宋 路 山西潞安環(huán)保能源開發(fā)股份有限公司物資采供分公司

現(xiàn)代企業(yè)之所以要加強(qiáng)自身的內(nèi)部控制管理，一方面是為了防范各種外在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，另一方面也是為了確保企業(yè)能夠保持穩(wěn)定健康的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。內(nèi)部控制管理本身是當(dāng)前企業(yè)所關(guān)注的重要內(nèi)容之一，但許多企業(yè)都沒有形成完善的內(nèi)部管控機(jī)制，容易在實(shí)際的管理過程中出現(xiàn)大大小小的問題。在煤炭企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營過程中，物資采購屬于非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，針對(duì)這一環(huán)節(jié)展開強(qiáng)有力的內(nèi)部管控，不僅可以降低煤炭企業(yè)的整體物資采購成本，還能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供物質(zhì)方面的重要保障。我國的煤炭?jī)?chǔ)存量位居世界前列，煤炭資源非常豐富，是推動(dòng)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要能源。物資采購是煤炭企業(yè)生產(chǎn)銷售和供應(yīng)的第一道環(huán)節(jié)，如若這一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)實(shí)踐效率較低，將會(huì)直接消耗大量的采購成本，進(jìn)而影響到企業(yè)內(nèi)部的供給平衡。面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)做到穩(wěn)中求勝，逐步優(yōu)化物資采購內(nèi)部控制管理措施，在降低企業(yè)生產(chǎn)成本的同時(shí)提高經(jīng)濟(jì)效益。

一、煤炭企業(yè)物資采購的主要業(yè)務(wù)流程

采購業(yè)務(wù)是一種最為基礎(chǔ)的經(jīng)營活動(dòng)，其本身是為了滿足企業(yè)日常生產(chǎn)需求，通過消耗一定資金成本來從市場(chǎng)上獲得所需要的生產(chǎn)資源。作為一般的市場(chǎng)主體，煤炭企業(yè)物資采購的主要業(yè)務(wù)流程包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：第一，提交物資采購申請(qǐng)。煤炭企業(yè)的采購部門應(yīng)當(dāng)按照生產(chǎn)需求向企業(yè)財(cái)務(wù)部門提交物資采購申請(qǐng)。第二，制定具體的采購方案。在物資采購申請(qǐng)得到批準(zhǔn)以后，采購部門要按照生產(chǎn)需求來制定具體采購方案，然后將采購方案提交給企業(yè)管理層，由管理層進(jìn)行審批。第三，確定物資供應(yīng)商。煤炭企業(yè)規(guī)模較大，所需要采購的物資也較多，因而往往會(huì)涉及大量的資金成本。在確定物資采購訂單以后，應(yīng)當(dāng)面向市場(chǎng)公開招投標(biāo)，并對(duì)物資供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)比，分別從信譽(yù)、質(zhì)量、成本等幾個(gè)重要因素出發(fā)，選擇最為合適的供應(yīng)商。在與供應(yīng)商簽訂物資采購合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)在合同中詳細(xì)標(biāo)明雙方的權(quán)責(zé)和義務(wù)。第四，驗(yàn)收登記采購到的物資。物資供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)按照合同要求，在合同所規(guī)定的期限內(nèi)將相關(guān)物資交付給煤炭企業(yè)。在采購物資到貨后，采購部門要對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，只有驗(yàn)收合格才能進(jìn)行登記入庫。相比于普通企業(yè)的物資采購活動(dòng)，煤炭企業(yè)的物資采購業(yè)務(wù)有著相當(dāng)多的不同，如煤炭企業(yè)通常不會(huì)采購原材料，而所采購的物資往往是煤炭生產(chǎn)過程中所需要用到的各類生產(chǎn)工具和材料，某些時(shí)候還會(huì)采購輔助性質(zhì)的機(jī)械設(shè)備。這樣的物資采購業(yè)務(wù)整體而言較為穩(wěn)定，因而一旦找到信譽(yù)良好的物資供應(yīng)商，往往會(huì)與其保持長(zhǎng)期的良好合作[1]。

