陳萬霞

(四川省水利人才資源開發(fā)與檔案中心,成都 610041)

水利工程項目檔案是指水利工程建設(shè)項目在工程建設(shè)及管理過程中,經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后形成的具有保存價值的文字、圖表、電子、音像、實物等的歷史記錄[1-2]。但是,由于水利工程建設(shè)時間跨度長、參建單位多、檔案形成范圍廣、檔案管理涉及的規(guī)章制度多、參建單位相關(guān)人員對檔案重要性認識不夠等原因,當前,水利工程項目檔案管理還存在認識、制度、人員、管理等方面的問題。

1 水利工程項目檔案管理存在的問題

1.1 缺乏對檔案重要性的正確認識

水利工程項目檔案是整個水利工程建設(shè)的憑證和依據(jù),是項目建設(shè)和管理的真實記錄,同時,也為各類監(jiān)管、驗收、稽查、審計等提供不可或缺的檔案保障,重要性不言而喻[2-3]。但是,有的項目法人單位對檔案重要性的認識不夠,重建設(shè)、輕檔案,沒有發(fā)揮好對項目檔案負總責的作用,沒有同步制定項目文件管理和檔案管理相關(guān)制度,沒有把項目文件管理要求納入合同制管理;沒有及時對項目文件的形成收集、整理與歸檔等情況進行考核;沒有同步建立相應(yīng)的檔案管理機構(gòu),人員配備、職責分工、經(jīng)費保障和設(shè)備配備都落實不到位。

1.2 缺乏全面規(guī)范的制度保障

有的項目法人在工程建設(shè)前期和實施階段沒有制定項目文件管理和檔案管理相關(guān)制度,待工程竣工驗收前,為應(yīng)付檔案驗收,才倉促應(yīng)付制定相關(guān)制度;有的雖然建立了相應(yīng)的項目檔案管理制度,但沒有結(jié)合項目實際,制定的管理制度不健全、不規(guī)范、可行性不強,沒有嚴格合理的考核辦法,未形成有效的項目檔案監(jiān)督管理機制,檔案管理工作流于形式;有的對項目檔案分類原則沒有交代,導致分類標準前后不一致;有的保管期限與現(xiàn)行標準不符,2006 年12 月18 日正式發(fā)布施行的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》已將保管期限從永久、長期、短期改為了永久、定期兩種, 定期又實行“標時法”, 分為30 年、10 年兩種年限,但有些2010年后的水利工程建設(shè)項目,制定的保管期限仍舊為永久、長期、短期。

1.3 缺乏穩(wěn)定的專業(yè)檔案人員

水利工程檔案管理工作貫穿于水利工程建設(shè)的各個階段,政策性、專業(yè)性和技術(shù)性強,從事水利工程項目檔案管理的人員需要具備較好的水利和檔案相關(guān)專業(yè)素質(zhì),并需要在該項目上長期工作才能全面了解和勝任工作。但是,水利工程大多遠離城市,位置偏遠,條件較為艱苦,人員不穩(wěn)定,更換頻繁,絕大多數(shù)參建單位沒有專職檔案管理人員。從事兼職檔案管理工作的人員大多是水利工程專業(yè)技術(shù)出身,懂工程建設(shè)管理業(yè)務(wù)知識,但是沒學過檔案業(yè)務(wù)知識,不能規(guī)范完成水利工程檔案的收集、整理、整編,不知道項目文件如何分類,如何歸檔,如何規(guī)范簽章。有些工程建設(shè)項目配備了檔案專業(yè)的技術(shù)人員,但缺乏水利工程建設(shè)管理專業(yè)知識,難以發(fā)現(xiàn)歸檔文件資料存在的問題。例如,某工程建設(shè)過程中出現(xiàn)重大變更,竣工圖未根據(jù)變更做更改,但檔案專業(yè)出身的工作人員看不出問題所在,未提出更改要求就予以歸檔。甚至因為有些工作人員檔案意識淡薄,工作隨意性大,不注重原始檔案資料的收集,部分檔案不能及時存檔,到了檔案驗收的時候,有些重要的水利工程項目原始資料還散存在個人手中。

