熊 霞，高 凡

(西南交通大學(xué)，四川 成都 610031)

紙質(zhì)圖書是高校文獻資源保障體系的重要組成部分，2004年教育部印發(fā)的《普通高等學(xué)?；巨k學(xué)條件指標(biāo)(試行)》明確規(guī)定，凡折合在校生超過30,000人的高校當(dāng)年進書量超過90，000冊，該項指標(biāo)即為合格[1]。紙質(zhì)圖書也是高校重要的固定資產(chǎn)之一，《中央行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理辦法》規(guī)定紙質(zhì)圖書應(yīng)納入高校固定資產(chǎn)管理范圍[2]。隨著高校圖書館及院系資料室紙質(zhì)圖書資產(chǎn)的累積，如何有效解決紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理中存在的問題和不足，需從不同的視角進行探索和思考。

1 高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理存在的問題

1.1 管理制度不健全，管理意識薄弱

紙質(zhì)圖書作為固定資產(chǎn)管理對象，要經(jīng)歷采購、入賬、使用、管理、折舊、報廢等環(huán)節(jié)，需按照固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)建立健全相關(guān)的規(guī)章制度和實施細則，由于紙質(zhì)圖書資產(chǎn)的特殊性，常規(guī)的固定資產(chǎn)管理辦法并不適用于紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理。當(dāng)前，我國大多數(shù)高校都未制訂專門的圖書資產(chǎn)管理辦法，有的高校雖然在資產(chǎn)管理制度中提及了圖書資產(chǎn)管理，但僅是簡單說明，無論是在篇幅上還是在細節(jié)上，都缺乏有力度的管理措施和責(zé)任劃分[3]。此外，圖書館和院系資料室認(rèn)為自身職責(zé)主要是為教學(xué)科研提供文獻保障，對圖書資產(chǎn)的保護管理意識淡薄，管理意識和水平有待提升。

1.2 資產(chǎn)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、不規(guī)范

由于缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機制，高校各部門對紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理各自為政，如：圖書館和院系資料室從業(yè)務(wù)角度管理紙質(zhì)圖書，財務(wù)部門從控制圖書經(jīng)費角度出發(fā)管理紙質(zhì)圖書，資產(chǎn)管理部門僅統(tǒng)計資產(chǎn)數(shù)量[4]。由于紙質(zhì)圖書的價值核算存在碼洋、折扣、實洋折算等情況[5]，同時使用過程中還有折舊、丟失、賠償?shù)痊F(xiàn)象，導(dǎo)致財務(wù)賬目、資產(chǎn)賬目和實物賬目不一致。除了常規(guī)紙質(zhì)圖書價值核算，圖書館和院系資料室還需對古籍和受贈圖書進行價值核算[6]，雖然圖書館和院系資料室對這些圖書進行了臺賬登記，但并未將其納入固定資產(chǎn)管理。此外，很多高校圖書館歷史悠久，積累了大量珍貴的圖書文獻，這些文獻很多沒有進入圖書館的館藏目錄，更沒有被統(tǒng)計在資產(chǎn)報表和財務(wù)報表中。

1.3 紙質(zhì)圖書折舊、丟失管理不及時

紙質(zhì)圖書作為承載知識的特殊產(chǎn)品，無法按常規(guī)固定資產(chǎn)的折舊標(biāo)準(zhǔn)進行折舊管理，但其實物特性又導(dǎo)致其物理載體必然會隨時間和使用頻率的增加出現(xiàn)破損和消亡。目前，大部分高校對紙質(zhì)圖書的折舊管理辦法是圖書館單方面按紙質(zhì)圖書使用情況和實物狀態(tài)進行剔舊[7]。對于剔舊圖書，圖書館會在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中變更圖書狀態(tài)，一部分放入二線書庫或三線書庫，另一部分打包堆放等待統(tǒng)一贈送或報廢處置。對于圖書丟失問題，雖然圖書館制定了圖書丟失賠償制度，但從資產(chǎn)管理角度看，圖書館單方面制定的圖書賠償制度無法實現(xiàn)資產(chǎn)管理的規(guī)范化和合理化，圖書館對丟失圖書的賠償處理無法及時、動態(tài)地體現(xiàn)在資產(chǎn)賬目和財務(wù)賬目上。無論圖書是折舊還是丟失，都涉及圖書資產(chǎn)的處置問題。高校很難針對每本圖書建立獨立的資產(chǎn)賬目[8]，尤其是歷史累積文獻的批量臺賬，因而在處置圖書資產(chǎn)時難以根據(jù)剔舊或丟失的圖書書目一一進行對應(yīng)。此外，審批環(huán)節(jié)多、處置周期長、資產(chǎn)賬目籠統(tǒng)等也是高校圖書館和院系資料室難以及時動態(tài)進行紙質(zhì)圖書資產(chǎn)處置的限制因素，致使資產(chǎn)處置滯后，出現(xiàn)賬實不符等問題[9]。

