林陶然

廈門大學(xué) 材料學(xué)院 福建 廈門 361005

引言

高校實驗室儀器設(shè)備的信息化管理是近年來國內(nèi)高校實驗室建設(shè)和管理工作中的熱點話題。隨著“雙一流”高等教育強國戰(zhàn)略的實施，國家財政對高等教育的投入不斷加大，高校實驗室的規(guī)模日益擴充，儀器設(shè)備數(shù)量和種類快速增加[1-2]，儀器設(shè)備管理的工作量也在不斷攀升。如何提高儀器設(shè)備管理效率，提高儀器對外開放使用率，使其更好地服務(wù)高校教學(xué)科研工作，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，是目前國內(nèi)高校實驗室管理工作面臨的重要問題[3-4]。隨著物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)的發(fā)展，建設(shè)實驗室儀器共享管理系統(tǒng)[5-6]，將實驗室的儀器設(shè)備通過信息化手段進行整合，實現(xiàn)儀器對外開放預(yù)約使用的自動化和儀器使用效益統(tǒng)計的信息化[7-10]，成為當(dāng)下高校實驗室儀器設(shè)備進行信息化管理的主要手段。

作為實驗室儀器設(shè)備使用管理的新模式，實驗室儀器共享管理系統(tǒng)（下文中部分簡稱為儀器共享管理系統(tǒng)或管理系統(tǒng)）必然存在逐步完善的過程。筆者通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，不少高校建成的儀器共享管理系統(tǒng)，確實給儀器管理、儀器開放共享和實驗室教學(xué)科研工作帶來了巨大的便利[11-12]。但也有部分高校建成的管理系統(tǒng)，其運行效果并不理想，系統(tǒng)投入使用后并未達到提升儀器管理效率、為教學(xué)科研工作提供便利的預(yù)期，反而使得儀器開放共享使用的流程變得更加煩瑣，實驗室人員相應(yīng)的工作負擔(dān)不僅沒有減輕，反而加重。甚至于有的系統(tǒng)建成后，被棄之不用。因此，在儀器共享管理系統(tǒng)建設(shè)和管理過程中必須要科學(xué)論證、科學(xué)決策，才能使其更好地服務(wù)于實驗室教學(xué)科研工作。

1 問題分析

高校實驗室儀器共享管理系統(tǒng)的建設(shè)和管理工作內(nèi)容繁多，包括建設(shè)必要性評估論證、系統(tǒng)供應(yīng)商調(diào)研、招投標(biāo)、基礎(chǔ)設(shè)施準(zhǔn)備、開工建設(shè)、系統(tǒng)調(diào)試、項目驗收、數(shù)據(jù)遷移、日常管理維護、階段性升級等多個環(huán)節(jié)。一旦其中個別環(huán)節(jié)存在問題，就會使系統(tǒng)的運行效果打折扣。筆者通過調(diào)研，將存在的問題列舉如下：

1.1 系統(tǒng)供應(yīng)商開發(fā)的管理系統(tǒng)，其穩(wěn)定性、可靠性、安全性和易用性無法滿足高校實驗室儀器設(shè)備管理、使用和共享的需求

穩(wěn)定性、可靠性、安全性和易用性是管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)性指標(biāo)，是其能否勝任儀器設(shè)備信息化管理工作的關(guān)鍵要素。穩(wěn)定的實驗室儀器共享管理系統(tǒng)，能保證實驗室日常教學(xué)科研工作的穩(wěn)定狀態(tài)不受干擾，提升實驗室人員的工作效率；可靠的儀器共享管理系統(tǒng)，能提高儀器設(shè)備開放使用率等相關(guān)信息統(tǒng)計的準(zhǔn)確性，使統(tǒng)計人員和上級部門能通過信息化手段獲得真實的數(shù)據(jù)，進而對儀器開放使用效益做出準(zhǔn)確評估；安全的管理系統(tǒng)，能使儀器實驗數(shù)據(jù)避免泄露的風(fēng)險，保證高校實驗室教學(xué)科研成果的安全保密性不受威脅；易用性好的管理系統(tǒng)，能使實驗室人員無須耗費大量時間和精力來學(xué)習(xí)和適應(yīng)系統(tǒng)的使用方法，從而提升他們的管理效率。

當(dāng)下，隨著高校實驗室建設(shè)的不斷推進，實驗室儀器管理信息化升級的需求日益增加，越來越多的系統(tǒng)供應(yīng)商參與了高校實驗室儀器共享管理系統(tǒng)的建設(shè)。但有些供應(yīng)商開發(fā)的系統(tǒng)，無論是穩(wěn)定性、可靠性、安全性還是易用性，都未能達到高校實驗室信息化管理要求。而有的高?；?qū)嶒炇覄t未對供應(yīng)商的資質(zhì)進行充分細致的審核，對其所提供的管理系統(tǒng)未給予深入和足夠的考察，最終導(dǎo)致選用系統(tǒng)的效能難以達到實驗室儀器管理信息化的要求。

