趙亞娟

（朝陽市婦幼保健計劃生育服務中心，遼寧 朝陽 122000）

引言

隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，網(wǎng)絡信息的普及，事業(yè)單位辦公設備在不斷升級優(yōu)化，辦公效率有了很大提高。文書檔案作為事業(yè)單位重要的辦公室文件資料，文書檔案管理效率與質量影響著事業(yè)單位各項工作的運行，加強對文書檔案的科學管理，對事業(yè)單位發(fā)展起著重大意義[1]。

一、加強事業(yè)單位文書檔案管理工作的意義

作為事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，文書檔案管理關系到事業(yè)單位的長期發(fā)展和每個員工的發(fā)展。無論是單位在新時代的長期發(fā)展，還是基于向為員工提供優(yōu)質服務的人性化考慮，都有必要提高新時代事業(yè)單位文書檔案管理的質量。首先，加強文書檔案管理是提高內部工作效率和外部社會影響的必要前提。從本質上講，事業(yè)單位的文書檔案管理作為日常管理工作的基本內容，也是事業(yè)單位早期發(fā)展的最有力證據(jù)和保留，仔細分析和整合文書檔案有助于為新時代事業(yè)單位的發(fā)展和相關管理系統(tǒng)的制定提供明確和有意義的數(shù)據(jù)支持。在此背景下，單位和全體員工的管理應加強文書檔案管理，優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理流程和管理規(guī)則，同時建立文書檔案管理信息系統(tǒng)，充分將文書檔案管理和信息技術整合起來。其次，拓寬事業(yè)單位文書檔案管理渠道，事業(yè)單位的文書檔案管理能夠準確記錄事業(yè)單位的各項任務，成為事業(yè)單位工作人員的重要材料，是提高相關人員管理水平的基礎，傳統(tǒng)的文書檔案管理具有效率低、復雜和易出錯的特點，科學技術的發(fā)展豐富了事業(yè)單位的文書檔案管理路徑，使歸檔和檢索時間更加方便；此外，可以建立相關文檔文件數(shù)據(jù)庫或相關網(wǎng)站，以提高文書檔案管理的整體信息水平，使文檔的檢索更加高效，最終提高文書檔案管理員的業(yè)務效率。最后，增強檔案保密性。文書檔案管理工作不僅是服務性工作，還是保密性工作，其主要是為公眾服務，檔案管理作為事業(yè)單位的一項基本服務職能，需要事業(yè)單位加以重視，事業(yè)單位檔案管理服務水平較高，組織保密性決定了檔案管理的保密性[2]。

二、事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

1．文書檔案工作過于傳統(tǒng)

通常，文書檔案工作主要是根據(jù)事業(yè)單位各項業(yè)務進行，是單位管理層與基層相互連接的橋梁。對于傳統(tǒng)文書檔案管理來說，有以下幾個特點：首先，檔案管理主要采用的是手工錄入的形式，存在許多問題，漏洞嚴重，影響著事業(yè)單位的經營發(fā)展；其次，在事業(yè)單位傳播信息方面，主要是口頭傳播，存在著嚴重的問題，對單位發(fā)展有著重要影響。此外，文書檔案管理工作受到不同條件的限制，無法進行有效的審查，這可能會在一定程度上阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理手法相與當時的工作效率相適應，但隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)難以發(fā)揮出作用。因此，作為管理人員，要不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和信息技術應用能力，只有這樣，才能更好地與事業(yè)單位發(fā)展相適應，才有有效地促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[3]。

2．檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待加強

在編制檔案信息時，高水平技術人員是至關重要的。換句話說，事業(yè)單位在錄用檔案管理人員時，需要對專業(yè)與學歷等方面提出要求。目前，事業(yè)單位檔案管理部門的員工大都不符合很高的學歷要求。雖然政府采用相應優(yōu)惠政策，并通過集中培訓加強人才的基本技能。但整體效果不佳，人才紛紛流入大城市。集中培訓對資金要求更高，在資金不足的情況下，事業(yè)單位檔案管理的領導對培訓有所抵觸，因此教育的效果會輕而易舉地削弱，沒有相關的專業(yè)人員和技術人員參與檔案管理。隨著科學技術的高速發(fā)展，復合型人才數(shù)量不多，檔案管理部門的信息技術人才少，難以有技術來保障管理，使得檔案管理工作存在困難，難以向著信息化方向發(fā)展。通常，技術和人才是改善檔案管理質量的第一步，必須儲存充足的技術和人才，才能使檔案行政技術最大化，以保證檔案管理信息化[4]。

