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        淺談醫(yī)院合同系統(tǒng)化管理的應(yīng)用方案

        2023-01-19 03:31:20屈文佳雷凌
        科學與信息化 2022年13期
        關(guān)鍵詞:供應(yīng)商流程文本

        屈文佳 雷凌

        西安交通大學第一附屬醫(yī)院 陜西 西安 710061

        1 特點描述

        合同管理平臺是以多系統(tǒng)集成為基礎(chǔ),流程優(yōu)化為目標,過程管理為核心,充分采集合同管理各環(huán)節(jié)的信息,并借助流程引擎、文本定義等技術(shù),將合同從立項、授權(quán)、選商、起草、審簽、履行及終結(jié)的全過程納入信息系統(tǒng)統(tǒng)一管理[1]。

        以合同信息為主線,業(yè)務(wù)上銷售、采購分線,通過合同立項、起草、履行等環(huán)節(jié)將計劃、訂單、發(fā)貨、驗收等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到合同管理平臺中,以實物履行信息支持財務(wù)掛賬、資金計劃形成及收付款業(yè)務(wù),從而形成覆蓋計劃、銷售、采購、合同、財務(wù)業(yè)務(wù)在內(nèi)的企業(yè)全生命周期合同管理平臺。

        2 做法

        2.1 健全合同檔案管理制度

        根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和實施辦法,結(jié)合醫(yī)院實際情況,醫(yī)院制定了《合同管理辦法》和《合同檔案管理制度》[2]。合同管理措施主要包括我院對各類合同的審核、簽訂、履行、監(jiān)督和檔案管理的職責,明確了相關(guān)行政部門的監(jiān)督管理職責,并進一步完善合同審查和簽訂的工作流程。合同檔案管理系統(tǒng)還明確了合同資料的歸檔范圍、移交日期、類別的設(shè)置、保存期限的定義、合同檔案的編制、合同檔案的使用和管理等。通過建立合同檔案管理體系的具體工作程序,制定合同資料檔案的質(zhì)量標準和規(guī)范,使合同檔案的管理有章可依。

        2.2 重視合同檔案的收集

        合同檔案的收集是合同檔案保存中最為重要,也是難度最大的一個組成部分。通過對合同存檔管理過程進行了前端控制,規(guī)范了合同存檔管理的規(guī)章制度,嚴格系統(tǒng)管理簽約審查、簽字等工作流程,并確定了由簽約專人負責管理,由簽約人在合同簽字加公章等環(huán)節(jié)上將合同文本與有關(guān)材料進行了整理,并在指定的日期將被轉(zhuǎn)移到醫(yī)院的全面檔案集中統(tǒng)一管理[3]。這樣可以有效的解決合同存檔難的問題,大大減少合同不作為的現(xiàn)象,提高合同存檔的效果。

        2.3 強化合同檔案的整理工作

        簽訂的合同類型主要包括人員聘任合同、重大科研項目專項合同、產(chǎn)品購銷合同、大型項目合同等協(xié)議。由于數(shù)目不是太多,合同分成不同的類型。例如,將人員聘用合同劃分為“人力資源管理合同”,將科研合同劃分為“科研和技術(shù)研究合同”,將經(jīng)濟合同和其他合同劃分為“經(jīng)濟管理合同”,將設(shè)備采購合同實行“雙制”,在“設(shè)備管理”和“經(jīng)濟管理”兩個單元中歸檔。根據(jù)這種管理方法,既能實現(xiàn)對各類合同備案單位的全面管理,又能完善專業(yè)備案制度。