2 數(shù)據(jù)協(xié)同在高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理中的作用

數(shù)據(jù)協(xié)同是建立在業(yè)務(wù)協(xié)作和數(shù)據(jù)共享基礎(chǔ)上，通過統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、多方面協(xié)調(diào)計算等方式，滿足不同數(shù)據(jù)需求的一種數(shù)據(jù)管理模式。總體而言，資產(chǎn)管理就是實物管理加數(shù)據(jù)管理，高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)的實物管理主要由圖書館和院系資料室負責(zé)，而數(shù)據(jù)管理則需多部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。從數(shù)據(jù)協(xié)同視角梳理和重組高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)的管理流程，有助于高校落實固定資產(chǎn)管理政策，健全圖書資產(chǎn)管理體系。

2.1 紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理流程涉及多部門協(xié)同

一般而言，高校圖書館承擔(dān)紙質(zhì)圖書資產(chǎn)的招標(biāo)采購、編目入藏、流通使用、報廢處置等全流程管理工作，只需與財務(wù)部門對接經(jīng)費支出使用以及與資產(chǎn)管理部門對接資產(chǎn)數(shù)量和賬目即可。但是，在實際操作中大部分高校圖書館對圖書資產(chǎn)的管理更多是從文獻保障和服務(wù)的角度出發(fā)，更關(guān)注紙質(zhì)圖書的借還管理以及是否滿足讀者需求，重使用輕管理，而財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門等也僅針對紙質(zhì)圖書的經(jīng)費或賬目等問題各自進行局部處理，長此以往紙質(zhì)圖書資產(chǎn)勢必出現(xiàn)賬實、賬賬不符情況。

高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理的整個流程包括預(yù)算、招標(biāo)、采購、驗收、編目、典藏、入賬、報銷、使用及處置等環(huán)節(jié)，需要院系資料室、圖書館、采購部門、財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門等多部門協(xié)調(diào)參與。資產(chǎn)管理部門作為高校國有資產(chǎn)的綜合管理部門，應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各相關(guān)部門工作，整體規(guī)劃管理流程中各部門、各信息化平臺的業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流，審核監(jiān)督紙質(zhì)圖書資產(chǎn)的入賬、處置工作，針對紙質(zhì)圖書制定資產(chǎn)管理制度和實施細則，明確劃分管理責(zé)任和義務(wù)；圖書館作為紙質(zhì)圖書及資料的歸口管理部門，應(yīng)在滿足讀者文獻需求的基礎(chǔ)上，除對紙質(zhì)圖書資產(chǎn)進行保管并及時提出處置申請外，還要完成新購紙質(zhì)圖書的預(yù)算申請、招標(biāo)申請、采購、驗收、編目、典藏、入賬申請、報銷申請等工作，并對院系資料室的上述流程進行監(jiān)督和審核，從而形成校內(nèi)紙質(zhì)圖書資產(chǎn)的一體化管理體系。

2.2 各類數(shù)據(jù)報表的數(shù)據(jù)協(xié)同管理需求

紙質(zhì)圖書作為衡量高?；巨k學(xué)條件的重要指標(biāo)，在固定資產(chǎn)中所占比例較大，國家及各級主管部門每年都會要求高校填報各類統(tǒng)計報表，如：高等教育基層統(tǒng)計調(diào)查表、全國高校教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫報表、教育部高校圖書館事實數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)報表、本科教學(xué)質(zhì)量報告等，都要求填報高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)的總量和當(dāng)年新增量。各報表要求的統(tǒng)計時間及統(tǒng)計范圍并不完全相同，如：高等教育基層統(tǒng)計調(diào)查表對紙質(zhì)圖書資產(chǎn)總量的統(tǒng)計截止時間為當(dāng)年的9月1日，全國高校教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫報表的統(tǒng)計截止時間則是當(dāng)年的9月30日，而教育部高校圖書館事實數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)報表要求填報上一自然年度紙質(zhì)圖書資產(chǎn)的數(shù)據(jù)。除統(tǒng)計時間不同外，統(tǒng)計數(shù)量范圍要求也不同，如：高等教育基層統(tǒng)計調(diào)查表和全國高校教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫報表要求填報高校圖書館和院系資料室所有正式出版書籍的總數(shù)量，而教育部高校圖書館事實數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)報表則要求分開填報圖書館和院系資料室的紙質(zhì)圖書數(shù)量。

