中國(guó)船舶集團(tuán)公司第七一三研究所 肖夢(mèng)洋

現(xiàn)代社會(huì)處于高速發(fā)展之下，企業(yè)各項(xiàng)工作穩(wěn)步進(jìn)行，檔案管理人員更加重視本職工作，將各種先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用都檔案管理的實(shí)踐中，對(duì)于提高檔案管理水平、工作效率有非常大的幫助。就當(dāng)前的檔案管理實(shí)際情況分析，還有很多問(wèn)題無(wú)法從根本上解決，必須采取科學(xué)合理的處理措施，消除一些的負(fù)面影響，各項(xiàng)工作順利實(shí)施，對(duì)于提高企業(yè)工作效率和質(zhì)量有幫助。

一、檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性

（一）有利于維護(hù)企業(yè)權(quán)益

檔案管理工作的順利進(jìn)行，對(duì)于保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合法權(quán)益有崇高的意義，也會(huì)推動(dòng)發(fā)展和進(jìn)步。知識(shí)產(chǎn)權(quán)對(duì)于任何企業(yè)而言是非常重要的無(wú)形資產(chǎn)，屬于商業(yè)機(jī)密，包含專(zhuān)利權(quán)、著作權(quán)、生產(chǎn)資質(zhì)等，這是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)和根本，同時(shí)也是企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展積累之后形成的。無(wú)形資產(chǎn)或者知識(shí)產(chǎn)權(quán)在管理中，都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的記錄，這些是企業(yè)重要的財(cái)富，同時(shí)也是企業(yè)的法律依據(jù)，如果知識(shí)產(chǎn)權(quán)被他人非法使用，會(huì)給企業(yè)造成巨大的損失。而企業(yè)通過(guò)檔案記錄可以提供法律依據(jù)，通過(guò)訴訟的方式保護(hù)自己的合法權(quán)益。因此，檔案管理極為重要。

（二）有利于資料的保存與共享

檔案管理工作包含內(nèi)容非常多，涉及到企業(yè)從創(chuàng)立、發(fā)展的過(guò)程中存在的各種技術(shù)文件、影像資料等。企業(yè)決策者根據(jù)已經(jīng)掌握的各項(xiàng)資料，將全部信息提取和使用，才能做出準(zhǔn)確的決策，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲取有利的地位。在企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展中，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的深度開(kāi)發(fā)和使用，塑造企業(yè)正面形象，對(duì)今后發(fā)展產(chǎn)生積極的影響。只有重視信息的收集和使用，重視資源共享和使用，創(chuàng)造先進(jìn)管理模式，從而實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新能力的提升，對(duì)于企業(yè)的全面發(fā)展具有積極意義。

（三）實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理水平的提升

企業(yè)經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，各個(gè)不同發(fā)展階段的工作流程比較復(fù)雜，包含的工作步驟比較多，如果流程過(guò)于繁雜，必然會(huì)給流程的設(shè)置與運(yùn)行造成不利影響，也會(huì)干擾未來(lái)的發(fā)展。只有全面落實(shí)檔案管理工作，才能讓每個(gè)人認(rèn)真做好自己的本職工作，嚴(yán)格執(zhí)行工作的流程和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)工作效果的提升。全面提升檔案管理水平，簡(jiǎn)化作業(yè)流程，實(shí)現(xiàn)管理水平提升。

（四）給企業(yè)提供經(jīng)濟(jì)支持

在長(zhǎng)期發(fā)展之下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)需要大量資金作為支撐，所以融資是必然的，且較多是通過(guò)銀行貸款的方式獲取資金。銀行在給企業(yè)發(fā)放貸款之前，會(huì)綜合分析企業(yè)具體情況，涵蓋企業(yè)實(shí)力、資質(zhì)、管理水平、信譽(yù)度等各方面。在發(fā)放貸款時(shí)，銀行會(huì)根據(jù)需要建立企業(yè)相關(guān)檔案，將全部客戶(hù)信息存儲(chǔ)到系統(tǒng)內(nèi)，以便于后續(xù)工作順利展開(kāi)。在這種情況下，銀行對(duì)企業(yè)有基本的了解，通過(guò)建立完善的檔案管理體系，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展提供基礎(chǔ)。

