四川省核工業(yè)輻射測(cè)試防護(hù)院 殷玥，朱灝淼

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理工作帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。與此同時(shí)，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)呈現(xiàn)出了明顯的滯后性。事業(yè)單位人事檔案管理要想緊跟時(shí)代的發(fā)展，就必須要充分意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并大膽創(chuàng)新，對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榕c時(shí)俱進(jìn)的數(shù)字化檔案。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

（一）促進(jìn)事業(yè)單位人事組織工作的順利開(kāi)展

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，可以有效促進(jìn)人事組織工作的順利開(kāi)展。首先，人事檔案管理工作的開(kāi)展需要具有一定的嚴(yán)肅性、公平性以及科學(xué)性。人事檔案管理是人才管理工作質(zhì)量的評(píng)估依據(jù)，也是對(duì)人才進(jìn)行分析和考核的重要參考依據(jù)之一。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，構(gòu)建數(shù)字化的人事檔案管理模式，不僅可以將人事檔案選人用人的依據(jù)作用有效發(fā)揮出來(lái)，還可以提高人才監(jiān)督與培養(yǎng)的針對(duì)性與合理性，進(jìn)而將人才的利用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展[1]。另外，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，還可以最大限度的降低人為篡改檔案信息的概率，提高人事檔案管理對(duì)于各種風(fēng)險(xiǎn)的抵御能力，為人事組織工作的順利發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案發(fā)展的科學(xué)性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人事檔案管理工作改革已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。目前，檔案管理人員非常有必要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，在此基礎(chǔ)上，應(yīng)積極、靈活地應(yīng)對(duì)人事檔案管理工作的變革，并促進(jìn)人事檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要加強(qiáng)現(xiàn)代化人事檔案管理制度的建設(shè)，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)與人事檔案管理工作的有機(jī)融合，通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理應(yīng)用，提高人事檔案管理的科學(xué)性與高效性。

（三）促進(jìn)人事檔案資源的共享

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各事業(yè)單位之間可以打造一個(gè)專(zhuān)門(mén)的人事檔案資源共享體系，并借此突出人事檔案資源的利用價(jià)值，采取相應(yīng)的措施實(shí)現(xiàn)人事檔案的增效增值[2]。另外，在共享經(jīng)濟(jì)的發(fā)展背景下，將大數(shù)據(jù)技術(shù)滲透到人事檔案管理工作中，提高人事檔案管理工作人員的信息共享意識(shí)，可以將數(shù)字化人事檔案資源的利用價(jià)值發(fā)揮到極致。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位人事檔案管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）人事檔案管理方式過(guò)于落后

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，依然有部分事業(yè)單位采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，以手工記錄為主，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用范圍非常有限。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作，具有較高的復(fù)雜性，且工作人員的工作量比較繁重，很容易在登記信息的時(shí)候出現(xiàn)失誤或錯(cuò)誤。在后期的檔案信息查詢(xún)與處理方面也存在著較大的難度。

（二）信息化人事檔案管理機(jī)制過(guò)于傳統(tǒng)

信息化人事檔案管理機(jī)制過(guò)于傳統(tǒng)的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾方面。首先，部分事業(yè)單位由于預(yù)算資金有限，很難購(gòu)進(jìn)足量的電子設(shè)備，無(wú)法有效開(kāi)展人事檔案的信息化管理工作。其次，部分事業(yè)單位在局域網(wǎng)布設(shè)方面也存在著一定的困難，再加上檔案管理人員數(shù)量較少，大數(shù)據(jù)技術(shù)難以得到持續(xù)的推廣應(yīng)用。

（三）人事檔案信息收集渠道、收集手段過(guò)于單一

人事檔案信息的收集，是有效開(kāi)展人事檔案信息化管理的第一步。但是，信息收集渠道、收集手段的單一性，卻是一個(gè)非常普遍的問(wèn)題。首先，現(xiàn)階段的檔案紙質(zhì)材料，可能沒(méi)有全面囊括員工的詳細(xì)情況，無(wú)法以此為基礎(chǔ)對(duì)員工的綜合素質(zhì)做出準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，進(jìn)而影響了員工評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建。其次，在事業(yè)單位不斷發(fā)展的過(guò)程中，人事檔案信息越來(lái)越多，歸檔材料收集手段的單一性，對(duì)檔案的補(bǔ)充與完善產(chǎn)生了一定的限制。

