熊 琴 張曉瑋 劉 波

華中科技大學(xué)同濟醫(yī)學(xué)院附屬協(xié)和醫(yī)院 湖北武漢 430200

1 電子會計檔案概述

1.1 電子會計檔案的定義及內(nèi)容

根據(jù)國家檔案局2022年4月最新發(fā)布的《電子會計檔案管理規(guī)范》，電子會計檔案是指在會計核算工作中由電子計算機直接形成或接收、傳輸、存儲并歸檔,記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項,具有憑證、查考和保存價值的電子會計資料[1]。

電子會計檔案的內(nèi)容包括以電子形式存在的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料。隨著會計電算化的普及和電子票據(jù)的推廣，越來越多的會計資料以電子化的形式存在，與此同時，全球各行各業(yè)正以極快的速度向無紙化辦公時代邁進。當(dāng)下電子會計檔案的內(nèi)容既包括本身以電子形式存在的會計資料[2]，也包括利用各種信息化手段轉(zhuǎn)化為電子形式的會計資料，進而推動會計檔案電子化的發(fā)展。

1.2 電子會計檔案的政策背景

十九屆五中全會提出，中國的經(jīng)濟社會發(fā)展應(yīng)準(zhǔn)確把握新發(fā)展階段，深入貫徹新發(fā)展理念，積極構(gòu)建新發(fā)展格局。習(xí)總書記指出：“綠色發(fā)展，就其要義來講，是要解決好人與自然和諧共生問題”。在會計領(lǐng)域，綠色發(fā)展主要體現(xiàn)為傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案向電子化會計檔案轉(zhuǎn)型，大大減少紙張、紙質(zhì)檔案存放地的使用。

2015年12月11日，財政部、國家檔案局正式發(fā)布新的《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案[3]。

2022年4月7日，國家檔案局發(fā)布了《電子會計檔案管理規(guī)范》，規(guī)定了電子會計資料形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等工作的要求。以及2020年3月財政部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，2021年6月4日，國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《關(guān)于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》，2022年4月19日，國家衛(wèi)健委發(fā)布的《公立醫(yī)院運營管理信息化功能指引》等一系列文件都展示了新形勢下對公立醫(yī)院財務(wù)管理提出了新的要求，電子會計檔案管理系統(tǒng)是其中不可缺少的組成部分[4]。

1.3 實施電子會計檔案管理的必要性

近年來，隨著信息化手段和智能化技術(shù)在財務(wù)管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已不能適應(yīng)會計數(shù)字化轉(zhuǎn)型的趨勢。隨著CA認證、電子簽名等技術(shù)、OCR等人工智能技術(shù)在電子會計憑證和電子會計檔案管理的應(yīng)用，電子會計憑證和電子會計檔案的大規(guī)模推廣和運用成為必然趨勢，會計憑證無紙化和會計檔案無紙化管理模式成為未來發(fā)展趨勢[5]。

與此同時，數(shù)字技術(shù)浪潮席卷全球，數(shù)字化正在重塑和賦能財務(wù)服務(wù)[6]。財務(wù)云、會計大數(shù)據(jù)分析與處理、中臺技術(shù)、商業(yè)智能等等，都離不開基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持，電子會計檔案工作是數(shù)字化未來不可忽略的基石。

2 公立醫(yī)院電子會計檔案應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1 醫(yī)院信息化發(fā)展程度不夠

我國各級公立醫(yī)院信息化發(fā)展進程有先后，信息化水平參差不齊[7]，而電子會計檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用需以信息化發(fā)展為基礎(chǔ)。當(dāng)下，少部分公立醫(yī)院已經(jīng)開始嘗試搭建電子會計檔案系統(tǒng)，但大部分信息化發(fā)展程度不夠的公立醫(yī)院一時難以達到理想效果。

另一方面，如果信息化程度不高，電子會計檔案的應(yīng)用和推廣，就只能夠利用現(xiàn)有的信息技術(shù)收集檔案數(shù)據(jù)資料，后續(xù)并不能進行數(shù)據(jù)挖掘、分析利用，不能發(fā)揮大數(shù)據(jù)的有用價值，則失去電子會計檔案管理工作開展的意義[8]。

