文/四川大學(xué)公共管理學(xué)院 何彩溢 史江

近年來(lái)，中共中央及地方組織部門(mén)開(kāi)展了多輪人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作，即通過(guò)對(duì)人事檔案展開(kāi)審核登記、調(diào)查核實(shí)和組織認(rèn)定等一系列工作，審核其是否齊全、準(zhǔn)確和真實(shí)，以確保納入組織部門(mén)管理范疇人員的人事檔案材料可靠可信、工作經(jīng)歷清晰連貫，為后續(xù)人事檔案利用打下良好基礎(chǔ)。

筆者仔細(xì)研讀和分析相關(guān)文獻(xiàn)后發(fā)現(xiàn)，目前研究成果多為宏觀(guān)地描述專(zhuān)審中存在的問(wèn)題，缺乏對(duì)具體數(shù)據(jù)和情況的分析，且多就專(zhuān)審談專(zhuān)審，較少?gòu)膶?zhuān)審延展到人事檔案管理中。因此，為了提升人事檔案管理的質(zhì)量與效率，本文將對(duì)四川省5家國(guó)有企業(yè)人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，將專(zhuān)審中發(fā)現(xiàn)的共性問(wèn)題延伸至人事檔案管理中存在的缺漏，由表及里，層層剖析，希望對(duì)專(zhuān)審及人事檔案管理的改進(jìn)有所助益。

一、人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核調(diào)研數(shù)據(jù)分析

本次調(diào)研涉及的四川省5家國(guó)有企業(yè)，既包含成立時(shí)間較長(zhǎng)，歷經(jīng)多次重組合并的省級(jí)國(guó)有企業(yè)，也包含成立時(shí)間較短的國(guó)有企業(yè)子公司。本次調(diào)研時(shí)間為2022年4月～7月，共包括773名國(guó)有企業(yè)人員的人事檔案，其中干部351名，職員422名。涉及企業(yè)及人員數(shù)量較多，在一定程度上反映了四川省國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀。

通過(guò)對(duì)這5家企業(yè)專(zhuān)審數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計(jì)與分析，發(fā)現(xiàn)在773人中“三齡兩歷一身份”基本無(wú)問(wèn)題的人員有180人，占樣本總數(shù)的23%；而其余77%的人員人事檔案中存在或多或少的問(wèn)題。

如表1所示，人事檔案材料中工作經(jīng)歷、參加工作時(shí)間和學(xué)歷學(xué)位存在問(wèn)題的人數(shù)最多，分別占36.4%、32.6%和31.4%，在出生時(shí)間、入黨時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)材料、考核材料和職稱(chēng)材料中也存在較多問(wèn)題。具體情況分析如下：

表1 調(diào)研所涉企業(yè)專(zhuān)審數(shù)據(jù)分析表

（一）出生時(shí)間前后不一致。一是出生時(shí)間前后記載相差不大，多數(shù)為1個(gè)月的差距，有100人，占出生時(shí)間存在問(wèn)題人數(shù)的92.5%。此類(lèi)情況影響不大，通常是由于筆誤或是對(duì)出生時(shí)間有公歷與農(nóng)歷的認(rèn)知偏差所導(dǎo)致，多存在于年齡偏長(zhǎng)、材料形成時(shí)間偏早的人員及其人事檔案材料中，如《入團(tuán)志愿書(shū)》《高中畢業(yè)生登記表》等。二是出生時(shí)間記載相差較大，最長(zhǎng)可達(dá)兩至三年，有8人，占出生時(shí)間存在問(wèn)題人數(shù)的7.5%。經(jīng)綜合研判，這類(lèi)人員存在獲利可能，多表現(xiàn)在為了滿(mǎn)足入伍或是招工條件，改大或改小年齡。如某人員在其最新的《職工登記表》中出生時(shí)間填寫(xiě)為1982年1月；檔案中另有《專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員考核登記表》記載為1981年1月；經(jīng)查核檔案，最早記載其出生日期的材料是《入團(tuán)志愿書(shū)》，記載其出生日期為1981年1月；同時(shí)，其檔案中《四川省某干部學(xué)院考生登記表》和《四川省某干部學(xué)院政審登記表》（形成于1998年7月）均記載其出生時(shí)間為1980年1月?？赏茢嘣撊藛T存在因入學(xué)改大年齡的可能性。

