薛靖秋 江蘇醫(yī)藥職業(yè)學(xué)院

高校檔案記錄著學(xué)校教學(xué)科研、黨政管理等各類活動(dòng)，是一項(xiàng)基礎(chǔ)支撐性工作，有著無(wú)可替代的重要地位。當(dāng)前高校檔案工作制度體系尚不健全，重保管輕利用，主動(dòng)創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)不足，數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程整體相對(duì)緩慢且效果不夠理想。新時(shí)代背景下，如何有效促進(jìn)高校檔案工作持續(xù)并健康地發(fā)展，值得深入研究分析。

眾所周知，檔案是對(duì)歷史的真實(shí)記載，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。十八大以來(lái)，在以習(xí)近平同志為核心的黨中央的領(lǐng)導(dǎo)下，我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)生了前所未有的歷史性變革。習(xí)近平總書記對(duì)檔案工作的高度重視，為我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)一步指明了方向。在“互聯(lián)網(wǎng)+”“大數(shù)據(jù)”等信息化數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的今天，如何擺脫傳統(tǒng)檔案管理思維模式的束縛，有效促進(jìn)高校檔案工作持續(xù)并健康地發(fā)展值得深入探討。

高校檔案工作

高校檔案的概念與功能

檔案通常指的是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的具有各種形式的，有著特定保存價(jià)值的一系列原始記錄。由此可見，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。高校檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，是高等學(xué)校從事教學(xué)科研、招生就業(yè)以及黨政管理等一系列活動(dòng)后，直接形成的具有特定保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等載體和形式的歷史記錄。高校檔案是充分反映高校教育思想、辦學(xué)理念以及歷史沿革的重要資料，作為學(xué)校各項(xiàng)工作的重要支撐，檔案起著服務(wù)教學(xué)科研、維護(hù)高校歷史、傳承大學(xué)精神，并提供各類決策參考等重要功能，其重要性顯而易見。

高校檔案工作的現(xiàn)實(shí)意義

我國(guó)的檔案工作始終堅(jiān)持中國(guó)共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)，由此可見，檔案工作具有較強(qiáng)的政治屬性，這就要求檔案工作人員必須具備過(guò)硬的政治素質(zhì)。2020年新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定，國(guó)家層面要將檔案事業(yè)全面納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，要確保我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展水平相適應(yīng)。相關(guān)法律規(guī)定更加明確了檔案工作的基礎(chǔ)性和重要性，作為黨和國(guó)家檔案的重要組成部分，高校檔案工作也不例外。高校檔案管理部門需求真務(wù)實(shí)，積極宣傳檔案相關(guān)政策法規(guī)，增強(qiáng)師生檔案意識(shí)，提高檔案工作地位，在人力、物力、財(cái)力上加大對(duì)檔案工作的投入支持力度。中國(guó)特色社會(huì)主義新時(shí)代背景下，我國(guó)高校檔案工作的內(nèi)外環(huán)境隨之發(fā)生變化，檔案工作者必須解放思想，實(shí)事求是，消化吸收先進(jìn)的檔案工作理念，促進(jìn)高校檔案管理工作的價(jià)值得以全面實(shí)現(xiàn)，更好地服務(wù)師生和社會(huì)公眾，彰顯新時(shí)代檔案工作力量。

高校檔案工作現(xiàn)狀

管理制度體系尚不健全，制約檔案工作規(guī)范化

科學(xué)完善的管理制度體系可以為做好檔案工作保駕護(hù)航，切實(shí)保障檔案工作長(zhǎng)期有序運(yùn)行。目前高校對(duì)檔案相關(guān)管理制度體系的重視程度有所提高，但在實(shí)際工作中，很多高校并未真正將有關(guān)規(guī)章制度落地，工作不深入不細(xì)致，執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)不到位。在工作過(guò)程中，由于檔案管理體系自上而下對(duì)檔案工作的重要性缺乏正確的認(rèn)知，導(dǎo)致檔案工作普遍未受到足夠重視。俗話說(shuō)，“沒有規(guī)矩不成方圓”，缺少相關(guān)制度的約束，勢(shì)必導(dǎo)致檔案工作規(guī)范化水平欠缺，檔案服務(wù)質(zhì)量有限。雖然新時(shí)代背景下，新《中華人民共和國(guó)檔案法》的出臺(tái)使整個(gè)檔案行業(yè)社會(huì)地位的明顯提升，檔案人的職業(yè)自信與使命擔(dān)當(dāng)前所未有，但不少高校仍未將檔案工作納入學(xué)校整體規(guī)劃和工作考核中，監(jiān)督監(jiān)管不力，檔案管理工作尚存在較大的發(fā)展空間。