1.4 缺乏系統(tǒng)規(guī)范的管理意識

水利工程項目文件形成直至歸檔過程中,應(yīng)該規(guī)范操作,規(guī)范管理。但在一些水利工程實施前期,負責項目可研、申報等臨時成立的機構(gòu),后期和項目法人單位未進行全面交接,導致前期合規(guī)性文件缺失,例如地方政府主管部門關(guān)于同意前期工作的通知、項目選址意見書及報批文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告及批復、水土保持方案報告及批復等重要文件缺失,且無從查找補充收集歸檔。有些工程項目未在項目開工之初,將檔案工作的有關(guān)要求納人項目建設(shè)的合同之中;在對項目實施全過程控制管理的同時,未將項目檔案工作要求列入相關(guān)控制管理內(nèi)容,參建單位只重視工程建設(shè)進度和質(zhì)量,忽視檔案資料的收集、整理,導致施工資料歸檔不及時,出現(xiàn)大量資料缺失,大部分建設(shè)項目的音像文件歸檔不規(guī)范,缺少實物檔案,未實現(xiàn)檔案數(shù)字化。有些項目已歸檔文件內(nèi)容不全,只有正文,沒有附件,只有請示,沒有批復或只有批復沒有請示;有些項目文件復印件多,且未規(guī)范備注提供復印件單位、原件保存地址,未加蓋公章;有些項目檔案準確性不夠,施工過程進行了變更,但竣工圖未進行修改,導致圖物不符。

2 水利工程項目檔案管理問題對策

2.1 強化水利工程檔案重要性認識,建立健全檔案管理制度

水利部、國家檔案局高度重視水利工程建設(shè)項目檔案管理及驗收工作,2021年4月,水利部印發(fā)了《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》[1],2023年4月水利部、國家檔案局印發(fā)了《水利工程建設(shè)項目檔案驗收辦法》[4],這給建立健全水利工程建設(shè)項目檔案制度提供了根本遵循。

各級水利工程建設(shè)管理部門、項目業(yè)主和勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位要提高檔案管理重要性的認識,認真組織對國家制定的水利工程檔案相關(guān)制度和法規(guī)進行研究學習,明確水利工程檔案質(zhì)量的好與壞直接影響著工程質(zhì)量和工程使用。要在工程項目實施前期就應(yīng)結(jié)合工程項目實際,建立符合本部門、單位實際的水利工程檔案管理制度,并不斷完善和實施。特別是項目法人單位,要在項目開工之初,就檔案工作制定嚴格合理的考核辦法,把項目檔案工作的有關(guān)要求列入控制管理內(nèi)容,形成有效的項目檔案監(jiān)督管理機制,并將檔案工作的有關(guān)要求納人項目建設(shè)的合同之中,對項目檔案實行合同化管理。同時,各參建單位要嚴格按照水利部、國家檔案局規(guī)定要求,明確任務(wù)和職責,做好職責范圍內(nèi)的水利工程建設(shè)項目檔案的收集、整理、歸檔、保管,特別要從日常文件的收集工作做起,確保原始文件材料不缺、不漏、不少,保證檔案的全面完整和真實性,使水利檔案管理系統(tǒng)、規(guī)范、標準[5]。

2.2 強化檔案管理人才隊伍建設(shè),提升水利工程檔案工作效能

相對于文書檔案工作人員,從事水利工程檔案工作的人員需要具備的專業(yè)技能更高,既要懂文書檔案、科技檔案相關(guān)專業(yè)知識,還要了解水利工程相關(guān)的專業(yè)知識[6]。要加強對水利檔案工作人員的培養(yǎng)和培訓,打造一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)素質(zhì)精、能力素質(zhì)強、長期穩(wěn)定從事檔案工作的檔案管理人才隊伍。