2.2 電子會計檔案管理意識不足

財務(wù)檔案管理工作是整個財務(wù)流程的末期環(huán)節(jié)，會計檔案管理工作往往被財務(wù)科室負責(zé)人員邊緣化，在一定程度上阻礙了會計檔案管理工作的改進。醫(yī)院整體對會計檔案尤其是電子會計檔案管理的必要性認識不足[9]，導(dǎo)致在前期信息化工作頂層設(shè)計時，一般未將電子會計檔案納入考慮，后期開展電子會計檔案系統(tǒng)應(yīng)用工作時，需花費更大的人力物力來修正調(diào)整前期的工作。

2.3 信息壁壘嚴重，數(shù)據(jù)整合困難

近年來，公立醫(yī)院會計信息化發(fā)展迅速，各個信息系統(tǒng)也應(yīng)運而生，一家公立醫(yī)院僅財務(wù)相關(guān)的信息系統(tǒng)就有幾十個。信息系統(tǒng)獨立分散，數(shù)據(jù)井噴，且內(nèi)外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)未進行平臺化管控，未實行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的頂層設(shè)計和統(tǒng)一，各個系統(tǒng)之間存在信息數(shù)據(jù)難統(tǒng)一、信息運用難共享、信息處理難協(xié)同的信息屏障和隔閡現(xiàn)象[10]。

“信息壁壘”是電子會計檔案的推進工作中的頑疾和羈絆[11]，主要有以下原因造成：①跨系統(tǒng)操作多，數(shù)據(jù)整合利用率低；②內(nèi)外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)未進行平臺化管控，不能根據(jù)統(tǒng)一的門戶進行單點登錄，數(shù)據(jù)的即時同步或集成傳遞難度較大；③缺乏準(zhǔn)確性與時效性，往往需要人工跨多個系統(tǒng)和崗位獲取數(shù)據(jù)，這種手工處理存在一定的誤差率；④醫(yī)院未建立規(guī)范化規(guī)則庫，導(dǎo)致信息規(guī)范性不強，業(yè)務(wù)尺度不一，難以進行標(biāo)準(zhǔn)化流程管理。這些原因都導(dǎo)致了電子會計檔案在集成系統(tǒng)時存在難度，數(shù)據(jù)整合困難。

3 電子會計檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用成果

3.1 XH醫(yī)院電子會計檔案的系統(tǒng)架構(gòu)

XH醫(yī)院以預(yù)算、核算、成本、績效、醫(yī)保、物價、OA等系統(tǒng)為基礎(chǔ)，構(gòu)建全套的電子會計檔案管理系統(tǒng)，整合串聯(lián)了網(wǎng)上報銷電子單、發(fā)票數(shù)據(jù)、合同數(shù)據(jù)、銀行回單數(shù)據(jù)、電子CA憑證數(shù)據(jù)等各系統(tǒng)中的各類重要信息，有效優(yōu)化和解決了會計檔案數(shù)據(jù)分散、文件整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息重復(fù)整理等痼疾。

XH醫(yī)院電子會計檔案分為三個層級，第一層應(yīng)用層、第二層組織層、第三層聚合層。根據(jù)類型的不同，將電子會計檔案的用戶分為三類：檔案管理員、系統(tǒng)管理員以及普通用戶。檔案管理員和普通用戶主要聚焦在第一二層級，系統(tǒng)管理員主要聚焦在第二三層級。

3.1.1 第一層應(yīng)用層

應(yīng)用層包含了原始會計資料的生產(chǎn)以及會計數(shù)據(jù)整理再造的過程。電子會計檔案系統(tǒng)應(yīng)用層囊括了從檔案收集到檔案整理到檔案鑒定最后到檔案銷毀的全生命周期管理流程，既包含電子檔案，也包含紙質(zhì)檔案。同時，在會計原始資料的基礎(chǔ)上，通過檔案利用、檔案檢索、檔案統(tǒng)計強大電子會計檔案系統(tǒng)的功能和效用。

