■毛國蘭

一、引言

檔案是指過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄[1]。習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”而檔案庫房是各單位專門保存各類檔案的場所，其管理工作做得好與不好將直接影響檔案的安全，庫房安全則檔案安全，所以檔案庫房管理也是檔案管理工作的核心與重點。雖然檔案庫房管理工作看似簡單、容易，實際上專業(yè)性強，工作任務(wù)繁雜，需要靈活掌握相關(guān)的度，才能達到安全且高效的目標。目前，關(guān)于檔案庫房管理的計算機技術(shù)和現(xiàn)代化管理手段層出不窮，但是某些基層檔案庫房管理在一定程度上還存在著一些問題，不容忽視。

二、庫房管理規(guī)章制度問題及建議

規(guī)章制度一直是規(guī)范人類行為的標尺，也是規(guī)范管理的必要手段，檔案庫房管理工作也不例外。但是部分檔案館成立至今幾十年，卻仍舊沒有明確的檔案庫房管理制度，造成庫房管理行為無章可循，管理隨意性較大，規(guī)范化較差。

為了讓檔案庫房的各項管理工作有序且高效，建議各級檔案館在國家關(guān)于檔案庫房管理方面的法律法規(guī)和行業(yè)標準大框架下，盡快健全自身的檔案庫房管理相關(guān)規(guī)章制度體系。對于缺失的檔案庫房規(guī)章制度，盡快編制完成；對于不合時宜的檔案庫房規(guī)章制度，盡快修訂完善。在完善各項檔案庫房規(guī)章制度時，應(yīng)充分考慮自身實際需要，使其具有切實可行的實際操作性。同時，檔案庫房管理規(guī)章制度應(yīng)針對所涉及的對象形成一個完整的規(guī)章制度體系，應(yīng)包含但不限于工作人員出入庫、檔案出入庫、檔案庫房溫濕度管理、庫房盤查、安全檢查、庫房保潔、應(yīng)急預(yù)案等管理制度。建立和完善檔案庫房管理規(guī)章制度，細化庫房管理職責(zé)，能讓檔案管理工作有遵循依據(jù)。此外，制度、職責(zé)上墻，讓檔案工作人員知悉規(guī)范的流程，發(fā)揮制度的約束作用。

三、溫濕度問題及建議

檔案庫房是保存檔案的基地，也是維護檔案安全、延長檔案壽命的基本物質(zhì)條件。但是，檔案庫房能否真正起到保護檔案的作用，檔案庫房的溫濕度條件是重要的先決條件之一?！稒n案館建筑設(shè)計規(guī)范》中規(guī)定檔案庫房的最佳溫度是14-24℃，最佳相對濕度是45—60%，并且晝夜溫差不大于±2℃，相對濕度差不大于±5%。只有在最佳的溫濕度條件下，才能既延長檔案壽命又能有效抑制蟲霉的生長。但影響檔案庫房溫濕度的因素有很多方面，故檔案庫房溫濕度很難維持在規(guī)定的范圍內(nèi)。一方面，有些檔案庫房的設(shè)計和建筑結(jié)構(gòu)不符合溫濕度控制要求，比如有的檔案庫房沒有設(shè)計過渡間，有的門窗密閉性較差，有的檔案庫房墻體未作加厚處理等。另一方面，有的檔案庫房配置了溫濕度自動記錄儀，可以實現(xiàn)檔案庫房溫濕度實時記錄，但是溫濕度自動記錄儀僅僅記錄數(shù)據(jù)，并不能實時調(diào)節(jié)和控制溫濕度，造成檔案庫房的溫濕度處于失控狀態(tài)。以北京某基層檔案庫房2021年11月—2022年10月（12個月）記錄的溫濕度為例，記錄數(shù)據(jù)按月統(tǒng)計如表1所示。

表1 2021—2022年溫濕度統(tǒng)計表

由表可見，單從溫度來看，一年中有五個月（5月-9月）溫度不達標，七個月溫度達標；單從相對濕度來看，一年中有九個月相對濕度不達標，三個月（6月中旬-9月中旬）相對濕度達標；綜合溫度和相對濕度來看，一年中沒有一個月是達標的。這樣的溫濕度環(huán)境，對于紙質(zhì)檔案的保存來說，是非常不容樂觀的現(xiàn)狀。

鑒于溫濕度控制對于保存檔案具有極其重要的意義，因此應(yīng)積極改變現(xiàn)狀。第一，檔案庫房建筑設(shè)計不合理的，建議盡量按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求進行必要的改造，比如檔案庫房沒有設(shè)置過渡間，可以加裝空氣幕或封閉外廊。檔案庫房門窗密閉性差，應(yīng)提級（至少提高一級）改造等。第二，檔案庫房沒有自動調(diào)節(jié)溫濕度設(shè)備，建議加裝空調(diào)，或者按檔案庫房面積大小配置相應(yīng)規(guī)格的除濕設(shè)備和加濕設(shè)備，并且調(diào)節(jié)設(shè)備應(yīng)當(dāng)適時開啟使用，實現(xiàn)溫濕度的合理調(diào)控。第三，在檔案庫房外圍可以種植植物，綠色植物不僅能起到降溫降濕作用，還能吸收太陽輻射、紫外線以及吸附灰塵、有害氣體等。

