□文/毛瑜鴻

（西安石油大學經(jīng)濟管理學院 陜西·西安）

［提要］中國石油天然氣股份有限公司（簡稱“中國石油”）是一家跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨國經(jīng)營的綜合性石油公司，建設財務共享平臺是企業(yè)現(xiàn)行發(fā)展的必然趨勢。本文對中國石油財務共享采購應付業(yè)務流程優(yōu)化展開研究，分析現(xiàn)存流程現(xiàn)狀及問題，并提出優(yōu)化方案，以推動中國石油共享運營有限公司更好地開創(chuàng)高質(zhì)量共享服務建設新局面。

一、引言

中國石油開展共享服務中心建設，為旗下各分公司提供財務服務、人事服務。這一舉措是為了加強集團集中管控能力，進一步提升會計核算的整體質(zhì)量和效率，并在很大程度上節(jié)約人力成本。2017年11月15日，中國石油共享運營有限公司西安中心正式上線，涵蓋采購至付款、銷售至收款、總賬至報表等職能，通過重塑流程框架，將由地區(qū)公司分散處理的交易活動轉(zhuǎn)變?yōu)榧薪y(tǒng)一處理，并對其進一步標準化，逐步消除板塊間、地區(qū)公司間的賬務處理差異。在實際運營中，采購應付業(yè)務在整體業(yè)務量中占據(jù)大量比重，因此采購應付業(yè)務流程優(yōu)化在共享運營體系發(fā)展中至關(guān)重要。

“十四五”期間，中國石油集團共享運營有限公司的共享服務將進入“優(yōu)化提升”階段，為進一步貫徹“做好服務、提高效率、創(chuàng)造價值、推動共享高質(zhì)量發(fā)展”的要求，采購應付業(yè)務流程優(yōu)化工作迫在眉睫。以某中心采購部1月份應付數(shù)據(jù)為例，當月部門累計接單5.91萬筆（其中：報銷業(yè)務4.44萬筆、應付業(yè)務1.47萬筆），接單量較上年同期增加2.47萬筆，增幅71.94%；退單率較上年同期下降了0.79個百分點；差錯率較上年同期降低0.07個百分點；業(yè)務處理及時率較上年同期提高2.66個百分點。目前，中國石油集團共享運營有限公司三大中心的采購應付部是以業(yè)務流程為驅(qū)動，地區(qū)公司業(yè)務人員填單困難、審批流程繁雜、上傳電子影像工作量大等問題都是影響客戶體驗感的主要因素。改變共享服務平臺，由一張表單承載所有業(yè)務類型和業(yè)務信息的報銷流程，精簡報銷單承載內(nèi)容，降低填單難度，剝離財務信息，以各類表單反映業(yè)務本質(zhì)，數(shù)據(jù)維度可靈活擴展，滿足各類報銷業(yè)務復雜需求，實現(xiàn)業(yè)務端到財務端流程的全流程數(shù)據(jù)貫通是我們優(yōu)化的主要方向。

二、采購應付業(yè)務流程現(xiàn)狀及存在的問題

（一）采購應付業(yè)務流程現(xiàn)狀。中國石油集團共享運營有限公司（以下簡稱共享運營公司）是為促進中國石油管理轉(zhuǎn)型發(fā)展，提升管理水平和運行效率，參與國內(nèi)外市場競爭的專業(yè)運營服務提供方，是集團公司財務管理、人力資源管理及其他職能管理的有機組成部分。共享運營公司的采購應付業(yè)務依托于FMIS平臺、共享服務平臺和共享運營平臺來實現(xiàn)，主要包括采購應付業(yè)務和費用報銷業(yè)務。

