王 超 赤峰市紅山區(qū)發(fā)展研究中心

檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中起著重要的作用，主要是對單位發(fā)展過程中開展的一系列活動(dòng)進(jìn)行記錄，為單位后續(xù)的相關(guān)活動(dòng)提供有益指導(dǎo)。但是，目前我國很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面存在一些不容忽視的問題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率與質(zhì)量，在一定程度上阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的高效開展。鑒于此，現(xiàn)首先對機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理的重要性進(jìn)行論述，其次揭示機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)存問題，最后立足于現(xiàn)實(shí)，提出嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)且行之有效的應(yīng)對策略，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平不斷提升。

檔案管理是一項(xiàng)比較煩瑣的工作，其管理對象是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展行政活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生的意義突出且需要妥善保管的文件。檔案既是事業(yè)單位設(shè)立、變更、注銷及其他活動(dòng)的歷史記錄，也是對單位工作開展情況及員工個(gè)人信息的準(zhǔn)確記錄，具有較強(qiáng)的法律效用；不僅如此，它還是一種非常重要的信息憑證，是對國家檔案的有效補(bǔ)充。在新時(shí)代發(fā)展環(huán)境下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)深刻認(rèn)識加強(qiáng)檔案管理的重要性，以社會發(fā)展、技術(shù)變革以及檔案管理呈現(xiàn)出的新特點(diǎn)為切入點(diǎn)，采取靈活合理的方法解決檔案管理現(xiàn)存的問題與缺陷，彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方法的不足，與時(shí)俱進(jìn)地革新管理策略，促進(jìn)檔案管理工作高效優(yōu)質(zhì)地推進(jìn)，助力機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作取得預(yù)期成效。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，首先能夠促進(jìn)各類檔案資料得到及時(shí)整理和有效保管，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位總結(jié)教訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)提供了極大便利。其次，加強(qiáng)檔案管理能夠保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員檔案資料的真實(shí)性，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的高效開展提供重要依據(jù)。概括來講，機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理的重要性主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展

對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，檔案所記錄的不僅是客觀存在的數(shù)據(jù)與信息，還是機(jī)關(guān)事業(yè)單位多年發(fā)展的印證。對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料進(jìn)行深入分析，可以了解機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)律，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。此外，檔案資料是機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行改革的重要依據(jù)。加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作有助于為維護(hù)職工權(quán)益、處理產(chǎn)權(quán)糾紛等問題提供依據(jù)。同時(shí)，檔案還能為機(jī)關(guān)事業(yè)單位明確未來發(fā)展方向提供重要的參考。

展現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的軟實(shí)力

檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位軟實(shí)力的核心內(nèi)容之一。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案不僅記錄著單位發(fā)展中的每一項(xiàng)決策、每一個(gè)項(xiàng)目的資料、每一位員工的信息，還全面記錄著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展歷程，這是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作文化氛圍形成的基礎(chǔ)。檔案所代表的不僅是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展經(jīng)歷，還代表著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的未來，具有不可忽視的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與未來價(jià)值。

便于文書資料管理工作高效有序地開展

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，文書工作是日常工作的重要組成部分，其工作效率及質(zhì)量的高低與檔案管理息息相關(guān)。工作人員將單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的開展情況、開展成效等相關(guān)信息進(jìn)行梳理與整合，編制為清晰規(guī)范的文書資料，創(chuàng)建邏輯清晰、條理明確的檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對單位內(nèi)部各類數(shù)據(jù)及信息的全面化、集中化管理。這樣既能夠促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作有條不紊地開展，也能為推進(jìn)單位內(nèi)部改革提供可靠的信息支持，促進(jìn)改革工作規(guī)范有序地開展，繼而獲得良好的成效。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題

機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展檔案管理工作是提高其管理水平的重要前提，也是助力單位內(nèi)部各項(xiàng)工作穩(wěn)步推進(jìn)的有效途徑。不過本文在進(jìn)行調(diào)查分析后發(fā)現(xiàn)，有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面存在很多不容忽視的問題，比如未充分認(rèn)識到檔案管理的重要性、工作人員工作能力有待進(jìn)一步提升、檔案管理方法落后等。以上問題在很大程度上制約了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平的提升，也阻礙了單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的正常開展。接下來，本文將對機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作開展過程中存在的主要問題進(jìn)行論述與分析。

缺乏對檔案管理的重視，影響檔案管理水平提升

目前，有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位在內(nèi)控管理建設(shè)方面，將大部分的時(shí)間和精力投入到業(yè)務(wù)板塊，以提升業(yè)務(wù)能力為主要目標(biāo)構(gòu)建并健全內(nèi)控管理制度體系，缺乏對檔案管理工作的關(guān)注。