重保管輕利用，主動(dòng)創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)不足

在日常工作中，高校檔案部門的性質(zhì)類似后勤保衛(wèi)工作，相比教學(xué)科研一線工作，檔案工作容易被邊緣化，因其作用發(fā)揮相對(duì)隱蔽，常常被片面定性為輔助性工作，甚至有的部門歸檔意識(shí)極為淡薄，一些重要的文書、報(bào)表、圖片、聲像等檔案資料隨處散落，致使珍貴的文件資料極易流失。歸檔工作未能被嚴(yán)肅正確對(duì)待，相關(guān)工作人員不能用可持續(xù)發(fā)展的眼光看待檔案工作，被動(dòng)消極地視其為工作負(fù)擔(dān)，甚至認(rèn)為其可有可無(wú)。此外，很多人認(rèn)為，檔案管理只是專職檔案員的本職工作，充其量是專職檔案員與兼職檔案員間的文件傳遞歸檔工作，工作中存在較強(qiáng)的被動(dòng)性。再者，值得一提的是，專職檔案員自身對(duì)檔案管理工作也存在“重保管輕利用”現(xiàn)象，囿于基礎(chǔ)性工作，導(dǎo)致檔案工作的重要地位和價(jià)值難以得到充分體現(xiàn)。眾所周知，檔案工作的根本目的，是在保證檔案信息安全性的基礎(chǔ)上，向社會(huì)提供豐富且高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，從而最大限度地使檔案信息的價(jià)值和作用得以實(shí)現(xiàn)。而在目前檔案信息的開發(fā)中，原始收集的材料占主要比例，編研性資料相對(duì)較少，甚至大多數(shù)高校檔案日常查閱僅僅作簡(jiǎn)單登記，后期統(tǒng)計(jì)跟蹤查閱情況存在很大難度，很難實(shí)現(xiàn)利用效果反饋和分析。此外，檔案工作人員的創(chuàng)新意識(shí)淡薄，不能主動(dòng)從需求者的角度探索提高檔案信息開發(fā)利用效率的方法。

信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，效果不夠理想

信息化建設(shè)主要依托數(shù)字化和計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)等技術(shù)手段，其在高校檔案工作中的應(yīng)用仍存在諸多不足，設(shè)備設(shè)施及人力資源等限制了信息技術(shù)作用的有效發(fā)揮。當(dāng)今時(shí)代，檔案資源不管是總量還是種類，都較過(guò)去有了倍數(shù)增長(zhǎng)。傳統(tǒng)檔案工作主要依靠人工進(jìn)行錄入存儲(chǔ)和提供檢索服務(wù)，無(wú)法更好地滿足當(dāng)前人們對(duì)檔案信息資源的使用需求。新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》第五章專項(xiàng)針對(duì)檔案信息化建設(shè)做了全方位規(guī)定，推動(dòng)檔案資源有效利用,一定程度上加快了高校檔案信息化建設(shè)步伐。檔案工作雖然取得了一些成績(jī)，但很多高校檔案信息化建設(shè)推進(jìn)力度不夠，缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，資金投入不足，信息化方面的人才資源短缺，檔案工作效率難以得到顯著提高，信息化發(fā)展進(jìn)程與國(guó)家、社會(huì)發(fā)展需求仍存在極大差距。

高校檔案工作發(fā)展路徑分析

高校檔案工作承擔(dān)著為校管檔守史、為師生服務(wù)的重要職責(zé)。新時(shí)代背景下，從信息化到數(shù)字化的轉(zhuǎn)型升級(jí)，深刻改變著人們的生產(chǎn)生活方式。高校檔案部門應(yīng)努力適應(yīng)新時(shí)代，開拓創(chuàng)新、協(xié)同合作，促進(jìn)檔案工作更好地服務(wù)學(xué)校教學(xué)科研，服務(wù)校內(nèi)廣大師生以及社會(huì)公眾。

