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        檔案庫房管理存在的問題及探討

        2023-02-03 10:15:44毛國蘭
        檔案天地 2023年1期
        關鍵詞:庫房規(guī)章制度溫濕度

        ■毛國蘭

        一、引言

        檔案是指過去和現(xiàn)在的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄[1]。習近平總書記指出:“檔案工作是一項非常重要的工作,經驗得以總結,規(guī)律得以認識,歷史得以延續(xù),各項事業(yè)得以發(fā)展,都離不開檔案。”而檔案庫房是各單位專門保存各類檔案的場所,其管理工作做得好與不好將直接影響檔案的安全,庫房安全則檔案安全,所以檔案庫房管理也是檔案管理工作的核心與重點。雖然檔案庫房管理工作看似簡單、容易,實際上專業(yè)性強,工作任務繁雜,需要靈活掌握相關的度,才能達到安全且高效的目標。目前,關于檔案庫房管理的計算機技術和現(xiàn)代化管理手段層出不窮,但是某些基層檔案庫房管理在一定程度上還存在著一些問題,不容忽視。

        二、庫房管理規(guī)章制度問題及建議

        規(guī)章制度一直是規(guī)范人類行為的標尺,也是規(guī)范管理的必要手段,檔案庫房管理工作也不例外。但是部分檔案館成立至今幾十年,卻仍舊沒有明確的檔案庫房管理制度,造成庫房管理行為無章可循,管理隨意性較大,規(guī)范化較差。

        為了讓檔案庫房的各項管理工作有序且高效,建議各級檔案館在國家關于檔案庫房管理方面的法律法規(guī)和行業(yè)標準大框架下,盡快健全自身的檔案庫房管理相關規(guī)章制度體系。對于缺失的檔案庫房規(guī)章制度,盡快編制完成;對于不合時宜的檔案庫房規(guī)章制度,盡快修訂完善。在完善各項檔案庫房規(guī)章制度時,應充分考慮自身實際需要,使其具有切實可行的實際操作性。同時,檔案庫房管理規(guī)章制度應針對所涉及的對象形成一個完整的規(guī)章制度體系,應包含但不限于工作人員出入庫、檔案出入庫、檔案庫房溫濕度管理、庫房盤查、安全檢查、庫房保潔、應急預案等管理制度。建立和完善檔案庫房管理規(guī)章制度,細化庫房管理職責,能讓檔案管理工作有遵循依據(jù)。此外,制度、職責上墻,讓檔案工作人員知悉規(guī)范的流程,發(fā)揮制度的約束作用。

        三、溫濕度問題及建議

        檔案庫房是保存檔案的基地,也是維護檔案安全、延長檔案壽命的基本物質條件。但是,檔案庫房能否真正起到保護檔案的作用,檔案庫房的溫濕度條件是重要的先決條件之一?!稒n案館建筑設計規(guī)范》中規(guī)定檔案庫房的最佳溫度是14-24℃,最佳相對濕度是45—60%,并且晝夜溫差不大于±2℃,相對濕度差不大于±5%。只有在最佳的溫濕度條件下,才能既延長檔案壽命又能有效抑制蟲霉的生長。但影響檔案庫房溫濕度的因素有很多方面,故檔案庫房溫濕度很難維持在規(guī)定的范圍內。一方面,有些檔案庫房的設計和建筑結構不符合溫濕度控制要求,比如有的檔案庫房沒有設計過渡間,有的門窗密閉性較差,有的檔案庫房墻體未作加厚處理等。另一方面,有的檔案庫房配置了溫濕度自動記錄儀,可以實現(xiàn)檔案庫房溫濕度實時記錄,但是溫濕度自動記錄儀僅僅記錄數(shù)據(jù),并不能實時調節(jié)和控制溫濕度,造成檔案庫房的溫濕度處于失控狀態(tài)。以北京某基層檔案庫房2021年11月—2022年10月(12個月)記錄的溫濕度為例,記錄數(shù)據(jù)按月統(tǒng)計如表1所示。

        表1 2021—2022年溫濕度統(tǒng)計表

        由表可見,單從溫度來看,一年中有五個月(5月-9月)溫度不達標,七個月溫度達標;單從相對濕度來看,一年中有九個月相對濕度不達標,三個月(6月中旬-9月中旬)相對濕度達標;綜合溫度和相對濕度來看,一年中沒有一個月是達標的。這樣的溫濕度環(huán)境,對于紙質檔案的保存來說,是非常不容樂觀的現(xiàn)狀。