1、權(quán)限管理。中國石油財務相關(guān)系統(tǒng)在建設初期，按照系統(tǒng)部署方式及業(yè)務處理模式，將財務權(quán)限管理分為三種模式：總部統(tǒng)一授權(quán)、分級授權(quán)和地區(qū)公司授權(quán)。FMIS系統(tǒng)采用的是由地區(qū)公司授權(quán)，各地區(qū)公司權(quán)限相互分離，各自管理各自權(quán)限，對本單位權(quán)限內(nèi)產(chǎn)生的財務信息負責。司庫系統(tǒng)采用的是分級授權(quán)，總部司庫系統(tǒng)權(quán)限管理人員授權(quán)地區(qū)公司司庫系統(tǒng)管理員相應權(quán)限，再由地區(qū)公司管理員賦予各單位相關(guān)財務人員權(quán)限。交易平臺、標準平臺、會計檔案采用的是總部統(tǒng)一授權(quán)方式，總部管理員通過統(tǒng)一建立功能權(quán)限組與數(shù)據(jù)權(quán)限組，由地區(qū)公司相對應用戶申請相應用戶組的功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限，即擁有相應平臺的使用權(quán)和查詢權(quán)。

2、采購應付業(yè)務流程

（1）由各地區(qū)公司物資供應處通過物采系統(tǒng)創(chuàng)建每筆業(yè)務對應的采購訂單，將采購訂單推送至ERP系統(tǒng)做物資入庫、物資出庫，同時將相應數(shù)據(jù)自動傳輸?shù)紽MIS系統(tǒng)生成會計憑證。

（2）地區(qū)公司業(yè)務人員在共享服務平臺填寫“ERP發(fā)票預制”表單，掛接合同1.0或2.0，上傳發(fā)票、審批表等支持性附件，并在共享服務平臺影像中心完成發(fā)票檢驗，表單附件審核無誤后由財務簽收推送至共享運營平臺。

（3）共享運營有限公司各中心采購應付部核算崗人員接到單據(jù)對表單填寫、影像中心發(fā)票、影像中心支持性附件、表單推送至共享中心流程審核無誤后，生成會計憑證。再由采購應付部復核崗人員對表單、影像和憑證進行再次復核，確認無誤后審核通過，將流程節(jié)點轉(zhuǎn)移至OTC、GTR。

3、費用報銷業(yè)務流程。費用報銷業(yè)務流程主要按照是否需要事前申請進行分類，通過業(yè)務人員填單、地區(qū)公司領導審批、共享制證復核、資金支付四個環(huán)節(jié)來實現(xiàn)。

（1）業(yè)務人員填單。在這一流程中，業(yè)務人員對于需要事前申請的會議費、培訓費、差旅費等相關(guān)業(yè)務填寫主辦會議申請、主辦培訓申請和通用申請，申請表單主要包含申請事由、預算項目、預估費用等關(guān)鍵信息。提交單據(jù)后，由相關(guān)領導完成審批流程。待業(yè)務發(fā)生完成后，再根據(jù)實際情況在共享服務平臺填寫費用報銷單據(jù)，主要包括票據(jù)信息、基本信息、結(jié)算信息三大部分，保存提交單據(jù)后，由相關(guān)領導完成審批流程。

（2）地區(qū)公司領導審批。各地區(qū)公司在“十三五”共享運營有限公司推廣期間，依據(jù)地區(qū)公司的相關(guān)管理制度、組織機構(gòu)指定和個性化需求制定各費用報銷單據(jù)的審批流程。業(yè)務人員填單提交后，按照相應審批流由各部門負責領導逐級審批后，方可由地區(qū)公司財務簽收提交共享運營平臺制證。領導審批環(huán)節(jié)是地區(qū)公司對所發(fā)生財務行為合法性、合規(guī)性的初步核定，領導審批過程中，若有相關(guān)單據(jù)不符合地區(qū)公司審批要求，領導可選擇退回至提單人，修改完成后重走審批流。

