韓 雪

（山東省聊城市人民醫(yī)院）

在企事業(yè)單位的日常生產(chǎn)、辦公、運(yùn)營(yíng)和管理中會(huì)產(chǎn)生各類(lèi)的書(shū)面材料，其中有大部分都屬于文書(shū)檔案管理的內(nèi)容，作為發(fā)揮著重要記錄作用的文件，應(yīng)得到妥善的存儲(chǔ)與科學(xué)的管理。不僅如此，為了更好地提升檔案管理工作的效度和信度，還應(yīng)加快文書(shū)檔案收集與歸檔過(guò)程中的信息化建設(shè)，以此來(lái)不斷優(yōu)化檔案管理程序，發(fā)揮檔案服務(wù)的重要價(jià)值。

一、文書(shū)檔案收集與歸檔管理及信息化建設(shè)概述

文書(shū)檔案的收集與歸檔工作在整個(gè)檔案管理中發(fā)揮著重要作用，決定了檔案管理工作的質(zhì)量和效度。文書(shū)檔案的收集與歸檔的范圍廣，需要處理的文書(shū)文件類(lèi)型多，且整個(gè)管理期限和跨度長(zhǎng)，能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位提供綜合輔助與協(xié)調(diào)性幫助?，F(xiàn)階段，文書(shū)檔案收集的范圍與內(nèi)容主要涉及了法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范等政策性文件、企事業(yè)單位的會(huì)議及活動(dòng)文件、業(yè)務(wù)文件，還包括在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與管理中的各類(lèi)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、總結(jié)、決定、人事任免、商業(yè)合同、資產(chǎn)登記等，可以說(shuō)覆蓋了整個(gè)機(jī)構(gòu)單位與行業(yè)社會(huì)接觸的各個(gè)層面。由于文書(shū)檔案收集范圍與內(nèi)容的復(fù)雜性和多樣性，決定了歸檔方式的針對(duì)性、順序性與時(shí)效性，相關(guān)工作人員不僅要做好永久保存與定期保存，更要做好定期清理以及銷(xiāo)毀。

文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)是指通過(guò)信息技術(shù)建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)一步提高檔案信息數(shù)據(jù)流通的便捷性的重要舉措，有利于提高各企業(yè)單位管理的整體水平，考慮到檔案管理信息化建設(shè)工作的復(fù)雜性，應(yīng)把握檔案管理工作自身原始性與智能化的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)檔案紙張的存儲(chǔ)，保證原件的完好無(wú)損，確保復(fù)印件和電子文件的狀態(tài)安全性與查閱便捷性，才能更好地突破傳統(tǒng)檔案服務(wù)的局限[1]。

二、信息化背景下文書(shū)檔案收集與歸檔現(xiàn)狀分析

正如上文所述，文書(shū)檔案收集與歸檔是保證檔案管理工作有序開(kāi)展的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，為了進(jìn)一步保證相關(guān)檔案文件的完整性與真實(shí)性，應(yīng)緊跟時(shí)代信息技術(shù)發(fā)展，提高在文書(shū)檔案收集與歸檔管理的信息化水平。然而就許多企事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際情況來(lái)看，受多方面因素影響，整體執(zhí)行效率過(guò)低，尤其是在管理人員配備、資金投入占比以及設(shè)備軟件升級(jí)等方面未得到相應(yīng)的重視。部分機(jī)構(gòu)的檔案管理崗位人員甚至未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不僅缺乏基本的檔案收集、歸檔與建檔知識(shí)，而且檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，甚至一些工作人員僅將檔案管理視為簡(jiǎn)單體力勞動(dòng)，嚴(yán)重影響了檔案文書(shū)文件收集與整理的規(guī)范性和保密性，不利于提高新時(shí)期企業(yè)和事業(yè)單位的綜合管理質(zhì)量和效率水平。在辦公信息化水平不斷提高的當(dāng)下，文書(shū)檔案收集和歸檔管理的主要問(wèn)題可以歸結(jié)為以下幾方面：

