■王 慧

近年來，隨著國家、省、市各級層面對教育事業(yè)的支持力度不斷加大，高?；窘ㄔO和維修改造投入逐漸增加，而相應產生的校園建筑檔案也應做好數字化管理、信息化建設和網絡化規(guī)劃?；谛畔⒒ㄔO要求和“互聯網+”發(fā)展趨勢，結合高校建筑檔案管理實際，如何依托信息技術、利用信息化建設過程中的可借鑒經驗設計智慧管理系統(tǒng)，如何實現資源共享、協(xié)同參與，更好發(fā)揮高校檔案服務的作用等都是我們努力探索和解決的問題。面對新形勢下社會和經濟發(fā)展環(huán)境，高校作為科學研究和教育教學的前沿機構，在適應大數據、智慧化、區(qū)塊鏈、物聯網、云計算等方面具有獨特優(yōu)勢。高校建筑檔案管理系統(tǒng)是在檔案管理基礎上實現管理體制改革，逐步解決高校建筑檔案管理信息化建設中的亟待改進的問題，是信息化社會給予檔案和基建事業(yè)的新挑戰(zhàn)和新契機。

一、高校建筑檔案管理系統(tǒng)建設的必要性

高校建筑檔案是高校檔案管理的一項重要內容，它反映的是新建、改擴建和維修改造校園基礎設施過程中形成為具有保存價值的文字、圖表和聲像資料，具有保存周期長、類目豐富且體量大、專業(yè)技術性強、歷史延續(xù)性等特點。高校建筑檔案的信息化、數字化和智能化建設不僅能提升檔案和基建業(yè)務管理水平，且符合屬地經濟現代化、科技創(chuàng)新等多方面發(fā)展趨勢。

（一）有助于規(guī)范校園既有建筑檔案的保存與利用，提高便捷性和工作效率

高校檔案館存放著大量高校建立、發(fā)展過程中形成的建設工程原始材料，為高校的發(fā)展起到了功不可沒的憑證作用。高校不同歷史時期的總體規(guī)劃和布局體現著學校發(fā)展歷程，尤其是既有建筑中具有代表性意義的校園歷史建筑，其建設檔案更具有文物價值，承載著校園文化的延續(xù)。然而，即便在普遍使用檔案系統(tǒng)進行管理的當下，高校建筑檔案仍以手工管理為主，存在因建設年代久遠而造成的建檔標準和分類標準不一致、錄入存檔不系統(tǒng)、檢索使用困難等現狀，同時涉及校外參建單位、校內基建、檔案、財務、招標采購、后勤、審計等多部門聯動管理，一旦更換建設檔案管理人員，建設詳細情況就難以體現了。檔案管理系統(tǒng)的建設可以有效解決高校既有建筑歷史資料的采集、保存和利用，便于檔案、工程及其他管理人員查詢使用，提高工作效率。

（二）有助于規(guī)范校園在建工程檔案的保存與利用，以資料推動工程建設

基建或維修改造工程的實施全過程都以工程資料的保存和報送為依據，從立項到開始進場施工再到竣工驗收和交付使用，都離不開工程檔案。校園基建和維修規(guī)模不斷增加，日常管理及維修工程愈加頻繁，檔案管理難度也隨之加大。已竣工驗收并完成歸檔移交的工程檔案在項目論證、后續(xù)維修改造、評價審計、巡視整改時都需要被反復調閱，因此，工程資料不僅要“存好”，更要“管好”“用好”。檔案管理系統(tǒng)利用信息技術和數字平臺，使在線檢索、調閱和傳輸工程檔案更加便利快捷，同時也能充分發(fā)揮檔案價值，改變多套制收集的傳統(tǒng)模式，增進管理員對建設全過程的了解，無法起到數據資源服務實際工作需要的作用。智慧管理系統(tǒng)依托工程檔案收集管理，自動提醒推動各環(huán)節(jié)實施，全過程留存電子版，邊建邊存，邊存邊用，逐步建立建筑檔案數據資源。

（三）有助于高校檔案管理和工程管理創(chuàng)新發(fā)展，滿足監(jiān)督和決策管理要求

從創(chuàng)新發(fā)展上來講，高校工程管理部門普遍存在對項目后期管理投入不積極，對保障工程資料管理有待進一步加強的問題，創(chuàng)新發(fā)展動力不足。檔案管理系統(tǒng)利用互聯網技術，創(chuàng)新管理方法有利于充分發(fā)揮數據信息的應有價值，對高校建筑既有數據進行調閱和分析統(tǒng)計，方便形成針對性報告。在實際應用中，高校建筑檔案管理系統(tǒng)的建設可有效體現樓宇新建（擴建）和維修改造數據，提高校園整體規(guī)劃設計修編和單體規(guī)劃、樓宇拆建、裝修改造、資產價值變動、校舍普查統(tǒng)計、公房分配和使用、基礎設施緊急維修等相關工作效率，降低人力溝通成本，提升高校管理層科學決策水平。