首先,各級水利工程建設(shè)管理部門、項目業(yè)主和勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位要明確負責檔案工作的機構(gòu)或部門,并嚴格準入制度,選拔專業(yè)能力強、職業(yè)素質(zhì)高、甘愿從事檔案管理工作的人進入檔案管理隊伍。其次,要加強對檔案管理人員的培訓。兼職的水利工程專業(yè)的檔案管理人員,要從學理論、學規(guī)定、學制度、學實際操作入手,讓這部分人員熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、方針政策、規(guī)定要求及單位關(guān)于檔案的規(guī)章制度,知道如何入手如何抓檔案工作。要常態(tài)化、經(jīng)常化培訓,使其具備收集、整理、整編等檔案管理的基本業(yè)務(wù)技能,把現(xiàn)代信息技術(shù)熟練運用于檔案管理工作;檔案專業(yè)出身的管理人員,要加強水利工程建設(shè)專業(yè)知識的培訓和學習,讓這部分人員多深入工程勘測、施工現(xiàn)場,多掌握工程建設(shè)業(yè)務(wù)知識,不斷擴展知識面,適應(yīng)檔案管理工作能力要求[7]。最后,要提升檔案管理人員的職業(yè)認同感。加大對檔案管理工作的經(jīng)費投入,改善檔案人員的辦公條件、配備現(xiàn)代化的檔案管理工作設(shè)備,落實崗位責任制,建立內(nèi)部管理激勵機制,在職稱晉級、工資待遇等政策上予以適當傾斜,激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和熱情。

2.3 建立系統(tǒng)工作機制,促進水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理

水利工程建設(shè)檔案要做到規(guī)范化管理,需要項目法人、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位和主管部門共同協(xié)作、加強配合、明確任務(wù)、履行職責,建立好系統(tǒng)工作機制。

項目法人承擔著工程建設(shè)組織重任,工程建設(shè)過程中管理文件材料最后都要歸口到項目法人匯總。項目法人單位要強化管理意識,承擔起集中統(tǒng)一管理的職責,協(xié)調(diào)好關(guān)系,促進形成項目檔案“形成高質(zhì)化、流程科學化、整理規(guī)范化、移交完整化”規(guī)范、系統(tǒng)的工作體系。

各參建單位嚴格按照要求,成立相應(yīng)工程檔案工作領(lǐng)導小組,積極配合項目法人單位做好原始文件的收集整理歸檔工作,完善信息化管理手段,按照規(guī)范體系開展水利工程項目文件材料的原始積累,做到完整收集、準確審核、規(guī)范整理、規(guī)范歸檔、最后能高質(zhì)量移交,形成“橫向到邊,縱向到底”的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

相關(guān)工作人員要切實樹牢檔案重要性認識,負起責任,注重日常原始資料的收集保存,加大水利工程文件資料的收集渠道,確保原始資料不丟失、不遺漏,盡量拒絕復印件存檔,特別要注重照片、音頻、視頻和實物資料的收集整理,保證檔案的完整性、準確性、全面性。

上級主管部門要切實嚴格管理,不定期組織開展工程檔案專項督查檢查,通過查問題、促交流,查缺補漏,提高相關(guān)單位對檔案重要性的認識,提升人員業(yè)務(wù)能力水平。同時,嚴格驗收要求,凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達不到要求的水利工程不得通過檔案專項驗收;未進行檔案驗收或檔案專項驗收不合格的,不得進行或通過工程的竣工驗收[1,4]。

3 結(jié)語

隨著水利部、國家檔案局對水利工程項目檔案工作的重視和嚴格要求,水利工程項目檔案在工程建設(shè)和管理中的作用不斷凸顯,各參建單位對項目檔案重要性的認識將進一步加強,也必然會促進形成完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全的水利工程項目檔案,為提升水利工程質(zhì)量、確保工程安全提供有力保障。