陳惠瓊

（福建農(nóng)林大學(xué)，福建福州 350002）

智慧校園是指利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理和校園生活等信息資源共享，或者以大數(shù)據(jù)為平臺，實現(xiàn)學(xué)校信息資源的電子數(shù)據(jù)互融互通，為學(xué)校建設(shè)發(fā)展提供高效、精準(zhǔn)的信息服務(wù)[1]。高校學(xué)籍檔案是記錄學(xué)生學(xué)習(xí)情況和學(xué)習(xí)經(jīng)歷的原始文件材料，主要的存在形式包括新生錄取花名冊、成績單、畢業(yè)生花名冊和學(xué)位授予登記表等，是學(xué)校教學(xué)檔案的重要組成部分[2]。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和智慧校園的建設(shè)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人工手動查檔與用戶利用需求不匹配，嚴(yán)重限制學(xué)校管理部門的工作效率及檔案的利用效率。為了緩解現(xiàn)場手工查檔效率低和學(xué)籍檔案利用需求高的矛盾，高校檔案館（室）必須加快檔案數(shù)字化、信息化的轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)安全、有效的電子查檔、線上查檔，提高檔案工作人員的工作效率和服務(wù)水平，更好、更高效地為師生、校友及社會服務(wù)，實現(xiàn)智慧校園建設(shè)目標(biāo)。

1 學(xué)籍檔案信息化的新要求

隨著計算機科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案數(shù)字化的普及與應(yīng)用，檔案工作人員雖能及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念，建立互聯(lián)網(wǎng)思維，但受個人業(yè)務(wù)能力和現(xiàn)有硬件條件的限制，使得檔案數(shù)字化前進的步伐受到阻礙。以福建農(nóng)林大學(xué)為例，現(xiàn)存的紙質(zhì)學(xué)籍檔案達30 多萬件，加上畢業(yè)生數(shù)量逐年遞增，每年接收的紙質(zhì)學(xué)籍檔案超過1 萬件，存儲方式也逐漸從單套制向雙套制轉(zhuǎn)變。此外，已畢業(yè)的校友由于職務(wù)晉升、職稱評聘、出國留學(xué)等原因，對學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證和成績單的需求越來越大。還有，在檔案數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型中需要更先進的查檔服務(wù)方式來滿足用戶的不同利用需求。因此，近年來學(xué)校對檔案館（室）的硬件條件和工作人員的管理服務(wù)素質(zhì)提出越來越高的要求。

1.1 提高檔案館（室）硬件和軟件條件

為了加快檔案的數(shù)字化和電子化，積極推進“存量數(shù)字化，增量電子化”的工作目標(biāo)，檔案館（室）必須擁有較為先進的檔案管理信息系統(tǒng)和高清掃描儀等硬件設(shè)備，同時應(yīng)該引進具備扎實檔案專業(yè)知識的檔案工作人員和計算機技術(shù)專業(yè)人員，著重培養(yǎng)檔案和計算機專業(yè)的復(fù)合型人才。不僅如此，檔案工作人員需要定期接受網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)或者線下檔案培訓(xùn)，積極參加各種研討會，向兄弟院校交流學(xué)習(xí)經(jīng)驗，提升自身的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)。檔案館（室）可將檔案工作人員在培訓(xùn)中的成績及其在日常工作中的表現(xiàn)歸納入常規(guī)考核中[3]，以此提高檔案工作人員的整體素養(yǎng)，推進檔案信息化建設(shè)。

1.2 保證學(xué)籍檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

2020年6月20日修訂的 《中華人民共和國檔案法》特別增加了“檔案信息化建設(shè)”的章節(jié)，并強調(diào)：“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！盵4]為了保證學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案工作人員必須熟悉數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范及其操作流程，結(jié)合本單位的實際情況，制定規(guī)范化的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字技術(shù)參數(shù)。數(shù)字化過程中檔案工作人員可通過自主學(xué)習(xí)和經(jīng)驗交流，嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化的操作規(guī)程，保障檔案實體安全、信息完整和檔案原貌的同時，確保檔案的電子數(shù)據(jù)安全、技術(shù)參數(shù)準(zhǔn)確性、數(shù)字格式正確性，把控掃描后的圖片質(zhì)量和存儲格式[5],將學(xué)籍檔案數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，做到有法可依、有法必依，從而順利地開展檔案信息化工作。

