文｜日照市住房保障管理服務(wù)中心 李國強(qiáng)

【關(guān)鍵字】互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)；房地產(chǎn)檔案；數(shù)字化管理

隨著科技革命與產(chǎn)業(yè)變革的加速演變，新一代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了迅速發(fā)展和快速普及，我國的現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加快，為社會(huì)發(fā)展和各行業(yè)進(jìn)步帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。以信息技術(shù)為依托構(gòu)建的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理迎來新的變革，檔案管理范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，檔案管理方式也在一定程度上得到優(yōu)化。國家長期以來致力于推進(jìn)政務(wù)信息化工作的開展，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作的完善，在一定程度上可以反映出房地產(chǎn)行政主管部門的管理和服務(wù)水平，進(jìn)一步改善營商環(huán)境，極大的提升人民群眾辦事效率。

1.房地產(chǎn)檔案概念與特點(diǎn)

1.1 房地產(chǎn)檔案的概念

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。主要包括房地產(chǎn)開發(fā)管理檔案、房地產(chǎn)經(jīng)營管理檔案、房地產(chǎn)交易檔案、物業(yè)管理檔案、房屋安全管理檔案等。

房地產(chǎn)檔案是除房地產(chǎn)權(quán)屬證書外法律認(rèn)可的、確認(rèn)房地產(chǎn)權(quán)利歸屬、鑒證房地產(chǎn)權(quán)屬處置的唯一有效證明[1]。它既是城市檔案庫中的重要門類，同時(shí)也是國家檔案的重要組成部分，在房地產(chǎn)市場監(jiān)管中占據(jù)重要地位，對城市經(jīng)濟(jì)和房地產(chǎn)市場健康穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮著重要作用。

1.2 房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)

1.2.1 法定性

房地產(chǎn)檔案所包含的各類文件均嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和地方檔案管理具體細(xì)則進(jìn)行保存，電子檔案與紙質(zhì)檔案同樣具有法定效力，是司法鑒定的有力依據(jù)。當(dāng)房屋在拆除、買賣、繼承、抵押、歷史遺留問題處理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)糾紛時(shí)，為了更好地明確房屋權(quán)屬關(guān)系和法律責(zé)任，房地產(chǎn)行政主管部門、司法機(jī)關(guān)、律師事務(wù)所可依法對房地產(chǎn)檔案進(jìn)行調(diào)查取證，掌握重要依據(jù)以便更好地完成房地產(chǎn)糾紛和物業(yè)糾紛處理等工作。

1.2.2 動(dòng)態(tài)性

房地產(chǎn)檔案并不是固定不變的，其具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，檔案經(jīng)常處于一種不斷更新的狀態(tài)。如當(dāng)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)上傳建設(shè)工程進(jìn)度時(shí)需要修改房地產(chǎn)開發(fā)管理檔案；當(dāng)物業(yè)企業(yè)更改公司資質(zhì)、上報(bào)維修資金使用情況時(shí)需要修改物業(yè)管理檔案；當(dāng)房地產(chǎn)出現(xiàn)轉(zhuǎn)讓、租賃、抵押等行為時(shí)需要更新房產(chǎn)交易檔案；當(dāng)居民業(yè)主在購買商品房繳納定金、首付款、全款和住宅專項(xiàng)維修資金時(shí)需要根據(jù)房產(chǎn)交易的發(fā)展變化對購房協(xié)議、房屋交易合同、繳存憑證等檔案進(jìn)行不斷補(bǔ)充。房地產(chǎn)檔案應(yīng)實(shí)時(shí)全面地反應(yīng)房屋的各項(xiàng)變化，這樣才具備使用價(jià)值。

1.2.3 憑證性

房地產(chǎn)檔案中包含了很多具有使用價(jià)值的原始、有效憑證，例如定金收據(jù)、購房發(fā)票、契稅發(fā)票、住宅專項(xiàng)維修資金發(fā)票、物業(yè)管理收費(fèi)憑證、維修項(xiàng)目表決結(jié)果等，這些文件均可作為單位主體或個(gè)人在辦理房地產(chǎn)和物業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)的有效證明材料。除此之外，房地產(chǎn)檔案在城市建設(shè)和管理中發(fā)揮著重要的參考和憑證作用，為政府和有關(guān)部門進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)、老城改造、社區(qū)治理等工作的開展和決策提供幫助。