3．檔案管理建設工作有待加強

事業(yè)單位檔案管理工作需要加強，主要體現(xiàn)為以下兩點：第一，檔案管理是事業(yè)單位中最重要的系統(tǒng)工程之一，目前事業(yè)單位沒有對其進行重大調整，檔案管理需要大量的物質和人力資源支持，這必須得到檔案管理人員和管理層的支持，需要所有人的共同努力。遺憾的是，檔案管理和結構的價值沒有得到適當?shù)某姓J，甚至對檔案管理人員和與工作直接相關的管理人員來說也是如此。導致的直接后果是，檔案管理無法跟上時代的步伐，相關設備不齊全，這對檔案管理的發(fā)展和規(guī)劃產生了不利影響。其次，檔案信息的安全性沒有得到充分保證，事業(yè)單位中保存的一些檔案信息可能無法公開，必須遵守嚴格的保密要求，并且與軍事、經濟、政治和其他方面密切相關，因此必須充分保障檔案安全。但在現(xiàn)實生活中，檔案管理的保密性和安全性在某種程度上沒有得到重視，例如，一些員工在使用計算機瀏覽和存儲檔案內容時，沒有對計算機進行保密和安全處理，并且很容易被不法分子盜取信息[5]。

4．文書檔案管理智能化水平不高

目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術的發(fā)展，文書檔案信息管理的內容也得到了充分的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術在文書檔案管理過程中的廣泛應用，不僅有效地改善了文書檔案的管理，而且在一定程度上促進了機構的更新和發(fā)展。目前，在經濟全球化之后，尤其是在中國加入世界貿易組織之后，全球貿易活動更加普遍，文書檔案管理人員需要提高管理質量，同時確保服務效率。在此背景下，信息化管理方法被廣泛應用于文書檔案信息的數(shù)據(jù)管理。此外，在文書檔案管理方面，對信息技術能力的要求越來越高，傳統(tǒng)的文書檔案管理已不再適應當今社會發(fā)展的狀況，對文書檔案管理人員的專業(yè)能力和專業(yè)水平的要求越來越高，這不僅要求文書檔案管理者具有豐富的理論，而且還需要在信息技術方面有一定的專業(yè)能力。在此背景下，文書檔案管理人員必須不斷自主學習，以應對事業(yè)單位的快速發(fā)展，為事業(yè)單位提供更好的服務，并提高事業(yè)單位的核心競爭力。

三、事業(yè)單位文書檔案管理效率的提升路徑

1．規(guī)范文書檔案管理

對于文書檔案的規(guī)范化管理，必須制定完整的標準化標準體系。第一步是注意歸檔。在歸檔過程中，需要確保所有文檔都完整，包括主要內容和附件。根據(jù)檔案材料的制作時間，將其排列有序，并將過時的手稿、重稿等除去。此外，重新歸檔文件和材料：對于重要或可重復使用的文件，根據(jù)部門的具體情況增加歸檔數(shù)量，復制材料并妥善保存。在歸檔過程中，各方可徹底審查文件內容，如果文件內容有問題，可拒絕接收或要求重新處理。第二步，整理文書檔案。通常以宗卷為單位，零散文件按分類創(chuàng)建，機密文件由單位處理，注意及時修復損壞的文件。第三步，綜合檢查文檔。主要對檔案整理情況及借閱情況進行審查，以及根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計對檔案收進、提取進行詳細記錄，特殊情況應及時報告。第四步，使用檔案。根據(jù)檔案的類型和檔案的使用類型，應在借閱時要先提出申請，復制檔案資料時應先獲得批準[6]。