1.3 強化檔案安全責(zé)任意識

檔案信息化建設(shè)，必須提高檔案工作人員的能力素質(zhì)和安全責(zé)任意識。不僅要保證檔案實體載體的完整齊全，也要保障檔案電子數(shù)據(jù)的存儲和利用安全。對此，筆者有兩個建議：一是提高檔案工作人員的安全意識。檔案工作人員要加強保密教育，注重保護學(xué)籍檔案的個人信息，不可隨意公開或者泄露信息[6]。例如，很多應(yīng)屆畢業(yè)生或者已畢業(yè)的校友因就業(yè)、出國或者晉升等需要復(fù)印普通高等學(xué)校的招生錄取名單。檔案工作人員務(wù)必將在同一張紙上的其他同學(xué)的基本信息遮蓋，防止造成他人的個人信息泄露。再者，如果檔案數(shù)字化工作委托檔案數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)開展，務(wù)必與服務(wù)機構(gòu)簽訂保密協(xié)議并加強相關(guān)保密教育。二是保證電子數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)安全是檔案信息化和檔案利用的前提，為了防止數(shù)據(jù)丟失，保證數(shù)據(jù)安全，數(shù)字化過程中要嚴(yán)格按照要求進行處理，保護好各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，及時對電子數(shù)據(jù)進行移交和備份[7]。

2 學(xué)籍檔案信息化管理的創(chuàng)新意義

高校學(xué)籍檔案有入學(xué)成績、在校學(xué)習(xí)經(jīng)歷和畢業(yè)信息等相關(guān)文件材料，其內(nèi)容包含了新生入學(xué)成績單、在校學(xué)習(xí)過程成績、獎勵處分材料、學(xué)籍異動、論文答辯、畢業(yè)離校和畢業(yè)信息等材料。高?？梢院侠砝弥腔坌@信息資源平臺，加強信息融合利用，方便校友認(rèn)證學(xué)歷、學(xué)位信息，助力檔案遠程利用服務(wù)。

2.1 信息資源融合利用

高校檔案館可以利用互聯(lián)網(wǎng)搭建學(xué)校教學(xué)、科研、管理等信息系統(tǒng)平臺，并積極和學(xué)校OA 管理系統(tǒng)、研究生教務(wù)處學(xué)籍管理系統(tǒng)、財務(wù)處管理系統(tǒng)等對接，以智慧校園建設(shè)為契機，有效地進行信息資源整合，深度挖掘高價值信息，為學(xué)校建設(shè)發(fā)展服務(wù)。高校檔案館（室）要積極和學(xué)校教務(wù)處學(xué)籍管理系統(tǒng)對接，快速獲取學(xué)籍檔案中學(xué)生個人信息、家庭背景、入學(xué)前單位、專業(yè)、學(xué)習(xí)成績、畢業(yè)信息、就業(yè)單位等重要信息，然后通過計算機技術(shù)對信息進行統(tǒng)計、對比、重組和分析[8]，建立校友信息數(shù)據(jù)庫，為校友會審核校友信息提供依據(jù)。比如，疫情開放初期，學(xué)校對進出校園人員審核比較嚴(yán)格，為了減少審批程序方便校友回校，福州多所高校推出電子校友卡。曾在校學(xué)習(xí)或者工作的校友，可關(guān)注微信公眾號“福建農(nóng)林大學(xué)校友之家”，根據(jù)提示填寫基本畢業(yè)信息，申請電子校友卡。學(xué)校校友會可利用校友信息數(shù)據(jù)庫，自動審核，提升校友會的工作效率。還有，學(xué)?？梢岳眯Ｓ研畔?shù)據(jù)庫挖掘杰出校友、名師校友，為校友會獲取校友信息服務(wù)和實名認(rèn)證提供電子數(shù)據(jù)庫，為學(xué)校建設(shè)發(fā)展儲備力量，逐步實現(xiàn)智慧校園的信息資源融合。

2.2 助力學(xué)籍檔案利用服務(wù)