首先，是對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔管理的信息化建設(shè)的重視度不足。隨著我國(guó)社會(huì)信息化水平的不斷提高，越來(lái)越多的信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件被運(yùn)用在檔案管理工作中，不同于傳統(tǒng)以紙質(zhì)文件文書(shū)檔案為主的收集與歸納，現(xiàn)階段的文書(shū)、文件多以數(shù)字化信息及數(shù)據(jù)為主，檔案管理工作的形式與內(nèi)容有著多元化和多樣性的特點(diǎn)，在基礎(chǔ)文字信息的基礎(chǔ)上，圖像、聲音及視頻等新媒體記錄方式，有效地節(jié)約了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理的人力資源成本、物料成本以及時(shí)間成本，整體工作效率都有了顯著的提升，相關(guān)文書(shū)和文件在收集、歸檔的過(guò)程中精準(zhǔn)性更高，能夠有效避免源文件、文書(shū)在處理過(guò)程的損壞以及失效等情況。

然而，許多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員未對(duì)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)和必要性有全面的認(rèn)識(shí)，仍沿用著以往的紙質(zhì)化檔案管理方式。不僅如此，還有一些單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視對(duì)檔案管理設(shè)備和應(yīng)用軟件的投入，上行下效，導(dǎo)致各個(gè)科室或部門(mén)的人員也不認(rèn)真對(duì)待文書(shū)檔案的收集和上交工作，增加了檔案管理工作的任務(wù)量，影響了文書(shū)收集與歸檔管理的實(shí)效性、完整性和真實(shí)性。

其次，是信息化管理機(jī)制的欠缺。信息背景下的數(shù)字化檔案管理機(jī)制與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有較大區(qū)別。以信息化、數(shù)字化為核心技術(shù)開(kāi)展的檔案管理工作需要生產(chǎn)電子化文件和數(shù)據(jù)信息，在生成電子文件和檔案的過(guò)程中離不開(kāi)嚴(yán)密的技術(shù)方法，更離不開(kāi)科學(xué)的管理模式。

雖然，我國(guó)許多企事業(yè)單位都逐漸應(yīng)用了大規(guī)模的數(shù)字檔案平臺(tái)，但受信息化檔案管理知識(shí)不足和檔案信息安全意識(shí)過(guò)于淺薄等多方面因素，仍缺乏相對(duì)完善、健全的管理機(jī)制，導(dǎo)致在實(shí)際檔案管理信息化建設(shè)中問(wèn)題頻出。特別在缺少針對(duì)性的檔案管理信息化建設(shè)政策引導(dǎo)與法律規(guī)范下，企事業(yè)單位各科室與部門(mén)之間的文書(shū)檔案共享機(jī)制難以生成，仍沿用著傳統(tǒng)的檔案信息共享辦法，效率低下。不僅如此，部分單位在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中檔案管理的各流程執(zhí)行指標(biāo)存在缺乏統(tǒng)一的問(wèn)題，而且許多標(biāo)準(zhǔn)在執(zhí)行過(guò)程中不夠嚴(yán)格，文書(shū)檔案管理所涉及的領(lǐng)域不全，亟待加快構(gòu)建健全的檔案信息化管理制度。另外，部分事業(yè)單位保密文書(shū)檔案的審批復(fù)雜繁瑣，檔案借閱與歸檔登記的工作量大，且檔案管理信息化開(kāi)發(fā)力度不足也是比較突出的問(wèn)題[2]。

最后，文書(shū)檔案管理人員信息化素養(yǎng)參差不齊。檔案管理作為具有較強(qiáng)學(xué)科專(zhuān)業(yè)性和操作規(guī)范性的工作，對(duì)相關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力有一定的要求。隨著檔案管理信息化水平的不斷提高，文書(shū)檔案管理人員的信息化能力和綜合應(yīng)用水平有了更高的要求。在構(gòu)建信息化文書(shū)檔案辦公室及檔案室的過(guò)程中，需要應(yīng)用到各類(lèi)硬件設(shè)備以及配套的應(yīng)用軟件，因此，檔案管理人員也需要熟練掌握計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備、軟件應(yīng)用以及檔案管理系統(tǒng)。

然而，就企事業(yè)單位檔案管理人員的整體情況來(lái)看，不僅信息化素養(yǎng)參差不齊，而且整個(gè)隊(duì)伍年齡構(gòu)成偏大，許多還都是未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能操作培訓(xùn)的調(diào)崗人員，缺少信息化建設(shè)與應(yīng)用理念，在接受檔案信息化知識(shí)體系的過(guò)程中存在一定滯后性和阻礙。不僅如此，部分檔案管理工作人員的崗位責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，在信息化發(fā)展的當(dāng)下仍堅(jiān)持著傳統(tǒng)的檔案管理觀念，且在具體文書(shū)收集和歸檔整理的過(guò)程中存在隨意性，嚴(yán)重影響了檔案管理工作操作流程的規(guī)范性和精準(zhǔn)性，不利于充分發(fā)揮信息化管理機(jī)制的實(shí)效性。