四、消防管理問題及建議

2018年9月巴西國家博物館，2019年4月法國巴黎圣母院，均在剎那間火光萬丈，造成的文化損失無法用金錢衡量，這也為檔案庫房的消防管理拉響警鐘。當(dāng)前，由于各級檔案館資金、庫房大小以及重視程度不同，檔案庫房配備的消防設(shè)施也大不相同，有的檔案庫房門及緩沖間的門不全是甲級防火門，不符合消防要求；有的檔案庫房還是辦公區(qū)域的噴淋滅火系統(tǒng)，一旦發(fā)生火災(zāi)將對紙質(zhì)檔案會造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。此外，有些檔案館有詳盡的應(yīng)急預(yù)案，卻沒有定期組織檔案庫房應(yīng)急演練，一旦火災(zāi)發(fā)生，人員心理戰(zhàn)線容易崩潰，無法沉著應(yīng)戰(zhàn)。

鑒于火災(zāi)事故極強的毀滅性，建議各級檔案館嚴格按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》《建筑設(shè)計防火規(guī)范》等相關(guān)要求，在檔案庫房里配備完善的消防設(shè)施及設(shè)備?！稒C關(guān)檔案管理規(guī)范》(國家檔案局13號令)中第二十條規(guī)定：“檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝甲級防火門，配備火災(zāi)自動報警設(shè)備”[2]。因此，對于不符合要求的庫房門和滅火系統(tǒng)應(yīng)盡快改造，檔案庫房門統(tǒng)一改為甲級防火門；滅火系統(tǒng)建議盡量改成高壓細水霧滅火系統(tǒng)或潔凈氣體滅火系統(tǒng)，以此減少檔案庫房的消防隱患。此外，建議檔案館定期組織檔案庫房消防應(yīng)急演練，讓每一位出入庫房的工作人員都熟悉消防設(shè)備及設(shè)施的安全使用，爭取寶貴的搶救和逃生時間。最后，人、責(zé)任心和消防安全意識都是第一位的，只有充分認識到這些才能真正讓高科技且先進的消防設(shè)施發(fā)揮應(yīng)有作用，確保檔案庫房的消防安全。

五、職業(yè)健康問題及建議

檔案庫房由于溫濕度的特殊要求，一般要求庫房門窗盡可能密閉，再加上為了防治蟲霉而投放殺蟲滅菌產(chǎn)品，這樣，長時間的空氣不流通會直接造成檔案庫房空氣嚴重污染。首先是放射性氣體——氡，氡是一種放射性惰性氣體，在通風(fēng)條件良好的建筑物中，氡大多隨空氣流動而消散，但如果長期密封門窗，空氣中氡的濃度就會逐漸增加，形成職業(yè)健康隱患。其次，大多數(shù)檔案上面有粉塵、細菌、霉菌、塵螨等，長期接觸容易引起皮膚瘙癢。為了防治蟲霉而投放的各種殺蟲滅菌產(chǎn)品，也加重了檔案庫房空氣污染程度。最后，還有一些裝修材料散發(fā)出來的甲醛、SO2、三苯等，長期密閉造成聚集濃度較高，加重庫內(nèi)空氣污染。以上種種，對于經(jīng)常進出庫房的檔案工作人員來說，容易引起皮膚過敏、鼻炎、塵肺病、職業(yè)中毒等，嚴重影響其職業(yè)健康。

檔案庫房的空氣污染對人體的危害是長期緩慢的、逐漸積淀形成的，具有某些不可逆性，應(yīng)當(dāng)引起重視，研究解決辦法。為保障檔案工作人員職業(yè)健康，可以從以下方面入手。首先，為了改善檔案庫房的空氣質(zhì)量，建議盡量做好檔案庫房內(nèi)外空氣的流通，可以采取開窗通風(fēng)，但要注意把握時機，只有在室外溫濕度和庫房內(nèi)溫濕度相差不大，風(fēng)力較小、空氣清新的情況下，才可以開窗通風(fēng)，且一般只能小面積通風(fēng)。其次，條件允許的單位也可以在檔案庫房內(nèi)安裝新風(fēng)系統(tǒng)來改善庫房空氣質(zhì)量。最后，檔案工作人員也要多關(guān)注行業(yè)動態(tài)，進出檔案庫房時主動做好自我防護。這樣，既有利于維持檔案的最佳溫濕度，又有利于檔案工作人員的從業(yè)健康。

六、結(jié)束語

檔案庫房管理作為檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，需要各單位人力、物力、財力的鼎力相持。倘若涉及建筑或系統(tǒng)改造的經(jīng)費不能一步到位，建議根據(jù)輕重緩急分批次申請經(jīng)費。檔案庫房是檔案安全的底線保障，只有科學(xué)、合理、規(guī)范地做好檔案庫房管理工作，才能更好延長各類檔案的保存及使用年限，真正踐行“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的光榮使命。