竇海燕

（江蘇財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學院，江蘇 淮安 223003）

2020年新年伊始，新型冠狀病毒肺炎COVID-19在全球突然暴發(fā)，世界衛(wèi)生組織將其定性為“國際關(guān)注的突發(fā)公共衛(wèi)生事件”，中國啟動了史無前例的最嚴格、最徹底的防控舉措。疫情暴發(fā)以來，高校根據(jù)中央、省市各級要求并結(jié)合自身實際，全面落實防控舉措，并在做好疫情防控的同時，采取多種方式開展線上教育教學工作，也產(chǎn)生了大量疫情防控期間的特殊檔案，做好疫情防控檔案的收集整理利用對檔案工作者是一個考驗。在目前國內(nèi)疫情基本穩(wěn)定，防疫成為常態(tài)化的大背景下，高校開展面對重大突發(fā)事件的檔案工作模式研究，具有現(xiàn)實意義。

一、高校突發(fā)事件檔案的內(nèi)容

根據(jù)2021年6月1日正式實施的國家檔案局第16號令《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》，“突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。突發(fā)事件檔案，是指在舉辦重大活動和應對突發(fā)事件過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”［1］

高校突發(fā)事件是人為原因、自然原因或社會政治原因等多種因素引發(fā)的，無法事先預測，在校園內(nèi)突然發(fā)生的，或者事件發(fā)生在校外，但與學校的人、事、物有密切聯(lián)系的，同樣對校園正常管理、教學、生活秩序造成巨大影響的事件。社會公眾對涉及高校的突發(fā)事件關(guān)注度極高，事件處置不當或不及時，會在事情的基礎(chǔ)上迅速發(fā)酵放大，甚至流言謠言四起，非常容易破壞正常校園秩序，給高校管理工作和師生身心健康帶來巨大壓力。突發(fā)事件檔案是高校在處理突發(fā)事件過程中直接形成的文字、圖片、音頻、電子信息等各種原始資料，是對事件有價值的最真實的記載，它是高校對事件進行系統(tǒng)、科學、客觀的分析與總結(jié)，以及對將來進行警示防范的重要參考資料，突發(fā)事件檔案也是屬于高校檔案資源基礎(chǔ)建設，構(gòu)建“高校記憶”特殊而重要的組成部分。

按照高校管理的特點，高校以下幾種類型的突發(fā)事件發(fā)生頻率較高。一是公共衛(wèi)生類突發(fā)事件。包括傳染性疫病、食品衛(wèi)生安全事故等，如2020年江蘇徐州某大學獨立學院22名學生診斷為肺結(jié)核，給師生健康安全帶來極大影響，也引發(fā)了輿論強烈關(guān)注。二是公共安全類突發(fā)事件。包括消防安全、交通安全、實驗室安全等。此類突發(fā)事件易直接導致人身傷亡，危害性較大，容易在校園中形成不安、恐慌的情緒，甚至可能導致傷害再次發(fā)生，對社會、校園的安定造成威脅。三是大規(guī)模群體性突發(fā)事件。包括國內(nèi)外重大政治事件引發(fā)的影響校園安全穩(wěn)定、校園內(nèi)部管理服務不足引發(fā)師生的不滿等問題，如引起集體靜坐、示威、網(wǎng)絡串聯(lián)引發(fā)輿情等。四是心理健康類突發(fā)事件。高校學生心理健康類事件發(fā)生呈增長趨勢。學生的意志、性格不成熟，敏感而脆弱，缺乏抗壓性和自我調(diào)節(jié)能力，容易導致心理異常和扭曲，在家庭、學業(yè)、戀愛、人際關(guān)系等各項活動中存在的極小問題，往往都能夠成為突發(fā)事件的誘因。五是自然災害類突發(fā)事件。包括洪水、地震、極端惡劣天氣等自然災害，一旦發(fā)生將對師生的生命安全和財產(chǎn)安全造成嚴重危害。