（四）有助于優(yōu)化校園建筑檔案共享和傳播方式，更好服務高校師生

系統(tǒng)的建設可實現校園建筑檔案信息傳播方式的優(yōu)化，通過搭建校園建筑管理平臺或聯通學生事務管理平臺，面向師生適時開放校園建筑規(guī)劃項目概況、既有建筑維修改造、在建工程實施進度等信息，增進師生對校園建筑的了解，更好體察和回應師生需求。此外，檔案系統(tǒng)的開發(fā)和利用還可面向高校建工相關專業(yè)師生輔助實習和研究，留存和共享師生關于校園建筑的優(yōu)秀設計、攝影作品、著作文章等資料，推送校園歷史建筑專門檔案等，增強師生知校愛校榮譽感，以校園建筑文化促進校園文化建設發(fā)展。

二、檔案信息化建設過程中的發(fā)展理念和有效經驗

在以實現檔案信息化、數字化和網絡化為目標的當下，不僅要加快檔案管理無紙化進程，還要在期間探索提高檔案資源實際應用的有效性，在檔案信息化建設的道路上已形成許多有益經驗和技術手段值得借鑒。

（一）增強現代化理念，加強檔案管理頂層設計

檔案系統(tǒng)實施之初，先進行數據調研和需求分析，提前謀劃和設計定制符合實際的信息模塊和工作流程，增加人力物力支持，同時做好原始資料的選摘、采集錄入和合理使用。

（二）運用新技術手段，提升工作效率

在檔案管理系統(tǒng)中搭建校園數字化平臺，利用物聯網、數據集成、文檔加工、遠程管理、云計算、圖紙微縮、建筑工程BIM等技術，實現檔案數字化，不受時空限制，提升工作效率。

（三）注重信息共享，增強數據服務意識

檔案管理部門牽頭，多部門協(xié)同聯動，按時限對口采集傳送電子檔案，搭建檔案信息平臺，實現檔案資源共享共治，服務實際工作。檔案信息的共享共治，還能加強學校紀檢監(jiān)察部門對工程項目的日常監(jiān)督檢查，降低廉政風險，同時為學校審批決策提供充分依據。

（四）設立試點項目，完善系統(tǒng)設計

以新建重點工程項目和代表性歷史建筑檔案作為試點，逐步將建筑電子化檔案納入系統(tǒng)，建設數據庫。通過對試點項目進行網絡安全和保密性實驗，完善檔案系統(tǒng)漏洞，確保信息安全。

（五）與時俱進

在建筑檔案管理中融入EPC工程管理理念、綠色建筑設計理念和高校節(jié)能建筑監(jiān)管理念等，隨時根據國家和地方法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范的調整而調整，確保專業(yè)檔案管理科學、規(guī)范。

三、高校建筑檔案管理系統(tǒng)的設計要點

（一）強調建筑工程檔案的憑證功能

定制工程資料類目通用性模板，將一般建設工程包括的立項文件、規(guī)劃及施工許可、章程制度、項目合同、招投標文件、紀要記錄、審核報告、財務檔案、驗收報告、資產移交手續(xù)等建筑檔案，按項目進行管理，按項目前期階段、實施階段、竣工階段及評價階段立卷，根據歷史檔案現狀和日常工作實際明確數據采集工作流程。所有采集到系統(tǒng)的建筑檔案均為真實完整的電子檔案，智能著錄節(jié)省人工成本，紙質版原始檔案按學校檔案館要求編制歸檔，通過開通信息鏈接端口設置統(tǒng)一可查卷內目錄。

（二）強調建筑工程檔案對項目進度的推動功能

在建工程立項后即可上新項目庫，根據崗位職責，面向設計、施工、監(jiān)理等參建單位和高校建設管理部門、檔案管理部門開通數據上報端口，要求高校建設管理部門及時錄入、上傳項目前期文件、學校決策文件，在建項目各參建單位隨時錄入過程資料并由高校建設管理部門對接審核，做到隨建隨收，建完即達到歸檔條件。設定重要環(huán)節(jié)資料歸檔時限、自動提醒功能，設置工程建設記錄可查、資料審核關卡，環(huán)環(huán)相扣。各參建單位按建設階段通過設定好的工作流程采集和審核信息，建設部門管理人員實時掌握建設進度，控制成本和質量，項目流程全程可視，檔案信息無遺漏。

（三）強調建筑工程檔案資源共享功能

系統(tǒng)適配PC端和移動端，具備自動識別圖像和文字、全文檢索、綜合查詢和分類查詢、借閱記錄和審批、數據統(tǒng)計等功能。通過數據集成和后臺權限管理，根據人員崗位職責設置采集和審核權限，根據部門職責，關聯高校檔案館網絡管理平臺、辦公系統(tǒng)和其他管理部門業(yè)務系統(tǒng)設置瀏覽和借閱權限，保證信息安全和資源共享。