        2.4 加強合同檔案信息化管理

        由于國家信息化建設(shè)的推進和無紙化辦公的要求,傳統(tǒng)的合同歸檔保管模式已無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的最新需求,所以合同歸檔信息化已是目前合同檔案管理工作的重點發(fā)展。主要措施為[4]。①合理運用現(xiàn)代信息化手段,利用釘釘?shù)戎腔垡苿愚k公平臺進行簽約審核、簽署等過程,并編制好簽訂表單,建立簽訂管理臺賬。這樣既規(guī)范了簽約的管理流程,又提升了效率,也減少了各部門之間轉(zhuǎn)移工作太長,條款執(zhí)行滯后或者在流轉(zhuǎn)過程中遺失等現(xiàn)象,又克服了靠手工或者Excel表格統(tǒng)計簽約信息時產(chǎn)生的數(shù)量不準確、信息不完整等問題。②將簽字的原件進行掃描,掃描后的電子版文件直接保存在計算機上。一是便于合同的快速審核,從而節(jié)省時間,提高效率;第二,可以共享合同數(shù)據(jù),及時補充醫(yī)院運營中有用的合同數(shù)據(jù);三是防止了因直接檢索合同紙質(zhì)文檔而導致合同原件的損毀與流失,更有效地保障了合同文檔的安全性。③利用醫(yī)院檔案技術(shù)系統(tǒng),進行對合同檔案資料的計算機記錄、查詢,使合同歸檔管理更加簡單、迅速,極大地提高了合同歸檔的效率。

        2.5 做好合同檔案的開發(fā)利用

        不僅高度重視合同檔案管理質(zhì)量,而且積極開展合同檔案的研究和利用,為工作提供了寶貴的決策依據(jù)。并在開發(fā)合同檔案的使用過程中,注重保證合同檔案的保密性和安全性。方法和具體措施[5]:①根據(jù)合同文件的特點,嚴格規(guī)定了合同文件的使用許可,可以在許可范圍內(nèi)自由借用和閱讀合同文件;使用檔案管理系統(tǒng),使合同文件的查找和更改更加簡單;②開拓合同文件的使用方式,利用信息辦公的網(wǎng)絡(luò)平臺,保存合同文件的電子版和掃描文件,供用戶檢索。

        3 指導原則及應(yīng)用方案

        深入分析合同管理現(xiàn)狀,制定建設(shè)目標和實施策略,指導整個合同管理信息化工作持續(xù)、高效推進?;拘纬闪恕皥F隊保障、目標導向、方法領(lǐng)先、業(yè)務(wù)集成”的系統(tǒng)建設(shè)和實施原則。即圍繞業(yè)務(wù)主線成立“合同管理信息化”工作團隊,制定管理改進與系統(tǒng)實施相結(jié)合的目標,采用“基于流程的信息系統(tǒng)設(shè)計方法”完成需求分析和系統(tǒng)設(shè)計,通過分析數(shù)據(jù)來源和走向,大力推進集成工作,最終實現(xiàn)合同管理業(yè)務(wù)的高度集成。

        3.1 建立了合同全業(yè)務(wù)集中管控平臺,防范合同風險

        圍繞合同全業(yè)務(wù)過程,梳理了合同立項源頭(計劃訂單類、事務(wù)事項型)、確定了3種合同選商方式(招標、詢價、政府集中采購)、定義了兩類授權(quán)體系(職務(wù)授權(quán)、專項授權(quán))、兩類文本可供選擇(標準文本、非標準文本),同時按照合同金額、重大類型定義不同的合同審簽流程,通過設(shè)置流程關(guān)鍵控制點防范了合同簽訂和執(zhí)行風險。履行階段與銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)及財務(wù)系統(tǒng)集成獲取完整的履行信息,同時將合同變更、違約、解除等異常業(yè)務(wù)統(tǒng)一納入系統(tǒng)管理。

        3.2 統(tǒng)一供應(yīng)商及客戶目錄,為業(yè)務(wù)信息集成提供了基礎(chǔ)

        通過合同管理平臺,統(tǒng)一了過去分散在銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)中不一致的供應(yīng)商和客戶信息,完成了合同相對人目錄的統(tǒng)一管理[6]。重新定義相對人新增、資質(zhì)與聯(lián)系人變更等流程,確定了供應(yīng)商與客戶基本數(shù)據(jù)形成的機制,為與之相關(guān)的信息集成提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