（3）共享制證復核。地區(qū)公司領導審批完成后，單據(jù)推送至地區(qū)公司財務簽收節(jié)點，財務簽收人員對地區(qū)公司業(yè)務人員的填單、影像上傳資料是否規(guī)范進行審核，若填單不符合地區(qū)公司和共享運營公司的填單要求，由財務簽收節(jié)點退回至提單人節(jié)點，修改完成后重新走審批流程，同時財務簽收人員需要對審核無誤的單據(jù)財務信息進行補充填寫，完成上述流程后單據(jù)推送至共享運營公司負責該板塊業(yè)務部門的任務池，由系統(tǒng)自動派單至各制證人員，制證人員需審核報銷金額、費用類別、稅額抵扣、支持性附件等單據(jù)信息無誤后生成預制憑證或正式憑證。若填單有誤，制證人員需及時與地區(qū)公司財務簽收節(jié)點溝通，將單據(jù)退至財務簽收節(jié)點或首節(jié)點；若填單無誤，制證人員將憑證保存，推送至審核節(jié)點。共享復核崗再次審核單據(jù)信息無誤、符合財務合規(guī)性要求后審核憑證，審核完成后系統(tǒng)自動生成對外付款單，將憑證自動推送至OTC部門。共享復核崗在審核過程中，若遇到單據(jù)制證有誤，需將單據(jù)退至制證人節(jié)點進行修改。

（4）資金支付。憑證由共享復核崗復核后，共享運營平臺自動生成付款單，將付款單推送至司庫平臺完成付款。目前，部分地區(qū)公司上線了對私集中支付方案，未上線上述方案的單位若采取過渡科目方案，對本月未成功支付的金額下月需填寫手工對外付款單進行付款。

（二）采購應付業(yè)務流程存在的問題。共享運營有限公司在“十四五”期間處于優(yōu)化提升階段，根據(jù)推廣任務完成后上線單位的反饋情況，采購應付業(yè)務流程在運行中還存在多處需要與地區(qū)公司相互配合改進的問題。

1、系統(tǒng)權(quán)限、主數(shù)據(jù)管理尚未完善。目前，共享運營有限公司處于業(yè)務保質(zhì)運行、共享深度遷移、系統(tǒng)迭代更新、優(yōu)化持續(xù)推進、專項同步拓展的五重疊加期，現(xiàn)有系統(tǒng)權(quán)限、主數(shù)據(jù)維護復雜，僅統(tǒng)一界面、服務平臺等財務直管系統(tǒng)主數(shù)據(jù)功能項多達2，000余項，且技術(shù)人員短時間內(nèi)不具備多個系統(tǒng)運維能力，一次性承接服務企業(yè)信息系統(tǒng)財務操作節(jié)點相關(guān)權(quán)限及主數(shù)據(jù)維護，極大影響原有工作質(zhì)量和效率，導致客戶體驗不佳。

2、審核流程冗余。共享服務平臺的費用報銷審批流程還有待進一步改善，地區(qū)公司的費用報銷支持性附件中部門紙質(zhì)版附件需領導簽字，有時一筆費用需要多個領導簽字審批，審批戰(zhàn)線過長，導致報銷流程復雜，報銷人取得報銷款項的時間過長，無法凸顯共享中心處理業(yè)務的及時性，以及讓客戶更好地體驗共享所帶來的智能化。目前，共享運營公司對部分單位上線會計檔案集中化管理，地區(qū)公司需將業(yè)務支持性附件郵寄至共享運營公司大慶中心，大慶中心對紙質(zhì)版附件審核通過后將表單流轉(zhuǎn)至各中心的采購應付部，再由制證人員進行制證。大慶中心對紙質(zhì)版附件審核時間的不確定性也延長了報銷人員取得報銷費用的時間，因此這一審核流程也需要后期逐步優(yōu)化提升。

3、業(yè)務真實性難以保障。采購應付業(yè)務的審核一般是依據(jù)地區(qū)公司業(yè)務人員填單、上傳影像，由領導審批，地區(qū)公司財務簽收人員審核，再由共享制證人員和復核人員制證審核。在上述過程中，共享運營有限公司僅對地區(qū)公司采購應付業(yè)務的支持性附件和填單是否合規(guī)進行審核，對于業(yè)務的發(fā)生是否真實存在無法判斷，業(yè)務真實性的判斷只能依賴于地區(qū)公司，使得共享運營公司的業(yè)務真實性判斷處于被動狀態(tài)，只能更多從合法性、合規(guī)性對相應業(yè)務進行判斷。