完善檔案管理制度，提升高校治理能力

學(xué)校管理制度是實(shí)現(xiàn)學(xué)校職能的必要條件，制度可以將工作流程規(guī)范化、科學(xué)化，對(duì)提升管理效能具有至關(guān)重要的作用。首先，高校檔案管理者應(yīng)當(dāng)樹立全局發(fā)展觀念，做好頂層設(shè)計(jì)，從工作實(shí)際出發(fā)，不斷完善和優(yōu)化檔案管理制度，明確和協(xié)調(diào)相應(yīng)崗位工作的職責(zé)分工。其次，高校檔案部門應(yīng)定期組織各部門交流探討工作經(jīng)驗(yàn)，分析總結(jié)歸納寶貴經(jīng)驗(yàn)和存在的不足，理清理順下一步工作思路。再次，要定期組織學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)合督導(dǎo)檢查，強(qiáng)化檔案管理的過(guò)程監(jiān)督，循序漸進(jìn)。最后，高校檔案管理部門自身必須嚴(yán)格進(jìn)行自我要求，主動(dòng)統(tǒng)籌規(guī)劃，明確分工協(xié)作，不斷提高檔案工作效率，變檔案管理為檔案治理，進(jìn)一步提升高校綜合治理能力。

多措并舉，全面提升檔案工作人員綜合素養(yǎng)

現(xiàn)階段，我國(guó)檔案發(fā)展進(jìn)入新的歷史時(shí)期。檔案工作人員綜合素養(yǎng)的高低，勢(shì)必會(huì)影響其檔案服務(wù)水平，進(jìn)而影響檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。

1.與時(shí)俱進(jìn)，提供便捷高效的檔案服務(wù)

檔案工作者必須緊隨時(shí)代步伐，提高自身政治覺悟，不斷進(jìn)行自我革新，主動(dòng)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，秉持“以人為本”的服務(wù)宗旨，理論與實(shí)踐相結(jié)合，努力為檔案資源需求者提供更加便捷高效的服務(wù)。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，構(gòu)建檔案人才培養(yǎng)機(jī)制

高校檔案管理部門應(yīng)提前謀劃，構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制，做好績(jī)效評(píng)價(jià)，致力于打造專業(yè)的檔案工作團(tuán)隊(duì)，可定期邀請(qǐng)校內(nèi)外檔案領(lǐng)域的專家面向?qū)！⒓媛殭n案員開展線上、線下業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在提高其業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，帶動(dòng)各部門高度重視檔案工作，做到規(guī)范、及時(shí)建檔立檔，推進(jìn)高校檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

3.深化交流合作，促進(jìn)檔案工作健康發(fā)展

高校檔案工作的全面高質(zhì)量發(fā)展，需要多方協(xié)作。檔案日常工作相對(duì)煩瑣，因此檔案管理部門應(yīng)有計(jì)劃地安排檔案工作人員參與高校間的工作交流，集思廣益，取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)我國(guó)高校檔案事業(yè)繁榮發(fā)展。此外，還需要與檔案相關(guān)行業(yè)和企業(yè)保持合作，獲取行業(yè)發(fā)展最新資訊，不斷解放思想。

加快檔案數(shù)字化建設(shè)，提高管理利用效率

高校檔案是學(xué)校乃至國(guó)家的寶貴財(cái)富，鐫刻著學(xué)校發(fā)展沿革的歷史足跡，承前啟后，具有至關(guān)重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。妥善保管并延長(zhǎng)檔案資源的使用壽命，是各大高校檔案管理工作的首要任務(wù)。傳統(tǒng)檔案工作模式下的檔案資源主要以紙質(zhì)為主，隨著時(shí)間推移和反復(fù)查閱利用，一些檔案材料易出現(xiàn)變質(zhì)、破損等問(wèn)題，這加大了檔案保管工作的難度。新《中華人民共和國(guó)檔案法》立足于國(guó)際國(guó)內(nèi)信息化發(fā)展新形勢(shì)新任務(wù)，以立法形式對(duì)檔案信息化數(shù)字化建設(shè)給予了高度支持，提出檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織都應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取有效措施保障檔案信息安全。對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化加工，使檔案以最接近原貌的形式被安全保管到檔案管理系統(tǒng)中，一方面能夠有效避免因檔案原件的老化和破損等而導(dǎo)致的各種問(wèn)題；另一方面，對(duì)于檔案工作人員而言，省去了到檔案庫(kù)房現(xiàn)場(chǎng)海量查閱檔案的時(shí)間，可以遠(yuǎn)程查閱調(diào)用檔案信息，省時(shí)省力，工作效率由此得到顯著提高。

豐富檔案資源收集利用，推動(dòng)校園文化建設(shè)

十九大報(bào)告指出，要堅(jiān)定文化自信，推動(dòng)社會(huì)主義文化繁榮興盛。高校校園是文化建設(shè)的重要基地，新時(shí)代信息化“大數(shù)據(jù)”背景下，高校檔案資源的收集和利用應(yīng)與其自身社會(huì)角色相適應(yīng)，立德樹人，開拓創(chuàng)新，切實(shí)推動(dòng)校園文化建設(shè)，真正意義上促進(jìn)文化育人目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

