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        新形勢下科技查新服務(wù)存在的問題與對策分析

        2023-01-10 06:38:06蔣珞晨萬之瑜
        華東科技 2022年12期
        關(guān)鍵詞:新員查新機(jī)構(gòu)

        文/蔣珞晨,萬之瑜

        在國家大力提倡科技創(chuàng)新與自主創(chuàng)新的新形勢下,越來越多的科研單位及相關(guān)政府管理部門為避免重復(fù)性研究,不約而同地加大了科技查新的力度。例如,在開展相關(guān)技術(shù)研究或科研項目之前,其紛紛要求相關(guān)技術(shù)人員落實科技查新。政府、企事業(yè)單位及科研人員對查新工作的認(rèn)可,無疑為科技創(chuàng)新戰(zhàn)略的順利實施提供了有效保障。但隨著科技查新服務(wù)的大范圍應(yīng)用,一些潛在問題也逐漸暴露出來,進(jìn)而直接影響相關(guān)工作的有效開展。基于此,本文在總結(jié)科技查新服務(wù)存在的主要問題的基礎(chǔ)上,提出針對性建議。

        一、科技查新的發(fā)展?fàn)顩r

        為了有效解決科研管理部門科研成果評審結(jié)果失準(zhǔn),以及科研課題重復(fù)、低水平研究等問題,我國在1985年正式開展科技查新服務(wù)。經(jīng)過30多年的發(fā)展,科技查新在項目立項、成果報獎、成果評價等專家評審活動中發(fā)揮著越來越重要的作用,并得到政府以及相關(guān)科研管理部門、機(jī)構(gòu)的一致認(rèn)可??萍疾樾虏粌H為政府、科研機(jī)構(gòu)提供了客觀的參考依據(jù),也為企事業(yè)科研單位提供了最新、最全面的文獻(xiàn)支持。但隨著發(fā)展形勢的不斷變化,科技查新的服務(wù)范圍、種類較之以往也有所變化,絕大多數(shù)客戶已經(jīng)不再滿足于獲取形式簡單的查新報告,而是對科技查新的內(nèi)容提出了更高要求。他們希望能通過科技查新來了解、掌握國內(nèi)外相同技術(shù)領(lǐng)域或同類產(chǎn)品的實時研究動向,從而為自己的研究提供參考,研發(fā)出更具核心競爭力的前沿技術(shù)。

        但隨著科技查新服務(wù)的大力開展,一些以往較為隱蔽的問題也直接暴露出來,深刻影響著科技查新服務(wù)的有效進(jìn)行。因此,本文對當(dāng)前科技查新服務(wù)中的主要問題進(jìn)行總結(jié),并提出針對性建議,以期推動科技查新服務(wù)進(jìn)一步完善。

        二、科技查新服務(wù)中的主要問題

        (一)客戶認(rèn)識不足

        科技查新是文獻(xiàn)檢索和情報調(diào)研相結(jié)合的情報研究工作,它以文獻(xiàn)為基礎(chǔ),以文獻(xiàn)檢索和情報調(diào)研為手段,綜合分析查新項目的新穎性并編制出有依據(jù)、有分析、有對比、有結(jié)論的查新報告??萍疾樾率潜WC科研立項和成果評審的科學(xué)性、公正性,避免重復(fù)科研的重要工作。當(dāng)前,部分需要科技查新的客戶由于對這項工作認(rèn)識不足,往往在提交材料時出現(xiàn)缺漏、倉促查新等問題,不僅無法發(fā)揮出科技查新服務(wù)的優(yōu)勢作用,更不利于保證查新結(jié)果的準(zhǔn)確性。

