文/青島大學教務處 王曉輝 張永進 劉洋 武旻華 高金寧

高校教學檔案是記錄高校教學和教學管理全過程的原始憑證，凝結著高校的教學成果和教學管理智慧，具有重要的參考和利用價值。由于高校辦學層次不斷擴大，專業(yè)和學生數(shù)量越來越多，教學過程又涉及各個環(huán)節(jié)，因此生成的教學檔案種類繁雜、內涵豐富。同時，高校教學檔案是對高校教學及教學管理全過程的真實反映，因此成為評價高校教學和教學管理工作的重要依據(jù)，也自然成為教育主管部門對高校進行各類教學評估及專業(yè)認證等的重要支撐，為高校進行持續(xù)性改進和內涵式發(fā)展提供服務和支持。

只有不斷探索和創(chuàng)新高校教學檔案管理和利用的有效模式，為高校高質量發(fā)展和人才培養(yǎng)等提供強有力的支撐，才能發(fā)揮檔案的最大價值。而高校教學檔案要實現(xiàn)有效管理和利用，須從教學檔案的規(guī)范收集、教學檔案的科學管理路徑規(guī)劃及強化教學檔案的編研利用等多方面進行設計。

一、高校教學檔案的有效管理模式構建

（一）高校教學檔案的收集。高校教學檔案的收集是教學檔案管理和利用的基礎，高校教學檔案收集是否規(guī)范、標準，決定了教學檔案的管理及利用水平。由于高校教學檔案來源于教學又服務于教學，因此高校首先應以《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（〔87〕教辦字016號）、《高等學校檔案實體分類法》等為依據(jù)，并結合《普通高等學校本科教學工作審核評估范圍》（教高〔2013〕10號）等文件，制定教學檔案管理標準、明確歸檔范圍及分級分類規(guī)范；制定檔案工作流程圖，分別建立校級管理部門、職能部門、二級教學單位教學檔案建檔分級目錄與門類，細化歸檔內容，宏觀上為檔案建設工作提供制度上、組織上的保障。在此基礎上，確定歸檔大類、統(tǒng)一歸檔標準，可在一級目錄下，以學年（或年度）為序，根據(jù)辦學層次（本?？?研究生）設置二級目錄；每個二級目錄下按照教學環(huán)節(jié)設置若干個三級目錄，如教學運行類、教學研究類、學籍管理類、質量保障類等；每個三級目錄下，又可以設置多個具體項目主題，這樣可形成“學年—辦學層次—教學環(huán)節(jié)—具體項目”的分類方式，如“2021～2022學年—本科—質量保障類—教師課程教學質量評價情況一覽表”，這種分類方法有利于教學檔案的編號、排架和檢索。高校對于具體的教學文檔，應明確整理要求、立卷規(guī)則、存儲形式和保存年限，所有教學檔案應當著力實現(xiàn)紙質文檔和電子文檔同步存儲。在進行電子教學檔案收集時，可以充分利用EXCEL表，如將不同的sheet表按照“三級目錄+具體項目序號”的方式來命名進行編目保存，如命名為0103、0201、0305等等，可以使收集工作更加條理清晰，不易發(fā)生遺漏現(xiàn)象。

（二）高校教學檔案的數(shù)據(jù)庫建設。信息化時代，互聯(lián)網、云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術的發(fā)展為促進高校教學檔案的有效管理和利用提供了先進的技術支撐，而數(shù)據(jù)庫的標準性和規(guī)范性優(yōu)勢是信息化技術的基礎。因此，要想實現(xiàn)教學檔案的有效管理及利用，離不開數(shù)據(jù)庫的建設，所以高校應借鑒國內外先進的數(shù)據(jù)庫管理經驗，從本?，F(xiàn)有資源基礎條件出發(fā)，長遠細致地規(guī)劃數(shù)據(jù)庫建設，基于通用性、標準化要求，實現(xiàn)文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫的周密構建，從而將教學檔案轉化為具有兼容性、安全性、共享性的信息資源。在建立全文數(shù)據(jù)庫時，要將已經整理好的教學檔案利用OCR等文字識別技術將電子文件全文錄入專門的數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)后期教學檔案查詢利用時的內容檢索；在建立文件條目數(shù)據(jù)庫時，要根據(jù)教學檔案中的卷內目錄、題名、主題詞、檔案號等基本要素的數(shù)量及性質，確定數(shù)據(jù)庫的字段數(shù)量及字段格式，然后將每項字段內容全部準確地錄入文件條目數(shù)據(jù)庫中，為今后掌握教學檔案整體面貌及實現(xiàn)教學檔案的快捷查詢與統(tǒng)計等檔案利用工作奠定基礎。

（三）高校教學檔案的集成化管理系統(tǒng)構建。目前，網絡環(huán)境下隨著高校教學業(yè)務管理系統(tǒng)的普及和成熟，可以在校級層面創(chuàng)建一個教學檔案管理系統(tǒng)，將教學檔案管理職能嵌入各教學業(yè)務系統(tǒng)中，使之主動捕獲業(yè)務系統(tǒng)中生成的電子文件，使業(yè)務管理系統(tǒng)產生的各類電子文檔可以直接在線導入教學檔案管理系統(tǒng)中，文件管理人員可隨時對已接受的擬歸檔文件進行整理加工并提交歸檔，不再像紙質文檔那樣需要依次經由業(yè)務人員處理，能夠實現(xiàn)“一次存儲、多次調用”“一次輸入、多次輸出”，使教學檔案管理系統(tǒng)與各類教學業(yè)務管理系統(tǒng)的信息實現(xiàn)有效對接與融合，從而實現(xiàn)了教學檔案信息資源的統(tǒng)一控制與管理。

