趙炎 魏昊博 深圳市深水水務(wù)咨詢有限公司

1.引言

2020年10月，黨的十九屆五中全會(huì)在北京召開(kāi)，會(huì)上正式提出，2035年基本完成社會(huì)主義現(xiàn)代化的發(fā)展前景目標(biāo)，并明確“基本達(dá)成新型工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、農(nóng)牧業(yè)現(xiàn)代化，建設(shè)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系”是“十四五發(fā)展規(guī)劃”重要目標(biāo)之一，信息化成為國(guó)家發(fā)展的新方向。當(dāng)前處于信息爆炸時(shí)代，為更好地開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)，協(xié)助企業(yè)管理者做出最佳決策，那么通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)處理分析企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中碰到的各類(lèi)信息和事件則顯得尤為重要。以剛剛起步的全過(guò)程工程咨詢企業(yè)為例，信息化的革新帶動(dòng)了項(xiàng)目管理理念創(chuàng)新，在此基礎(chǔ)上大力推進(jìn)信息化系統(tǒng)平臺(tái)搭建和相關(guān)管理制度完善，積極融合信息技術(shù)提高企業(yè)管理和項(xiàng)目管理水平，依靠信息技術(shù)創(chuàng)建應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)平臺(tái)，使日常管理和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的各個(gè)階段透明度、規(guī)范性、高效化、系統(tǒng)化，完成人力資源和技術(shù)資源的最優(yōu)分配，進(jìn)而提高適應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境的能力，加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。

深圳市兆業(yè)工程顧問(wèn)有限公司（簡(jiǎn)稱“深水兆業(yè)”）自2019年成為深圳市深水水務(wù)咨詢有限公司（簡(jiǎn)稱“深水咨詢”）控股的全資子公司，負(fù)責(zé)深水咨詢?nèi)^(guò)程咨詢板塊業(yè)務(wù)，專(zhuān)業(yè)從事工程咨詢、造價(jià)咨詢、招標(biāo)代理、監(jiān)理、項(xiàng)目管理等服務(wù)，2020年公司成為“深圳市第一批全過(guò)程工程咨詢?cè)圏c(diǎn)單位”。隨著業(yè)務(wù)的不斷深入發(fā)展，項(xiàng)目管理模式中一些不足便暴露出來(lái)了，筆者以深水兆業(yè)信息化建設(shè)為例，淺談推廣建設(shè)信息化對(duì)全過(guò)程咨詢企業(yè)的重要性與戰(zhàn)略意義。

2.全過(guò)程工程咨詢企業(yè)信息化建設(shè)目標(biāo)

全過(guò)程工程咨詢企業(yè)信息化建設(shè)的本質(zhì)是將先進(jìn)管理思想的信息技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目管理，提高項(xiàng)目管理人員工作效率和企業(yè)效益。

對(duì)于實(shí)行全過(guò)程咨詢的項(xiàng)目而言，管理過(guò)程中涉及業(yè)務(wù)內(nèi)容復(fù)雜、同時(shí)存在管理周期長(zhǎng)、動(dòng)態(tài)管控要求高的特點(diǎn)，具體可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)有：（1）提高工作效率，信息化平臺(tái)的搭建可大大減少采用人力傳輸信息，打通不同業(yè)務(wù)部門(mén)/項(xiàng)目組間的壁壘，提高信息處理速度，同時(shí)確保信息的時(shí)效性和可靠性；（2）提高信息存儲(chǔ)和檢索效率，發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，高效歸類(lèi)各類(lèi)項(xiàng)目信息，智能化存儲(chǔ)信息的同時(shí)方便后期信息溯源時(shí)隨用隨取，提高信息管理質(zhì)量。