三、采購應付業(yè)務流程優(yōu)化方案

（一）優(yōu)化地區(qū)公司填單方式，減輕客戶工作量。共享運營有限公司成立至今，費用報銷表單經(jīng)歷了1.0與2.0兩個階段，費用報銷2.0表單較于1.0表單已經(jīng)有了明顯的優(yōu)化提升，但仍是憑證式表單，是業(yè)務信息與財務信息綜合表單。費用報銷2.0表單分攤信息部分支持分字段設置業(yè)務可見和財務簽收可見，部分地區(qū)公司初始化配置時要求將所有信息擴展字段全部對業(yè)務人員可見，由業(yè)務人員填寫，業(yè)務人員由于不清楚財務業(yè)務的相關(guān)法規(guī)政策導致填單難度過大，并且地區(qū)公司線下填寫的部分必要附件包含分攤信息和可以利用推導憑證的信息，填報費用報銷單會存在表單信息重復填寫。費用報銷3.0表單作為費用報銷的優(yōu)化方案，從還原業(yè)務表單角度出發(fā)，切實考慮客戶需求，由費用報銷單和業(yè)務信息附表組合完成報銷業(yè)務，費用報銷單作為付款、掛賬審批單據(jù)，承載發(fā)票信息和支付信息，業(yè)務信息表單純承載業(yè)務信息，避免線上線下重復填寫，從而減輕地區(qū)公司工作量，提升客戶滿意度。

（二）實現(xiàn)業(yè)務全承接，保障業(yè)務真實性。共享服務建設和經(jīng)營管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，構(gòu)建以數(shù)據(jù)為核心的數(shù)字共享新體系，將助力地區(qū)公司低成本、高質(zhì)量、高要求發(fā)展。業(yè)界領先的共享中心已進入“數(shù)字化共享”，共享中心承接的業(yè)務與地區(qū)公司的實際業(yè)務要深度融合，從而有效支撐采購、銷售、業(yè)務運營。全業(yè)務承接要做到統(tǒng)籌設計、分步推進。由共享運營公司本部統(tǒng)籌設計形成全業(yè)務承接總體方案，各區(qū)域中心按照總體方案開展國內(nèi)財務業(yè)務全承接工作，并結(jié)合工作實際，“一企一策”，細化形成各地區(qū)公司業(yè)務全承接工作方案，進一步明確共享運營公司與地區(qū)公司管理界面和權(quán)責事項。全業(yè)務承接要做到先易后難、試點先行。各區(qū)域中心要按照“先易后難”原則，以成品油銷售和科研事業(yè)等業(yè)務相對單一完整的地區(qū)公司為切入點率先承接，后續(xù)再逐步實現(xiàn)勘探板塊、煉油化工板塊等其他業(yè)務板塊全面承接。同時在各板塊內(nèi)部按照“試點先行”原則，優(yōu)先選取管理基礎好、共享業(yè)務覆蓋范圍廣、對共享認知度高的地區(qū)公司開展全業(yè)務承接試點工作。全業(yè)務承接要做到業(yè)務遷移、同步優(yōu)化?；诠蚕磉\營公司目前所處多系統(tǒng)并存的現(xiàn)狀，結(jié)合地區(qū)公司業(yè)務實際，在流程、系統(tǒng)等方面尚不具備優(yōu)化條件的業(yè)務，采用先遷移后優(yōu)化的遷移策略，通過取得ERP、資產(chǎn)、加管、交易平臺等系統(tǒng)操作權(quán)限進行承接；在流程、系統(tǒng)等方面具備優(yōu)化條件的業(yè)務，采用邊遷移邊優(yōu)化的遷移策略，按照優(yōu)化后的方案進行承接，同時對于具備上線條件的優(yōu)化功能及表單要及時進行替換，舊表單要進行停用。全業(yè)務承接作為重點優(yōu)化方案是要實現(xiàn)會計核算業(yè)務100%、資金結(jié)算業(yè)務100%以及報表編制業(yè)務100%，全面掌握地區(qū)公司業(yè)務發(fā)生的實際情況。在做好全業(yè)務承接的同時，共享運營有限公司也需做好會計檔案集中管理、系統(tǒng)權(quán)限集中授權(quán)，切實保障業(yè)務發(fā)生的真實性。