三、信息化視域下文書(shū)檔案收集與歸納管理策略

考慮到提升檔案服務(wù)質(zhì)量與效率對(duì)促進(jìn)企事業(yè)單位提高綜合管理水平的重要現(xiàn)實(shí)意義，在信息技術(shù)水平不斷提高的今天，更應(yīng)加快檔案管理工作的信息化建設(shè)。為了更好地實(shí)現(xiàn)信息化視域下文書(shū)檔案收集與歸納管理的目標(biāo)，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前在檔案管理工作在信息化建設(shè)中存在的不足，通過(guò)堅(jiān)持多措并舉的信息化建設(shè)策略，不斷提高企事業(yè)單位檔案管理水平。

（一）提高重要性認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案信息化設(shè)施

企事業(yè)單位文書(shū)檔案收集與歸納管理信息化建設(shè)水平的不提高，離不開(kāi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，為了更好地開(kāi)展信息化建設(shè)工作，應(yīng)先從思想根源入手。

首先，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到做好檔案文書(shū)收集與歸檔工作，對(duì)記錄和保存企業(yè)及事業(yè)單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、各項(xiàng)重要業(yè)務(wù)活動(dòng)及日常工作痕跡的重要性，充分認(rèn)識(shí)到各類(lèi)檔案文書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)決策中所提供的事實(shí)依據(jù)以及參考性作用。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員應(yīng)發(fā)揮核心領(lǐng)導(dǎo)和帶頭作用，提高對(duì)檔案文書(shū)管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)，才能自上而下地有效調(diào)動(dòng)廣大員工參與到信息化建設(shè)中。檔案管理部門(mén)相關(guān)崗位人員在文書(shū)檔案收集與歸納的過(guò)程中，還應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想觀念，主動(dòng)投身到檔案管理的信息化建設(shè)中，積極開(kāi)展數(shù)字化檔案編研與簡(jiǎn)報(bào)編制的工作中，進(jìn)一步提高檔案的利用價(jià)值以及檔案服務(wù)的質(zhì)量水平。相應(yīng)地，還要做好關(guān)于文書(shū)檔案收集與歸檔工作的宣傳，進(jìn)一步提高各科室部門(mén)人員的歸檔意識(shí)，使文書(shū)檔案收集與歸檔工作的流程更規(guī)范，使各部門(mén)人員形成按時(shí)、主動(dòng)收集和上交檔案的意識(shí)，為電子檔案的生成與管理提供良好的先決條件。

其次，在信息化時(shí)代下的文書(shū)檔案收集與管理工作，還應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念，在自上而下地形成對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)的共識(shí)后，還應(yīng)注意創(chuàng)新工作方法，尤其是針對(duì)目前文書(shū)檔案工作存在的服務(wù)不到位、信息化發(fā)展不足以及綜合開(kāi)發(fā)利用效率不高等問(wèn)題，應(yīng)打破傳統(tǒng)檔案管理思維的束縛，解放管理思想，結(jié)合企業(yè)事業(yè)單位的實(shí)際情況，積累一套滿足單位實(shí)際情況的檔案管理理論和經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)進(jìn)一步分析當(dāng)前檔案管理工作在信息化建設(shè)與發(fā)展中存在的問(wèn)題，積極借鑒國(guó)內(nèi)外檔案管理的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)與案例，以此來(lái)更好地順應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)與數(shù)據(jù)化辦公的新形勢(shì)，提高文書(shū)檔案信息化工作的質(zhì)量和效率水平。

