田芳容

（杭州娃哈哈集團(tuán)有限公司）

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)不同發(fā)展階段的各項(xiàng)業(yè)務(wù)情況，能夠反映出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略走向，在企業(yè)管理系統(tǒng)中占據(jù)重要地位。在現(xiàn)代企業(yè)中，檔案資源來源豐富、靈活性強(qiáng)，如何有效管理檔案實(shí)體和檔案信息，具有較大的難度。[1]信息化時(shí)代出現(xiàn)了不少尖端科技，能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案管理提供條件，加快企業(yè)檔案創(chuàng)新管理。

一、相關(guān)概念及理論基礎(chǔ)

（一）信息化時(shí)代概述

數(shù)據(jù)已經(jīng)成為社會(huì)重要發(fā)展要素，社會(huì)上的各行各業(yè)都在廣泛應(yīng)用數(shù)據(jù)，如何利用數(shù)據(jù)提高企業(yè)管理水平是一個(gè)非常熱門的話題。國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)，科技研發(fā)力度在不斷加大，信息化時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生。[2]在當(dāng)今時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)除了在高端行業(yè)中得到了應(yīng)用，民眾生活的其他方面也得到了應(yīng)用。并且，對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)進(jìn)行普及之后，大多數(shù)人都能夠接受大數(shù)據(jù)。

（二）檔案管理概述

檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供重要支撐作用，檔案中包含了企業(yè)在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、研發(fā)基建、訴訟維權(quán)等各方面的重要信息，管理檔案是一項(xiàng)既需要具備工匠精神又需要具備科學(xué)精神的工作，包括收集整理、鑒定分類、排列組卷各類信息材料，以及分析鑒定、存儲(chǔ)保管、提供利用各類信息材料。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作環(huán)環(huán)相扣，無論著錄建庫(kù)、檢索編撰，都需要投入大量的人工和時(shí)間。[3]除此之外，企業(yè)發(fā)展的同時(shí)也對(duì)檔案工作提出了更高的要求，不僅要完成收集整理入庫(kù)利用等基礎(chǔ)工作外，還要對(duì)庫(kù)藏檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和調(diào)研，為企業(yè)各層級(jí)利用人員提供具有專題化、知識(shí)型、系統(tǒng)化的檔案信息，滿足利用者的檔案需求。由此可見，檔案專業(yè)人員運(yùn)用科學(xué)的方法整合檔案信息，圍繞企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供檔案服務(wù)，企業(yè)檔案管理的價(jià)值才得以充分體現(xiàn)。

二、信息化時(shí)代企業(yè)檔案信息化管理的意義

（一）提高企業(yè)檔案管理工作的效率

提高企業(yè)檔案管理效率需要應(yīng)用信息化手段，企業(yè)通常會(huì)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案信息化管理，經(jīng)過處理、存儲(chǔ)后，整合企業(yè)的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。進(jìn)入信息化時(shí)代以后，企業(yè)檔案管理的信息越來越多，需要對(duì)海量信息進(jìn)行管理，檔案信息化管理能夠節(jié)省大量人工資本，同時(shí)解決后期調(diào)取、分析資料的問題。[5]紙質(zhì)載體信息轉(zhuǎn)化電子信息后，在減少資源浪費(fèi)的基礎(chǔ)上還能永久保存數(shù)據(jù)，及時(shí)更新數(shù)據(jù)還可以提高檔案管理工作效率。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享

實(shí)現(xiàn)資源共享是信息化的標(biāo)志，企業(yè)檔案管理要為公司發(fā)展提供服務(wù)，需要實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)共享。[6]企業(yè)檔案管理信息化能夠及時(shí)調(diào)取信息，檔案庫(kù)藏的利用率得到了很大程度上的提升，不斷拓展檔案使用范圍，為企業(yè)各級(jí)人員提供便利之處，也提升檔案信息的利用空間。

（三）推動(dòng)管理模式的改革

作為企業(yè)發(fā)展的核心，企業(yè)管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合時(shí)代要求，迭代更新，為企業(yè)發(fā)展提供保障。在檔案管理上進(jìn)行信息化建設(shè)，通過在基礎(chǔ)部門進(jìn)行數(shù)據(jù)化建設(shè)，帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)。[7]檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型支撐和促進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。

三、信息化時(shí)代企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度體系不完善

企業(yè)檔案真實(shí)記載了企業(yè)發(fā)展過程，對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有寶貴意義，能夠?yàn)槠髽I(yè)做出重大決策提供依據(jù)和參考。企業(yè)檔案管理制度為企業(yè)發(fā)展提供制度保障，企業(yè)必須重視起檔案管理工作，讓檔案管理在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮價(jià)值。