目前，大部分高校的紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理流程和模式都無法滿足各類報表填報需求，高校將填報任務(wù)交給圖書館，圖書館按能查到的數(shù)據(jù)大致進行統(tǒng)計，填報數(shù)據(jù)要么與實物數(shù)量不符，要么與上一年度數(shù)據(jù)有差異，準(zhǔn)確性難以得到保證。從多部門數(shù)據(jù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共建共享角度出發(fā)對高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)進行動態(tài)管理，能夠保障相關(guān)管理平臺數(shù)據(jù)的一致性、完整性和可溯源性。

3 基于數(shù)據(jù)協(xié)同的高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理流程構(gòu)建

3.1 業(yè)務(wù)流程梳理

基于數(shù)據(jù)協(xié)同的高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程主要涉及院系資料室、圖書館、采購部門、財務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門等業(yè)務(wù)主體，整體管理框架體系由經(jīng)費審批、采購招標(biāo)、采訪和加工、資產(chǎn)申報、報賬、資產(chǎn)使用、資產(chǎn)處置等7個子業(yè)務(wù)模塊構(gòu)成，詳見下頁圖1。

3.1.1 規(guī)章制度保障。高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程的順利開展需要有完善的規(guī)章制度作保障。資產(chǎn)管理部門應(yīng)協(xié)同其他相關(guān)部門制定符合紙質(zhì)圖書特性、可操作性強的合理全面的紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理辦法和實施細則。紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理辦法應(yīng)對包括古籍、受贈圖書在內(nèi)的所有紙質(zhì)圖書從采訪編目、資產(chǎn)申報到日常使用管理，以及剔舊、丟失等全面細致地制定規(guī)則；以保障資產(chǎn)數(shù)據(jù)一致性為目標(biāo)，制定圖書編目的基本數(shù)據(jù)要求和編目系統(tǒng)的使用規(guī)范，保證資產(chǎn)申報時圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。此外，高校應(yīng)明確圖書館是紙質(zhì)圖書及其他文獻資料的歸口管理部門，圖書館應(yīng)承擔(dān)對院系資料室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作和資源配置協(xié)調(diào)工作，以提升院系資料室工作人員的圖書編目能力和文獻資源的利用率。

圖1 基于數(shù)據(jù)協(xié)同的高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程

3.1.2 經(jīng)費申請和采購實施。除了學(xué)校審批的經(jīng)費，高校圖書館和院系資料室還可以使用學(xué)院經(jīng)費、課題經(jīng)費、受贈經(jīng)費等其他來源經(jīng)費進行圖書采購。與供應(yīng)商簽訂采購合同后，圖書館和院系資料室采訪人員可按讀者需求選購圖書，圖書采訪可以使用圖書館自動化管理系統(tǒng)中的采訪模塊，以達到圖書查重的目的，采購少量圖書或采購目的明確時可采用零購方式下單。圖書到館后需進入編目、加工和典藏流程，從資產(chǎn)管理角度看，編目是錄入資產(chǎn)的基本信息；加工流程包括貼標(biāo)簽、貼條碼、打號、加裝磁條和芯片，保證圖書數(shù)據(jù)和實物一一對應(yīng)，防止資產(chǎn)丟失；典藏則是對圖書賬目進行管理，按中標(biāo)折扣或零購折扣對碼洋和實洋進行換算，確保圖書資產(chǎn)賬實相符、賬賬相符。

3.1.3 資產(chǎn)申報和報賬。圖書館作為紙質(zhì)圖書的歸口管理部門，要對院系資料室提交的資產(chǎn)申報進行初審，然后提交至資產(chǎn)管理部門進行終審，由圖書館發(fā)起的資產(chǎn)申報則直接提交至資產(chǎn)管理部門進行審核。資產(chǎn)管理部門要對資產(chǎn)申報的數(shù)量、金額、發(fā)票、驗收情況等進行審核，審核通過后進入報賬流程。財務(wù)部門根據(jù)相關(guān)材料進行入賬處理。

3.1.4 資產(chǎn)處置。紙質(zhì)圖書資產(chǎn)進入使用階段后，由圖書館和院系資料室負責(zé)其日常維護和管理，為全校師生提供借閱服務(wù)。圖書館和院系資料室除要定期依據(jù)借閱情況和圖書品相等對紙質(zhì)圖書進行剔舊外，還要對丟失、損壞的圖書進行記錄和統(tǒng)計。在資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)，圖書館和院系資料室要根據(jù)實際情況提交圖書資產(chǎn)處置清單，交資產(chǎn)管理部門審核后辦理資產(chǎn)處置和財務(wù)下賬手續(xù)。