（四）人事檔案信息的集成分析與評(píng)價(jià)體系不夠完善

人事檔案信息不僅是員工晉升發(fā)展的參考，還是事業(yè)單位從整體上進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)評(píng)價(jià)的依據(jù)，是保證人才招聘、人才容留以及人才管理科學(xué)開(kāi)展的基礎(chǔ)。如果事業(yè)單位沒(méi)有形成科學(xué)合理的信息化檔案管理體系，無(wú)法對(duì)人事檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃與整理，那么將很難發(fā)揮出檔案信息數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。另外，在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，檔案信息的集成都是每隔一段時(shí)間開(kāi)展一次全員統(tǒng)計(jì)，不僅檔案管理效率偏低，還無(wú)法實(shí)現(xiàn)持續(xù)性、動(dòng)態(tài)化的管理。

（五）人事檔案數(shù)據(jù)信息的填報(bào)過(guò)于隨意

在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，檔案信息的填報(bào)以手工記錄方式為主。數(shù)據(jù)填報(bào)隨意而不規(guī)范，且沒(méi)有有力的數(shù)據(jù)支撐和評(píng)價(jià)支持。另外，還有一些關(guān)鍵、重要員工的人事檔案處于長(zhǎng)期存放、無(wú)人監(jiān)管狀態(tài)。這些檔案信息很容易遭到泄露，或者出現(xiàn)密級(jí)與查閱、報(bào)備等規(guī)定設(shè)置與實(shí)際不相符的情況。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位人事檔案管理的優(yōu)化策略

（一）增強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理的重視程度

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，只有事業(yè)單位的全體員工都充分意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，才能夠高質(zhì)量的開(kāi)展人事檔案管理工作。無(wú)論是人事檔案資料的整理，還是人事檔案資料的借閱，或者是人事檔案原始資料的保管以及人事檔案資料信息的更新，都需要以嚴(yán)格的人事檔案管理機(jī)制為基礎(chǔ)。只有將人事檔案管理機(jī)制落實(shí)到位，才能夠提升人事檔案信息運(yùn)行的高效性與準(zhǔn)確性[3]。例如，只有事業(yè)單位充分認(rèn)識(shí)到人事檔案和報(bào)表的更新與提交的重要性與必要性，高度重視人事檔案資料的信息化管理，才能夠徹底避免檔案信息更新延遲等問(wèn)題的出現(xiàn)。

另外，檔案管理人員責(zé)任意識(shí)的高低，也直接影響著事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展。在將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理工作中，必須要對(duì)人事檔案管理責(zé)任機(jī)制的構(gòu)建予以高度的重視。與此同時(shí)，明確并細(xì)化人事檔案管理的工作內(nèi)容，落實(shí)每一位員工的檔案管理責(zé)任。

（二）構(gòu)建針對(duì)性的事業(yè)單位人事檔案管理信息化系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，事業(yè)單位要想加強(qiáng)人事檔案管理，還需要構(gòu)建相應(yīng)的人事檔案管理信息化系統(tǒng)，提升人事檔案工作的科學(xué)性。首先，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)。檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)主要有兩種方式，一種是網(wǎng)絡(luò)在線存儲(chǔ)方式，另一種是離線存儲(chǔ)方式。事業(yè)單位無(wú)論使用哪一種存儲(chǔ)方式，都可以達(dá)到有效存儲(chǔ)管理人事檔案的目的，為后期人事檔案資料有效利用打好基礎(chǔ)。對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備加以合理利用，可以明顯提高人事檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)水平。其次，構(gòu)建人事檔案管理模塊化系統(tǒng)。為了保證人事檔案數(shù)據(jù)瀏覽、修改以及打印的直接性與便捷性，需要確保人事檔案管理模塊化系統(tǒng)包含以下幾大模塊：第一人事檔案日常管理模塊、第二電子文件存盤(pán)管理模塊、第三數(shù)據(jù)采集傳輸模塊。再次，構(gòu)建人事檔案查詢(xún)系統(tǒng)?？衫肕icrosoft SQL Server2008等相關(guān)軟件查詢(xún)并管理人事檔案資料[4]。這一軟件的應(yīng)用，可以直接根據(jù)具體的工作需求對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入、檢索、查詢(xún)以及瀏覽。在局域網(wǎng)范圍內(nèi)的權(quán)限還可以直接利用自己獲得的管理權(quán)限瀏覽、查找或者提取人事檔案數(shù)據(jù)信息。最后，構(gòu)建人事檔案安全系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)用戶權(quán)限管理和用戶登錄管理等方式，提高人事檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。例如，可以在指定區(qū)域建立用戶名與口令，并劃分權(quán)限級(jí)別，防止出現(xiàn)人事檔案越權(quán)調(diào)閱以及其他違規(guī)違法操作行為。