二、檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理認(rèn)知問(wèn)題

由于部分企業(yè)內(nèi)部管理模式不成熟以及各級(jí)工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度稍有欠缺，導(dǎo)致無(wú)法有效組織落實(shí)檔案管理工作，造成檔案管理效果無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展之下，企業(yè)工作重心發(fā)生了較大變化，尤其是在面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力之下，對(duì)于經(jīng)濟(jì)效益的期望值被提升，導(dǎo)致企業(yè)易忽視難以產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的檔案管理工作。尤其是大量新技術(shù)、新工藝的使用，給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)明顯影響，使得一些原本可以記錄的檔案無(wú)法保存使用，企業(yè)忽視該類(lèi)檔案的管理，造成檔案管理工作無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有作用。

（二）無(wú)法緊跟時(shí)代發(fā)展步伐

全球一體化發(fā)展新形勢(shì)下，檔案管理工作應(yīng)高效落實(shí)和進(jìn)行，此時(shí)檔案包含紙質(zhì)文件、數(shù)字影像、電子版文件等多種形式，而各個(gè)部門(mén)之間的溝通聯(lián)系變得更加緊密，通過(guò)使用數(shù)據(jù)、資料進(jìn)行交流，實(shí)現(xiàn)工作效率全面提升。但就具體情況分析，人們并未重視檔案管理工作，一些用于溝通交流的文件沒(méi)有及時(shí)存儲(chǔ)，造成檔案管理失效。

（三）檔案管理無(wú)法協(xié)調(diào)

部分企業(yè)過(guò)度重視經(jīng)濟(jì)效益，開(kāi)始逐步縮減檔案工作人員數(shù)量，辦公室人員甚至精簡(jiǎn)為一人，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法順利開(kāi)展。檔案人員兼職情況也較為普遍，無(wú)法保證文件收集、檔案整理、資料保存、文件檔案使用方面的規(guī)范化，且檔案管理人員待遇水平較低，所以造成人員的工作積極性較弱，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行工作標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案管理效果普遍較差，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展造成不利影響。

（四）缺乏完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

在具體工作中，對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)度不夠，而涉及到的檔案體量巨大，必須從收集、整理、分類(lèi)、編目、規(guī)定等多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行，其形式有文書(shū)檔案、實(shí)物檔案、照片、影像資料等。在該情況下，檔案內(nèi)部組成較為復(fù)雜，檔案管理工作內(nèi)容較多。保證檔案工作有序進(jìn)行的前提，不僅要執(zhí)行企業(yè)管理制度，還要符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求，而一些檔案館員對(duì)于知識(shí)掌握不足，影響了工作順利開(kāi)展。從實(shí)際情況出發(fā)，檔案館員知悉自己的工作責(zé)任，也意識(shí)到自己的工作重要性，但是并未制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，所以造成館員不能有序的組織工作，帶來(lái)很大的困擾和影響。對(duì)于多數(shù)企業(yè)而言，內(nèi)部沒(méi)有建立完善的管理制度，造成檔案管理制度存在缺陷，實(shí)際工作無(wú)法準(zhǔn)確落實(shí)，必然會(huì)造成檔案管理效果不佳。正是因?yàn)檫@種情況的存在，使得檔案管理?xiàng)l理性不強(qiáng)，給檔案管理工作以及企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步產(chǎn)生不利影響。

（五）專(zhuān)業(yè)性人才的缺乏

分析目前檔案管理實(shí)際情況，很多企業(yè)均存在部分共性問(wèn)題，例如檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才不足問(wèn)題十分典型。對(duì)于絕大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面的重視度較高，卻沒(méi)有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的人才從事檔案管理工作，尤其是部分人員對(duì)于檔案管理意識(shí)缺乏，無(wú)法有效指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)管理工作，極大影響檔案管理效果和質(zhì)量。即使有些單位組織開(kāi)展檔案管理工作，也是從表面入手，例如檔案信息采集、匯總等，由于檔案館員專(zhuān)業(yè)人才占比較小，造成檔案信息無(wú)法開(kāi)發(fā)和利用，并未給單位發(fā)展帶來(lái)幫助。此外，有些檔案館員有其他本職工作，檔案管理是兼職的工作，在工作中會(huì)認(rèn)為自己工作任務(wù)增加，而薪酬卻沒(méi)有相應(yīng)提高，導(dǎo)致人員的工作積極性較差，存在負(fù)面情緒，給檔案管理造成不利影響。另外，部分企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，缺乏必要硬件設(shè)施，資金投入相對(duì)較低，降低了檔案管理工作水平和效率。