首先，隨著社會的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料越來越多，管理難度與日俱增，但是很多單位存在檔案管理工作地位低的情況，甚至沒有創(chuàng)建專門的檔案管理部門，也未安排專門的工作人員負(fù)責(zé)檔案管理，造成檔案管理工作一片混亂。

其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的某些領(lǐng)導(dǎo)干部思想陳舊，尚未深刻認(rèn)識到檔案管理的必要性和重要性，缺乏對檔案管理工作的全面部署及統(tǒng)一組織，抑或是以資金匱乏、時(shí)間緊張等為由擱置檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理成效不盡如人意。

檔案管理制度不完善，造成檔案管理效率低下

目前，有相當(dāng)一部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位依舊按照原來的工作形式、管理制度開展檔案管理工作，但是隨著社會不斷發(fā)展，原有的工作模式和管理制度的弊端和不足日益凸顯，已難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，比如，原有的管理制度尚未對各崗位人員需要承擔(dān)的責(zé)任、工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致充分地說明，無法對員工的工作行為進(jìn)行有效約束，不利于檔案管理效率的提升。

檔案管理技術(shù)、方法滯后，制約檔案管理工作高效開展

隨著現(xiàn)代科技的更新迭代及廣泛應(yīng)用，檔案管理信息化已是不可阻擋的發(fā)展趨勢。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作開展過程中，應(yīng)立足于實(shí)踐，加強(qiáng)信息化建設(shè)，既有助于提升檔案管理效率，也能夠減少人工操作帶來的錯(cuò)誤，促進(jìn)檔案管理水平大幅提升。但是目前，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位因?yàn)橘Y金緊張，檔案管理信息化建設(shè)水平不足，依舊按照傳統(tǒng)的人工管理方法開展檔案管理工作，造成檔案管理效率低下，出錯(cuò)率高，嚴(yán)重制約了檔案管理工作高效有序地開展，也在一定程度上影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作的質(zhì)量和效率。

檔案管理人員專業(yè)技能薄弱，阻礙檔案管理工作穩(wěn)步開展

在實(shí)際操作過程中，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位雖然積極致力于提升檔案管理水平，但是由于檔案管理人員專業(yè)技能掌握不到位、綜合素養(yǎng)較低、新技術(shù)方法接受能力差等問題，導(dǎo)致檔案管理水平難以快速提升，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的穩(wěn)步開展，同時(shí)，也影響了檔案管理工作信息化、數(shù)字化發(fā)展。

改善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平的實(shí)踐策略

認(rèn)識檔案管理的重要性，大力支持檔案管理工作的開展

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的工作態(tài)度及管理意識直接關(guān)系到檔案管理的開展情況及成效，只有從思想上深刻認(rèn)識到檔案管理的價(jià)值與意義，才能從多方面入手積極探尋各種有利于提高檔案管理效率與質(zhì)量的策略和方法，從而促進(jìn)檔案管理水平大幅提升。

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部文化建設(shè)及制度建設(shè)，在完善單位文化的過程中，引導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員從思想層面深刻認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理的必要性和重要性，打破以往檔案管理可有可無的錯(cuò)誤認(rèn)知，鼓勵(lì)工作人員積極創(chuàng)新，為提高檔案管理水平獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，促進(jìn)檔案管理工作高效穩(wěn)步開展。

其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作開展情況的調(diào)查與分析，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際開展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題與不足，在革新檔案管理思想的基礎(chǔ)上，通過制訂管理計(jì)劃、完善內(nèi)部制度、革新管理方法等多種策略改正問題，彌補(bǔ)不足，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范有序地開展。

最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需求為基本目標(biāo)，制定公開、公正、透明的檔案管理工作程序，科學(xué)規(guī)范地收集和整理各類檔案資料，在保證檔案資料真實(shí)可靠的前提下提升檔案資料的價(jià)值。各單位應(yīng)分別從檔案資料的形成、收集、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)入手制定規(guī)范的操作章程，嚴(yán)格要求內(nèi)部工作人員認(rèn)真地操作，保證各類檔案資料的真實(shí)性、可靠性和鮮活性，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量全面提升。

緊隨時(shí)代發(fā)展，健全并優(yōu)化檔案管理制度

完善合理的檔案管理制度是檔案管理工作有條不紊地開展的可靠保障，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位提升工作水平的重要前提。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員需要學(xué)會隨著時(shí)代發(fā)展健全并優(yōu)化檔案管理制度。