二、高校突發(fā)事件檔案的特征

（一）產(chǎn)生的不確定性

這是高校突發(fā)事件檔案最主要的特征。高校人員密集性大，集體的連接度高，人群來源廣，思想活躍，活動頻繁，事件發(fā)生的時間、地點和方式無法提前預知，前因后果無法提前預料和把控，相關(guān)檔案的內(nèi)容、產(chǎn)生時間也就存在著不確定性，只能隨著事件發(fā)展而隨機變化。

（二）來源的分散與內(nèi)容的廣泛性

突發(fā)事件的發(fā)生往往一果多因，可能涉及政治、自然、環(huán)境、人員、心理等眾多方面，事件的發(fā)生因素相互交織。突發(fā)事件是突然爆發(fā)的，但是事件過程有潛伏期、發(fā)生期、高潮期、緩解期、恢復期幾個階段，而且在處理過程中還有反復的可能。從事件的發(fā)生、應對、發(fā)展到處置結(jié)束，檔案的涉及面極廣，且并不屬于日常歸檔范圍。它既有國家層面的法律法規(guī)，上級的指示精神，有來自如公安、國安、消防、衛(wèi)生防疫等部門的調(diào)查材料、處理決定，有學校黨委、行政、宣傳、教學、學生、保衛(wèi)、后勤等參與事件處置部門形成的會議記錄、通知、申請、報告、決定以及對事件的詳細調(diào)查材料，有學校師生參與事件形成的材料，以及事件導致的正負面輿情材料、媒體網(wǎng)絡宣傳報道等，這一系列原始材料從各角度各環(huán)節(jié)完整、客觀記錄了事件的整個過程。凡是在事件過程中有價值的各種部門、載體的記錄材料都要納入收集范圍。

（三）載體的多樣性

現(xiàn)代社會信息來源載體具有多元化特點，要堅持“大檔案”的觀念，盡可能地完善檔案的收集范圍，除了傳統(tǒng)的文書、實物、照片檔案外，還有新媒體類平臺的相關(guān)內(nèi)容如網(wǎng)頁新聞、官微、官博、貼吧以及社會自媒體的相關(guān)信息內(nèi)容，都要納入收集范圍，才能全面系統(tǒng)地反映事件的全貌。這就要求檔案工作人員也要具有較強的信息素養(yǎng)和收集工作敏銳性，及時主動地收集歸檔相關(guān)信息和工作記錄。如果在事件發(fā)生時因特殊原因沒有能及時收集完整，也可通過開展口述歷史研究，將經(jīng)歷過重大事件的師生員工的“個人記憶”落實為檔案。

（四）形成的階段性

對突發(fā)事件的處置短則數(shù)日，長則數(shù)月，在這個階段內(nèi)檔案會迅速地大量地形成，事件處置完畢后，基本不會再圍繞此事件形成材料，也不再是相關(guān)部門的工作重點。因此，檔案部門要及時開展收集，加大收集力度，防止檔案散失，要同步開展設計簡潔實用的專題檔案數(shù)據(jù)庫和開展專題檔案編研，為整合檔案資源奠定良好基礎(chǔ)。

三、高校突發(fā)事件檔案工作的價值

（一）留存憑證

檔案是高校記憶的主要呈現(xiàn)方式，是歷史的真實反映。檔案具有記憶屬性，但是檔案并不是“記憶”本身，它是集體（社會）記憶的實物表現(xiàn)形式。在突發(fā)事件中留存的原始檔案資料，是記載高校在特殊時期應對危機最完整和直接的“第一手材料”，具有不可替代的憑證價值，是高校檔案資源特殊而重要組成部分，它真實地再現(xiàn)歷史事件發(fā)展的軌跡和過程，在未來研究此段歷史經(jīng)驗時，它是最有說服力、最權(quán)威可信的資源，對今后的追根溯源、工作查證、表彰追責、歷史研究等，具有十分重要的意義。

（二）總結(jié)經(jīng)驗

檔案是歷史的鏡子，加強突發(fā)事件檔案建設，是高校在發(fā)展過程中的特殊總結(jié)。突發(fā)事件檔案可以展現(xiàn)現(xiàn)實，多層次、多側(cè)面、多角度地反映現(xiàn)實高校文化內(nèi)涵，在檔案中探尋事件內(nèi)在的規(guī)律，探索經(jīng)驗教訓，可為高校治理重大突發(fā)事件提供經(jīng)驗和理性認識，為未來發(fā)展中預防和應對類似事件的科學決策提供歷史借鑒。