（四）強調建筑工程檔案的服務功能

利用信息系統(tǒng)和網絡技術進行綜合分析和數據推送，整合檔案信息資源，實現統(tǒng)計便捷、數據實用的目標，比如查詢樓宇、管道、設備的建設年代、建設手續(xù)、建筑規(guī)模、投資概算、使用單位，提供位置、使用功能、建設和維修記錄等數據，通過統(tǒng)計分析，為校園規(guī)劃提供可靠數據和決策依據，也可為實驗室、消防安防、網絡信息等專業(yè)工程建設改造提供信息資源，為公房管理、資產管理和學生事務管理提供信息服務。

四、建設高校建筑檔案管理系統(tǒng)的管理技術

（一）高校既有建筑檔案和在建建筑檔案歸口部門一般為基建處，應由基建處根據日常管理及建設需要提出需求并設立專門數據庫

既有建筑檔案管理重點在歷史資料的電子化，達到文獻便于整理、資料便于查詢的目的，可根據實際情況調動相關專業(yè)師生及檔案管理人員支持。在建建筑檔案管理重點在充分體現管理系統(tǒng)的智能化，應由基建處與檔案館、設計、施工、監(jiān)理等單位共同完善。

（二）在高?；ê途S修管理方面加大資金、技術和人力投入，為工程項目先期建立數據庫提供可靠的硬件、軟件保障和人員保障

根據實際情況自主研發(fā)或委托軟件公司定向具體負責系統(tǒng)建設和維護，確保系統(tǒng)兼容性強、響應速度快、易用性好。強化關于電子檔案基礎知識、計算機管理技術、數字通信技術方面的培訓，及時跟進最新政策要求和技術標準，提升建筑工程檔案管理隊伍業(yè)務水平。

（三）高度重視高校建筑紙質檔案數字化加工流程

明確建檔立卷標準，根據文件掃描量配備相應的資料管理人員，通過智能識別和人工校驗相結合的方式確保文件正確率，要求系統(tǒng)兼容多種常用文字格式和圖像格式，原件錄入質量控制科學、先進、有效。尤其在對招投標資料和設計及施工圖紙進行采集和歸檔時，要特別注意電子版的版本審核。

（四）將建筑檔案管理與工程建設業(yè)務管理有機結合，可借鑒PDCA（P計劃、D設計、C執(zhí)行、A檢查）管理模式開展工程檔案同步歸檔工作 ，以規(guī)范有序的信息流支撐業(yè)務流

引入“物流”的概念來組織各部門的協(xié)同工作以及控制項目實施過程的緊湊性，推動部門工作，同時監(jiān)督、檢查部門之間的工作情況 。對施工現場、設備材料、招標采購、咨詢服務、工程監(jiān)理、財務審批等方面進行監(jiān)督控制，在系統(tǒng)中集成檔案管理與工程質量和安全管理、內部控制、風險管理、資金管理等要素模塊，將在建項目各獨立系統(tǒng)進行鏈接，按建設階段和管理范圍設置使用權限，充分發(fā)揮檔案價值，促進工程項目管理的規(guī)范化。

（五）高校主管檔案和建設的職能部門應能在同一信息平臺上進行無縫對接，共同管理，確保建設工程檔案管理延續(xù)性

目前，大多數高校檔案管理部門使用定制軟件管理時，其管理內容是靜態(tài)的二維的，影響了系統(tǒng)實用的方便性和快捷性，而檔案價值是通過利用來體現的。高校建筑檔案管理系統(tǒng)與學校檔案管理部門或其他部門系統(tǒng)既是相互獨立的，又是相互聯系的，可采用編寫程序，兩系統(tǒng)間做接口；通過IBM的LEI設計接口；利用LOTUS Domino的自身特點同服務器作代理，開發(fā)基于JAVA的SERVLET實現與檔案管理系統(tǒng)數據交換等方法實現。

（六）在系統(tǒng)構建過程中，必須遵循信息安全原則，建立安全標準

對外提供利用的，須經本單位負責人批準。一般高校信息中心對各職能部門網絡信息進行集中管理和指導，建筑檔案管理部門可根據實際情況設置網絡安全閥門，根據檔案的密級、內容和利用方式，設置不同的權限和審批辦法，加強安全認證，不斷更新加密技術。

任越在《再論我國檔案信息化建設的三個問題》中指出當下我國檔案信息化建設的核心是“檔案資源存在方式的轉化及其后續(xù)的資源整合處理” 。在保證信息安全的前提下，高校建筑檔案管理系統(tǒng)強調檔案管理和服務功能，創(chuàng)新適應時代發(fā)展需要的智能化管理機制，以實現檔案的集約化管理和檔案資源的有效利用，實現檔案信息化建設目標。