（二）參加工作時(shí)間記載有出入。一是缺乏原始材料，導(dǎo)致參加工作時(shí)間以近期人事檔案材料為準(zhǔn)，有120人，占參加工作時(shí)間存在問(wèn)題人數(shù)的48%，如某人員在進(jìn)入目前工作單位前已參加工作，因本人無(wú)法提供任何有效證明材料，故只能以目前的勞動(dòng)合同認(rèn)定其參加工作時(shí)間。這類(lèi)情況中登記的參工時(shí)間與認(rèn)定的參工時(shí)間最長(zhǎng)相差近20年。二是人事檔案所記載的參加工作時(shí)間早于全日制畢業(yè)時(shí)間，有7人，占參加工作時(shí)間存在問(wèn)題人數(shù)的3%。按照中組部相關(guān)規(guī)定，參加工作時(shí)間應(yīng)晚于畢業(yè)時(shí)間。如某人員的人事檔案材料中記載其參加工作時(shí)間為2010年10月，但經(jīng)查核，該人員于2011年6月大學(xué)本科畢業(yè)，故參工時(shí)間不應(yīng)為2010年10月，應(yīng)以勞動(dòng)合同為準(zhǔn)，認(rèn)定為2011年7月。經(jīng)進(jìn)一步了解得知，主要是由于該人員將畢業(yè)前的實(shí)習(xí)時(shí)間當(dāng)作參加工作時(shí)間所導(dǎo)致。三是存在多個(gè)時(shí)間點(diǎn)，但有材料可證實(shí)最早參加工作時(shí)間，有61人，占參加工作時(shí)間存在問(wèn)題的人數(shù)的24%。如某人員干部人事檔案中記載其參加工作時(shí)間分別有2007年7月、2008年9月和2011年6月，最后根據(jù)其《工作證明》可認(rèn)定為2007年7月。但此類(lèi)證明有些是能夠較完整地反映人員在這一時(shí)期工作軌跡的材料；有些則是社保繳納明細(xì)；有些則僅加蓋了公司公章的工作證明，簡(jiǎn)要描述其入職和離職的時(shí)間，其真實(shí)性有待進(jìn)一步確定。

（三）入黨時(shí)間空缺及混淆。一是由于缺少入黨材料而無(wú)法認(rèn)定其入黨時(shí)間，有84人，占入黨時(shí)間存在問(wèn)題總?cè)藬?shù)的56%。如缺少《入黨志愿書(shū)》或轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、預(yù)備黨員登記表等入黨材料不齊全不規(guī)范，導(dǎo)致入黨時(shí)間無(wú)法相互印證。二是入黨時(shí)間記載不一致，如將成為預(yù)備黨員和正式黨員的時(shí)間混淆，有30人，占比入黨時(shí)間存在問(wèn)題人數(shù)的20%。按照中組部相關(guān)文件要求，“1982年9月6日至今，入黨時(shí)間為黨員大會(huì)接收為預(yù)備黨員之日”，但部分黨員會(huì)將成為正式黨員的時(shí)間登記為入黨時(shí)間，造成記載不一致。