二、煤炭企業(yè)物資采購內(nèi)部控制管理存在的問題

(一)物資采購過于粗放，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性

雖然物資采購在整個(gè)煤炭企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營當(dāng)中屬于最為基礎(chǔ)的一環(huán)，但多數(shù)煤炭企業(yè)都沒有認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)物資采購內(nèi)部控制管理的重要性，依舊保持著傳統(tǒng)的粗放型采購模式，相關(guān)的物資采購活動(dòng)缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，容易出現(xiàn)各種問題。煤炭企業(yè)的物資采購環(huán)節(jié)主要由采購部門來完成，很多物資采購人員在采購過程中為圖方便，往往會(huì)直接選擇熟悉的供應(yīng)商進(jìn)行采購，不會(huì)從質(zhì)量和成本方面展開詳細(xì)考慮。雖然與固定供應(yīng)商合作，能夠在一定程度上保證日常生產(chǎn)經(jīng)營的有序開展，但市場(chǎng)環(huán)境并不是一成不變的，所采購的物資也可能會(huì)發(fā)生價(jià)格上的變化。如果不能結(jié)合市場(chǎng)實(shí)施做出調(diào)整，那么必然會(huì)對(duì)煤炭企業(yè)的采購成本形成影響。同時(shí)，一些沒看企業(yè)的采購部門為了提高采購效率，盲目壓縮采購成本，直接導(dǎo)致所采購的物資難以保證質(zhì)量。在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的煤炭企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)，采購人員需要合理對(duì)比供應(yīng)商的不足與優(yōu)勢(shì)，優(yōu)先考慮采購成本和物資質(zhì)量。然而，從現(xiàn)階段來看，不少煤炭企業(yè)的物資采購部門都沒有形成嚴(yán)謹(jǐn)性，在采購過程中的整體考慮不足，不僅容易造成采購成本的額外負(fù)擔(dān)，還難以保障基礎(chǔ)的物資質(zhì)量。

(二)物資采購管控體系不完善

在競(jìng)爭(zhēng)不斷加劇的市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)為了保持良好的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)活力，必然需要對(duì)內(nèi)部管控加以優(yōu)化。因此，煤炭企業(yè)也應(yīng)當(dāng)針對(duì)物資采購形成完善的管控體系。但多數(shù)企業(yè)都沒有認(rèn)識(shí)到構(gòu)建物資采購管控體系的重要性，保持著傳統(tǒng)的物資采購管理模式，整體效用非常低。在現(xiàn)代化的煤炭企業(yè)物資采購當(dāng)中，管控體系對(duì)于提高物資采購質(zhì)量有著非常重要的作用，而要想發(fā)揮這一作用，需要保證管控體系能夠與實(shí)際物資采購緊密聯(lián)系起來，確保管控制度能夠落實(shí)到整個(gè)物資采購環(huán)節(jié)當(dāng)中。一些煤炭企業(yè)由于缺乏健全的物資采購管控體系，導(dǎo)致實(shí)際物資采購整體較為混亂，存在各種管理問題。同時(shí)，物資采購管控體系的建立，可以推動(dòng)物資采購的系統(tǒng)化發(fā)展，使得煤炭企業(yè)管理層能夠直接了解物資采購狀況，并適當(dāng)提出一些采購建議。但多數(shù)煤炭企業(yè)沒有將物資采購融入到系統(tǒng)當(dāng)中，所有物資采購工作都是由采購部門人員來自覺實(shí)施完成的，存在非常大的個(gè)人影響因素，如某些采購人員會(huì)偏向采購質(zhì)量，另一些則會(huì)偏向成本，導(dǎo)致形成了不同的采購傾向。在這樣的物資采購模式下，不僅難以確保物資采購質(zhì)量，也不利于煤炭企業(yè)加強(qiáng)物資采購管理[2]。

(三)物資采購人員缺乏現(xiàn)代化管理認(rèn)知

雖然在整個(gè)煤炭企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營活動(dòng)中，物資采購屬于最為基礎(chǔ)的活動(dòng)類型，但也有必要緊緊跟隨時(shí)代的步伐加以調(diào)整和優(yōu)化。在當(dāng)前的煤炭企業(yè)物資采購過程中，一些采購人員并沒有樹立現(xiàn)代化管理觀念，依舊保持傳統(tǒng)的采購習(xí)慣，整體的內(nèi)部控制意識(shí)相當(dāng)薄弱。不少煤炭企業(yè)甚至沒有設(shè)立專門的采購管理部門，相關(guān)采購管理人員非常少，而這些企業(yè)的采購活動(dòng)會(huì)由后勤人員直接負(fù)責(zé)。在這樣的狀況下，煤炭企業(yè)物資采購管理逐步呈現(xiàn)出了形式化現(xiàn)象，缺乏實(shí)質(zhì)管理成效。同時(shí)，采購人員的采購素養(yǎng)也需要不斷加以提升。在開展日常采購管理時(shí)，采購人員需要具備較高的采購認(rèn)知，不僅要掌握物資采購成本，避免成本消耗太大，也需要關(guān)注采購物資質(zhì)量。但許多煤炭企業(yè)的采購人員在采購方面已經(jīng)出現(xiàn)了思維固化問題，每次采購都會(huì)直接聯(lián)系熟悉的供應(yīng)商，并逐漸形成了人情交易觀念，即便物資價(jià)格提升，他們也不會(huì)去尋找更加合適的供應(yīng)商，而是為了減少麻煩繼續(xù)選擇原有供應(yīng)商。這很容易帶來額外的成本支出，嚴(yán)重不利于加強(qiáng)企業(yè)的成本管控工作。