（三）教育警示

突發(fā)事件檔案是高校開展安全警示教育的重要資料來源。加強突發(fā)事件檔案建設，是對非常時期或校園特殊事件中的經(jīng)驗教訓的完整總結(jié)。發(fā)揮突發(fā)事件檔案的警示、教育、宣傳作用，通過突發(fā)事件檔案可以幫助學校管理者和師生了解歷史經(jīng)驗教訓，構(gòu)建有效的突發(fā)事件預防體系，提高事件應對能力。如通過展示心理健康事件檔案編研成果，對師生進行心理知識宣傳與教育，引導師生注重心理健康，減少類似事件的發(fā)生。又如在新冠疫情防控過程中，協(xié)助相關(guān)部門利用檔案資源開展宣傳，讓公眾及時了解疫情知識，加強科學信息傳播，增強抗疫信心。還可以利用檔案展示其間涌現(xiàn)的先進模范人物的榜樣力量，倡導校園正能量，促進師生心懷家國、勇于擔當。

四、防疫常態(tài)化背景下高校突發(fā)事件檔案工作模式的構(gòu)建

（一）健全面向突發(fā)性事件的檔案應急響應機制

2020年頒布的《中華人民共和國檔案法》第二十六條，“國家檔案主管部門應當建立健全突發(fā)事件應對活動相關(guān)檔案收集、整理、保護、利用工作機制。檔案館應當加強對突發(fā)事件應對活動相關(guān)檔案的研究整理和開發(fā)利用，為突發(fā)事件應對活動提供文獻參考和決策支持?！保?］給予檔案工作有力的法律保障。要從頂層設計層面明確檔案部門響應與參與機制，將檔案工作嵌入各項工作系統(tǒng)和各項應急預案中，明確職責，形成突發(fā)事件下健全完善的檔案網(wǎng)絡，使突發(fā)性檔案工作規(guī)范化、科學化。

（二）構(gòu)建高校突發(fā)事件檔案應急預案框架

一方面學校要加強頂層設計，重構(gòu)工作流程，建立科學、規(guī)范、切合本單位實際情況的檔案工作流程及其運行保障機制。檔案部門要“未雨綢繆”，制定《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》，還要開展多方調(diào)研，針對高校易發(fā)的不同類型的突發(fā)事件，編制不同類型的檔案工作預案。預案的內(nèi)容要細，指導性要強，要對應不同類型事件界定不同的立卷歸檔范圍，規(guī)范收集整理標準，構(gòu)建起高校突發(fā)事件檔案預案的基本框架。另一方面，在事件發(fā)生后，檔案部門要立即啟動預案，主動與相關(guān)部門聯(lián)系溝通，建立起通暢的資源收集渠道。根據(jù)事件的發(fā)展進程和事件性質(zhì)，按照預案框架，制定檔案工作細則，全程跟進，保證檔案工作在突發(fā)事件處理過程中不缺位。

（三）加強“收、管、用”，優(yōu)化突發(fā)事件檔案管理策略

1.突發(fā)事件檔案的收集

檔案的“收”永遠是檔案工作最關(guān)鍵最基本的問題。有完整的“收”，才有規(guī)范的“管”和有價值的“用”。

突發(fā)事件檔案的收集要遵循的原則。一是要遵循應急處置優(yōu)先原則。雖然檔案部門要在第一時間介入檔案收集工作，但是鑒于處置突發(fā)事件時間的緊迫性，檔案的收集要靈活應變，此時首要保障的應該是事件應急處置順利進行，檔案工作者可密切關(guān)注事件發(fā)展但不可影響事件處置工作，當事件初步平穩(wěn)后，及時開展收集工作。二是要遵循應歸盡歸原則。由于突發(fā)事件檔案具有階段性特征，在收集突發(fā)事件檔案過程中，如果錯過了收集的最佳時機，容易造成檔案缺失的遺憾。要堅持“寧寬勿嚴，寧多勿少，寧濫不缺”，先廣泛收集而后再進行整理、鑒定，形成最終歸檔檔案。三是要遵循保密原則。突發(fā)事件在沒有妥善處置完畢前隨意散播相關(guān)信息會造成較大的社會負面影響，某些事件也可能會涉及機密以及涉及個人隱私，檔案工作者在收集過程中要增強工作責任感，嚴守檔案保密制度。