（四）學(xué)歷學(xué)位材料不全有偏差。一是學(xué)歷學(xué)位材料有不同程度的缺失，有230人，占學(xué)歷學(xué)位存在問(wèn)題人數(shù)的94.6%。如缺少畢業(yè)證或?qū)W位證、入學(xué)登記表、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表等學(xué)歷學(xué)位材料。一般分為三種原因：第一種是全套學(xué)歷學(xué)位材料尚未調(diào)入目前單位，仍保留在畢業(yè)院?；蛉瞬沤涣髦行?；第二種是學(xué)歷學(xué)位材料在畢業(yè)院校時(shí)就已經(jīng)不完整；第三種是學(xué)歷學(xué)位存疑，如某人員缺少中專(zhuān)學(xué)籍材料，只有中專(zhuān)畢業(yè)證，但該畢業(yè)證無(wú)校名、無(wú)編號(hào)、無(wú)公章，且經(jīng)查核其人事檔案發(fā)現(xiàn)該人員中專(zhuān)在讀時(shí)間與入伍服役時(shí)間沖突，其真實(shí)性存疑。二是學(xué)歷類(lèi)型記載不一致，有13人，占學(xué)歷學(xué)位存在問(wèn)題人數(shù)的5.4%。如某人員在其履歷表上填寫(xiě)學(xué)歷為全日制本科，但在查核其學(xué)歷學(xué)位材料后發(fā)現(xiàn)其學(xué)歷應(yīng)為在職自考本科。其原因一是不了解全日制學(xué)歷和在職學(xué)歷的區(qū)別，二是有意填錯(cuò)以獲利。

（五）工作經(jīng)歷的間斷無(wú)法證實(shí)。主要表現(xiàn)為工作經(jīng)歷間斷性缺少證明材料，有282人，占樣本總數(shù)的36.4%。如缺失原單位的勞動(dòng)合同，導(dǎo)致多段工作經(jīng)歷無(wú)法證實(shí)；再如缺少在現(xiàn)單位的職位調(diào)動(dòng)文件，導(dǎo)致人員的履歷表與其人事檔案中的職位調(diào)動(dòng)文件相差較大。同時(shí)，獎(jiǎng)勵(lì)材料、考核材料和職稱(chēng)材料也有不同程度的缺失，并且呈現(xiàn)出普遍缺失的特點(diǎn)，分別占樣本總數(shù)的13.4%、12.8%和10.4%。

通過(guò)對(duì)調(diào)研數(shù)據(jù)分析可知，除有意的獲利行為外，專(zhuān)審中發(fā)現(xiàn)人事檔案存在的問(wèn)題主要有兩種：一種是關(guān)鍵信息前后不一致，隨意性較大，或是筆誤，或是憑借記憶填寫(xiě)，或是混淆一些易錯(cuò)點(diǎn)；另一種是人事檔案材料缺失較多，給“三齡兩歷一身份”的準(zhǔn)確認(rèn)定帶來(lái)困難，也給人員自身的職業(yè)發(fā)展帶來(lái)負(fù)面影響。

二、人事檔案專(zhuān)審折射出的管理問(wèn)題及原因

（一）缺失材料補(bǔ)充困難，存在造假現(xiàn)象。通過(guò)調(diào)研數(shù)據(jù)分析可知，人事檔案中關(guān)鍵信息記載不一致和材料缺失的情況尤為嚴(yán)重。目前國(guó)有企業(yè)的應(yīng)對(duì)措施主要是要求相關(guān)人員提供相應(yīng)的材料予以證明。但筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，補(bǔ)充缺失材料的過(guò)程中往往存在很多問(wèn)題，主要表現(xiàn)為材料補(bǔ)充拖延、僅補(bǔ)交了個(gè)人說(shuō)明和簡(jiǎn)要工作證明、拒絕補(bǔ)交材料等。更有甚者，在專(zhuān)審人員提出存在的問(wèn)題后篡改人事檔案材料或補(bǔ)充虛假人事檔案材料。