誠(chéng)然，企業(yè)檔案管理的意義重大，但是經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)尤其是諸多民營(yíng)企業(yè)，檔案管理工作并不完善，存在不少待改進(jìn)完善的地方。[8]收集不完整、整理不規(guī)范、建檔不及時(shí)、檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)不當(dāng)，甚至出現(xiàn)有些企業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行違規(guī)操作，非法竊取公司重要數(shù)據(jù)；或是為獲得利益隨意篡改數(shù)據(jù)等。出現(xiàn)這些問題的根本原因是企業(yè)的管理制度不健全，無法約束員工，無法有效指導(dǎo)企業(yè)合法合規(guī)開展檔案管理工作。

（二）企業(yè)檔案信息化管理的資金投入不足

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中積累了大量的傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案。信息化時(shí)代企業(yè)檔案信息化，需要配置相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施設(shè)備，否則檔案信息化建設(shè)將踟躕不前或淪為空談。檔案信息化建設(shè)不僅需要做好檔案管理體系搭建、制度建設(shè)保障，同時(shí)對(duì)檔案設(shè)施設(shè)備的配套也有相應(yīng)的要求，包括服務(wù)器、終端、網(wǎng)路、存儲(chǔ)及其它配套設(shè)備，網(wǎng)路設(shè)備如傳輸介質(zhì)、集線器、交換機(jī)、路由器等，數(shù)字化設(shè)備如掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、非線性編輯系統(tǒng)等，終端設(shè)備如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等，存儲(chǔ)設(shè)備如光盤、硬盤等。目前很多企業(yè)的檔案設(shè)備設(shè)施配置，與信息化檔案管理的要求存在差距。購(gòu)買這些設(shè)備需要花費(fèi)一定資金，但是企業(yè)信息化建設(shè)更偏向于產(chǎn)供銷等業(yè)務(wù)一線，只有很少一部分資金能真正應(yīng)用于檔案管理中。所以，企業(yè)要科學(xué)規(guī)劃經(jīng)費(fèi)支出，為檔案信息化管理提供足夠的資金，推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程不斷加快。

（三）檔案信息化管理缺乏專業(yè)化人才

信息化時(shí)代對(duì)人才需求更加迫切，檔案信息化管理需要更多的專門人才。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到在檔案管理工作中人才的重要性，引進(jìn)大量既懂檔案專業(yè)又具備信息化知識(shí)的專業(yè)人才，適應(yīng)信息化建設(shè)的深入及無紙化進(jìn)程的推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的高效管理。

（四）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)據(jù)的管理弊端

1.效率低

在企業(yè)集團(tuán)化、規(guī)?；陌l(fā)展進(jìn)程中，檔案管理為企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供了重要的基礎(chǔ)支撐，但同時(shí)也面臨著不少壓力，其中最為突出的是大量紙質(zhì)檔案所帶來的管理壓力，不僅在人員、場(chǎng)地、設(shè)備等方面耗費(fèi)巨大，并由此也帶來安全保障、查詢利用等一系列問題。影響了檔案管理的工作效率，制約了企業(yè)檔案管理的水平。

2.安全性低

傳統(tǒng)載體檔案管理對(duì)存儲(chǔ)裝具的依賴度高，譬如須配備專門的檔案盒、檔案柜，這種采用單一保存或統(tǒng)一保存的無多套或異地備份的方式，一旦發(fā)生火災(zāi)事故，將會(huì)造成不可估量的損失。

（五）檔案管理隊(duì)伍整體水平不足

傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作對(duì)從業(yè)人員的要求，在專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備上，相對(duì)沒那么高。但是隨著信息化發(fā)展的突飛猛進(jìn)，檔案管理工作的內(nèi)容和形式也發(fā)生了很大的變化，有很多檔案員不能很好地適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作需求，對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展形成很大制約。

（六）服務(wù)性能不佳

檔案管理涉及的工作流程很多，當(dāng)面對(duì)海量的存儲(chǔ)庫(kù)藏，需要提供某個(gè)具體的檔案信息或綜合性的檔案需求時(shí)，工作人員可能會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間翻找，查全率和查準(zhǔn)率低下。如果企業(yè)不加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，就不利于檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步，也嚴(yán)重制約企業(yè)的發(fā)展速度。

四、信息化時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新思路研究

（一）緊跟信息化發(fā)展潮流，改變檔案管理觀念

企業(yè)發(fā)展會(huì)形成很多數(shù)據(jù)信息，包括行政事務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研立項(xiàng)、基建工程、會(huì)計(jì)審計(jì)、資產(chǎn)管理、工程建筑、人事材料等各種信息，這些寶貴的信息資源對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義非常重大，是企業(yè)巨大的財(cái)富。如前所述，在傳統(tǒng)管理模式中，紙質(zhì)資料存在諸多弊端，無法為數(shù)據(jù)信息提供安全保障。但是在信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)信息的安全性、便捷性得到增強(qiáng)，能夠有效改善檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)改善服務(wù)性能。根據(jù)目前現(xiàn)狀來看，很多企業(yè)沒有及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，多數(shù)企業(yè)還在使用傳統(tǒng)檔案管理模式，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)不少問題，影響企業(yè)檔案管理質(zhì)量。所以，在信息化時(shí)代，企業(yè)需要不斷創(chuàng)新工作思路，緊跟時(shí)代步伐，優(yōu)化檔案管理工作模式，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念，促進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量提升。