從全過(guò)程工程咨詢企業(yè)管理者角度而言，具有輔助決策和增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的意義，具體可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)有：（1）通過(guò)信息化制度的建立，規(guī)范管理制度和行為，增強(qiáng)了企業(yè)管理者對(duì)行業(yè)市場(chǎng)變化的迅速反應(yīng)能力，提高管理決策的準(zhǔn)確性和前瞻性，提高風(fēng)險(xiǎn)管控的水平；（2）進(jìn)一步沉淀項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，把建設(shè)項(xiàng)目施工管理流程中的關(guān)鍵信息，以系統(tǒng)性、結(jié)構(gòu)化的方法儲(chǔ)存起來(lái)，并建立項(xiàng)目管理信息庫(kù)，通過(guò)進(jìn)一步積淀項(xiàng)目管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，為后期同類(lèi)型工程項(xiàng)目施工管理針對(duì)性開(kāi)展提供經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與工作借鑒，為企業(yè)爭(zhēng)取更多經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)更能夠?yàn)橥袠I(yè)的其他公司提供技術(shù)支持，推動(dòng)整個(gè)行業(yè)進(jìn)步。

3.全過(guò)程工程咨詢企業(yè)信息化建設(shè)需求分析

2017年2月，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于促進(jìn)建筑業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的意見(jiàn)》首次明確提出“全過(guò)程工程咨詢”的概念，隨著近年來(lái)市場(chǎng)開(kāi)放和國(guó)家政策引導(dǎo)，傳統(tǒng)的監(jiān)理企業(yè)逐漸從單一監(jiān)理業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變以全過(guò)程工程咨詢?yōu)橹?，?duì)原來(lái)獨(dú)立的咨詢業(yè)務(wù)進(jìn)行融合的趨勢(shì)，眾多監(jiān)理企業(yè)積極關(guān)注并響應(yīng)國(guó)家行業(yè)政策，通過(guò)整合業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)將業(yè)務(wù)范圍從工程監(jiān)理與項(xiàng)目管理擴(kuò)大為造價(jià)咨詢、招標(biāo)代理與技術(shù)服務(wù)等綜合咨詢，整體業(yè)務(wù)范圍趨向廣闊，管理理念隨之推陳出新。為了快速適應(yīng)新形勢(shì)，從容面對(duì)新局面，以筆者就職的深水兆業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)管理者通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)整合后的工作需求進(jìn)行深入調(diào)研，結(jié)合調(diào)研成果組織專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員和富有經(jīng)驗(yàn)的工程技術(shù)人員著手開(kāi)發(fā)具有實(shí)用性、智慧化、規(guī)范化的信息化平臺(tái)，以下筆者就現(xiàn)階段初步開(kāi)發(fā)的“2021年龍崗區(qū)水務(wù)工程（水污染治理+內(nèi)澇整治）全過(guò)程咨詢項(xiàng)目”信息化平臺(tái)（見(jiàn)圖1）一期建設(shè)進(jìn)程開(kāi)展具體需求分析。

圖1 系統(tǒng)登錄界面

系統(tǒng)概述：本系統(tǒng)立足于“1+1+N”服務(wù)模式，對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程的項(xiàng)目管理，覆蓋項(xiàng)目決策、勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工、竣工及項(xiàng)目評(píng)價(jià)等多個(gè)階段，協(xié)調(diào)各個(gè)單項(xiàng)工程咨詢服務(wù)，協(xié)助項(xiàng)目管理人員從整體上控制成本、保證進(jìn)度、降低風(fēng)險(xiǎn)。為進(jìn)一步提高管理效率及競(jìng)爭(zhēng)力，建設(shè)基于 Web 端的全過(guò)程咨詢信息化系統(tǒng)，從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、報(bào)建報(bào)批，到設(shè)計(jì)、造價(jià)、施工、監(jiān)理等環(huán)節(jié)進(jìn)行線上化管理，實(shí)現(xiàn)建設(shè)、設(shè)計(jì)、全過(guò)程咨詢、施工、監(jiān)理等多單位合作的流程審批，通過(guò)智能分析，展示項(xiàng)目看板、管理看板及施工看板，及時(shí)有效的反映項(xiàng)目現(xiàn)狀，提高管理效力。

3.1 項(xiàng)目協(xié)同管理需求——協(xié)同性

需求調(diào)研：項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程就像一臺(tái)不斷運(yùn)轉(zhuǎn)的精密機(jī)器，每個(gè)參建單位就像機(jī)器的部件，每個(gè)部件的任何動(dòng)作都可以輕松關(guān)聯(lián)其他相關(guān)業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)，通過(guò)及時(shí)更新相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的順暢銜接，協(xié)同管理的意義便是對(duì)所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合和管理。