1.2.4 私密性

在房地產(chǎn)檔案的使用過程中，對于涉及到的權(quán)利人身份信息、房屋檔案信息等根據(jù)國家相關(guān)法律進(jìn)行私密化處理；對于涉及到國家機(jī)密的房地產(chǎn)檔案設(shè)置調(diào)取權(quán)限并對做加密處理；對于涉及到房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目的檔案，不可完全向社會(huì)進(jìn)行公開。因此為了保障房地產(chǎn)檔案的安全和相關(guān)權(quán)利人的隱私，房地產(chǎn)檔案具有一定的私密性，這一特性直接體現(xiàn)在房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的底層設(shè)計(jì)當(dāng)中。

1.2.5 開放性

房地產(chǎn)檔案作為一種關(guān)鍵的檔案類型，在單位和個(gè)人的財(cái)產(chǎn)檔案構(gòu)成中占有重要地位，直接關(guān)系到權(quán)利人的經(jīng)濟(jì)利益，隨著房地產(chǎn)檔案的不斷更新和完善，社會(huì)公眾對其透明度和利用率需求越來越高。在保證房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)防攻擊、防篡改的同時(shí)，對政務(wù)公開范圍內(nèi)的房地產(chǎn)檔案以及部分保密期滿的檔案向社會(huì)進(jìn)行公開并提供檔案查詢服務(wù)，以保障公民對檔案的所有權(quán)和知情權(quán)。因此房地產(chǎn)檔案具有一定的開放性。

2.問題分析

近年來各地房地產(chǎn)項(xiàng)目數(shù)量呈現(xiàn)井噴式增長，項(xiàng)目建設(shè)、房屋交易、房產(chǎn)糾紛、住宅維修等事項(xiàng)的逐漸增多使得相關(guān)材料和證明文件的數(shù)量越來越多，給房地產(chǎn)檔案的管理工作帶來了巨大壓力，房地產(chǎn)行政主管部門、司法部門、開發(fā)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)、居民業(yè)主在檔案管理和使用過程中逐漸發(fā)現(xiàn)了傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理的局限性問題。

一是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不易保管。在實(shí)際的房地產(chǎn)檔案管理工作中，特別是查閱和整理環(huán)節(jié)，由于人工操作的不確定性和其他環(huán)境因素的影響有時(shí)會(huì)造成檔案文件沾染污漬、破損丟失，直接影響了檔案的完整度和清晰度，嚴(yán)重時(shí)可能導(dǎo)致檔案無法繼續(xù)使用。此外，紙質(zhì)檔案中書寫和印刷的字跡材料容易受到自身材質(zhì)和存儲環(huán)境等因素的影響，出現(xiàn)氧化褪色、字跡模糊的現(xiàn)象，直接影響了檔案的長期保存和調(diào)取使用。

二是房地產(chǎn)檔案管理存在較大安全風(fēng)險(xiǎn)。隨著房地產(chǎn)業(yè)務(wù)量的不斷增多，檔案的調(diào)取率和使用率不斷提高，房地產(chǎn)檔案抵御風(fēng)險(xiǎn)能力有限的問題逐漸被放大。部分地區(qū)出現(xiàn)了在紙質(zhì)版房產(chǎn)交易合同、預(yù)售資金繳存憑證、維修資金票據(jù)在歸檔及使用過程中發(fā)生人為篡改和故意銷毀的情況。給房地產(chǎn)司法訴訟和仲裁工作帶來了很大的難度，嚴(yán)重時(shí)將產(chǎn)生巨大經(jīng)濟(jì)損失，造成不可挽回的結(jié)果，危害人民群眾的合法群益和根本利益。

三是信息化管理落后制約服務(wù)水平提升。當(dāng)前我國信息化建設(shè)正處于飛速發(fā)展階段，為房地產(chǎn)檔案管理工作帶來了許多便利。但部分地區(qū)房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)版本老舊、更新升級不及時(shí)，現(xiàn)有新業(yè)務(wù)無法在舊系統(tǒng)中進(jìn)行辦理，系統(tǒng)也缺乏管理新業(yè)務(wù)檔案及資料的功能，與此同時(shí)網(wǎng)絡(luò)上的惡意病毒不斷更新，系統(tǒng)中的已有檔案受到很大的威脅。造成了業(yè)主辦理房產(chǎn)業(yè)務(wù)困難、新檔案存儲不及時(shí)、老檔案面臨被攻擊等諸多問題，直接制約了主管部門服務(wù)水平的提升。