最后，在充分提高領(lǐng)導(dǎo)和全體員工對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，還要從實(shí)際出發(fā)，強(qiáng)化檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施。針對(duì)已無(wú)法滿足信息化建設(shè)與發(fā)展的傳統(tǒng)檔案管理設(shè)施與設(shè)備，應(yīng)及時(shí)更新升級(jí)，保證檔案管理工作的時(shí)效性。一方面，應(yīng)從提高原始紙質(zhì)檔案保存管理質(zhì)量入手，引入更先進(jìn)的檔案管理資料架，或建立智能化水平更高的檔案管理資料庫(kù)，并安裝好通風(fēng)防潮防霉設(shè)施，以確保相關(guān)資料檔案的完好狀態(tài)，避免損壞失效。另一方面，應(yīng)提高現(xiàn)有信息化檔案管理設(shè)施和軟件的應(yīng)用水平，引進(jìn)搭載和負(fù)載能力跟檔案管理計(jì)算機(jī)服務(wù)系統(tǒng)，提高檔案存儲(chǔ)格式的兼容性，并拓展功能接口。在此基礎(chǔ)上，還要應(yīng)建立和更新網(wǎng)頁(yè)形式的檔案管理網(wǎng)站，以此來(lái)提高檔案信息共享的效率和質(zhì)量，保證文書(shū)檔案資料保存的及時(shí)性和完整性，并加快完善和健全檔案網(wǎng)站的檢索功能，提高方案服務(wù)的質(zhì)效水平。

（二）加快完善管理機(jī)制，為信息化建設(shè)保駕護(hù)航

一方面，應(yīng)從完善電子收文與發(fā)文的信息化登記制度入手，考慮到當(dāng)前大部分企業(yè)和事業(yè)單位都初步實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化升級(jí)，應(yīng)進(jìn)一步借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)運(yùn)行加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)檔案文書(shū)與文件的系統(tǒng)對(duì)接，以此來(lái)有效提高文書(shū)檔案的完整性和真實(shí)性。當(dāng)出現(xiàn)未通過(guò)辦公系統(tǒng)處理的文書(shū)和文件時(shí)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)人員進(jìn)行確認(rèn)，獲取完整、詳細(xì)的文件材料與文書(shū)信息，以此來(lái)保證收文日期及具體時(shí)間、簽收人等關(guān)鍵信息真實(shí)、清晰，保證各類(lèi)型文書(shū)檔案的可追溯性，確保文書(shū)檔案收集與歸檔管理工作的順利開(kāi)展。

另一方面，還要以企業(yè)及事業(yè)單位的實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合生產(chǎn)、管理及相關(guān)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，進(jìn)一步明確文書(shū)檔案收集的格式、歸檔范圍以及保管期限等要求，提高相關(guān)管理制度的精細(xì)化水平。不僅如此，還要以文書(shū)檔案的收集與歸檔工作為基點(diǎn)，針對(duì)各個(gè)科室和部門(mén)進(jìn)行充分細(xì)致的調(diào)查與檔案工作指導(dǎo)，構(gòu)建良好的檔案溝通與信息上傳機(jī)制，使各部門(mén)和科室人員都能明確檔案文書(shū)的流轉(zhuǎn)、管理和使用標(biāo)準(zhǔn)，提高文書(shū)檔案收集與歸檔的規(guī)范性和嚴(yán)密性，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率水平。

為了保證各部門(mén)及科室參與文書(shū)檔案收集與歸納管理的積極性，確保信息化管理機(jī)制的執(zhí)行力度，應(yīng)盡快將文檔收集和歸納納入到企業(yè)或事業(yè)單位的崗位考核細(xì)則中，通過(guò)將考核結(jié)果與績(jī)效薪資掛鉤，保證檔案管理工作的激勵(lì)和約束作用，保證相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際執(zhí)行效果。除此之外，在信息化視域下的文書(shū)檔案管理工作還要積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在提高收集、錄入與歸檔的效率水平的基礎(chǔ)上，保證管理機(jī)制的合理性，針對(duì)文書(shū)檔案管理的工作人員，還應(yīng)進(jìn)行更細(xì)致的分工，以收集和歸檔為主要業(yè)務(wù)，建立文書(shū)檔案信息化管理的長(zhǎng)效機(jī)制。