2．加強檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

為了實現(xiàn)健康和長期的發(fā)展，必須重視人才。如今，隨著信息化的趨勢越來越明顯，事業(yè)單位需要聘用專業(yè)人員和高素質人才參與檔案管理，以確保檔案管理真正適應時代的潮流，跟上時代的發(fā)展。因此，事業(yè)單位應充分加強福利待遇，通過各種方式吸引高素質的專業(yè)人員參與工作，通過對現(xiàn)有員工專業(yè)技能的強化培訓，有效優(yōu)化員工的專業(yè)結構和學歷，打造一只高質量、專業(yè)的隊伍。對人才進行考核，保證管理人員素質水平，組建高素質、高技術水平的人事檔案管理信息化團隊。定期培訓，提高檔案管理人員能力與素養(yǎng)，鼓勵檔案管理人員學習更多先進知識，增強自身管理能力。在提高社會效益方面，事業(yè)單位需要完善內部獎勵和晉升制度，使檔案管理員能夠感受到穩(wěn)定感，發(fā)揮他們的積極性和主動性。在人才招聘方面，地方政府需要提高福利水平，以吸引和留住機會更好、工資更高的人才。在當今一線城市人才日益飽和的時代，年輕人對大城市的追求越來越不受歡迎，政府充分展示了以適當方式發(fā)展地方檔案管理業(yè)務的潛力，或者通過將檔案管理信息建設業(yè)務發(fā)展為特色產業(yè)，提高吸引優(yōu)秀高端人才的能力。在人才培訓方面，事業(yè)單位不僅要通過制定人才政策吸引更多高素質人才，而且要采用集中培訓和外出培訓等方式，促進全體員工素質的提高。同時，政府必須審查培訓的有效性，以確保原則上的培訓有效性[7]。

3．糾正認知偏頗，創(chuàng)新管理理念

在事業(yè)單位文書檔案信息管理中，及時糾正管理觀念上的錯誤，指導事業(yè)單位檔案管理人員和業(yè)務部門員工，及時更新管理觀念，以現(xiàn)代管理意識自覺推進事業(yè)單位檔案信息化管理實踐，將信息化管理理念真正滲透到日常文書檔案管理中，使文書檔案信息化管理能夠有條不紊地進行，使文書檔案適應現(xiàn)代化管理環(huán)境，能夠得到充分利用。文件管理應充分利用計算機信息技術。詳細分解復雜的文件管理工作，還應整理文書檔案中的零散信息。邀請不同業(yè)務部門的管理人員重視文書檔案信息化管理，參與檔案信息化管理的實踐，跳出傳統(tǒng)檔案管理模式，采用新的信息化管理理念和模式，使事業(yè)單位文書檔案管理成為一個完整的工作流程，使文書檔案信息化管理步入正軌，盡量減少人為操作，避免人為管理風險。事業(yè)單位在建立信息化檔案管理時，需要了解其重要性，分析單位運行狀況，結合事業(yè)單位實際發(fā)展情況，探索信息化發(fā)展道路，保證檔案管理質量與效率。同時，制定文書檔案管理系統(tǒng)的規(guī)則和準則，保證檔案管理有依據(jù)，盡量簡化文書檔案的收集、收納和存儲過程，真正實現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案管理的信息化建設[8]。

4．信息化管理在檔案管理方面的應用

字化檔案管理是現(xiàn)階段十分新穎的管理模式，需要事業(yè)單位在開展數(shù)字化檔案管理時根據(jù)實際情況采購硬件設施，開發(fā)軟件系統(tǒng)，加大相關研究力度。數(shù)字檔案是現(xiàn)代信息技術的有機結合產物，是新型文書檔案管理信息化的必然結果。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案具有信息的多媒體化、管理的計算機化、信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化、存儲的多載波化等一系列特征。數(shù)字技術的應用完全發(fā)展了文件的功能，妥善解決了各種文件原件由于保護和利用的矛盾，貴重的文件原件可以更長地保存。數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)既方便又快捷，不僅大大滿足了利用要求，用戶無論在什么時候、何地都可以在關閉網(wǎng)站上檢索文檔。利用網(wǎng)絡交互方式，數(shù)字文檔提供專業(yè)、特色的歸檔咨詢服務，改變文檔信息的“孤島”形象，改善了文檔服務的落后情況。數(shù)字文檔為后勤管理創(chuàng)造了前所未有的有利條件，從根本上提高文檔服務質量，大幅加強文檔信息需求。數(shù)字文檔資源的建設是CCS 歸檔信息化建設的基礎，有序推進辦公室文書檔案工作的數(shù)字化進程，充分利用信息化手段，對文檔資源進行數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)資源的整合推進事業(yè)單位文書檔案工作數(shù)字檔案的建設[9]。

結語

總之，在新形勢下，事業(yè)單位文書檔案管理工作要加大先進技術應用力度，創(chuàng)新事業(yè)單位文書檔案管理方式與方法，根據(jù)文書檔案管理工作實際需要，加強文書檔案信息化建設，以此帶動事業(yè)單位文書檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。