3.2 數(shù)據(jù)協(xié)同管理

基于數(shù)據(jù)協(xié)同的高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理只有與各業(yè)務(wù)主體相關(guān)的信息化管理平臺對接，才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共建共享，如：圖書館和院系資料室完成紙質(zhì)圖書入賬和借閱服務(wù)工作的圖書館自動化管理系統(tǒng)，采購部門完成圖書采購計劃、采購內(nèi)容填報及采購合同管理的采購管理平臺，資產(chǎn)管理部門完成資產(chǎn)的入賬審核、維護、盤點和處置工作的資產(chǎn)管理平臺，以及財務(wù)部門處理財務(wù)報銷業(yè)務(wù)和入賬管理工作的財務(wù)管理平臺。各管理平臺間只有實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步和共享，才能對紙質(zhì)圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行協(xié)同和動態(tài)管理。高校各類管理平臺數(shù)據(jù)同步與共享流程見圖2。

圖2 高校各類管理平臺數(shù)據(jù)同步與共享流程

3.2.1 規(guī)范數(shù)據(jù)內(nèi)容和格式。底層數(shù)據(jù)的一致性是數(shù)據(jù)同步和共享的基礎(chǔ)，圖書館既要保證內(nèi)部業(yè)務(wù)部門間的數(shù)據(jù)協(xié)同，又要實現(xiàn)與采購、資產(chǎn)、財務(wù)等部門間的數(shù)據(jù)協(xié)同。圖書館負責(zé)制定的圖書編目細則和圖書資產(chǎn)申報數(shù)據(jù)規(guī)范是底層數(shù)據(jù)一致性的制度保障，圖書館作為紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理主體要協(xié)同資產(chǎn)管理部門、院系資料室及財務(wù)部門，對各管理平臺要求的紙質(zhì)圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)的內(nèi)容和格式進行整合和規(guī)范化處理，在不影響圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的前提下，將編目數(shù)據(jù)字段與資產(chǎn)數(shù)據(jù)字段進行映射，以及對編目數(shù)據(jù)不涉及的資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行補充，形成圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入的基本數(shù)據(jù)要求。基本數(shù)據(jù)要求包含以下內(nèi)容：一是每冊紙質(zhì)圖書資產(chǎn)的基本信息數(shù)據(jù)，包括資產(chǎn)編號、資產(chǎn)名稱、存放地點、保管人、碼洋、實洋、出版社、出版時間等。二是每批圖書的批次信息，包括合同號、銷售商、折扣、財政分類號、教育部分類號、使用方向、取得方式、價值類型、保管部門、發(fā)票照片、資產(chǎn)批次號、圖書冊數(shù)等。關(guān)于紙質(zhì)圖書資產(chǎn)的價值核算，圖書館館藏目錄通常只顯示圖書的碼洋信息，而財務(wù)部門卻需要圖書的實洋信息，這就要求圖書館自動化管理系統(tǒng)在同步紙質(zhì)圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)時既要同步圖書的碼洋也要同步實洋，從而保證圖書實洋和碼洋的對應(yīng)關(guān)系。

3.2.2 明確資產(chǎn)記錄的詳細程度。圖書館傳統(tǒng)的申報紙質(zhì)圖書資產(chǎn)方式一般是批量上報，如今紙質(zhì)圖書資產(chǎn)信息化管理平臺為資產(chǎn)數(shù)據(jù)的精細化管理提供了技術(shù)保障，高校應(yīng)明確紙質(zhì)圖書資產(chǎn)記錄，以紙質(zhì)圖書的編目數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，為每冊圖書建立資產(chǎn)記錄，使其對應(yīng)唯一的資產(chǎn)編號，保證紙質(zhì)圖書在后期使用和處置階段實現(xiàn)動態(tài)管理。

3.2.3 建立財務(wù)數(shù)據(jù)反饋機制。為保證固定資產(chǎn)管理程序和資產(chǎn)數(shù)據(jù)的完整，紙質(zhì)圖書資產(chǎn)購置信息在上報資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門后，還需要財務(wù)部門將財務(wù)報銷預(yù)約單號和會計憑證號等信息反饋至資產(chǎn)管理平臺，再由資產(chǎn)管理平臺反饋至圖書館自動化管理系統(tǒng)，確保紙質(zhì)圖書實物、資產(chǎn)賬及財務(wù)賬三者間對應(yīng)關(guān)系的共享性和可追溯性，形成資產(chǎn)數(shù)據(jù)的閉環(huán)。

4 結(jié)語

綜上所述，對高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理流程進行梳理和探索，從宏觀層面搭建高校紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理的部門協(xié)作模式和數(shù)據(jù)協(xié)同框架，有助于高校各部門在數(shù)據(jù)共建共享的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)新購紙質(zhì)圖書資產(chǎn)的協(xié)同、動態(tài)管理，推動高校落實國家固定資產(chǎn)管理政策，健全紙質(zhì)圖書資產(chǎn)管理體系。