約事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。目前大部分還采用紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行管理,雖然很多都實(shí)行"無紙"的檔案,但是這種新型的"檔案"管理模式卻沒有被廣大職工所接受。一方面,由于一些工作人員的思想觀念比較古板、固化,在日常管理工作中墨守成規(guī)。而在此基礎(chǔ)上,由于單位內(nèi)部的經(jīng)費(fèi)往往用于公益性事業(yè),投入到信息系統(tǒng)中的經(jīng)費(fèi)非常少,而且所用的設(shè)備和儀器也相對(duì)陳舊,沒有及時(shí)更新,變成一種"閑置"的東西,不但會(huì)造成經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi),也會(huì)影響到工作的整體發(fā)展。另一方面,由于一些工作人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)較為偏頗,致使其在實(shí)際應(yīng)用中的功能未能完全體現(xiàn)出來。

3.4 檔案管理人員素質(zhì)較低

事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力、管理手段也是需要關(guān)注的重點(diǎn)。首先,部分單位缺少固定的全職檔案工作人員,檔案管理人員往往要承擔(dān)多個(gè)崗位,分配到檔案工作的時(shí)間與精力無法得到滿足。與此同時(shí),部分檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn),缺乏檔案整理工作經(jīng)驗(yàn),因而導(dǎo)致經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)失誤。另外,檔案管理工作人員的信息技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備量不多,無法適應(yīng)信息化的檔案管理工作要求,工作效率不高,加上很少開展關(guān)于檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn),因此缺少一支專業(yè)能力過硬的檔案管理隊(duì)伍。

4 提高事業(yè)單位檔案管理水平的對(duì)策

4.1 提高檔案管理信息化建設(shè)力度

第一,建設(shè)信息化平臺(tái)。在事業(yè)單位檔案管理工作中,檔案資料比較繁雜,涉及到文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、錄音、錄像、照片、實(shí)物等多種類別。目前,我國(guó)數(shù)據(jù)采集工作對(duì)檔案工作提出更高的需求,要使檔案能夠更好地發(fā)揮信息化工作,就必須結(jié)合各實(shí)際情況,構(gòu)建具有單位特色的信息化系統(tǒng),提高數(shù)據(jù)挖掘、提取工作的高效性與嚴(yán)謹(jǐn)性。將各部門的相關(guān)管理內(nèi)容、各部門的數(shù)字檔案以互聯(lián)網(wǎng)方式傳送至各部門,以最大限度地提高管理的效能,確保各部門的管理要求得到全面的滿足。此外,還應(yīng)建設(shè)一個(gè)對(duì)外的檔案資料共享平臺(tái),讓參觀者更好地認(rèn)識(shí)各單位的業(yè)務(wù)、文化和發(fā)展?fàn)顩r,并充分發(fā)掘群眾的潛在需求;第二,構(gòu)建信息化檔案管理制度。各部門要主動(dòng)應(yīng)用信息技術(shù),確立信息資源庫(kù)的建設(shè)目的,從而明確其今后的發(fā)展趨勢(shì),推動(dòng)建立和完善的管理體系。目前,從發(fā)展的角度來看,信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們的生活中,從人們的工作和工作的角度來看,它是不可取代的。因此,各有關(guān)部門必須全面了解這一發(fā)展態(tài)勢(shì),并據(jù)此進(jìn)行檔案的改造和優(yōu)化,使檔案工作能真正地為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在推行事業(yè)單位工作中,健全管理體系是基礎(chǔ),必須建立檔案信息系統(tǒng),從信息化角度對(duì)工作流程進(jìn)行優(yōu)化,提高工作的效能。單位檔案管理者必須清楚自己的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé),積極地掌握信息化技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀和應(yīng)用情況,并將其與管理有機(jī)地聯(lián)系起來。同時(shí),要對(duì)當(dāng)前檔案工作進(jìn)行全面的調(diào)研,投入大量的人力物力建設(shè),對(duì)基本的裝備體系進(jìn)行優(yōu)化,為今后的工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。要使信息技術(shù)在檔案工作中得到切實(shí)應(yīng)用,就必須對(duì)有關(guān)的制度進(jìn)行完善,從而為今后的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ);第三,建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)。信息化管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案工作的有效手段,是提高檔案管理工作的有效手段。因此,有關(guān)單位必須要建設(shè)信息化管理系統(tǒng),盡可能地降低各單位之間的沖突,從而保證單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.2 充分提升檔案管理的服務(wù)水平