        3.3 合同審簽網(wǎng)絡(luò)化,縮短了合同審簽周期,提升了運營效率

        合同的全面網(wǎng)絡(luò)化審簽,減少了合同辦理及審簽人員的無效奔波,降低公司運營成本。通過的統(tǒng)一的系統(tǒng)待辦提醒和OA郵件雙重提醒,提升了合同審簽效率。標準的審簽流程和審簽資料的事前匯集,減少了推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。

        3.4 創(chuàng)新合同管理信息化應(yīng)用模式,變單項應(yīng)用為集成應(yīng)用

        打破過去只關(guān)注合同職能審查的簡單、單一化應(yīng)用。從源頭上確定了兩種立項來源方式(計劃訂單類、事務(wù)事項型),通過集成銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng),獲取計劃訂單類源頭數(shù)據(jù),事務(wù)事項型合同則依據(jù)經(jīng)營計劃下發(fā)的任務(wù)內(nèi)容和要求進行立項,實物履行和財務(wù)收付款環(huán)節(jié)通過集成銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)了產(chǎn)品發(fā)貨、到貨驗收及實際收付款等業(yè)務(wù)集成。集成化的合同管理信息化應(yīng)用模式,對業(yè)務(wù)起到全面支撐。

        3.5 推動基于信息化條件下的合同管理配套制度建設(shè)

        合同管理業(yè)務(wù)信息化后,已有的管理制度,已不能真實、完全地反應(yīng)用合同管理的方式和方法。伴隨合同立項、授權(quán)、選商、起草、審簽、履行及終結(jié)全過程,初步形成了面向管理和信息系統(tǒng)應(yīng)用的制度和方法,充分體現(xiàn)了業(yè)務(wù)與信息化的融合,規(guī)范了合同信息系統(tǒng)日常使用,保證了業(yè)務(wù)規(guī)范化持續(xù)運轉(zhuǎn)。

        3.6 解決了合同管理數(shù)據(jù)多維度統(tǒng)計問題

        合同管理過程完整信息的采集與共享,為合同后評估提供了可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。包含交付履約率、交檢合格率、價格波動等信息的動態(tài)統(tǒng)計,為供應(yīng)商評價提供客觀數(shù)據(jù),同時合同收付款執(zhí)行情況等信息為運營決策提供了支持。

        3.7 采用基于流程的信息系統(tǒng)建設(shè)方法

        以往在業(yè)務(wù)實現(xiàn)信息化的過程中,都不同程度地存在著需求反復、程序更改頻繁的問題,嚴重影響應(yīng)用效果和實施進度。通常表現(xiàn)為客戶與需求人員信息傳遞錯誤、需求人員同設(shè)計人員之間信息溝通不暢,需求文檔、設(shè)計文檔之間缺乏關(guān)聯(lián)性,文檔對系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)實施及后期維護工作支持不足。為解決這些問題,在合同管理系統(tǒng)的構(gòu)建過程中初步建立了一套可以實現(xiàn)需求、設(shè)計無損傳遞的方法,即基于流程的信息系統(tǒng)設(shè)計方法[7]。方法的核心是借鑒MDA(Model Driven Architecture,模型驅(qū)動體系結(jié)構(gòu))思路,在需求分析和系統(tǒng)設(shè)計工作中使用業(yè)務(wù)流程作為信息傳遞的載體。通過業(yè)務(wù)建模表達客戶需求,使用平臺無關(guān)模型表達系統(tǒng)設(shè)計,并在業(yè)務(wù)建模以及平臺無關(guān)模型之間進行信息傳遞,實現(xiàn)從客戶需求到系統(tǒng)設(shè)計的無損轉(zhuǎn)換。具體做法是以通過流程構(gòu)建和分析軟件進行業(yè)務(wù)流程顯性化,流程優(yōu)化后形成信息系統(tǒng)建設(shè)藍圖,基于藍圖進行UML統(tǒng)一建模完成平臺無關(guān)模型的創(chuàng)建,并逐步豐富UML對象元素形成系統(tǒng)完整設(shè)計,最終實現(xiàn)業(yè)務(wù)模型和軟件設(shè)計的可視化、存儲和交換,同時也可以自動輸出項目各階段的文檔。