三、新時(shí)期如何做好檔案管理工作的對(duì)策分析

（一）改變傳統(tǒng)觀念，提高重視度

在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，如果要從根本上提高檔案管理水平，需摒棄傳統(tǒng)工作觀念，突破以往的限制和影響，讓企業(yè)內(nèi)部的每位員工對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生足夠重視。就當(dāng)前實(shí)際情況分析，提升檔案管理的總體水平，轉(zhuǎn)變思想觀念是首要工作。通過(guò)采取必要的培訓(xùn)教育工作，加強(qiáng)人員管理，重視個(gè)性管理措施的有效落實(shí)，才能轉(zhuǎn)變員工的思想觀念，讓檔案管理工作高效落實(shí)，從而提高工作能力和水平，符合新形勢(shì)下發(fā)展的需要。對(duì)于企業(yè)的檔案從業(yè)人員進(jìn)行必要的引導(dǎo)、教育，每個(gè)人都能從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，提升檔案管理水平和效率。如果企業(yè)依舊選擇傳統(tǒng)的檔案管理模式，將經(jīng)濟(jì)效益放在首位，未從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度出發(fā)進(jìn)行分析，檔案管理工作也發(fā)揮不出其應(yīng)有的作用。目前很多企業(yè)的檔案信息基本上都是由技術(shù)部門(mén)進(jìn)行保管，沒(méi)有組建專(zhuān)業(yè)的檔案資料管理部門(mén)，檔案不能有效的協(xié)調(diào)和使用。基于此，在具體工作中，必須加大對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投資建設(shè)，構(gòu)建出完善的檔案管理工作體系，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮檔案管理的引導(dǎo)性作用，從而提升檔案管理效率。企業(yè)發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案利用率的提升，明確檔案管理工作方式，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化運(yùn)行和管理，會(huì)給決策者提供更多有價(jià)值的參考信息，也會(huì)給企業(yè)提供源源不斷的動(dòng)力，促進(jìn)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）全面落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)，符合社會(huì)發(fā)展實(shí)際情況

第一，積極有序組織開(kāi)展檔案資源建設(shè)，構(gòu)建高水平檔案管理體系。如要保證檔案合理開(kāi)發(fā)和利用，提高檔案管理水平和效率，必須要充分的利用先進(jìn)信息化技術(shù)，讓豐富的檔案資源發(fā)揮出應(yīng)有的作用。企業(yè)檔案資料的收集質(zhì)量，對(duì)于檔案館員的水平和工作質(zhì)量有直接要求，同時(shí)也會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生積極的作用。積極有序的組織落實(shí)企業(yè)檔案管理工作，建設(shè)高水平的檔案館，提高館員水平，管理者以及各基層人員共同努力，集中組織開(kāi)展工作，更好地提高檔案管理效果和水平。

第二，檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化全面建設(shè)，促進(jìn)工作水平的全面提高。進(jìn)入二十一世紀(jì)，互聯(lián)網(wǎng)處于高速發(fā)展階段，我國(guó)很多企業(yè)都開(kāi)始建設(shè)自己的官方網(wǎng)站，充分利用信息化技術(shù)，深入挖掘網(wǎng)絡(luò)資源，讓工作交流和分享更加順暢，為檔案管理工作開(kāi)展提供基礎(chǔ)。通過(guò)數(shù)字化、信息化技術(shù)的應(yīng)用，建設(shè)電子版檔案。其與傳統(tǒng)檔案查詢(xún)方式差異較大，可以更高質(zhì)高效地進(jìn)行檔案查詢(xún)。檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期工作，短期內(nèi)無(wú)法實(shí)現(xiàn)，需投入較多資金才能完成。只有建立完善的檔案信息化系統(tǒng)，才能真正提升檔案管理總體水平，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)檔案管理效率提高具有積極作用。在檔案管理工作開(kāi)展階段如何提高檔案管理水平，推進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展，是非常值得關(guān)注的一項(xiàng)內(nèi)容，因此在檔案管理工作開(kāi)展的階段中，必須要將傳統(tǒng)的觀念改變要做好檔案管理的重要性分析，要嚴(yán)格地將各種信息化技術(shù)落實(shí)到管理工作當(dāng)中，通過(guò)構(gòu)建信息化方式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的全面管理，如此才能夠提高檔案的利用效率。