在規(guī)劃、設計教學檔案管理系統(tǒng)時，需要學校進行頂層設計、綜合考慮。一方面，要與本校的各類教務管理系統(tǒng)統(tǒng)籌協(xié)調，達到數(shù)據(jù)格式、標準統(tǒng)一，互相兼容，保證文檔的完整及安全性，實現(xiàn)信息資源的最大共享；另一方面，高校在完善和升級各類教務管理系統(tǒng)或教務管理模塊時，必須同時滿足教學文檔管理的安全可靠性需求，采取用戶身份管理和訪問控制管理技術，利用數(shù)據(jù)加密或使用密鑰等方式，做好數(shù)據(jù)備份與恢復的方案設計，確保集成化教學檔案管理系統(tǒng)安全可靠。

二、高校教學檔案的有效利用途徑探索

（一）發(fā)揮教學檔案對高校各類評估的支撐作用。高校教學檔案承載著教學實踐及教學管理全過程的信息，因此高校各類教學評估及評價離不開高校教學檔案的支撐。教育部每年定期組織各高校采集上報教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)，并以此作為對各高校進行合格評估、審核評估等教學評估的重要依據(jù)，而高校教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)來源于高校教學檔案。因此，高校應利用每年教學基本數(shù)據(jù)采集工作，結合教育主管部門開展的各類教學評估設置的指標體系和觀測點，做好相關教學檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)計及數(shù)據(jù)分析，以此可以厘清本校教學相應指標與上級各類教學評估設置的項目指標之間的差距，發(fā)現(xiàn)影響和制約高校教學質量的各方面因素，以便分別采取針對性改進措施，為自評報告的撰寫及各類教學評估做好支撐。

（二）利用教學檔案，促進高校教學及教學管理的持續(xù)性改進。高校教學檔案既然來源于教學及教學管理全過程，那么高校教學檔案最重要的價值之一應該是為高校教學及教學管理的提升發(fā)揮作用。以筆者所在的青島大學為例，學校每年按季度組織四期“本科教學管理工作評價”數(shù)據(jù)的收集及更新工作，作為對校內各二級學院教學管理工作的監(jiān)測與評價。首先，學校制定二級學院“本科教學管理工作評價指標體系”，將近50項教學檔案數(shù)據(jù)作為評價指標納入評價范圍，并根據(jù)其對教學的重要程度分別設置A、B、C三個級別。同時，根據(jù)教學檔案的某項數(shù)據(jù)對教學的正向或負向的貢獻度，分別設置從高到低不同的權重分數(shù)。最后，通過對二級學院每項評價指標的數(shù)值進行加權得分匯總，可統(tǒng)計得到2類報表：第一類是各二級學院每項評價項目的得分排序表（如表1所示）；第二類是總表，是全校各二級學院綜合了近50項指標的整體總得分排序表（如表2所示）。

表1 第1類表-分表

表2 第2類表-總表

用此2類數(shù)據(jù)報表作為對校內各二級學院的教學管理動態(tài)評價，使各二級學院既清楚地了解本單位每個項目在學校中的排序位置、優(yōu)勢和差距，也掌握了本單位教學及教學管理的整體情況、特色及短板，有力地促進了每個項目排序相對落后的學院向先進學院的學習借鑒，及各二級學院之間相互交流、對標學習，激發(fā)了各個學院及全校教學及教學管理的持續(xù)性改進和教學質量的不斷提升，充分發(fā)揮了教學檔案對高校內涵式發(fā)展的服務和支持作用。

（三）加強教學檔案的編研工作，提高教學檔案的利用價值。教學檔案存儲和承載的都是一些初級的原始信息，只有對各類教學檔案的內容、性質及特點進行深入研究，去粗取精，經過篩選、歸納、整理，加工成系統(tǒng)的、主題突出的成果性資料，才可以獲得所需要的有效信息，發(fā)現(xiàn)各類教學檔案的價值以及不同檔案之間的內在聯(lián)系和線索。對有特別價值的檔案，要根據(jù)檔案的服務對象及愛好與偏向等，開展專題研究，借助大數(shù)據(jù)分析技術了解用戶的真實需求，以確定編研形式、編研內容及編研成果呈現(xiàn)的方式等，然后制定編研計劃、設計編研方案、劃定編研范圍，充分利用互聯(lián)網、新媒體及虛擬仿真技術等，使編研成果最大限度地滿足師生及社會大眾的多角度、全方位需求，如可以利用網絡管理平臺，將歷年每位教師的“個體教學評價”及“整體教學評價”高低變化情況分別制成直觀立體的電子圖表或動圖等，通過“用戶身份登錄”的方式反饋給每位教師，以更好地促進教師對教學的自我反思、自我改進等；可以對學校特色學科、特色專業(yè)的發(fā)展歷程進行深入編研，利用學校網站等進行發(fā)布，便于廣大師生、學生家長和用人單位進一步了解學校學科、專業(yè)的發(fā)展脈絡；深入挖掘隱藏在教學檔案背后的文化價值，使編研內容進一步拓展，如可以設置“名師薈萃”“著名校友”等專題，將學校歷屆教學名師及著名校友的典型事跡等匯集成冊或拍攝專題宣傳片等，利用微信、微博、校園網、抖音等新媒體予以宣傳展示，從而擴大高校的文化影響力，發(fā)揮教學檔案的最大價值。