3.1.2 第二層組織層

為了電子會計檔案有效地被利用，需要檔案管理工作者從系統(tǒng)設(shè)計早期參與進來，設(shè)置前端控制。組織層包含全宗管理、門類/分類管理、元數(shù)據(jù)管理、角色管理、權(quán)限管理、日志管理等基礎(chǔ)設(shè)置，根據(jù)部門及人員類別賦予不同權(quán)限進行組織管理。

3.1.3 第三層聚合層

電子會計檔案系統(tǒng)是一個相對獨立的平臺，但隨著近年來會計信息化的飛速發(fā)展，一個單位僅財務(wù)領(lǐng)域就有各種各樣的信息系統(tǒng)[12]。為避免資源的浪費和數(shù)據(jù)冗余，XH醫(yī)院電子會計檔案集成各類相關(guān)系統(tǒng)，包含了OA、CRM、HRP、HRM等各類信息系統(tǒng)，打造綠色平臺。

3.2 XH醫(yī)院電子會計檔案的系統(tǒng)功能

XH醫(yī)院電子會計檔案系統(tǒng)實現(xiàn)了以下業(yè)務(wù)功能：①OCR識別。采用先進的OCR識別技術(shù)，對紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)進行實時識別提取。②發(fā)票驗證查重。所有發(fā)票自動與稅務(wù)系統(tǒng)進行實時交互，通過提取發(fā)票的發(fā)票號碼、檢驗碼、開票日期等信息，對發(fā)票真?zhèn)芜M行識別，實時反饋給職工，便于及時處理。另外，對于電子發(fā)票的重復(fù)報銷進行嚴格控制，進一步加強內(nèi)控管理。③會計憑證自動生成。通過HRP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，會計憑證由業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動生成，同時與預(yù)算系統(tǒng)、成本系統(tǒng)、績效系統(tǒng)實時連接，同時完成預(yù)算、成本、績效核算。④會計憑證的CA認證。所有的會計憑證都通過電子簽名和CA技術(shù)進行認證，具有法律效應(yīng)。⑤電子銀行回單即時對賬。通過與銀行系統(tǒng)對接，每日8點，銀行系統(tǒng)自動傳輸電子回單到電子會計檔案系統(tǒng)，并與核算系統(tǒng)進行自動對賬。⑥與物資系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)、醫(yī)保系統(tǒng)、物價系統(tǒng)等實現(xiàn)對接，實現(xiàn)醫(yī)、教、研、防、人、物等與財務(wù)的業(yè)財融合。⑦自動生成不同維度財務(wù)報表和財務(wù)報告，滿足各級管理層決策支撐。⑧支持多維度統(tǒng)計查詢。⑨支持醫(yī)院各類會計檔案實時查閱。⑩支持分權(quán)限管理，相應(yīng)業(yè)務(wù)人員、財務(wù)人員智能查閱自己權(quán)限的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)安全。

3.2.1 銀行回單數(shù)據(jù)自動收集整理

銀行回單系統(tǒng)自動與銀行進行數(shù)據(jù)交互，獲取相關(guān)回單數(shù)據(jù)并形成臺賬。電子會計檔案管理系統(tǒng)每晚從醫(yī)院專線銀行前置機上獲取到銀行回單文件數(shù)據(jù)，同時從銀行數(shù)據(jù)報文接口獲取到憑證回單的數(shù)據(jù)流信息，根據(jù)相關(guān)信息自動匹配回單數(shù)據(jù)及具體單據(jù)，形成回單數(shù)據(jù)臺賬以供查詢，有效替代了人工信息整理匹配工作，極大地降低了人工匹配的工作量及差錯風(fēng)險，提高了銀行回單管理的智能化水平及及時性。