1.2 管理系統(tǒng)的軟件架構(gòu)未能很好地匹配相關(guān)高校實驗室的學(xué)科特點，且不具備開放的、自適應(yīng)的升級擴展性

各個系統(tǒng)供應(yīng)商開發(fā)的管理系統(tǒng)，其軟件架構(gòu)可能各不相同，這就導(dǎo)致系統(tǒng)的用戶界面和操作邏輯各不相同。而不同高校、不同院系的學(xué)科特點也各不相同，故其教學(xué)科研模式、實驗室儀器設(shè)備管理和使用方式也各不相同。因此，有的管理系統(tǒng)可能與某些高校、某些學(xué)科的實驗室儀器管理模式和信息化需求較為匹配，而與其他高校、學(xué)科的模式和需求匹配度較低。如果相關(guān)高?；?qū)嶒炇覍芾硐到y(tǒng)軟件架構(gòu)、用戶界面和操作邏輯的調(diào)研、評估和比較工作做不到位，就會導(dǎo)致系統(tǒng)建成之后，不僅普通用戶使用不順手，管理員維護也不方便，信息化管理效率無形中打了折扣。此外，有的高校學(xué)院所在的學(xué)科發(fā)展迅速，實驗室數(shù)量和規(guī)模擴充迅猛，實驗室儀器管理信息化需求的等級不斷提高，而其采用的管理系統(tǒng)軟件架構(gòu)較為封閉、陳舊，可擴展性差，那么隨著時間的推移，該系統(tǒng)會因為逐漸跟不上學(xué)科發(fā)展和實驗室擴張的速度而淪為信息化升級路上的障礙。

1.3 系統(tǒng)管理員缺乏維護好系統(tǒng)所必需的技能，無法滿足信息化發(fā)展的要求

高校實驗室的教學(xué)科研儀器都需要扎實掌握儀器工作原理和精通儀器使用與維護的管理員，才能保證儀器很好地服務(wù)于日常教學(xué)科研工作；同理，實驗室儀器共享管理系統(tǒng)也需要扎實掌握網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器技術(shù)和擅長操作系統(tǒng)維護的管理員，才能讓系統(tǒng)提升儀器管理效率的作用得到充分發(fā)揮，滿足儀器信息化管理的需求。目前，高校實驗室建成的儀器共享管理系統(tǒng)中，有部分是由非信息技術(shù)專業(yè)的實驗室工程技術(shù)人員兼職管理，而他們往往在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和操作系統(tǒng)等相關(guān)領(lǐng)域缺少必要的知識儲備和足夠的經(jīng)驗積累，這對管理系統(tǒng)的正常運行和定期維護是不利的。

1.4 管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移工作沒有做到位，無法確保儀器的管理方式完全信息化

在儀器共享管理系統(tǒng)投入使用之前，實驗室的教學(xué)科研儀器設(shè)備都已建立各自的一套管理信息檔案，內(nèi)容大致包括儀器管理規(guī)章制度、儀器操作流程和學(xué)習(xí)資料、使用記錄和實驗數(shù)據(jù)、培訓(xùn)考核結(jié)果與上機人員信息、儀器維護與維修記錄等。管理系統(tǒng)投入使用之后，儀器管理員務(wù)必將對應(yīng)儀器的管理信息檔案進行數(shù)據(jù)遷移，將其完整地遷移到系統(tǒng)上，才能保證信息化升級前后儀器管理工作的連續(xù)性與完整性。有些高校的實驗室由于各種原因?qū)е聰?shù)據(jù)遷移工作沒做到位，使儀器的管理信息檔案僅有部分成功上線管理系統(tǒng)，其他部分仍然游離于系統(tǒng)之外，這樣一來，儀器管理員管理儀器就不得不頻繁地在系統(tǒng)線上和線下之間來回切換，儀器管理的效率無法得到充分提升。

2 改進對策

實驗室儀器共享管理系統(tǒng)建設(shè)和管理中存在的各種問題會對系統(tǒng)運行產(chǎn)生不利的影響。因此，要想改善系統(tǒng)的運行效果，需要多管齊下，多措并舉，從多個方面進行改進。為此，筆者提出如下改進對策：