據(jù)分析，造成上述現(xiàn)象的原因主要是部分普通員工認(rèn)為，要求補(bǔ)充的人事檔案材料非“三齡兩歷一身份”認(rèn)定的必要材料，或所需補(bǔ)充的人事檔案材料雖重要，但這類(lèi)材料的完整性或真實(shí)性對(duì)其前途和切身利益影響不大，從而選擇不補(bǔ)充。與此相反的是多數(shù)企業(yè)中層干部及以上人員，其補(bǔ)充材料的數(shù)量和質(zhì)量都遠(yuǎn)高于普通員工。由此可以反證，需補(bǔ)充的材料與該人員的切身利益是否掛鉤是影響人事檔案材料補(bǔ)充數(shù)量及質(zhì)量的重要因素。

值得注意的是，人事檔案材料補(bǔ)充過(guò)程中的造假行為不僅與造假人直接相關(guān)，人事檔案管理人員也難辭其咎。按照相關(guān)制度規(guī)定，個(gè)人無(wú)法單獨(dú)接觸自己的人事檔案。因此要想達(dá)到造假這一目的，人事檔案管理人員須主動(dòng)或被動(dòng)地幫助造假人對(duì)檔案進(jìn)行篡改。至于雙方是出于利益驅(qū)動(dòng)、人情關(guān)系還是迫于上級(jí)壓力，值得深究。

（二）材料日常收集責(zé)任落實(shí)不到位。調(diào)研中所涉及的國(guó)有企業(yè)多經(jīng)歷了數(shù)次的重組與合并，其員工的人事檔案也是幾經(jīng)轉(zhuǎn)移。在組織被撤銷(xiāo)和重組后，部分人員的人事檔案因未及時(shí)轉(zhuǎn)入相應(yīng)的管理部門(mén)，造成遺失；部分人員因年代久遠(yuǎn)，已無(wú)法找到或出具相關(guān)證明，導(dǎo)致該人員的人事檔案材料存在確實(shí)無(wú)法補(bǔ)充齊全的情況。

人事檔案材料日常收集不及時(shí)、收集責(zé)任落實(shí)不到位是上述情況的最主要原因。具體分析可知：一是移交部門(mén)應(yīng)交未交，缺乏主動(dòng)性。人事檔案材料中大部分由相關(guān)人事部門(mén)、組織部門(mén)或黨委部門(mén)直接批量形成，如年度考核材料、勞動(dòng)合同、入黨材料等。按照相關(guān)規(guī)定，需在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)按要求送交人事檔案管理部門(mén)歸檔并履行移交手續(xù)。但從調(diào)研來(lái)看，這部分材料普遍存在缺失。二是人事檔案管理部門(mén)日常宣傳不到位，導(dǎo)致人員對(duì)人事檔案材料移交范圍認(rèn)識(shí)不夠。除企業(yè)相關(guān)部門(mén)批量形成的材料外，人事檔案中還包括了一些隨著人員職業(yè)生涯的發(fā)展而不斷新增的具有個(gè)體性的材料，如新增在職學(xué)歷學(xué)位材料、職稱(chēng)材料、表彰榮譽(yù)材料等。由于人事檔案管理部門(mén)日常宣傳的不到位和人員歸檔意識(shí)的缺失，使兩者之間存在收集移交的空缺，造成這些材料未能及時(shí)歸檔。

（三）材料審核存在懶政怠政。對(duì)人事檔案材料進(jìn)行審核是人事檔案管理的重要一環(huán)，包括兩方面的審核：一是轉(zhuǎn)遞關(guān)，即對(duì)新入職人員人事檔案材料進(jìn)行審核，審核其是否完整規(guī)范、真實(shí)可信。筆者發(fā)現(xiàn)，人事檔案普遍存在“檔案袋套檔案袋”的現(xiàn)象，即人事檔案管理人員沒(méi)有在新入職人員人事檔案轉(zhuǎn)入時(shí)及時(shí)進(jìn)行審核，而是直接將其放入本單位新的人事檔案袋中。這就導(dǎo)致人事檔案材料中可能存在的問(wèn)題未能在轉(zhuǎn)入的第一時(shí)間被發(fā)現(xiàn)，錯(cuò)失了糾正和補(bǔ)充材料的最佳時(shí)機(jī)。二是部門(mén)人事檔案材料歸檔關(guān)，即對(duì)相關(guān)部門(mén)移交的人事檔案材料進(jìn)行審核，確保已有檔案與新接收的材料在“三齡兩歷一身份”等關(guān)鍵信息上前后記載一致、真實(shí)可信。但從調(diào)研數(shù)據(jù)的分析可知，人事檔案管理部門(mén)在接收各相關(guān)部門(mén)移交的材料時(shí)，沒(méi)有做好人事檔案材料的核查和比對(duì)工作。