3.應(yīng)用實(shí)踐

近年來，日照市住建局深刻貫徹落實(shí)國家關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的改革要求，高度重視房產(chǎn)服務(wù)工作。目前，日照市智慧房產(chǎn)涵蓋了房產(chǎn)交易、物業(yè)管理和住宅專項(xiàng)維修資金管理三大核心業(yè)務(wù)，應(yīng)用成效顯著。截至目前，系統(tǒng)合計(jì)管理的各類檔案總數(shù)達(dá)到260 多萬份，房地產(chǎn)檔案進(jìn)入信息化、數(shù)字化時(shí)代，在業(yè)務(wù)工作中得到了廣泛應(yīng)用。

3.1 完善規(guī)范制度，狠抓檔案管理

日照市住建局長期以來狠抓檔案管理，從檔案管理制度和人才培養(yǎng)制度兩個(gè)維度出發(fā)，不斷吸取各地優(yōu)秀房地產(chǎn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，建設(shè)符合日照實(shí)際的檔案管理制度和人才培養(yǎng)策略。一是嚴(yán)格落實(shí)國家頒布執(zhí)行的《檔案法》和《房地產(chǎn)管理辦法》等法律法規(guī)，以群眾的利益為核心，持續(xù)探索房地產(chǎn)檔案管理制度的創(chuàng)新，明確了檔案管理工作的責(zé)任、流程、方法和意義，使日照市房地產(chǎn)檔案管理得以動(dòng)態(tài)、平穩(wěn)、高效運(yùn)行，提高了企業(yè)和居民使用檔案的效率，得到了社會(huì)各界人士的肯定。二是不斷加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，制定了人才培養(yǎng)制度，利用房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展過程中的實(shí)際案例進(jìn)行情景化培訓(xùn)，建立正向的人才激勵(lì)機(jī)制激發(fā)工作人員的工作熱情和積極性，定期與其他地市房地產(chǎn)檔案管理中心開展經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，營造出了一個(gè)有利于優(yōu)秀人才脫穎而出、專心工作、健康成長的發(fā)展環(huán)境和工作氛圍。通過不斷完善檔案管理制度和人才培養(yǎng)制度的建設(shè)，日照市住建局實(shí)現(xiàn)了管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，優(yōu)秀人才潛力的充分挖掘，為充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的資源作用提供了雙重制度保障。

3.2 夯實(shí)數(shù)據(jù)質(zhì)量，牢筑檔案價(jià)值

近年來，日照市房地產(chǎn)行業(yè)快速發(fā)展，交易數(shù)量與事項(xiàng)不斷增多，各種手續(xù)日漸完善，交易管理更加規(guī)范，隨著政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)網(wǎng)辦深度的不斷增強(qiáng)，檔案的共享、協(xié)同與開放越來越重要。房地產(chǎn)檔案主要包含檔案原件與檔案數(shù)據(jù)兩個(gè)部分，檔案的電子化管理，主要是在計(jì)算機(jī)中錄入檔案信息，并利用相應(yīng)的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的整理、收集、分類等，讓傳統(tǒng)紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成電子信息，方便檔案的查閱、修改及保存。而在這個(gè)過程中，會(huì)涉及從業(yè)主體信息(開發(fā)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)、銀行等)、住宅小區(qū)信息、房屋信息、業(yè)主信息等大量重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)的來源可能包括手工錄入、高拍儀掃描、數(shù)據(jù)共享集成、歷史數(shù)據(jù)遷移等，大量多源異構(gòu)數(shù)據(jù)嚴(yán)重影響了數(shù)據(jù)質(zhì)量，給后期管理和應(yīng)用帶來極大困難。為了解決這一問題，日照市住建局從源頭入手，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建立全市統(tǒng)一的樓盤表作為重要的“數(shù)字基建”基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時(shí)在數(shù)據(jù)采集、入庫檢查、數(shù)據(jù)維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，落實(shí)“一數(shù)一源”的信息交互與共享機(jī)制，保障檔案中的關(guān)鍵核心信息與開發(fā)項(xiàng)目管理、行政審批、房產(chǎn)交易、物業(yè)管理、維修資金管理、不動(dòng)產(chǎn)登記等數(shù)據(jù)交換的規(guī)范性，提高檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量與使用價(jià)值。