        (二)查新員與客戶缺乏溝通

        在通常情況下,需要科技查新服務(wù)的客戶基本都是從事某一特定領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)人員,他們在本專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域造詣頗深,但對科技查新服務(wù)缺少了解。與此同時,從事科技查新工作的查新員也不可能了解所有技術(shù)領(lǐng)域。因此,在科技查新服務(wù)前期,雙方的及時溝通顯得尤為重要。例如,少數(shù)查新客戶不了解科技查新服務(wù)的性質(zhì),甚至存在誤解;有的客戶過于看重查新內(nèi)容,往往會過量提供資料;而有些客戶則認(rèn)為科技查新只是一個形式工作,并且認(rèn)為實際內(nèi)容并不重要,所以提交的資料經(jīng)常會有所缺失。實際上,客戶提供的材料過于詳細(xì),就會導(dǎo)致查新要點不突出、內(nèi)容過于繁雜;提供的查新材料過于簡單,則無法反映其研究內(nèi)容的技術(shù)創(chuàng)新點。這兩種情況都會降低查新員的工作效率,影響科技查新服務(wù)的有序推進(jìn)。

        (三)查新人員的綜合能力有待提升

        新時代,越來越多的工作崗位要求工作人員具備多領(lǐng)域、多學(xué)科的知識和技能,科技查新服務(wù)也不例外。與此同時,為了更好地滿足客戶的不同需求,查新員必須同時掌握多個領(lǐng)域的科學(xué)知識,并做到融會貫通。但隨著科技創(chuàng)新的速度不斷加快,新工藝、新技術(shù)、新原理層出不窮,而查新員只有在初步了解這些技術(shù)、工藝、原理的前提下才能制定出準(zhǔn)確可行的檢索策略,從而保證科技查新服務(wù)的全面性和準(zhǔn)確性。簡單來說,這些變化對查新員的知識結(jié)構(gòu)和應(yīng)變能力等綜合能力提出了更高要求。

        (四)查新管理機(jī)制有待完善

        由于科技查新服務(wù)具有一定的不確定性,且受國家級、省部級等各級部門開展科研立項、成果評價、成果報獎等受理時間的影響,每年都會出現(xiàn)數(shù)個查新高峰期。在此期間,大部分查新機(jī)構(gòu)都會在較短時間內(nèi)收到大批查新委托,查新時間短、任務(wù)重。除此之外,查新員由于工作壓力大,長時間過度消耗腦力、精力,難免會出現(xiàn)職業(yè)倦怠的情緒,進(jìn)而影響查新報告的質(zhì)量。因此,查新機(jī)構(gòu)有必要結(jié)合以往經(jīng)驗,提前針對業(yè)務(wù)高峰期制定行之有效的查新管理機(jī)制來應(yīng)對可能發(fā)生的各種問題。

        (五)信息資源有待擴(kuò)充

        不可否認(rèn)的是,豐富全面的信息資源庫是確??萍疾樾路?wù)順利進(jìn)行的有力保障。當(dāng)前,不同學(xué)科間的互相滲透已經(jīng)成為新時代的發(fā)展趨勢。單一學(xué)科的研究成果不再局限于本領(lǐng)域,進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)報道、學(xué)術(shù)研究等極有可能分散于多個交叉學(xué)科領(lǐng)域。與此同時,部分查新機(jī)構(gòu)在開展科技查新服務(wù)過程中,經(jīng)常會面臨信息資源庫不全面或者資源庫不穩(wěn)定等問題。信息資源庫存在不足,勢必會影響科技查新服務(wù)的質(zhì)量,甚至影響相關(guān)工作的順利開展。因此,在科技查新服務(wù)過程中,是否擁有強(qiáng)大、穩(wěn)定、覆蓋面廣的綜合信息資源數(shù)據(jù)庫作為支撐顯得尤為重要。

        三、提高科技查新服務(wù)質(zhì)量的建議

        (一)提高客戶的重視程度

        在實際工作中,查新員通常會基于專業(yè)角度,幫助客戶在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)一步優(yōu)化申報課題、完善項目內(nèi)容,從而全面提高研究課題的申報質(zhì)量,縮短科研立項和出成果的周期。因此,作為客戶的科研人員也應(yīng)不斷提高對科技查新的重要性、必要性的認(rèn)識,降低科研工作的盲目性,避免重復(fù)研究和資源浪費(fèi),進(jìn)而推動科技創(chuàng)新進(jìn)一步發(fā)展。