突發(fā)事件檔案要創(chuàng)新收集方式。國家檔案局發(fā)布的新冠肺炎疫情期間防控檔案工作的通知中明確提出“各級檔案部門要充分利用現(xiàn)代通信技術(shù)，靈活采用電話、辦公網(wǎng)、短信、微信、移動客戶端等適宜方式，加強對疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務指導，積極爭取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸?！保?］在互聯(lián)網(wǎng)時代，各種辦公與教學APP、QQ、微信等都是重要的工作手段，在新冠疫情防控期間大量的文件、通知、信息都是通過新媒體平臺發(fā)布的。在這種特殊時期，檔案部門要打破常規(guī)模式，要變后端保管為前端干預，運用采取主動收集、跟蹤收集、線上線下同時收集、合作收集、征集等多種收集方式，保障檔案在第一時間應收盡收、應歸盡歸。面對檔案載體的多樣，檔案部門就要做好收集與歸檔方式的應變準備，使突發(fā)事件檔案資源更加詳細和立體。

2.突發(fā)事件檔案的管理

在資料大量收集后，檔案部門要及時組織專業(yè)人員進行鑒定，對缺少的資料及時補全，有疑問的資料要進行認證，去粗取精，去偽存真，開展專業(yè)規(guī)范的檔案整理。

高校突發(fā)事件檔案與傳統(tǒng)文書檔案不同，它不屬于某種單獨門類檔案，也沒有固定的組織機構(gòu)，不能按照一般文書檔案整理。對于突發(fā)事件檔案應以事件發(fā)展時間線為軸，使用專題檔案的形式，統(tǒng)一保管期限，相對獨立地進行編目與排架，維護事件的內(nèi)在聯(lián)系，杜絕同一個事件檔案因按照不同門類檔案被分散保管后，對信息編研以及后期利用造成不便的弊端。

3.突發(fā)事件檔案的利用

突發(fā)事件屬于低頻發(fā)生事件，利用意義更多在于它的警示作用。檔案部門要有效利用有關(guān)專題資料，要從提高突發(fā)事件檔案利用價值及利用便捷性出發(fā)，開展突發(fā)事件檔案的資源信息化數(shù)字化建設，對突發(fā)事件檔案進行原始檔案的粗加工的一次文獻編研、再對一次文獻編研中相關(guān)信息進一步提煉邏輯性更強的二次編研、在一次二次編研的基礎(chǔ)上進行系統(tǒng)分析開發(fā)研究的三次文獻編研，對檔案進行多維度、多層次綜合性開發(fā)，形成不同深度的專題資料和編研成果。按照突發(fā)事件檔案資源的多來源、多種類、多載體的特點，突發(fā)事件檔案編研的載體類型可劃分為以下幾種：一是文件類。主要包括事件管理過程中使用的相關(guān)政策、法律法規(guī)、學校制度、各類記錄、報告及上級批復等。二是圖片類。主要包括事件管理過程中產(chǎn)生的相關(guān)照片。三是音視頻類。主要包含在事件過程中產(chǎn)生的錄音、錄像及其他多媒體技術(shù)信息，展示事件治理相關(guān)過程。四是網(wǎng)頁信息類。妥善整合事件處理過程中的網(wǎng)絡反饋內(nèi)容、新聞媒體報道、官微官博等各方面信息，為事件處理形成記錄完整的信息環(huán)。

五、結(jié)語

綜上所述，高校突發(fā)事件檔案工作模式要從重視頂層設計、健全響應機制、構(gòu)建預案框架、優(yōu)化管理策略入手，在突發(fā)事件檔案管理工作中同步推進，檔案工作“制度硬”“收得全”“管得好”“利用快”，檔案的價值才能得到最閃亮的體現(xiàn)。