究其原因，在于材料審核工作存在懶政怠政的現(xiàn)象，即人事檔案管理人員對(duì)待審核工作的不敢擔(dān)當(dāng)和不作為。一方面是怕?lián)?zé)，轉(zhuǎn)遞關(guān)不打開(kāi)人事檔案袋進(jìn)行審核，一定程度上就不必為轉(zhuǎn)入人事檔案材料的不齊全和不真實(shí)負(fù)責(zé)；另一方面是不嚴(yán)謹(jǐn)，部門(mén)人事檔案材料歸檔關(guān)對(duì)于移交的人事檔案材料未比對(duì)或未仔細(xì)核查。此外，目前我國(guó)人事檔案事后管理的工作方式也是造成人事檔案管理存在上述各種問(wèn)題的重要原因之一。通過(guò)運(yùn)動(dòng)式專(zhuān)項(xiàng)審核來(lái)對(duì)以前的錯(cuò)誤與缺失進(jìn)行整改和追補(bǔ)缺件，僅能亡羊補(bǔ)牢，不能從根本上改變?nèi)耸聶n案管理中存在的諸多問(wèn)題。

三、人事檔案管理的改進(jìn)措施

（一）細(xì)化相關(guān)條例辦法。目前，企業(yè)人事檔案管理部門(mén)所遵照?qǐng)?zhí)行的是中組部于2018年修訂頒發(fā)的《干部人事檔案工作條例》，但該條例較為宏觀(guān)且較少涉及材料的補(bǔ)充事宜。因此筆者認(rèn)為，為了增加人事檔案材料收集和補(bǔ)充的靈活性和可執(zhí)行性，各省組織部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)條例中不明確的條款進(jìn)行細(xì)化和解釋?？梢园凑毡匾詫?duì)人事檔案材料進(jìn)行重要程度劃分，明確哪些材料是必要不可少的，哪些材料是非必要的。再針對(duì)以上兩種情況進(jìn)一步細(xì)化和解釋。一方面，針對(duì)必要材料，如涉及“三齡兩歷一身份”的認(rèn)定、干部提拔和退休等，在無(wú)法提供原件的情況下，應(yīng)如何規(guī)范補(bǔ)充。如復(fù)印件是否有效，入黨材料原件保存在黨委部門(mén)，人事檔案可否使用復(fù)印件替代；確屬無(wú)法補(bǔ)充的某類(lèi)材料時(shí)可否用同一性質(zhì)的材料來(lái)替代，是否可以用工資單或人員名冊(cè)替代勞動(dòng)合同以證明工作經(jīng)歷等；另一方面，針對(duì)非必要材料，可細(xì)化其類(lèi)型以便執(zhí)行，如與學(xué)籍學(xué)歷無(wú)關(guān)的培訓(xùn)材料、非本單位獲得的榮譽(yù)表彰材料等，可不再進(jìn)行補(bǔ)充，但在以后的檔案材料中應(yīng)不再填寫(xiě)等。