        鑒于溫濕度控制對于保存檔案具有極其重要的意義,因此應積極改變現(xiàn)狀。第一,檔案庫房建筑設計不合理的,建議盡量按照《檔案館建筑設計規(guī)范》要求進行必要的改造,比如檔案庫房沒有設置過渡間,可以加裝空氣幕或封閉外廊。檔案庫房門窗密閉性差,應提級(至少提高一級)改造等。第二,檔案庫房沒有自動調節(jié)溫濕度設備,建議加裝空調,或者按檔案庫房面積大小配置相應規(guī)格的除濕設備和加濕設備,并且調節(jié)設備應當適時開啟使用,實現(xiàn)溫濕度的合理調控。第三,在檔案庫房外圍可以種植植物,綠色植物不僅能起到降溫降濕作用,還能吸收太陽輻射、紫外線以及吸附灰塵、有害氣體等。

        四、消防管理問題及建議

        2018年9月巴西國家博物館,2019年4月法國巴黎圣母院,均在剎那間火光萬丈,造成的文化損失無法用金錢衡量,這也為檔案庫房的消防管理拉響警鐘。當前,由于各級檔案館資金、庫房大小以及重視程度不同,檔案庫房配備的消防設施也大不相同,有的檔案庫房門及緩沖間的門不全是甲級防火門,不符合消防要求;有的檔案庫房還是辦公區(qū)域的噴淋滅火系統(tǒng),一旦發(fā)生火災將對紙質檔案會造成不可逆轉的損失。此外,有些檔案館有詳盡的應急預案,卻沒有定期組織檔案庫房應急演練,一旦火災發(fā)生,人員心理戰(zhàn)線容易崩潰,無法沉著應戰(zhàn)。

        鑒于火災事故極強的毀滅性,建議各級檔案館嚴格按照《檔案館建筑設計規(guī)范》《建筑設計防火規(guī)范》等相關要求,在檔案庫房里配備完善的消防設施及設備。《機關檔案管理規(guī)范》(國家檔案局13號令)中第二十條規(guī)定:“檔案庫房應當配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同,可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門,配備火災自動報警設備”[2]。因此,對于不符合要求的庫房門和滅火系統(tǒng)應盡快改造,檔案庫房門統(tǒng)一改為甲級防火門;滅火系統(tǒng)建議盡量改成高壓細水霧滅火系統(tǒng)或潔凈氣體滅火系統(tǒng),以此減少檔案庫房的消防隱患。此外,建議檔案館定期組織檔案庫房消防應急演練,讓每一位出入庫房的工作人員都熟悉消防設備及設施的安全使用,爭取寶貴的搶救和逃生時間。最后,人、責任心和消防安全意識都是第一位的,只有充分認識到這些才能真正讓高科技且先進的消防設施發(fā)揮應有作用,確保檔案庫房的消防安全。

        五、職業(yè)健康問題及建議

        檔案庫房由于溫濕度的特殊要求,一般要求庫房門窗盡可能密閉,再加上為了防治蟲霉而投放殺蟲滅菌產品,這樣,長時間的空氣不流通會直接造成檔案庫房空氣嚴重污染。首先是放射性氣體——氡,氡是一種放射性惰性氣體,在通風條件良好的建筑物中,氡大多隨空氣流動而消散,但如果長期密封門窗,空氣中氡的濃度就會逐漸增加,形成職業(yè)健康隱患。其次,大多數(shù)檔案上面有粉塵、細菌、霉菌、塵螨等,長期接觸容易引起皮膚瘙癢。為了防治蟲霉而投放的各種殺蟲滅菌產品,也加重了檔案庫房空氣污染程度。最后,還有一些裝修材料散發(fā)出來的甲醛、SO2、三苯等,長期密閉造成聚集濃度較高,加重庫內空氣污染。以上種種,對于經常進出庫房的檔案工作人員來說,容易引起皮膚過敏、鼻炎、塵肺病、職業(yè)中毒等,嚴重影響其職業(yè)健康。

        檔案庫房的空氣污染對人體的危害是長期緩慢的、逐漸積淀形成的,具有某些不可逆性,應當引起重視,研究解決辦法。為保障檔案工作人員職業(yè)健康,可以從以下方面入手。首先,為了改善檔案庫房的空氣質量,建議盡量做好檔案庫房內外空氣的流通,可以采取開窗通風,但要注意把握時機,只有在室外溫濕度和庫房內溫濕度相差不大,風力較小、空氣清新的情況下,才可以開窗通風,且一般只能小面積通風。其次,條件允許的單位也可以在檔案庫房內安裝新風系統(tǒng)來改善庫房空氣質量。最后,檔案工作人員也要多關注行業(yè)動態(tài),進出檔案庫房時主動做好自我防護。這樣,既有利于維持檔案的最佳溫濕度,又有利于檔案工作人員的從業(yè)健康。

        六、結束語

        檔案庫房管理作為檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié),需要各單位人力、物力、財力的鼎力相持。倘若涉及建筑或系統(tǒng)改造的經費不能一步到位,建議根據(jù)輕重緩急分批次申請經費。檔案庫房是檔案安全的底線保障,只有科學、合理、規(guī)范地做好檔案庫房管理工作,才能更好延長各類檔案的保存及使用年限,真正踐行“為黨管檔、為國守史、為民服務”的光榮使命。

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