檔案保護和管理的最終目的是通過檔案的利用使其價值得以實現(xiàn)。學(xué)籍檔案的保存更是為了服務(wù)社會、校友、師生。學(xué)籍檔案信息化管理可以全面提高檔案利用時效性和全面性。檔案信息化可以助力學(xué)籍檔案利用：（1）方便學(xué)歷、學(xué)位信息認(rèn)證。校友為了晉升、出國、升學(xué)等需要學(xué)歷、學(xué)位信息認(rèn)證，檔案工作人員可以利用電子數(shù)據(jù)直接審核教育部學(xué)生服務(wù)與素質(zhì)發(fā)展中心的學(xué)歷學(xué)位信息和成績單；（2）開通遠程利用服務(wù)開具學(xué)歷、學(xué)位證明。學(xué)籍檔案數(shù)字化可以為遠程利用提供電子數(shù)據(jù)庫，加快實現(xiàn)“云服務(wù)”。校友可以直接線上申請或者直接下載蓋有電子簽章的學(xué)歷學(xué)位證明和成績單，實現(xiàn)“零距離”“少走路”“隨時隨地獲取”的便民服務(wù)。這是從傳統(tǒng)手工查檔向人工智能化、電子化查檔利用的重大轉(zhuǎn)變，也具有檔案電子化、數(shù)字化的重大意義。

3 檔案信息化管理轉(zhuǎn)型中學(xué)籍檔案管理創(chuàng)新思考

為了提高檔案查檔效率和服務(wù)質(zhì)量，解決學(xué)籍檔案需求利用率高和傳統(tǒng)手工查檔效率低的矛盾，檔案館（室）必須加快檔案信息化建設(shè)，完善學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)制度，積極推進學(xué)籍檔案數(shù)字化，加快接收電子學(xué)籍檔案，在保證學(xué)籍檔案電子數(shù)據(jù)安全的情況下，實現(xiàn)多元化、多渠道和多方式的創(chuàng)新利用模式。筆者結(jié)合學(xué)校的經(jīng)驗?zāi)Ｊ?，提出以? 點建議，以助力學(xué)籍檔案信息化管理。

3.1 完善學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)制度

積極推進學(xué)籍檔案數(shù)字化，需要加強檔案數(shù)字化制度建設(shè)，為推進檔案信息化和智能化提供依據(jù)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子檔案歸檔管理辦法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，結(jié)合本校的校情、校史重新修訂了本校檔案管理辦法，完善檔案數(shù)字建設(shè)制度，幫助檔案信息化建設(shè)與學(xué)校智慧校園建設(shè)同步進行，加快推進數(shù)字檔案室建設(shè)，確保高校數(shù)字化檔案管理工作能夠全方面開展。主要的舉措和需求如下：第一，檔案工作人員和職能部門兼職檔案員要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度結(jié)合本校本部門實際情況制定檔案管理制度，確保在開展數(shù)字化檔案管理工作的過程中能夠做到有據(jù)可依。第二，學(xué)校主管部門要將檔案數(shù)字化、電子化管理工作歸納到學(xué)校日常工作中，針對在開展管理工中發(fā)現(xiàn)的問題進行針對性分析，并制定解決對策，進而提升整個檔案管理工作效率。第三，紙質(zhì)檔案和移交電子文件務(wù)必保證一致。職能部門移交的紙質(zhì)檔案和電子文件要同步歸檔，并保證一一對應(yīng)。比如，高校教務(wù)處學(xué)籍管理系統(tǒng)可進行技術(shù)處理打印蓋有法律效力的電子簽章的紙質(zhì)成績單用于存檔，同時移交與紙質(zhì)存檔一致的蓋有電子簽章的可行、可信、可靠、合規(guī)的電子成績單[9]。

3.2 加快學(xué)籍檔案數(shù)字化電子化

為了促進傳統(tǒng)手工查檔向電子查檔轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)“云服務(wù)”，必須加快學(xué)籍檔案數(shù)字化，實現(xiàn)“存量數(shù)字化、增量電子化”的目標(biāo)，有效提高學(xué)籍檔案的查檔效率和服務(wù)質(zhì)量。一是做好學(xué)籍檔案數(shù)字化。學(xué)校通過全面評估、綜合分析和調(diào)研學(xué)習(xí)后，采用自主掃描完成庫房紙質(zhì)成績單的掃描工作，做好紙質(zhì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)電子化利用。二是加快接收電子學(xué)籍檔案。本校在積極推進電子簽章的使用，研究生院教務(wù)處學(xué)籍管理部門可利用計算機技術(shù)手段自動生成蓋有電子簽章的學(xué)籍材料，無需打印后蓋章，再耗時耗力掃描為電子文件，減少財力物力的浪費，提高檔案工作效率。