第一是規(guī)范性機(jī)制。在信息化建設(shè)中應(yīng)做源數(shù)據(jù)信息的收集工作，并去確保電子復(fù)印件的格式標(biāo)準(zhǔn)，保證有效識(shí)別紙質(zhì)文書(shū)與檔案的內(nèi)容，并建立紙質(zhì)版與電子版文書(shū)檔案管理制度，以國(guó)家《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GBT18894-2016）為基準(zhǔn)，進(jìn)一步明確和細(xì)化規(guī)范制度，建立良好的文書(shū)檔案管理局面與信息化建設(shè)局面。第二是實(shí)用性機(jī)制。結(jié)合上文提到的以企事業(yè)單位的實(shí)際工作為出發(fā)點(diǎn)，還應(yīng)從統(tǒng)籌規(guī)劃的角度，全面考量并將文書(shū)檔案的重要性和利用率分級(jí)，從而形成針對(duì)不同文書(shū)檔案類(lèi)型的優(yōu)先處理級(jí)別，以保證文書(shū)收集和歸檔工作的成效。第三是同時(shí)歸檔機(jī)制。為了有效提高信息化文檔與紙質(zhì)文檔的安全性，盡可能地避免存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)，還應(yīng)注重同時(shí)歸檔機(jī)制的引入，以此來(lái)充分發(fā)揮信息化檔案管理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

（三）加快構(gòu)建具有良好信息化素養(yǎng)的高水平隊(duì)伍

在文書(shū)收集和歸檔管理的信息化建設(shè)中，應(yīng)重點(diǎn)打造具備專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)、過(guò)硬業(yè)務(wù)能力與良好信息化素養(yǎng)的檔案管理隊(duì)伍?？紤]到文書(shū)檔案管理人員的重要作用，為了更好地滿足信息化建設(shè)下對(duì)專(zhuān)業(yè)應(yīng)用型人才的需求，企業(yè)應(yīng)從三方面入手，強(qiáng)化隊(duì)伍綜合水平：

首先，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理者，應(yīng)重視信息化人才的引入，通過(guò)多種渠道積極引入高水平的檔案管理人才。以社會(huì)公開(kāi)招聘、內(nèi)部推薦的形式，引進(jìn)具有扎實(shí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技能且業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富的人士，發(fā)揮其模范帶頭作用，加快檔案管理部門(mén)的信息化改革和升級(jí)。相應(yīng)地，還可以通過(guò)加強(qiáng)與高校相關(guān)專(zhuān)業(yè)的合作，形成定向培養(yǎng)計(jì)劃，引進(jìn)檔案管理及相關(guān)專(zhuān)業(yè)高學(xué)歷、高素質(zhì)的優(yōu)秀畢業(yè)生，為確保企事業(yè)單位的檔案管理工作提供可靠的后備人才保障。

其次，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門(mén)在崗人員的培養(yǎng)。針對(duì)當(dāng)前檔案管理部門(mén)人員信息化改革適應(yīng)能力不強(qiáng)以及信息化知識(shí)和技能學(xué)習(xí)能力差的問(wèn)題，企事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步完善崗位培訓(xùn)機(jī)制，通過(guò)定期開(kāi)展信息化培訓(xùn)活動(dòng)，使檔案管理部門(mén)的全體人員接受信息化教育，并鼓勵(lì)更多員工參與繼續(xù)教育，以此來(lái)不斷拓寬和提升現(xiàn)有檔案管理人員的知識(shí)體系和信息化水平，保證人才結(jié)構(gòu)的合理性，提高檔案工作的質(zhì)量和效率水平，穩(wěn)步推進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)。

最后，為了更好地提高檔案管理部門(mén)人員參與信息化建設(shè)的主觀能動(dòng)性和積極性，還應(yīng)引入考核機(jī)制與監(jiān)督獎(jiǎng)懲機(jī)制。通過(guò)定期對(duì)文書(shū)檔案管理人員的收檔與歸檔業(yè)務(wù)進(jìn)行考核，對(duì)成績(jī)優(yōu)秀的員工加以物質(zhì)和精神鼓勵(lì)，并針對(duì)逾期、丟失文書(shū)檔案的員工，視情節(jié)輕重進(jìn)行懲罰，以此來(lái)更好地敦促檔案管理全體員工。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了更好地提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率水平，相關(guān)企業(yè)及事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)發(fā)揮科學(xué)引領(lǐng)作用，提高對(duì)檔案工作信息化升級(jí)的重要性認(rèn)識(shí)，同時(shí)，充分調(diào)動(dòng)全體員工參與信息化建設(shè)的熱情，并正視在當(dāng)前信息化建設(shè)上存在的制度與人員上的不足，在完善信息化檔案管理機(jī)制的過(guò)程中，加快構(gòu)建具備良好信息化素養(yǎng)的高水平管理隊(duì)伍，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。