(四)企業(yè)內(nèi)部采購管理部門的有效性不足

煤炭企業(yè)在發(fā)展過程中，往往都會(huì)針對(duì)煤炭生產(chǎn)活動(dòng)設(shè)立對(duì)應(yīng)的生產(chǎn)管理部門，但在采購管理方面卻很少設(shè)立對(duì)應(yīng)的職能部門，使得企業(yè)內(nèi)部采購管理缺乏專門負(fù)責(zé)人員，相應(yīng)的管理工作更加無從談起。同時(shí)，煤炭企業(yè)內(nèi)部管理存在嚴(yán)重的職能重復(fù)問題，在一些物資采購活動(dòng)中往往會(huì)出現(xiàn)多個(gè)責(zé)任主體，導(dǎo)致具體管理工作不知道該由哪一方來執(zhí)行。多數(shù)煤炭企業(yè)規(guī)模較大，內(nèi)部管理活動(dòng)繁多，需要各個(gè)管理部門保持高度嚴(yán)謹(jǐn)性，嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)管理制度，才能真正提高內(nèi)部管理成效。但物資采購一直沒有專門負(fù)責(zé)的管理部門，也沒有健全的管理方法，導(dǎo)致管理的有效性不足，在很大程度上降低了煤炭企業(yè)的內(nèi)部管理效率[3]。

三、加強(qiáng)煤炭企業(yè)物資采購內(nèi)部控制管理的實(shí)踐策略

(一)加強(qiáng)對(duì)物資采購合同的審核管理

在煤炭企業(yè)物資采購過程中，采購合同簽訂屬于最為重要的一環(huán)，不僅意味著采購方與供應(yīng)商形成了契約關(guān)系，也明確了雙方的責(zé)任和義務(wù)。在優(yōu)化物資采購內(nèi)部控制管理時(shí)，煤炭企業(yè)首先便應(yīng)該從物資采購合同出發(fā)，要求管理人員加強(qiáng)對(duì)物資采購合同的審核管理。物資采購合同是維護(hù)企業(yè)利益的重要保障。煤炭企業(yè)采購部門在與供應(yīng)商簽訂采購合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)在合同上詳細(xì)標(biāo)明采購供應(yīng)商雙方、采購價(jià)格以及采購方式，從而對(duì)合同雙方的責(zé)任和義務(wù)加以明確，并按照相關(guān)權(quán)限來簽訂合同。在對(duì)采購合同加以審核時(shí)，若是其中出現(xiàn)一些較為復(fù)雜的法律關(guān)系，那么便需要及時(shí)進(jìn)行溝通了解，必要時(shí)還可以對(duì)外咨詢專家，確保不會(huì)對(duì)自身利益產(chǎn)生損害。煤炭企業(yè)管理人員要對(duì)合同審核保持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真態(tài)度，結(jié)合物資采購相關(guān)需求來確定采購條款的合理性，如果存在不明確的地方，需要及時(shí)與供應(yīng)商溝通聯(lián)系，并做出適當(dāng)補(bǔ)充[4]。