2.1 認真做好供應(yīng)商及其開發(fā)的管理系統(tǒng)的調(diào)研工作

高校實驗室在建設(shè)儀器共享管理系統(tǒng)之前，應(yīng)做好充分的調(diào)研準(zhǔn)備：①審核并確定供應(yīng)商是否具備從事開發(fā)管理系統(tǒng)的相關(guān)資質(zhì)；②試用不同供應(yīng)商開發(fā)的管理系統(tǒng)，認真分析系統(tǒng)的各項優(yōu)缺點并進行比較，尤其是系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性、安全性、易用性和軟件架構(gòu)的比較；③結(jié)合實驗室所在學(xué)院的學(xué)科特點、學(xué)科發(fā)展?fàn)顩r、儀器使用管理模式和信息化需求，遴選出最合適的管理系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，可以結(jié)合參考該管理系統(tǒng)的市場占有率、用戶口碑及供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量。調(diào)研工作應(yīng)盡可能做到仔細、充分，以保證選用的管理系統(tǒng)達到要求。

2.2 加強信息技術(shù)人才隊伍建設(shè)，必要時組建儀器信息化管理團隊

高校實驗室在制定儀器共享管理系統(tǒng)建設(shè)計劃的同時，應(yīng)著手信息技術(shù)人才隊伍的建設(shè)。所需的信息技術(shù)人才可通過招聘引進，也可通過對現(xiàn)有的工程技術(shù)人員進行培訓(xùn)實現(xiàn)。不同學(xué)院的學(xué)科特點、學(xué)科發(fā)展?fàn)顩r、儀器使用管理模式和信息化需求不同，其實驗室建設(shè)的管理系統(tǒng)在軟件架構(gòu)上也有可能不同。各學(xué)院應(yīng)從自身實際出發(fā)，根據(jù)管理系統(tǒng)的軟件架構(gòu)培訓(xùn)或引進符合需求的信息技術(shù)人才。有些學(xué)院的實驗室規(guī)模大，建設(shè)的管理系統(tǒng)體量大，內(nèi)容多，架構(gòu)復(fù)雜，在單個系統(tǒng)管理員無法保證系統(tǒng)正常運行時，就需要由學(xué)院組建管理團隊，由團隊中的各成員分工負責(zé)系統(tǒng)管理工作的各方面，如系統(tǒng)維護、信息增刪和收費統(tǒng)計等，大家各司其職，通力協(xié)作，共同把系統(tǒng)管理好。

2.3 認真制定數(shù)據(jù)遷移工作方案，做好數(shù)據(jù)遷移工作

實驗室儀器共享管理系統(tǒng)建成之后，之前各儀器所建立的各自管理信息檔案應(yīng)當(dāng)進入新的管理系統(tǒng)，此時認真制定數(shù)據(jù)遷移工作方案十分重要。制定方案必須做到：①盡可能做到所有儀器設(shè)備全覆蓋。這樣可避免少數(shù)儀器檔案數(shù)據(jù)未進行遷移而游離于系統(tǒng)之外，不利于儀器設(shè)備的統(tǒng)一信息化管理。②切勿急于求成。有的儀器使用率高，儀器管理信息檔案內(nèi)容多，數(shù)據(jù)遷移所需時間長，盲目加快遷移工作進度會影響遷移效果，甚至造成遷移失敗。③注意兼容性問題。有的儀器管理方式較為特殊，與系統(tǒng)存在兼容性問題，短期內(nèi)無法順利地進行數(shù)據(jù)遷移，需要進一步研究解決辦法，完善數(shù)據(jù)遷移工作方案。儀器管理員在保證儀器正常運行的前提下，可對儀器管理方式進行適當(dāng)修改，使其適應(yīng)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)供應(yīng)商也可為該儀器開發(fā)定制的兼容性模塊，改善儀器與系統(tǒng)的兼容性。④制定遷移工作應(yīng)急預(yù)案。為避免數(shù)據(jù)遷移過程中因停電或系統(tǒng)停機而影響遷移工作的正常進行，管理人員和供應(yīng)商應(yīng)制定切實可行的應(yīng)急預(yù)案，以保證遷移工作的順利進行。

3 結(jié)束語

實驗室儀器設(shè)備進行信息化管理是一個大趨勢，必然會有越來越多的高校實驗室推行和實施。隨著儀器共享管理系統(tǒng)建設(shè)的推進，必將對系統(tǒng)的建設(shè)和管理提出越來越高的要求，管理系統(tǒng)的建設(shè)與管理工作必然還會遇到新的問題與挑戰(zhàn)。這就需要每一位參與信息化管理工作的人員，從各方面努力思考和探索，解決所遇到的問題，使之逐步完善，充分提升儀器共享管理系統(tǒng)的運行效果，提高儀器管理水平和儀器對外開放使用率，更好地服務(wù)于高校教學(xué)科研工作。