（三）完善系統(tǒng)配置，凸顯共享大數(shù)據(jù)價值。大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)的使用是大勢所趨。信息技術(shù)無疑給所有的公司都提供了管理便利的條件，也節(jié)省了一些重復勞動的人工成本。系統(tǒng)配置依托于信息技術(shù)，在優(yōu)化階段我們可以將單據(jù)審批的權(quán)限劃分至共享中心，通過電子單據(jù)和影像自動審批，并且對共享系統(tǒng)進行進一步開發(fā)，連接共享系統(tǒng)與Erp系統(tǒng)接口，將物采工作納入共享日常工作。同時，共享運營有限公司現(xiàn)有發(fā)票大數(shù)據(jù)分析產(chǎn)品、石油商旅等增值服務，我們需將增值服務中大數(shù)據(jù)分析結(jié)果的優(yōu)勢融入采購應付業(yè)務，提升采購應付業(yè)務流程優(yōu)化的水平。

（四）改善權(quán)限授權(quán)方式，促進共享優(yōu)化工作。針對目前在FMIS已實現(xiàn)集中部署的情況下，F(xiàn)MIS系統(tǒng)的權(quán)限管理模式無法滿足現(xiàn)有共享模式下的管理需求，按照共享現(xiàn)階段全業(yè)務承接權(quán)限控制要求，F(xiàn)MIS系統(tǒng)急需將權(quán)限管理模式由之前的地區(qū)公司授權(quán)調(diào)整為“分級授權(quán)”模式。FMIS權(quán)限授權(quán)管理通過總部系統(tǒng)超級管理員對共享中心管理員、地區(qū)公司管理員、地區(qū)公司普通用戶進行權(quán)限分配，共享中心管理員針對共享中心用戶的功能、數(shù)據(jù)權(quán)限進行分配，從而滿足共享中心業(yè)務全承接的權(quán)限管理需求。在方案實施過程中，首先要啟用分級授權(quán)模式；其次進行共享中心賦權(quán)；最后取消地區(qū)公司相應權(quán)限。

目前，司庫權(quán)限使用“分級授權(quán)”模式，由總部管理員授權(quán)各地區(qū)公司管理員相應權(quán)限，地區(qū)公司在總部授權(quán)范圍內(nèi)、在內(nèi)控規(guī)范要求下管理各單位權(quán)限分配。針對共享全業(yè)務承接后賦權(quán)承接業(yè)務的權(quán)限，仍采取目前司庫賦權(quán)方式，在此方案實施過程中，首先按照全業(yè)務承接方案司庫賦權(quán)操作節(jié)點，總部管理員將相應功能權(quán)限與數(shù)據(jù)權(quán)限授予共享中心管理員；其次共享中心管理員按照內(nèi)控權(quán)限管理要求建立本單位用戶權(quán)限組；再次在共享中心現(xiàn)用組織機構(gòu)中配置各系統(tǒng)審批流程；最后共享中心用戶按照業(yè)務承接及內(nèi)控權(quán)限控制要求申請相應功能權(quán)限。

交易平臺、標準平臺、電子會計檔案等系統(tǒng)權(quán)限目前采取總部授權(quán)模式，能夠滿足共享模式下賦權(quán)承接對權(quán)限管理的要求。針對此類財務系統(tǒng)共享中心采取與地區(qū)公司相同權(quán)限管理流程，總部統(tǒng)一維護相應功能權(quán)限組與數(shù)據(jù)權(quán)限組，共享中心按照實際業(yè)務需求申請相應功能權(quán)限與數(shù)據(jù)權(quán)限。

四、采購應付業(yè)務流程優(yōu)化建議

（一）還原業(yè)務語言，降低填單難度。將原始業(yè)務數(shù)據(jù)引入共享系統(tǒng)，填單時還原業(yè)務語言，將業(yè)務類型貫穿于整個填單流程，不需要地區(qū)公司填單人轉(zhuǎn)換填單思路，僅需描述自己所要處理的業(yè)務，共享中心制證人員可以依據(jù)業(yè)務類型做出合規(guī)性的職業(yè)判斷。