(二)構(gòu)建完善的采購業(yè)務(wù)管理控制機(jī)制

為了加強(qiáng)物資采購的規(guī)范性，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合采購業(yè)務(wù)的實(shí)際開展?fàn)顩r，構(gòu)建完善的采購業(yè)務(wù)管理控制機(jī)制，首先，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立物資采購監(jiān)督小組，由采購部門的管理者擔(dān)任組長(zhǎng)，其他采購人員則作為監(jiān)督小組的成員，互相監(jiān)督，有效確保物資采購業(yè)務(wù)不再出現(xiàn)人情交易現(xiàn)象。其次，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)將物資采購內(nèi)部管理控制融入到整個(gè)內(nèi)部管控體系當(dāng)中，并作為日常的主要管理活動(dòng)來開展，以督促所有人員重新審視物資采購管理的重要性，形成全新的內(nèi)部管控觀念。再次，物資采購管理控制機(jī)制應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷跟隨物資采購需求的變化做出調(diào)整，在最大程度上保證采購業(yè)務(wù)管理控制機(jī)制的先進(jìn)性和適應(yīng)性。最后，物資采購部門應(yīng)當(dāng)做好基礎(chǔ)的采購信息記錄工作，每當(dāng)完成一次采購業(yè)務(wù)后，都需要準(zhǔn)確全面記錄相關(guān)信息，并將這些信息提交到企業(yè)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，便于財(cái)務(wù)部門展開后期的審核工作，明確采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況，確定其是否與最初的預(yù)算相一致。如在審核過程中，發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)有額外的成本消耗，需要找到出現(xiàn)這一狀況的原因，并對(duì)后期的采購計(jì)劃做出修改完善，提高采購管理的科學(xué)有效性[5]。

(三)開展市場(chǎng)調(diào)研，建設(shè)物資采購信息平臺(tái)

市場(chǎng)環(huán)境長(zhǎng)期處于不斷變化當(dāng)中，煤炭企業(yè)物資采購部門要實(shí)時(shí)根據(jù)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的開展?fàn)顩r，對(duì)物資采購市場(chǎng)展開全面合理的調(diào)查與分析，著重了解物資材料的市場(chǎng)分布與價(jià)格狀況，然后對(duì)不同供應(yīng)商物資材料的質(zhì)量和價(jià)格展開對(duì)比分析，接著了解這些供應(yīng)商的資質(zhì)與經(jīng)營狀況，并對(duì)這些情況進(jìn)行總結(jié)，得出準(zhǔn)確的評(píng)估結(jié)果，最后可以結(jié)合評(píng)估結(jié)果來選擇合適的供應(yīng)商。為了提高整個(gè)市場(chǎng)調(diào)研效率，煤炭企業(yè)還可以建設(shè)基于大數(shù)據(jù)技術(shù)上的物資采購信息平臺(tái)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來搜集整理所需物資在市場(chǎng)上的價(jià)格變化。同時(shí)，采購部門也可以將采購計(jì)劃與物資結(jié)算資料及時(shí)上傳到這一信息平臺(tái)上，便于管理層結(jié)合這些信息來準(zhǔn)確了解相關(guān)物資的使用狀況，一旦物資庫存不足，就可以加快部門審批，及時(shí)開展物資采購業(yè)務(wù)，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的有序進(jìn)行。如果煤炭企業(yè)需要采購新型物資或者設(shè)備，那么在前期的物資采購環(huán)節(jié)，還可以結(jié)合市場(chǎng)變化來設(shè)計(jì)招投標(biāo)計(jì)劃，對(duì)于大型設(shè)備可以優(yōu)先設(shè)定招投標(biāo)的具體范圍和標(biāo)準(zhǔn)，從而確保招投標(biāo)工作的公平性。

(四)提高物資采購人員的現(xiàn)代化管理素養(yǎng)

在煤炭企業(yè)物資采購工作中，采購人員是各項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的直接執(zhí)行者，如果這些人員不具備現(xiàn)代化管理素養(yǎng)，那么便容易給日常的物資采購管理工作造成諸多不良影響。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極開展對(duì)采購人員的管理培訓(xùn)，定期進(jìn)行思想教育，引導(dǎo)這些員工形成正確的采購管理認(rèn)知，不再保持原有的人情交易思想，轉(zhuǎn)而會(huì)從成本和質(zhì)量的角度進(jìn)行考慮，選擇合適的供應(yīng)商。同時(shí)，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化采購人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，結(jié)合采購業(yè)務(wù)的具體流程來制定防范機(jī)制，要求所有采購人員嚴(yán)格按照管理機(jī)制來開展日常采購工作，不得出現(xiàn)徇私舞弊的行為。

四、結(jié)語

總而言之，煤炭企業(yè)加強(qiáng)對(duì)物資采購的內(nèi)部管理控制，不僅可以降低物資采購過程中的操作和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，還能夠讓采購人員明確采購職責(zé)，形成良好的內(nèi)部監(jiān)督氛圍，有效提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力，為企業(yè)的健康發(fā)展形成重要推動(dòng)力?！?/p>