全過(guò)程咨詢管理部通過(guò)收集、匯總、統(tǒng)計(jì)、處理各種項(xiàng)目信息綜合對(duì)項(xiàng)目安全、質(zhì)量、投資、進(jìn)度進(jìn)行管控，可以說(shuō)信息是項(xiàng)目建設(shè)中最重要的管理抓手和決策數(shù)據(jù)支撐。建設(shè)信息化管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)完成對(duì)信息簡(jiǎn)要的收集、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析，將傳統(tǒng)建設(shè)中人力工作大大弱化，決策層第一時(shí)間即可對(duì)信息進(jìn)行分析處理，對(duì)項(xiàng)目管理各方而言，高效率的配合直接決定著項(xiàng)目工程總體目標(biāo)完成的質(zhì)量，而良好的信息處理是默契配合的前提條件。

建設(shè)思路：2021年龍崗區(qū)水務(wù)工程（水污染治理+內(nèi)澇整治）項(xiàng)目總投資38.7億，呈現(xiàn)業(yè)務(wù)范圍廣、參建單位多、建設(shè)規(guī)模大的特點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)信息高效流轉(zhuǎn)與項(xiàng)目協(xié)同管理，信息化平臺(tái)按照項(xiàng)目全生命周期建設(shè)，分5個(gè)建設(shè)階段（決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工、保修）搭建框架，并配合貫穿項(xiàng)目建設(shè)的合同管理、造價(jià)咨詢、招標(biāo)管理、報(bào)批報(bào)建4個(gè)業(yè)務(wù)板塊加以支撐（見(jiàn)圖2），共設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)110個(gè)業(yè)務(wù)模塊，涉及勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、全過(guò)程咨詢單位、建設(shè)單位常用的68個(gè)標(biāo)準(zhǔn)流程、45個(gè)標(biāo)準(zhǔn)表單。全流程全覆蓋，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、流程化作業(yè)，打造全過(guò)程咨詢信息系統(tǒng)數(shù)字化應(yīng)用。

圖2 系統(tǒng)架構(gòu)：N應(yīng)用+一張圖+一平臺(tái)

3.2 文檔資料管理需求——實(shí)用性

需求調(diào)研：常規(guī)工程項(xiàng)目建設(shè)從決策立項(xiàng)、施工到竣工，建設(shè)周期長(zhǎng)、涉及面廣、種類(lèi)繁多，參與單位眾多，信息處理難度大，經(jīng)常出現(xiàn)資料少歸、漏歸等現(xiàn)象。同時(shí)面對(duì)紛繁復(fù)雜的項(xiàng)目資料，歸檔與保存均需要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，巨大的工作量和千頭萬(wàn)緒的條目，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)要求極高，且現(xiàn)有主要文檔資料傳遞方式為紙質(zhì)文件，傳遞過(guò)程存在時(shí)效性差、保密性差的缺陷，文檔被人為篡改或損毀丟失時(shí)有發(fā)生，以上不利因素都會(huì)成為影響項(xiàng)目驗(yàn)收移交的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

建設(shè)思路：通過(guò)建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化，管理規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)檔案從分散到集中的管理過(guò)程，大大提升項(xiàng)目檔案工作的規(guī)范化水平與處理效率。具體建設(shè)思路如下：（1）為確保工程文件檔案規(guī)范、高效管理，實(shí)現(xiàn)工程檔案100%移交，在本信息化系統(tǒng)平臺(tái)中設(shè)定有針對(duì)性的文件模板，形成文件上傳、文檔分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化管理；（2）設(shè)置文件權(quán)限管理功能，對(duì)工程檔案全流程全痕跡管控，做到“修改有痕跡，撤回需申請(qǐng)”，確保檔案管理流程化（見(jiàn)圖3）；（3）支持按不同類(lèi)別進(jìn)行檔案查詢，比如收集單位、錄入時(shí)間、文件類(lèi)型等；（4）針對(duì)檔案后期移交，系統(tǒng)內(nèi)檔案根據(jù)移交資料標(biāo)準(zhǔn)清單進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)歸檔目錄規(guī)則規(guī)范化（見(jiàn)圖4）。