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)增強(qiáng)責(zé)任感，加強(qiáng)對內(nèi)部各類檔案資料信息的全面管理。對于資金匱乏、技術(shù)落后、信息化建設(shè)水平低等一系列問題，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在積極探索新渠道以籌備更多資金的基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)地調(diào)整和優(yōu)化檔案管理制度，以制度的形式明確檔案管理人員需要負(fù)責(zé)的工作及完成的任務(wù)，確保檔案管理工作穩(wěn)步有序地開展。

其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)結(jié)合單位的具體情況制訂嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)且具有良好可行性的檔案管理計(jì)劃，即根據(jù)近期檔案資料管理工作的實(shí)際開展情況，從工作目標(biāo)、工作要求以及人員分配等多方面入手，制訂清晰規(guī)范且具有良好可行性的檔案管理計(jì)劃，促進(jìn)檔案管理工作高效開展。

引入新技術(shù)和新方法，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)

隨著國民經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展及信息技術(shù)的日臻成熟，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)得到了普遍的應(yīng)用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，積極革新管理理念和管理模式，以現(xiàn)代信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)為依托，大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的實(shí)時(shí)監(jiān)測、全面管理，將工作人員從煩瑣機(jī)械的工作中解放出來，促進(jìn)檔案管理效率和質(zhì)量的全面提升。

一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可在信息技術(shù)的支持下積極構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，通過此系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對各類檔案資料的全面整合、自動(dòng)分類和自動(dòng)保存。這樣不僅能夠提高檔案管理的效率，還能夠有效降低出錯(cuò)率，促進(jìn)檔案管理水平顯著提升。

另一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以在條件允許的情況下構(gòu)建更先進(jìn)、更強(qiáng)大的信息綜合應(yīng)用處理平臺，將檔案信息管理系統(tǒng)與單位內(nèi)部其他工作信息管理系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)檔案信息與單位內(nèi)部信息的實(shí)時(shí)共享，便于工作人員快速調(diào)用所需的信息，保證檔案管理的時(shí)效性、精準(zhǔn)性和全面性，由此實(shí)現(xiàn)檔案管理效益最大化。

加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理水平

打造一支管理經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)能力突出、綜合素質(zhì)水平高的檔案管理人員隊(duì)伍不僅能推動(dòng)檔案管理工作有條不紊地開展，還能促進(jìn)檔案管理效率與質(zhì)量的全面提升。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在積極致力于推進(jìn)檔案管理信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化發(fā)展的過程中，可從以下幾個(gè)方面入手建立一支專業(yè)化的檔案管理人員隊(duì)伍，為獲得良好的檔案管理成效提供強(qiáng)大的人才支持。

第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)積極引入檔案管理專業(yè)人才，通過對外招聘、社會招聘等多種方式吸引人才，提高準(zhǔn)入條件，嚴(yán)格要求應(yīng)聘者的資質(zhì)與條件，只招收符合要求、能力突出、綜合素質(zhì)高的專業(yè)人才，禁止招入“關(guān)系應(yīng)聘者”，務(wù)必從根本上保證人才的專業(yè)性，從而保證檔案管理工作高效全面開展。

第二，定期組織檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，通過培訓(xùn)促使檔案管理人員深入理解國家最新相關(guān)政策及精神，革新檔案管理思想，與時(shí)俱進(jìn)地調(diào)整管理模式；同時(shí)，促進(jìn)檔案管理人員在培訓(xùn)過程中積極學(xué)習(xí)新知識、掌握新技能，實(shí)現(xiàn)專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)的突破性提升，從而獲得令人滿意的檔案管理成果。

第三，制定完善嚴(yán)謹(jǐn)且科學(xué)合理的考核機(jī)制，最大限度地調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)從當(dāng)前實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合內(nèi)部管理制度，編制一套完善嚴(yán)謹(jǐn)且實(shí)施性強(qiáng)的考核機(jī)制，并選擇具有代表性的指標(biāo)，對檔案管理人員的實(shí)際工作情況進(jìn)行客觀、全面的考核，考核結(jié)果直接與檔案管理人員評優(yōu)、職稱晉升等掛鉤，以促使檔案管理人員嚴(yán)格要求自我，不斷探尋新的管理策略和方法，促進(jìn)檔案管理工作高效穩(wěn)步開展，實(shí)現(xiàn)檔案管理預(yù)期目標(biāo)。

綜上，檔案管理工作的規(guī)范開展及高效推進(jìn)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作正常開展的有力保障。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)打破傳統(tǒng)理念的束縛，從思想上正確認(rèn)識到檔案管理的重要性，通過健全檔案管理制度、推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)等多項(xiàng)舉措推進(jìn)檔案管理工作高效優(yōu)質(zhì)開展，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作穩(wěn)步推進(jìn)。