3.3 保證學(xué)籍檔案電子數(shù)據(jù)安全

為了保證電子學(xué)籍卡的存儲安全和遠程利用過程中隱私保護，學(xué)校將學(xué)籍檔案獨立分庫，控制電子數(shù)據(jù)庫使用權(quán)限。主要的舉措如下：一是單獨設(shè)立電子利用數(shù)據(jù)庫。將教學(xué)檔案庫中的學(xué)籍檔案分成錄取花名冊、成績單、研究生學(xué)位授予登記表、畢業(yè)生花名冊，并將其與其他檔案管理庫分開，遠程利用系統(tǒng)只能訪問這些數(shù)據(jù)庫，用戶也只能看到自己的信息，保護了用戶的個人隱私。并且下載利用材料中的電子簽章是經(jīng)計算機加密技術(shù)處理過，具有法律效力，是安全、合法、合規(guī)的[10]。二是控制電子數(shù)據(jù)庫使用權(quán)限。為了保證檔案數(shù)據(jù)的原始性和準(zhǔn)確性，防止檔案電子數(shù)據(jù)有意無意被修改，檔案館應(yīng)將檔案系統(tǒng)的使用權(quán)限控制在最小的范圍內(nèi)，僅給檔案工作人員和職能部門的兼職檔案員修改權(quán)限。

3.4 學(xué)籍檔案利用服務(wù)模式創(chuàng)新

在檔案數(shù)字化的背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工查檔已不能滿足新時代查檔的需求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案查詢，是檔案工作人員根據(jù)查檔人員提供的畢業(yè)證書或者學(xué)位證書和身份證，鎖定用戶的畢業(yè)年份、專業(yè)、姓名等基本信息，查找出相關(guān)材料存放在庫房的位置，然后檔案工作人員再去庫房對應(yīng)的密集架取紙質(zhì)檔案材料，再回辦公室復(fù)印后加蓋公章，供其利用。如此費時費力效率低下的手工查檔方式不能滿足非在校校友的查檔需求。為了緩解利用頻率高和手工查檔效率低的矛盾，檔案館（室）應(yīng)創(chuàng)新多元化、多渠道利用服務(wù)方式。（1）線上預(yù)約、郵件郵寄利用。該方式是疫情暴發(fā)后但尚未開通遠程利用時，最常見也最重要的查詢方式。用戶可以通過電話咨詢，然后通過郵件將畢業(yè)證書或者學(xué)位證書和身份證等查檔憑證發(fā)送給檔案館（室），工作人員核實信息后，將蓋有檔案專用章的掃描件回復(fù)給用戶或者將紙質(zhì)材料郵寄給對方。（2）實現(xiàn)遠程利用。為了提高查檔效率，滿足無法到現(xiàn)場辦理業(yè)務(wù)的校友需求，很多高校檔案館開通了遠程查檔利用服務(wù)。用戶只需登錄遠程利用軟件系統(tǒng)并根據(jù)提示上傳查檔憑證，經(jīng)檔案工作人員審核后即可下載蓋有電子簽章的相關(guān)文件材料。（3）利用微信公眾號線上即時打印。在智慧校園的背景下，為了滿足學(xué)生隨時隨地打印成績單，福建農(nóng)林大學(xué)2010 屆之后的本科畢業(yè)生，可關(guān)注學(xué)校微信公眾號，點擊智慧校園，根據(jù)提示輸入驗證信息，即可登錄下載本人蓋有電子簽章的成績單或者學(xué)歷學(xué)位證明。2012年（含）至今已畢業(yè)的全日制碩士生、博士生，可登錄福建農(nóng)林大學(xué)研究生院網(wǎng)站教育管理系統(tǒng)，打印成績單、學(xué)歷學(xué)位證明。學(xué)籍檔案利用的多模式、多渠道創(chuàng)新，不但減輕檔案工作人員的工作量，節(jié)約了時間成本，而且方便用戶查檔，提高了服務(wù)的便捷性和時效性。

4 結(jié)束語

高校以智慧校園建設(shè)為依托，積極推進學(xué)籍檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。雖然，這對高校的軟硬件和管理模式提出更高的要求，但是對傳統(tǒng)手工查檔向電子化、信息化模式轉(zhuǎn)型，多元化、多渠道檔案服務(wù)利用有著重大意義。高校檔案管理部門轉(zhuǎn)變檔案數(shù)字化管理理念，積極完善學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)制度，加快做好學(xué)籍檔案的數(shù)字化、電子化，獨立設(shè)置電子數(shù)據(jù)利用庫和控制電子數(shù)據(jù)使用權(quán)限保證學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)安全，創(chuàng)新學(xué)籍檔案的利用模式，優(yōu)化軟件平臺和管理模式，為學(xué)校高質(zhì)量檔案服務(wù)做貢獻。