3.3 豐富應(yīng)用場景，提升服務(wù)效能

房地產(chǎn)行業(yè)具有極強(qiáng)的服務(wù)屬性，對房地產(chǎn)服務(wù)的需求越來越大，這不僅僅表現(xiàn)在真實(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息服務(wù)，也體現(xiàn)在高效、安全、便捷的業(yè)務(wù)服務(wù)，這就需要充分發(fā)揮檔案的支撐作用，解決房地產(chǎn)業(yè)務(wù)過程中材料繁瑣、流程復(fù)雜的問題。在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的大背景下，日照市住建局深化放管服改革，通過行之有效的信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，打造了無縫銜接的全鏈條房產(chǎn)服務(wù)體系。

在房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)階段，開發(fā)企業(yè)通過系統(tǒng)在線填報(bào)電子版《房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目手冊》，同時(shí)通過數(shù)據(jù)共享拉取預(yù)測繪、實(shí)測繪信息，生成新的樓盤表，并在系統(tǒng)中歸檔留存，市住建局基于此開展項(xiàng)目管理和資金監(jiān)管工作。

在房產(chǎn)交易階段，涉及新建商品房預(yù)售（銷售）的，開發(fā)企業(yè)需將《國有土地使用證》《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》《建筑工程施工許可證》《商品房銷售（預(yù)售）許可證》《住宅質(zhì)量保證書》（五證一書）等材料通過系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化處理，直接上傳主管部門備案，部分材料可以通過數(shù)據(jù)共享獲取，不再要求企業(yè)提供。簽訂合同時(shí)，為保證房源的真實(shí)性與合法性，維護(hù)購房人合法權(quán)益，系統(tǒng)首先通過對接產(chǎn)權(quán)檔案對房源進(jìn)行核驗(yàn)，核驗(yàn)通過后生成結(jié)果報(bào)告，方可進(jìn)行簽約。系統(tǒng)內(nèi)置合同模板和電子簽章，買賣雙方可直接在線簽訂合同，涉及資金監(jiān)管業(yè)務(wù)的，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)資金交易狀態(tài)生成交存通知書、撥款/退款通知單等材料。整合房產(chǎn)交易階段中采集、上傳、生成的各類材料，經(jīng)審核后均實(shí)時(shí)歸檔留存，全程留痕可查詢追溯，降低交易風(fēng)險(xiǎn)。

在物業(yè)管理方面，主管部門首先對全市住宅小區(qū)的物業(yè)服務(wù)合同進(jìn)行數(shù)字化備案，作為管理的基礎(chǔ)依據(jù)。系統(tǒng)同時(shí)提供了物業(yè)費(fèi)線上自助交存、報(bào)事報(bào)修等多樣化便民服務(wù)，其生成的交費(fèi)憑證、電子發(fā)票、服務(wù)工單及現(xiàn)場照片等材料均作為物業(yè)服務(wù)檔案進(jìn)行歸檔留存，方便物業(yè)服務(wù)企業(yè)和業(yè)主查詢。

在維修資金管理方面，維修資金交存前，系統(tǒng)首先通過對接網(wǎng)簽數(shù)據(jù)獲取房屋檔案、業(yè)主檔案和合同檔案，自動(dòng)計(jì)算金額并生成待交費(fèi)信息，群眾通過“日照市維修資金”微信小程序即可實(shí)現(xiàn)維修資金“零資料”線上交存，方便快捷。交存完成后系統(tǒng)自動(dòng)生成電子票據(jù)推送業(yè)主移動(dòng)應(yīng)用并歸檔留存。辦理維修資金使用業(yè)務(wù)時(shí)，申請主體可通過山東政務(wù)服務(wù)平臺進(jìn)入系統(tǒng)，將項(xiàng)目申請材料、維修和更新改造方案、實(shí)景圖片、工程招投標(biāo)證明、施工合同、分?jǐn)偳鍍缘葯n案進(jìn)行數(shù)字化處理，統(tǒng)一上報(bào)業(yè)務(wù)主管部門，同步發(fā)送至“日照市維修資金”業(yè)主小程序進(jìn)行線上公示和表決，最終將所有涉及使用業(yè)務(wù)的檔案進(jìn)行歸檔。在檔案開放利用方面，辦事企業(yè)和群眾可以通過統(tǒng)一的政務(wù)服務(wù)平臺和“日照市維修資金”小程序入口，自助查詢和使用維修資金檔案，安全高效。通過信息化建設(shè)，日照市維修資金核心業(yè)務(wù)均實(shí)現(xiàn)了線上即時(shí)辦結(jié)，群眾滿意度大幅提升。