（三）提高事業(yè)單位人事檔案管理的保密技術(shù)水平

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，事業(yè)單位要想加強(qiáng)人事檔案管理，還需要提高相應(yīng)的保密技術(shù)水平。首先，對(duì)防火墻技術(shù)的應(yīng)用應(yīng)予以高度的重視，與當(dāng)?shù)氐男畔⒓夹g(shù)企業(yè)建立密切合作關(guān)系，使其為事業(yè)單位的信息化檔案管理設(shè)置一個(gè)優(yōu)質(zhì)的防火墻，加大檔案數(shù)據(jù)信息的保護(hù)力度，避免內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)被攻擊而使檔案信息資料遭到破壞或者泄露。之后，再結(jié)合檔案管理崗位的差異性進(jìn)行訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置。檔案的錄入、整理以及借閱權(quán)限要分別使用不同的端口。與此同時(shí)，還要對(duì)每一位員工的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行定期的更新，避免出現(xiàn)某些人員濫用權(quán)限的問(wèn)題。其次，在應(yīng)用防火墻技術(shù)的時(shí)候，還要進(jìn)行自動(dòng)報(bào)警機(jī)制的設(shè)置[5]。如果發(fā)現(xiàn)檔案信息被外來(lái)技術(shù)侵入，則會(huì)即刻觸發(fā)自動(dòng)報(bào)警機(jī)制，自動(dòng)完善檔案管理保護(hù)程序。與此同時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)檔案信息被病毒或者外來(lái)技術(shù)入侵，還要即刻啟動(dòng)自我保護(hù)機(jī)制，加強(qiáng)檔案信息的保護(hù)。最后，事業(yè)單位還要完善現(xiàn)有的檔案管理規(guī)章制度，增強(qiáng)檔案管理人員的警惕性與保密意識(shí)，確保檔案管理人員可以嚴(yán)格按照相應(yīng)的步驟和方法，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，標(biāo)準(zhǔn)化得開(kāi)展檔案管理工作。

（四）優(yōu)化事業(yè)單位的人事檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，事業(yè)單位要想做好人事檔案管理工作，還需要對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，加大人事檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新。首先，對(duì)人事檔案管理工作的重要程度進(jìn)行分析，在現(xiàn)有條件的情況下，盡可能設(shè)置專(zhuān)門(mén)的科室，并安排專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作，明確工作人員的管理職責(zé)、管理權(quán)限和允許范圍內(nèi)的管理機(jī)制。然后在管理機(jī)制的正常運(yùn)行下，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，對(duì)管理機(jī)制運(yùn)行所產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢驗(yàn)與分析，及時(shí)找出管理機(jī)制運(yùn)行中存在的漏洞，采取相應(yīng)的優(yōu)化措施。其次，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀及實(shí)際情況進(jìn)行分析，并劃分人事檔案重點(diǎn)管理內(nèi)容，做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)更新與管理工作，確保人事檔案可以滿足單位內(nèi)部工作的相關(guān)需求。