在提升檔案管理的工作過程中，企業(yè)可以發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的智能化優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作。首先，轉(zhuǎn)變檔案管理方式，作為企業(yè)檔案管理負(fù)責(zé)人，采取走出去引進(jìn)來策略，向各級(jí)行政檔案管理部門請(qǐng)教學(xué)習(xí)、參觀檔案管理示范點(diǎn)、實(shí)地考察檔案信息化建設(shè)做得相對(duì)較好的同行、邀請(qǐng)直屬檔案行政管理部門上門指導(dǎo)等方式，直觀接觸到檔案最新的發(fā)展趨勢(shì)、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念。其次，直面信息化時(shí)代，認(rèn)識(shí)到檔案工作已由模擬態(tài)（傳統(tǒng)載體）、數(shù)字態(tài)（內(nèi)容）進(jìn)入到數(shù)據(jù)態(tài)（規(guī)則），運(yùn)用信息化思維，依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)，做好企業(yè)檔案管理工作。

（二）充分發(fā)揮信息化時(shí)代優(yōu)勢(shì)，完善數(shù)字檔案資源建設(shè)

在紙質(zhì)檔案管理中，都是將材料進(jìn)行建立、整理和打印后，統(tǒng)一收集在檔案盒中，然后按照時(shí)間做好存儲(chǔ)。這種管理模式雖然可以保存檔案，但是達(dá)不到理想的效果，主要存在以下兩方面的缺陷：首先是工作效率非常低下，受到紙質(zhì)檔案管理模式的限制，檔案管理要經(jīng)過一系列復(fù)雜過程才能完成；其次，安全得不到保障，檔案信息很容易泄露出去。所以，企業(yè)創(chuàng)新工作管理模式可以從以上問題入手，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的便利之處，改善傳統(tǒng)檔案管理工作的不足之處，優(yōu)化檔案管理工作。

針對(duì)工作效率低下、安全性能不佳的問題，企業(yè)需要做出以下整改措施。首先，對(duì)工作效率進(jìn)行改善。企業(yè)可以利用專業(yè)化設(shè)備存儲(chǔ)檔案信息，然后結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況，存儲(chǔ)產(chǎn)品研發(fā)檔案、人事調(diào)換和任命等信息，不僅能夠提升錄入數(shù)據(jù)的效率，還能迅速查找出需要的信息。其次，改善安全方面存在的問題，在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，相關(guān)工作人員要設(shè)計(jì)密碼和權(quán)限，保護(hù)好重要的信息數(shù)據(jù)，應(yīng)用指紋、人臉的技術(shù)，提高數(shù)據(jù)信息的安全性，避免出現(xiàn)重要信息泄露的現(xiàn)象，改善信息保存的效率，有效提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）完善企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)今時(shí)代各個(gè)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)質(zhì)上就是人才之間的較量，優(yōu)質(zhì)人才能夠?yàn)槠髽I(yè)提供發(fā)展的動(dòng)力，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)各條業(yè)務(wù)線都需要專精尖的人才。良好的檔案管理工作，同樣需要復(fù)合型人才。目前企業(yè)尤其是民營(yíng)企業(yè)，許多企業(yè)管理層對(duì)檔案管理工作不夠重視，沒有專門的檔案室，也沒有配備專業(yè)的檔案員，這種現(xiàn)象嚴(yán)重制約了信息化時(shí)代檔案管理工作的改進(jìn)。有部分企業(yè)雖然配備了專職的檔案員，但是這些檔案員不具備專業(yè)能力和信息素養(yǎng)。所以，為做好企業(yè)檔案管理，必須通過各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)、參觀交流，提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)技能及信息素養(yǎng)，為信息化時(shí)代企業(yè)檔案管理工作提供重要的人才支撐。

檔案工作者在未來要緊跟企業(yè)發(fā)展變化、緊跟信息化時(shí)代，實(shí)現(xiàn)角色轉(zhuǎn)變，從檔案實(shí)體管理員轉(zhuǎn)變?yōu)槲募鞒膛c業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重要參與方，轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)文件管理的審計(jì)員、企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)管理者、知識(shí)工程師、企業(yè)文化傳播者和企業(yè)記憶構(gòu)建人等角色。