3.4 創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用，安全規(guī)范管理

日照市智慧房產(chǎn)推動(dòng)了檔案存儲管理工作的改革與創(chuàng)新。首先，系統(tǒng)根據(jù)市住建局要求對檔案數(shù)據(jù)共享接口、檔案類型、檔案管理人員、檔案格式、歸檔方式等基礎(chǔ)規(guī)范進(jìn)行定義，業(yè)務(wù)人員可通過電子填報(bào)、OCR 識別、數(shù)字化掃描、影像上傳、Excel上傳、數(shù)據(jù)共享等多種方式進(jìn)行檔案信息采集。針對數(shù)字化檔案和影像檔案，實(shí)行“機(jī)控+人控”雙重驗(yàn)證方式，對格式規(guī)范和檔案質(zhì)量進(jìn)行審核。在業(yè)務(wù)處理過程中，系統(tǒng)通過預(yù)設(shè)規(guī)則自動(dòng)判斷當(dāng)前節(jié)點(diǎn)檔案是否需要?dú)w檔，歸檔時(shí)通過支撐網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲，并根據(jù)檔案類型和業(yè)務(wù)劃分進(jìn)行分類編目，以實(shí)現(xiàn)更高效的網(wǎng)絡(luò)化利用。歸檔后的電子檔案可以對分類目錄、保管期限、保密級別和開放范圍進(jìn)行配置，當(dāng)對檔案進(jìn)行申請、查詢、下載、打印、共享等操作時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)記錄操作人員、當(dāng)前時(shí)間和檔案信息生成使用記錄，方便查詢與追溯，實(shí)現(xiàn)了檔案全生命周期動(dòng)態(tài)管理。

針對“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”下社會(huì)廣泛關(guān)注的信息安全問題，日照市住建局多措并舉，打造了完善的檔案安全防護(hù)體系。日照市智慧房產(chǎn)依靠先進(jìn)的技術(shù)手段支持和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)流程約束，多維度有力保障房產(chǎn)業(yè)務(wù)的規(guī)范性和信息的安全性。首先在硬件和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境層面，日照市智慧房產(chǎn)依托政務(wù)云資源建設(shè)，能夠在網(wǎng)絡(luò)安全、應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全等方面提供充足的基礎(chǔ)保障。其次在業(yè)務(wù)應(yīng)用層面，所有從業(yè)企業(yè)與人員都必須通過系統(tǒng)備案才能開展業(yè)務(wù)，居民則需要完成實(shí)名注冊和實(shí)人認(rèn)證，系統(tǒng)采用了人臉識別技術(shù)驗(yàn)證居民身份，以確保業(yè)主本人在進(jìn)行房源核驗(yàn)、費(fèi)用交存、電子表決等操作時(shí)的真實(shí)性與合法性。最后，在房產(chǎn)交易過程中，所有涉及法律風(fēng)險(xiǎn)或企業(yè)個(gè)人身份隱私信息的檔案，如合同類檔案、業(yè)主表決結(jié)果等，均通過權(quán)限管理和加密算法合理控制開放利用范圍，在提供便捷、公開、透明的房地產(chǎn)服務(wù)的同時(shí)，保護(hù)企業(yè)和居民的隱私安全。

4.結(jié)語

當(dāng)今社會(huì)已全面進(jìn)入信息化時(shí)代，房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化升級是大勢所趨，是充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案管理作用的必然途徑。實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，一方面可以極大地延長檔案的保存時(shí)間，并且解決紙質(zhì)檔案占據(jù)空間大的問題；另一方面，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的分類管理將使檔案的儲存、傳遞、使用等操作更具有規(guī)范性和便捷性，有效提高檔案管理效率和政務(wù)服務(wù)水平。從促進(jìn)國家政策實(shí)施的角度來講，對房地產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化管理，有利于有關(guān)部門調(diào)動(dòng)資料并對我國房地產(chǎn)行業(yè)進(jìn)行深入分析，從而制定符合我國房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展情況的政策[2]。