圖1 XH醫(yī)院電子會計檔案管理總架構(gòu)圖

3.2.2 發(fā)票O(jiān)CR識別、驗真及管理

發(fā)票管理系統(tǒng)通過OCR識別、稅務(wù)系統(tǒng)驗真、關(guān)聯(lián)發(fā)票狀態(tài)自動變更等全面實現(xiàn)了紙質(zhì)發(fā)票的電子化管理。各類紙質(zhì)發(fā)票均可通過OCR識別進行錄入，在拍照留存發(fā)票影像的同時自動識別并錄入發(fā)票的關(guān)鍵信息，方便發(fā)票隨時錄入保存，降低了管理不善導(dǎo)致憑證丟失的風(fēng)險。同時，發(fā)票錄入時自動調(diào)用稅務(wù)系統(tǒng)發(fā)票查驗接口，對發(fā)票的真實性進行官方查驗，僅允許通過查驗的發(fā)票進入發(fā)票系統(tǒng)，從源頭上杜絕虛假發(fā)票風(fēng)險。發(fā)票錄入時記錄歸屬人，通過強大的權(quán)限管理系統(tǒng)保證發(fā)票信息的安全性，包括信息安全及不被冒用。同時與各類報銷流程集成，自動根據(jù)流程狀態(tài)凍結(jié)、釋放或核銷發(fā)票，實時同步發(fā)票狀態(tài)，使發(fā)票管理更加清晰高效。

3.2.3 合同管理系統(tǒng)

合同管理平臺建立了從合同簽訂到付款的全生命周期檔案管理模式，包含合同文件、合同審批文件、經(jīng)辦人、相對方、有效期、收付款計劃等。合同管理人員可通過合同管理系統(tǒng)便捷地通過各類信息查詢到所需合同，并能夠關(guān)聯(lián)查看合同各關(guān)鍵信息及資料，保證了實際處理合同相關(guān)事務(wù)時的信息完備性。

3.2.4 網(wǎng)報單信息數(shù)據(jù)及電子CA憑證數(shù)據(jù)等整合管理

全面整合網(wǎng)報平臺數(shù)據(jù)及CA憑證數(shù)據(jù)，統(tǒng)一入口查詢關(guān)聯(lián)信息，優(yōu)化了多平臺切換操作復(fù)雜、賬號繁多難以管理的問題，發(fā)揮會計憑證電子檔案管理的優(yōu)勢。

3.2.5 財會收付全數(shù)據(jù)看板

系統(tǒng)可對會計憑證按照日期、憑證類型、發(fā)票、銀行回單、合同類型等維度進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和展示，提供可視化的數(shù)據(jù)看板及表格報表，便于管理者實時、全面掌握醫(yī)院財務(wù)狀態(tài)。同時，電子檔案管理平臺提供了數(shù)據(jù)中心，能夠快速地將檔案管理各模塊數(shù)據(jù)以及各個異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)匯總處理，生成相關(guān)報表。

電子會計檔案管理系統(tǒng)不僅僅是一個數(shù)據(jù)集成系統(tǒng)，它更是利用會計大數(shù)據(jù)分析與處理技術(shù)，有效優(yōu)化和解決了會計檔案數(shù)據(jù)分散、信息重復(fù)整理等痼疾，整合串聯(lián)了各類重要信息，形成了可量化、可視化、可評估、可追溯、可優(yōu)化的數(shù)字閉環(huán)，為運營管理、決策分析提供有力支撐。

3.2.6 全文檢索

系統(tǒng)具備全文檢索的能力，可統(tǒng)一進行全平臺各類文件的搜索，包含文件標(biāo)題及內(nèi)容、憑證信息等。同時系統(tǒng)支持多維度查詢電子檔案，可通過電子憑證查閱到關(guān)聯(lián)的合同、電子回單等信息，也可通過合同或電子回單查閱到對應(yīng)的電子憑證，做到互相穿透、閉環(huán)串聯(lián)。

3.3 XH醫(yī)院電子會計檔案的系統(tǒng)集成

近年來，XH醫(yī)院一直致力于會計信息化的發(fā)展，2017年上線SAP系統(tǒng)用于會計核算等功能，2018年上線財務(wù)綜合服務(wù)平臺用于網(wǎng)上報銷等線上流程，上線發(fā)票管理平臺推進電子發(fā)票進程，2019年上線合同管理平臺。電子會計檔案管理系統(tǒng)在搭建時，一方面對于已有的電子數(shù)據(jù)，通過規(guī)范的數(shù)據(jù)接口，進行數(shù)據(jù)的集成和傳遞，具體包括SAP平臺、財務(wù)綜合服務(wù)平臺、電子發(fā)票管理平臺、合同管理平臺、供應(yīng)商管理平臺等。另一方面，對于歷史紙質(zhì)數(shù)據(jù)，工作人員使用掃描儀將其掃描成電子影像，形成實體影像庫，方便查取和調(diào)閱[13]。電子會計資料庫和實體影像庫，共同構(gòu)成電子會計檔案管理系統(tǒng)。