（五）建設(shè)與創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，事業(yè)單位要想做好人事檔案管理工作，還需建立與創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，建立與創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，可以輔助檔案管理人員對(duì)人事檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理的整理、分類(lèi)、分析以及匯總，并提高核心信息的保密性，提高重要信息更新與補(bǔ)充的便捷性[6]。如果單位內(nèi)部員工出現(xiàn)流動(dòng)，檔案管理人員要在第一時(shí)間進(jìn)行檔案資料的更新，并借此增強(qiáng)人事檔案信息的完整性與時(shí)效性。設(shè)置身份管理權(quán)限，確保既可以讓檔案資料借閱者瀏覽并查詢(xún)相關(guān)檔案信息，又不會(huì)出現(xiàn)檔案資料被遺失等問(wèn)題。加強(qiáng)人事檔案管理流程的把控，保證人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)更新的實(shí)時(shí)性，盡可能地降低檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。其次，事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)要與單位內(nèi)部的紀(jì)檢部門(mén)、人事部門(mén)以及勞動(dòng)部門(mén)等聯(lián)合起來(lái)，提升人事檔案管理與開(kāi)發(fā)的統(tǒng)一性與高效性，確保信息化人事檔案的管理工作要求得以滿足。各部門(mén)負(fù)責(zé)各自?xún)?nèi)部檔案的編輯與管理，然后將檔案資料統(tǒng)一報(bào)送至檔案部門(mén)進(jìn)行審核。這樣，既可以提高數(shù)據(jù)信息更新的及時(shí)性，又可以強(qiáng)化各部門(mén)與人事檔案管理部門(mén)的交互性，為人事檔案管理質(zhì)量和速度的優(yōu)化提供保障。最后，事業(yè)單位還可以針對(duì)人事檔案管理，定期組織開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，邀請(qǐng)同行業(yè)專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理專(zhuān)家，開(kāi)設(shè)信息化人事檔案管理講座，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用。

（六）提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，事業(yè)單位要想做好人事檔案管理工作，還需要提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)。首先，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用技巧，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)高效率的開(kāi)展人事檔案管理工作。與此同時(shí)，對(duì)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行分析，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行人事檔案管理工作的優(yōu)化。其次，加強(qiáng)檔案資料的保密管理，尤其是關(guān)鍵、重要人員的人事檔案資料，要作為事業(yè)單位的機(jī)密資料，嚴(yán)禁外傳外發(fā)[7]。再次，嚴(yán)格按照人事檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定，對(duì)檔案管理人員的工作行為進(jìn)行要求和約束，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理人員的服務(wù)能力，確保其可以勝任人事檔案管理這份工作。最后，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，激發(fā)檔案管理人員的工作激情與熱情，使其充分意識(shí)到信息化人事檔案管理的重要性，認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值。

（七）拓展人事檔案的利用途徑

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，事業(yè)單位要想做好人事檔案管理工作，還需要拓展人事檔案的利用途徑，將其逐步發(fā)展為社會(huì)性的共享資源，增強(qiáng)人事檔案的利用價(jià)值。首先，事業(yè)單位要將所有的人事檔案資料分成兩類(lèi)，一類(lèi)是保密性檔案資料，另一類(lèi)是可分享性檔案資料。對(duì)這些檔案資料的利用價(jià)值進(jìn)行充分的挖掘，并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案資料的服務(wù)性[8]。其次，事業(yè)單位要加強(qiáng)人事檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間的聯(lián)系，通過(guò)數(shù)據(jù)信息的共享來(lái)提高整個(gè)事業(yè)單位服務(wù)的便捷性與優(yōu)質(zhì)性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位的人事檔案管理較之以前有了很大的不同。要想緊跟時(shí)代的發(fā)展，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展提供保證，就必須要對(duì)單位內(nèi)部的人事檔案管理工作予以高度的重視。而要想借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提高人事檔案管理工作質(zhì)量，就必須要使事業(yè)單位全體人員充分意識(shí)到人事檔案管理的重要性，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。與此同時(shí)，還要構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理信息化系統(tǒng)，優(yōu)化和創(chuàng)新人事檔案管理模式，豐富人事檔案利用途徑，并實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)新。