        (二)加強(qiáng)與客戶的溝通

        查新員需要擺正自身位置,盡可能消除客戶的顧慮,通過及時充分的溝通,了解客戶的查新目的和主要需求。首先,查新員應(yīng)幫助客戶了解查新工作的程序和步驟,使其形成對查新工作的初步了解。其次,在雙方互相理解的基礎(chǔ)上,查新員應(yīng)根據(jù)客戶需求指導(dǎo)其撰寫查新要點。最后,在服務(wù)過程中,查新員也應(yīng)積極與客戶溝通,以撰寫出優(yōu)質(zhì)高效的查新報告,得出更合理、客觀、公正的查新結(jié)論。

        (三)提升查新員的綜合能力

        為應(yīng)對新形勢的變化,查新員必須不斷充實自己,主動了解國內(nèi)外科技領(lǐng)域的新動向,在拓寬眼界的同時,不斷豐富自己的知識儲備。同時,在工作之余,查新員還應(yīng)積極學(xué)習(xí)新的檢索工具和分析軟件,努力提升自己的操作水平,以滿足更專業(yè)客戶的需求。除此之外,查新員還應(yīng)充分調(diào)動自身積極性,向本單位資深查新員、其他單位優(yōu)秀從業(yè)人員學(xué)習(xí),交流經(jīng)驗,不斷提高自身的綜合能力,以更好地滿足新時代科技信息服務(wù)的需要。

        (四)建立靈活機(jī)動的查新高峰期應(yīng)急機(jī)制

        面對業(yè)務(wù)比較集中的高峰期,查新機(jī)構(gòu)可以根據(jù)具體情況制定內(nèi)部消化、對外分流這兩種應(yīng)急機(jī)制。(1)內(nèi)部消化。以某事業(yè)單位查新中心為例,目前其分為農(nóng)林醫(yī)學(xué)部、工程材料部、機(jī)電信息部、綜合業(yè)務(wù)部四個部分。當(dāng)其中一個部門的業(yè)務(wù)量激增到一定值時,查新中心支持該部門將部分業(yè)務(wù)量分留給其他業(yè)務(wù)量正常的部門。此舉旨在避免查新員過于疲勞,查新質(zhì)量、效率下降等問題發(fā)生,進(jìn)而保證科技查新服務(wù)的有序進(jìn)行。(2)對外分流。查新機(jī)構(gòu)可以同其他有資質(zhì)的查新機(jī)構(gòu)共同建立合作平臺,當(dāng)機(jī)構(gòu)所有業(yè)務(wù)部均處于飽和狀態(tài)且無法在短期內(nèi)完成大量課題任務(wù)時,其可以將客戶推薦給合作機(jī)構(gòu)。同理,其他查新機(jī)構(gòu)在無法承受巨大的業(yè)務(wù)量時,也可以將客戶推薦至合作平臺中的其他查新機(jī)構(gòu)??梢钥闯?,對外分流既能保證客戶的利益,同時也有助于促進(jìn)各查新機(jī)構(gòu)的長期友好合作。

        (五)建立健全數(shù)據(jù)庫共享機(jī)制

        專業(yè)、全面且穩(wěn)定的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫是有效開展科技查新服務(wù)的基礎(chǔ)。由于購置國內(nèi)外專業(yè)數(shù)據(jù)庫的費(fèi)用相對較高,查新機(jī)構(gòu)通常無法一次性購齊所有資源庫。為此,筆者建議查新機(jī)構(gòu)同其他情報機(jī)構(gòu)、科研院所或者高校展開合作,建立資源共享平臺,健全數(shù)據(jù)庫共享機(jī)制,實現(xiàn)資源共享,以有效緩解經(jīng)費(fèi)壓力,避免重復(fù)投資和資源浪費(fèi)。

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