圖3 歸檔審批流程化

圖4 項(xiàng)目資料庫(kù)

3.3 人員培訓(xùn)需求——高效性

需求調(diào)研：監(jiān)理企業(yè)員工培養(yǎng)機(jī)制一般采用以老帶新，老員工的言傳身教配合理論學(xué)習(xí)，往往需要花費(fèi)很多人力、物力、精力才能培養(yǎng)出合格的監(jiān)理人員，但監(jiān)理工作的特殊性決定了人員流動(dòng)性較強(qiáng)，隨著人員流動(dòng)，項(xiàng)目上優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)流失嚴(yán)重，如何形成知識(shí)沉淀，快速提升人員能力？從過(guò)往的管理經(jīng)驗(yàn)中可以發(fā)現(xiàn)，通過(guò)工程原始資料學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，可以加快人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，但其查閱的復(fù)雜和不便使人望而卻步。

建設(shè)思路：為解決此需求，針對(duì)階段業(yè)務(wù)、申報(bào)模塊，經(jīng)開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)逐項(xiàng)建立申報(bào)指引（見(jiàn)圖5），將申報(bào)流程和要求指引化，幫助新人快速熟悉業(yè)務(wù)，甚至零基礎(chǔ)申報(bào)業(yè)務(wù)，經(jīng)驗(yàn)數(shù)字化沉淀，最終形成監(jiān)理企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)。

圖5 申報(bào)指引界面

實(shí)行信息化管理完善項(xiàng)目管理案例庫(kù)、知識(shí)庫(kù)（見(jiàn)圖6），將工程建設(shè)管理過(guò)程的各種信息進(jìn)行自動(dòng)保存，更重要的是實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)場(chǎng)管理經(jīng)驗(yàn)的共享，使得新員工或新介入項(xiàng)目人員處理信息“有跡可循、有規(guī)可依”，吸納消化這些知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)變得更為方便可行，長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，此舉可為企業(yè)培養(yǎng)人才創(chuàng)造條件，大大增加人才儲(chǔ)備實(shí)力。

圖6 項(xiàng)目資料自動(dòng)歸檔

3.4 信息存儲(chǔ)管理需求——安全性

需求調(diào)研：項(xiàng)目信息作為一種獨(dú)立性資源，具有共享性、增值性、可處理性和多效用性，作為項(xiàng)目建設(shè)的無(wú)形資產(chǎn)，信息安全是務(wù)必十分重視的問(wèn)題，信息安全性的實(shí)質(zhì)就是要保障信息管理系統(tǒng)或互聯(lián)網(wǎng)信息中的信息資源免受多種類(lèi)型的傷害、影響和入侵。

建設(shè)思路：本系統(tǒng)重點(diǎn)打磨安全設(shè)計(jì)（見(jiàn)圖7），就不同身份與管理等級(jí)，根據(jù)項(xiàng)目架構(gòu)圖中職位確定職責(zé)，對(duì)各個(gè)部門(mén)及崗位工作職責(zé)的管理權(quán)限進(jìn)行梳理劃分，確立了使用者的職權(quán)與責(zé)任，確保了系統(tǒng)正常和安全使用及各種信息數(shù)據(jù)的保密性，最終實(shí)現(xiàn)每位員工在自己的職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行線上協(xié)同工作，確保管理順暢。

圖7 系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)

4.信息化建設(shè)思考與推廣

2021年龍崗區(qū)水務(wù)工程（水污染治理+內(nèi)澇整治）全過(guò)程咨詢項(xiàng)目信息化管理平臺(tái)計(jì)劃分三期建設(shè)完成，其中一期階段中采用“邊調(diào)研、邊建設(shè)、邊試用、邊完善”的形式，建設(shè)中圍繞開(kāi)發(fā)深度、應(yīng)用人群、移動(dòng)辦公等問(wèn)題，全過(guò)程咨詢管理部曾多次召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議討論，在聽(tīng)取了各崗位負(fù)責(zé)人意見(jiàn)后，筆者對(duì)完善信息化建設(shè)有如下思考。