        3.8 使用合同文本模板定義技術(shù)

        合同文本的標準化,可以進一步規(guī)范簽約行為,提高合同履約率,最大限度地規(guī)避法律糾紛,減少企業(yè)損失。為了滿足標準化和實用性的雙重要求,合同文本庫的構(gòu)建過程中,采用了標準文本與非標準文本共存的方式,并與合同分類實現(xiàn)強制關(guān)聯(lián)[8]。標準文本盡量采用了國家、行業(yè)標準范本,公司標準文本以及對方標準文本,同時也提供了基于標準文本的可編輯方式和自由文本。文本可以修改留痕、在線編輯、查看及下載??紤]到文本內(nèi)容條款的變化,對合同文本也進行了版本控制。合同文本庫建設(shè)是一個長期的過程,需要不斷調(diào)整、完善和豐富,逐步將非標準文本轉(zhuǎn)換為標準文本,進而有效地規(guī)范企業(yè)各種經(jīng)營行為。

        3.9 建立多因素、量化供應(yīng)商評價模型

        合同管理系統(tǒng)采集了合同全生命周期內(nèi)與交付、質(zhì)量、價格、技術(shù)、服務(wù)相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。基于數(shù)據(jù)建立多因素、量化供應(yīng)商評價模型,實現(xiàn)對不同類型供應(yīng)商的統(tǒng)一評價。首先需要確定評估流程,基于評估流程進行指標屬性定義(主觀、客觀)、供應(yīng)商對應(yīng)指標及權(quán)重設(shè)置、指標數(shù)據(jù)采集、指標計算及評價結(jié)果管理。按評價結(jié)果將供應(yīng)商分為A、B、C3類,A類作為供貨的首選供應(yīng)商,B類作為備選供應(yīng)商,C類為待評估供應(yīng)商并啟動相應(yīng)的評估流程,C類以下退出合格供方目錄,并考慮開發(fā)新的供應(yīng)商。定期對供應(yīng)商進行客觀和公正評價,確保供應(yīng)商供貨質(zhì)量穩(wěn)定、交期可靠和成本最優(yōu)。

        借助信息化手段,合同管理由事項型向管理型轉(zhuǎn)變,合同管理制度和要求得到具體落實,同時改變了過去分散管理、各自為政的局面[9]。建立在信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上的合同管理體系,促使企業(yè)合同管理更加規(guī)范、透明,進一步夯實了運營基礎(chǔ)。

        從合同管理視角看企業(yè)運營,需要得到全面、連貫、準確的信息。通過分析業(yè)務(wù)應(yīng)用場景,進行多系統(tǒng)集成,打通了信息傳遞途徑??茖W高效地管理合同信息數(shù)據(jù),為企業(yè)經(jīng)營決策提供支持,提高風險防控水平,減少運營風險。

        合同管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建,基本上打通了從計劃、審簽、履行直至收付款的整個端到端流程。管理流程不斷優(yōu)化和固化,合同審簽效率平均提高50%以上,運營效率大幅提升,管理成本也隨之下降。

        4 結(jié)束語

        合同檔案保管一直是醫(yī)療管理工作中的重點內(nèi)容,該院通過進一步健全合同檔案保管機制,不斷完善管理業(yè)務(wù)流程,不斷創(chuàng)新合同檔案保管模式,進一步完善合同檔案信息化管理系統(tǒng),有效提升了合同檔案保管的效能,為推動現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展提供了強大的技術(shù)保證。

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