圖2 XH醫(yī)院電子會計檔案可視化看板

圖3 XH醫(yī)院系統(tǒng)集成總體架構(gòu)

4 電子會計檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用建議

4.1 提升會計檔案利用服務(wù)質(zhì)量

電子會計檔案管理系統(tǒng)的搭建，其目的：①管理檔案，②利用檔案。如何提升會計檔案利用服務(wù)質(zhì)量是在系統(tǒng)搭建的頂層設(shè)計和細節(jié)規(guī)劃時就需前置考慮的，一旦系統(tǒng)搭建完成再回頭修改，則需耗費大量人力物力。根據(jù)XH醫(yī)院電子會計檔案管理系統(tǒng)的實踐經(jīng)驗，筆者建議：①系統(tǒng)在獲取數(shù)據(jù)或接入數(shù)據(jù)時，需盡量拓寬數(shù)據(jù)維度和提高數(shù)據(jù)明細顆粒度，為日后會計檔案的利用打下基礎(chǔ)；②電子會計檔案管理系統(tǒng)需盡可能與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相兼容，做到互聯(lián)互通，根據(jù)權(quán)限數(shù)據(jù)共享，方能更大程度地發(fā)揮會計檔案的利用服務(wù)價值。

4.2 從會計信息化到會計智能化

2022年7月29日，科技部等六部門印發(fā)的《關(guān)于加快場景創(chuàng)新以人工智能高水平應(yīng)用促進經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展的指導(dǎo)意見》，我國人工智能技術(shù)快速發(fā)展、數(shù)據(jù)和算力資源日益豐富、應(yīng)用場景不斷拓展，為開展人工智能場景創(chuàng)新奠定了堅實基礎(chǔ)。但仍存在對場景創(chuàng)新認識不到位、重大場景系統(tǒng)設(shè)計不足、場景機會開放程度不夠、場景創(chuàng)新生態(tài)不完善等問題[14]。

在電子會計檔案管理領(lǐng)域，會計信息化的未來發(fā)展趨勢是會計信息標(biāo)準(zhǔn)化、處理全程自動化、內(nèi)外系統(tǒng)集成化、信息提供頻道化、會計組織共享化、業(yè)財深度一體化。只有借助智能化的思路和手段，電子會計檔案才能從信息化階段進階到智能化階段[15]。拓展電子會計檔案與其他應(yīng)用場景的結(jié)合與創(chuàng)新，與本單位會計智能化發(fā)展形成良性循環(huán)，更好地支撐醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

4.3 強化電子會計檔案安全管理

電子會計檔案是單位財務(wù)資料的歸集存儲中心和再利用中心。①財務(wù)數(shù)據(jù)很多都涉密，如果安全性達不到要求，則很多單位寧愿選擇傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理手段，而無法推進電子會計檔案的發(fā)展；②數(shù)據(jù)在安全范圍內(nèi)互聯(lián)共享，打破信息孤島，才能挖掘發(fā)揮大數(shù)據(jù)的價值[16]，這又對電子會計檔案提出了更高的要求。

強化電子會計檔案的安全管理，建議從以下幾個方面著手。①強化管理制度建設(shè)。XH醫(yī)院財務(wù)工作多年來一直堅持以制度管事、以制度管人，電子會計檔案的數(shù)據(jù)歸檔、借閱出庫入庫、應(yīng)急處理預(yù)案等，都需建章立制。②強化硬件設(shè)備管理。在電子會計檔案的存儲介質(zhì)選擇上，可以采用高性能介質(zhì)。其次，針對數(shù)據(jù)信息檔案，應(yīng)當(dāng)及時進行異地容災(zāi)，確保數(shù)據(jù)安全，謹防信息丟失[17]。③強化安全技術(shù)保障[18]。單位可選擇多重安全技術(shù)來有效保障電子會計檔案的安全性，優(yōu)化防護墻技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，同時強化身份認證技術(shù)，確保只有授權(quán)用戶才能進入系統(tǒng)。