4.1 由小及大，逐步建設(shè)

現(xiàn)階段各全過(guò)程咨詢企業(yè)多數(shù)由傳統(tǒng)的工程咨詢企業(yè)轉(zhuǎn)型而來(lái)，整合業(yè)務(wù)過(guò)程中多數(shù)人員不能及時(shí)適應(yīng)，以深水兆業(yè)為例，前身為監(jiān)理企業(yè)，人員多是從事監(jiān)理業(yè)務(wù)出身，建設(shè)信息化平臺(tái)時(shí)可先重點(diǎn)滿足監(jiān)理業(yè)務(wù)需求，在人員逐步適應(yīng)平臺(tái)操作后增加與其他關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的功能，采用“先搭建框架，后逐個(gè)完善”的開(kāi)發(fā)思路，萬(wàn)丈高樓平地起，培養(yǎng)項(xiàng)目人員對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的熟練度，更有利于后期功能的建設(shè)。

4.2 推行移動(dòng)式辦公模式

前期調(diào)研中發(fā)現(xiàn)諸多項(xiàng)目信息管理平臺(tái)均采用PC端登錄，部分平臺(tái)出于信息保密原則僅支持特定網(wǎng)絡(luò)登錄，然而在實(shí)際工作中涉及全過(guò)程工程管理的各階段工作多數(shù)在與外界單位接觸，若局限于固定地點(diǎn)或局域網(wǎng)下使用，其實(shí)用性則大打折扣。結(jié)合當(dāng)下移動(dòng)辦公軟件的興起，信息化平臺(tái)應(yīng)采用PC端為主，手機(jī)端為輔的使用模式，針對(duì)特定流程開(kāi)發(fā)相應(yīng)的信息管理軟件或小程序，借助移動(dòng)辦公手段提高部門(mén)之間的溝通效率、協(xié)調(diào)效率、指令傳遞效率。

4.3 詳略得當(dāng)，精準(zhǔn)透明

眾所周知，企業(yè)信息化建設(shè)的過(guò)程也是對(duì)管理流程優(yōu)化的過(guò)程，如今隨著全過(guò)程工程咨詢企業(yè)承接的業(yè)務(wù)擴(kuò)展，伴隨而來(lái)的是管理流程趨向復(fù)雜和冗長(zhǎng)，為確保管理效率的同時(shí)，如何優(yōu)化各項(xiàng)流程，在這個(gè)優(yōu)化的過(guò)程中，是否有些人的利益受損，是否有人覺(jué)得被束縛到，是否有些工作不能僅靠系統(tǒng)解決，針對(duì)這些具體問(wèn)題，這個(gè)時(shí)候需要企業(yè)信息化建設(shè)負(fù)責(zé)人既能從大局出發(fā)，又能觸及細(xì)節(jié)的抽絲剝繭，最后信息化建設(shè)才能上一臺(tái)階。

5.結(jié)語(yǔ)

就深水兆業(yè)“2021年龍崗區(qū)水務(wù)工程（水污染治理+內(nèi)澇整治）全過(guò)程咨詢項(xiàng)目”信息化建設(shè)開(kāi)展情況而言，信息化系統(tǒng)的建設(shè)將信息完全打通、將資料共享協(xié)同、將消息及時(shí)反饋，為項(xiàng)目管理帶來(lái)的不單單是效率的提升，更是項(xiàng)目思維和工作模式的轉(zhuǎn)變。但需要認(rèn)識(shí)到的是信息化建設(shè)從來(lái)都不是一蹴而就的，需要統(tǒng)一規(guī)劃并階段性有節(jié)奏的執(zhí)行，這對(duì)全過(guò)程工程咨詢企業(yè)而言既是考驗(yàn)也是機(jī)會(huì)，借助信息化技術(shù)建立業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，管理規(guī)范化，工作流程化，工作指引化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)項(xiàng)目管理從分散到集中的管理過(guò)程。