一方面,對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行全面創(chuàng)新。當(dāng)前,事業(yè)單位檔案工作要結(jié)合實(shí)際情況和需要,進(jìn)行改革。要持續(xù)改進(jìn)檔案資料的完整性,對(duì)充實(shí)的資料進(jìn)行科學(xué)的管理,尋找輔助資料,建立清晰、簡(jiǎn)潔、健全的資料庫(kù)。為電子文檔的信息化管理提供一套資料憑證,分類和標(biāo)注各類不同的內(nèi)容和類別,并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的記錄。各機(jī)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)交流,相互借鑒,學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方式,并針對(duì)本單位實(shí)際工作情況制訂針對(duì)性措施,建立符合自身發(fā)展的管理模式;另一方面,強(qiáng)化管理人員的服務(wù)意識(shí)。提升事業(yè)單位人員的管理水平及專業(yè)素質(zhì)是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵因素,要全面落實(shí)服務(wù)改革的目的,必須從服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容等方面進(jìn)行改革。檔案管理人員要充分了解檔案工作的重要意義,加強(qiáng)自身檔案知識(shí)修養(yǎng),提高業(yè)務(wù)水平,定期進(jìn)行業(yè)務(wù)訓(xùn)練,舉辦檔案管理講座,通過主動(dòng)的學(xué)習(xí),對(duì)知識(shí)進(jìn)行有效的補(bǔ)充,勤總結(jié),勤改進(jìn),不斷創(chuàng)新,有效優(yōu)化檔案服務(wù)意識(shí)。

4.3 給予檔案管理充分重視

首先,對(duì)管理思想的更新。檔案工作要體現(xiàn)出服務(wù)意識(shí),在新形勢(shì)下,要對(duì)檔案工作予以高度的重視,以確保檔案工作的與時(shí)俱進(jìn)。近年來,隨著檔案的不斷增多,檔案工作越來越強(qiáng)調(diào)要突出"精準(zhǔn)"、"服務(wù)"的作用,要從多個(gè)角度分析不同層次和不同階段的需要,根據(jù)不同的需要,采取有針對(duì)性的檔案管理服務(wù),突出服務(wù)的品質(zhì)。檔案管理要充分反映出檔案的綜合功能,要從整體上對(duì)檔案的需求進(jìn)行分析,從而使檔案的功能更加智能化。同時(shí),在管理內(nèi)容上要重視網(wǎng)絡(luò)化,在管理上要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),重視電子文件的應(yīng)用。從目前事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顩r看,檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化還處在初級(jí)階段,但其發(fā)展趨勢(shì)仍是網(wǎng)絡(luò)化,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化可以擴(kuò)大檔案的覆蓋面和多種服務(wù)方式,從而提高檔案管理的效率[5]。

5 結(jié)語

總而言之,現(xiàn)階段,我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作存在檔案開發(fā)水平較低、檔案管理工作缺乏良好信息化水平、未健全檔案管理機(jī)制等問題。基于新時(shí)代要求,檔案管理需要積極創(chuàng)新改革,通過充分整合檔案資料的各類數(shù)據(jù)、建立檔案管理信息化平臺(tái)、強(qiáng)化管理人員的服務(wù)意識(shí),促進(jìn)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)與指導(dǎo),為檔案管理工作的正常開展提供制度保障、工具保障以及人員保障,確保事業(yè)單位工作水平和工作效率穩(wěn)定提升,推進(jìn)其長(zhǎng)效健康發(fā)展。