（二）明確崗位職責(zé)并納入目標(biāo)考核。為了加強(qiáng)相關(guān)部門(mén)和人員的責(zé)任意識(shí)，彌補(bǔ)制度上的漏洞，可通過(guò)明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)目標(biāo)考核的方式來(lái)保證人事檔案材料收集的齊全完整。一方面，針對(duì)移交部門(mén)，明確其定期移交的職責(zé)，把握重要工作節(jié)點(diǎn)，在人事檔案材料較為齊全時(shí)及時(shí)收集歸檔，避免遺漏；另一方面，針對(duì)人事檔案管理部門(mén)，明確其定期催交和定期宣傳教育的職責(zé)，如以半年為期，與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通，發(fā)送催交通知，并通過(guò)入職培訓(xùn)、座談會(huì)、安排學(xué)習(xí)任務(wù)等多種方式對(duì)人員進(jìn)行關(guān)于人事檔案的宣傳教育，督促各人員按照規(guī)定及時(shí)歸檔個(gè)體性的人事檔案材料。同時(shí)，移交部門(mén)和人事檔案管理部門(mén)可以對(duì)彼此的工作進(jìn)行目標(biāo)考核打分，若相關(guān)部門(mén)未定期移交則由人事檔案管理部門(mén)扣除其目標(biāo)分。反之，若人事檔案管理部門(mén)未定期發(fā)送催交通知或定期宣傳教育，則由相關(guān)部門(mén)扣除其目標(biāo)分。二者相互監(jiān)督，打造獨(dú)具特色的人事檔案收集考核機(jī)制，確保人事檔案的完整性。

（三）建立健全復(fù)查及追責(zé)機(jī)制。為確保人事檔案審核工作的嚴(yán)肅性，進(jìn)一步提高相關(guān)人員對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，筆者認(rèn)為要建立健全復(fù)查及追責(zé)機(jī)制。首先要建立復(fù)查機(jī)制，以抽查的方式確保日常審核及專(zhuān)審所提出的問(wèn)題得到解決。一方面，人事管理部門(mén)要定期對(duì)本企業(yè)的人事檔案進(jìn)行復(fù)查，如以人事檔案總量30%的比例，復(fù)查日常審核是否到位、所提出的問(wèn)題是否得到解決等；另一方面，組織部門(mén)要在專(zhuān)審結(jié)束后進(jìn)行復(fù)查，以10%的比例進(jìn)行二次抽檢，重點(diǎn)審核是否存在補(bǔ)充虛假材料或篡改原有材料的情況。其次要健全追責(zé)機(jī)制，細(xì)化追責(zé)程度和追責(zé)方式。針對(duì)復(fù)查結(jié)果，相關(guān)人員予以追責(zé)。主要對(duì)兩種情況進(jìn)行追責(zé)，一是工作疏忽不負(fù)責(zé)，如相關(guān)人員不配合補(bǔ)充材料，或是人事檔案管理人員未審核或?qū)徍瞬患?xì)致，以上情況按照百分比予以扣除目標(biāo)分或者行政處分等不同程度的追責(zé)。二是人事檔案造假，造假人以及人事檔案管理人員按照相關(guān)紀(jì)律和法律予以追責(zé)。

（四）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)。目前人事檔案材料主要以紙質(zhì)檔案為主，但在2018年新修訂的《干部人事檔案工作條例》中新增了有關(guān)人事檔案信息化的規(guī)定，2020新修訂的《檔案法》設(shè)“檔案信息化建設(shè)”專(zhuān)章，“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃也提出了檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型的發(fā)展目標(biāo)?？梢?jiàn)，人事檔案信息化是未來(lái)的發(fā)展方向。隨著我國(guó)步入大數(shù)據(jù)時(shí)代，區(qū)塊鏈、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)為人事檔案管理提供了技術(shù)方案，盡可能減輕管理過(guò)程中人為的影響，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。如利用圖像加密鎖定技術(shù)，可以使人事檔案材料的電子圖像保持高分辨率真色彩的原貌，有效遏制涂改造假等。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，能夠以技術(shù)優(yōu)勢(shì)彌補(bǔ)傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端。