1.拓展檔案資源收集范圍，增進(jìn)文化育人實(shí)效

當(dāng)前高校檔案資源的日常歸檔收集，普遍側(cè)重于文書檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等常規(guī)業(yè)務(wù)模塊，從檔案工作人員到相關(guān)資料責(zé)任人，都極易忽視校園文化資料的重要價(jià)值。高校檔案資源中潛藏著豐富多樣的文化資源，是學(xué)校發(fā)展的靈魂與精髓。校園文化檔案往往并非直接直觀的存在，它常常散存于文書、實(shí)物、影音檔案中，需要按專題及時(shí)收集歸納和整理。因此，檔案工作部門應(yīng)深入挖掘相關(guān)檔案資源，拓展檔案資料收集范圍，豐富校園文化檔案資源，助推高校文化育人工作不斷取得實(shí)效。

2.追求呈現(xiàn)形式多元化，深挖檔案資源文化價(jià)值

信息技術(shù)背景下，深入挖掘檔案資源蘊(yùn)含的文化價(jià)值，能夠增強(qiáng)民眾文化自信。實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值需要通過(guò)對(duì)檔案的信息內(nèi)容所具有的潛在功能和價(jià)值進(jìn)行深度加工及開發(fā)利用，這個(gè)過(guò)程就是檔案編研。檔案編研是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，它以檔案資源為基礎(chǔ)，通過(guò)總結(jié)、提煉、分析、研究等環(huán)節(jié)，逐步形成文字材料，滿足利用者需求。大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案部門應(yīng)立足當(dāng)下，創(chuàng)新突破，逐步將紙質(zhì)檔案與信息數(shù)字技術(shù)有效融合，將文字轉(zhuǎn)換成直觀立體的影像資料，使檔案的呈現(xiàn)形式更加豐富多元。同時(shí)，高校應(yīng)切實(shí)整合多方資源，改革傳統(tǒng)工作模式，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷推動(dòng)檔案資源數(shù)字化進(jìn)程，不斷優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)，完善館藏資源，促進(jìn)校園文化建設(shè)信息化水平大幅提升。

3.實(shí)現(xiàn)檔案資源載體多樣化，打造檔案教育課堂

檔案的傳統(tǒng)載體主要以紙張為主，輔以實(shí)物檔案。隨著時(shí)代發(fā)展，音像檔案日益充實(shí)。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下，檔案資料主要依賴計(jì)算機(jī)及其應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)境進(jìn)行存儲(chǔ)，如磁盤、光盤等存儲(chǔ)載體應(yīng)運(yùn)而生。作為數(shù)字信息的新型載體，它們更方便檔案信息的存儲(chǔ)、遷移、呈現(xiàn)及傳播，也有助于檔案編研工作的深入開展，進(jìn)而為社會(huì)公眾提供更加多樣且人性化的檔案服務(wù)。高校作為人才培養(yǎng)的重要陣地，其教育檔案蘊(yùn)藏著豐富的文化資源，載體形式豐富多樣，包括實(shí)物、圖片、音像等。高校檔案工作者應(yīng)自覺提高工作要求，圍繞“國(guó)慶”“校慶”“國(guó)際檔案日”等專題，多渠道收集整理檔案資源，定期通過(guò)校園網(wǎng)、微信公眾號(hào)、電子顯示屏等，廣泛開展宣傳推廣活動(dòng)，弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀，激發(fā)師生愛國(guó)愛校情懷。此外，校史檔案是檔案教育價(jià)值的主要實(shí)現(xiàn)形式。高校教師可以以更為開放、創(chuàng)新的姿態(tài)投入校史檔案這一教育資源的開發(fā)中，與檔案工作人員一起深入挖掘并有效整合校史檔案中的教育資源，再選擇適合的檔案載體形式將其穿插應(yīng)用到思政課堂教學(xué)中。

隨著科技和經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息數(shù)字化已深入各行各業(yè)，高校檔案工作同樣面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。對(duì)此，高校應(yīng)積極發(fā)揮檔案工作在高校治理體系中的基礎(chǔ)性、保障性作用，健全和完善檔案工作各項(xiàng)管理制度，重視檔案工作人員綜合素養(yǎng)的提高，做好檔案信息數(shù)字化建設(shè)，多角度多途徑地開發(fā)利用檔案信息資源，尤其是文化教育資源，不忘初心，創(chuàng)新變革，將高校的文化育人工作落到實(shí)處。