（二）規(guī)范標準附件，提高電子附件比例。2020年支持性附件在共享系統(tǒng)落地后，使用效果并不明顯，費用報銷3.0表單可以在支持附件的基礎上再次推進附件電子化，與電子發(fā)票相結(jié)合，有效減少紙質(zhì)附件數(shù)量。同時，將報銷標準、審批流程等固化在系統(tǒng)中，減少人為干預，強化制度執(zhí)行有效性，提高業(yè)務處理的合規(guī)性，與地區(qū)公司共同梳理規(guī)范標準附件，為會計檔案集中管理助力。

（三）提供數(shù)據(jù)支持，逐步實現(xiàn)自動化。豐富的業(yè)務數(shù)據(jù)進入共享系統(tǒng)，提供更加多元的可分析數(shù)據(jù)，與實際管理需求結(jié)合，建立大數(shù)據(jù)分析模型，提高共享增值服務能力。同時，將業(yè)務與財務界面做更加明顯的分區(qū)處理，業(yè)務人員僅填寫與報銷結(jié)算業(yè)務相關(guān)聯(lián)的業(yè)務信息附表，表單上與財務信息相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容僅在財務節(jié)點進行展示（財務簽收、共享中心），避免要求業(yè)務人員填寫具有財務性質(zhì)的擴展字段。分攤數(shù)據(jù)依據(jù)推導規(guī)則自動帶出，同時執(zhí)行二次分攤。財務界面所展示的是完全的財務數(shù)據(jù)，共享人員掌握從業(yè)務到財務的判斷規(guī)則，獨立完成會計核算工作，在后續(xù)共享運營中逐步實現(xiàn)共享人員“只審單不制證”，憑證通過RPA自動完成。

（四）加強人員培訓，提升業(yè)務處理水平。針對當前共享表單或系統(tǒng)無法滿足的業(yè)務，通過賦權(quán)承接（如ERP、FMIS、內(nèi)部交易等）方式可能帶來一定的業(yè)務風險，要進一步加強部門業(yè)務人員培訓，提高部門業(yè)務承接能力和運營處理能力。一是加強推廣人員培訓，充分了解地區(qū)公司業(yè)務流程、處理重點，提高業(yè)務承接能力。二是加強運營人員培訓，充分學習地區(qū)公司業(yè)務，掌握業(yè)務核算規(guī)則、附件要求，提高運營業(yè)務處理水平。部分共享單位對于單據(jù)處理及時性要求較高，建議相關(guān)業(yè)務人員提前介入地區(qū)公司進行學習。

五、結(jié)語

綜上所述，在財務共享模式迅速優(yōu)化升級與高質(zhì)量、高速度發(fā)展的今天，企業(yè)為更好地優(yōu)化運營過程、提升運營水平，需要積極引入契合主流的財務共享模式。隨著智能化時代的到來、數(shù)字化共享的實施，傳統(tǒng)的采購應付業(yè)務流程已經(jīng)不能滿足集團發(fā)展的需要，優(yōu)化提升已經(jīng)成為順應時代的主流。我們需聚焦發(fā)展基礎，業(yè)務深度廣度持續(xù)拓展；聚焦客戶滿意度，服務水平不斷提升；聚焦價值創(chuàng)造，實現(xiàn)多方互利共贏；堅持創(chuàng)新驅(qū)動，動力活力有效激發(fā)。本文基于財務共享采購應付業(yè)務流程的優(yōu)化進行分析，為流程優(yōu)化提供新的思路。同時，通過優(yōu)化地區(qū)公司填單方式、實現(xiàn)業(yè)務全承接、完善系統(tǒng)配置、改善權(quán)限賦予模式，有效地解決共享中心與地區(qū)公司處理程序繁雜的問題，從而達到提升工作效率、降低人力成本的目的。道阻且長，行則將至；行而不輟，未來可期。牢記初心使命、勇于擔當作為，全力以赴推進高質(zhì)量共享服務建設，早日實現(xiàn)創(chuàng)建世界一流智能型全球共享服務體系。