（四）管理技術(shù)創(chuàng)新

利用信息化技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的顯著特點(diǎn)，狹義來講，管理檔案也即檔案信息化處理的過程。應(yīng)用信息化技術(shù)在檔案收集鑒定、整理存儲(chǔ)、保管利用、統(tǒng)計(jì)編研各環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平，賦能企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展。目前，在檔案信息化建設(shè)中主要應(yīng)用以下技術(shù)手段。

1.互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案信息化建設(shè)要想取得更加理想的效果，需要關(guān)注互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的合理使用。作為檔案管理的工作人員，須深諳互聯(lián)網(wǎng)給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的巨大沖擊和影響，要充分了解互聯(lián)網(wǎng)帶來的有利條件，并學(xué)習(xí)和掌握互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用知識(shí)。譬如應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展文檔一體化管理，實(shí)現(xiàn)文檔資源的規(guī)定權(quán)限內(nèi)的在線共享，優(yōu)化檢索利用方式，提供更多的檔案利用場(chǎng)景，讓檔案服務(wù)工作更方便快捷。所以，檔案工作者可充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來的技術(shù)，創(chuàng)新檔案工作方式，來滿足企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

2.云存儲(chǔ)和云計(jì)算技術(shù)

云存儲(chǔ)和云計(jì)算是一種信息共享服務(wù)模式，由于具備的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能夠?qū)Y源進(jìn)行合理分配、提供個(gè)性化服務(wù)，并且更加安全、可靠，備受大眾青睞，已經(jīng)在很多領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用?！霸萍夹g(shù)+檔案”能夠解決運(yùn)行慢、安全系數(shù)低等問題，減少了很多維護(hù)費(fèi)用，為公眾提供了技術(shù)支撐。

3.大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)對(duì)檔案工作意味著以前看似沒有價(jià)值的信息變得有價(jià)值，它改變著檔案價(jià)值鑒定的原則。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作管理，容易造成信息孤島，借助大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理，不僅可以擴(kuò)大檔案的檢索范圍，還可以從大量數(shù)據(jù)信息中識(shí)別、提煉、匯總真正的關(guān)鍵信息，將檔案信息系統(tǒng)化、知識(shí)化、專題化，讓檔案利用更精準(zhǔn)、更豐富、更全面。

4.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)就是給物品裝上微型芯片，幫助存儲(chǔ)基本信息，從而實(shí)現(xiàn)智能化跟蹤和管理。在檔案管理流程尤其是檔案存儲(chǔ)利用環(huán)節(jié)，借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用檔案的電子標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的自動(dòng)記錄、定位匹配和檢索查找，提高檔案管理的智能化水平。

（五）管理模式創(chuàng)新

1.檔案資源管理模式

豐富檔案資源，緊跟數(shù)字化時(shí)代，將工作重心由管理傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)到電子檔案的管理。加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)，包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、資源整理加工、建立各類資源庫(kù)等內(nèi)容，也即傳統(tǒng)載體數(shù)字化、增量檔案電子化、專題檔案數(shù)據(jù)化。時(shí)代在不斷發(fā)展變化，檔案資源和管理模式也在發(fā)展變化，檔案工作者要及時(shí)關(guān)注內(nèi)部形勢(shì)發(fā)展，關(guān)注檔案發(fā)展趨勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理模式。

2.檔案安全保障體系建設(shè)

為做好檔案工作信息化建設(shè)，須基于企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建。檔案工作者要充分了解和調(diào)研檔案信息系統(tǒng)，開發(fā)或引進(jìn)具有“收集、管理、保存、利用”各功能模塊的專業(yè)深度擴(kuò)展、創(chuàng)新開發(fā)，系統(tǒng)開發(fā)遵循整體性、開放性和穩(wěn)定性。建設(shè)基于本企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的服務(wù)平臺(tái)，配備各類信息化設(shè)施設(shè)備。

信息化時(shí)代檔案安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全，及保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改，并保證系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性和可控性。另需要通過技術(shù)手段，做好信息安全等級(jí)保護(hù)，獎(jiǎng)勵(lì)健全數(shù)字檔案安全管理制度，杜絕各種系統(tǒng)安全隱患的發(fā)生。

五、結(jié)語

綜上所述，信息化時(shí)代檔案管理工作存在很多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在創(chuàng)新企業(yè)檔案管理的過程中，要緊跟時(shí)代潮流，改善自身檔案管理觀念；充分發(fā)揮信息化時(shí)代優(yōu)勢(shì)，改善傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的不足；完善企業(yè)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平；進(jìn)行管理技術(shù)和管理模式上的創(chuàng)新。如何更好地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)改進(jìn)企業(yè)管理工作，成為了檔案管理工作的新目標(biāo)。企業(yè)檔案管理人員要在信息化時(shí)代抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的便利之處提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和水平。