第三，提高檔案管理安全管理意識(shí)。檔案館員應(yīng)重視檔案收集整理工作，及時(shí)做好歸檔和管理工作。過(guò)程中，檔案管理者需具備較高的安全意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案安全性關(guān)系到企業(yè)及國(guó)家的安全，必須確保檔案信息的安全性，不得存在泄密隱患，更好地保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，為企業(yè)發(fā)展、社會(huì)穩(wěn)定做出必要的貢獻(xiàn)。

（三）做到科學(xué)分類(lèi)，實(shí)行分級(jí)管理

社會(huì)上不同的企業(yè)性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)都不同，比如私營(yíng)企業(yè)為了獲取經(jīng)濟(jì)效益，事業(yè)單位為人民服務(wù)，無(wú)論哪種企業(yè)及單位，其檔案管理工作都有專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性的要求，尤其是一些科研院所，學(xué)術(shù)性非常強(qiáng)，對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要影響。基于此，該類(lèi)單位在工作中，必須重視檔案管理工作，擴(kuò)大檔案收集的范圍，及時(shí)展開(kāi)檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)工作，結(jié)合實(shí)際工作要求，展開(kāi)檔案的合理開(kāi)發(fā)和利用。單位根據(jù)自身需要，建設(shè)完善的檔案管理工作體系，明確檔案管理工作制度，配合單位各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。只有如此，才能更好地提高檔案館員水平，發(fā)揮檔案管理優(yōu)勢(shì)，使各個(gè)部門(mén)都能夠具備檔案管理的積極性，讓檔案管理工作順利實(shí)施，保護(hù)單位涉密文件，對(duì)于單位高質(zhì)量發(fā)展起到一定的推動(dòng)作用。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案館員是工作的核心，要想保證工作效率提高，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，還需重視檔案館員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，讓其具備較高的理論知識(shí)水平，能夠勝任檔案管理的各項(xiàng)工作，不影響工作的順利開(kāi)展。對(duì)于任何企業(yè)而言，對(duì)于檔案管理工作崗位有著更高的要求，必須經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，符合崗位要求才能進(jìn)入到工作中，這是提高檔案管理效果的關(guān)鍵。同時(shí)，在檔案管理工作進(jìn)行中，同樣要重視同行業(yè)之間的良好交流，讓檔案管理工作可以順利進(jìn)行。同時(shí)在檔案工作人員綜合能力培養(yǎng)的階段中，還可以定期定時(shí)地做好考核培訓(xùn)，要求管理人員能夠按照企業(yè)制定的培訓(xùn)方法開(kāi)展工作，并且對(duì)工作的成效進(jìn)行考核，這樣才能夠提高檔案管理人員的綜合能力，使其在檔案管理工作開(kāi)展階段中發(fā)揮出自己的作用價(jià)值，提高檔案管理的質(zhì)量。

（五）創(chuàng)新服務(wù)方式，提升企業(yè)檔案利用水平

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展速度加快，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提升，對(duì)于企業(yè)管理和經(jīng)營(yíng)水平方面要求也在逐漸提高。所以任何企業(yè)都要以時(shí)代發(fā)展作為出發(fā)點(diǎn)，讓檔案管理工作順利落實(shí)，不斷提高管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案館員要具備服務(wù)意識(shí)，讓自身工作順利落實(shí)，且給企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)做好服務(wù)，讓檔案資料更充分的利用。首先，要想提升檔案應(yīng)用效率和質(zhì)量，應(yīng)對(duì)于已有的檢索工具進(jìn)行全面分析，做好規(guī)范化管理，才能實(shí)現(xiàn)綜合利用。其次，檔案館員掌握一定的軟硬件知識(shí)，保證檔案資料可以高效準(zhǔn)確的進(jìn)入到檔案系統(tǒng)中，并且利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享和使用，建設(shè)符合企業(yè)發(fā)展需要的檔案交流平臺(tái)，從而提升檔案利用率和管理效果。最后，檔案館員對(duì)檔案資料分類(lèi)管理，尤其是利用率高、使用頻繁的資料，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行電子化，讓調(diào)閱、使用更加方便，同時(shí)還要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，提供高質(zhì)量的信息檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平全面提升。

綜上所述，在對(duì)檔案管理員的管理工作開(kāi)展階段，需不斷更新管理理念及管理方法，將更多新技術(shù)技術(shù)應(yīng)用到實(shí)踐當(dāng)中，才能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量，滿(mǎn)足企業(yè)的發(fā)展需要。在本文研究中對(duì)檔案館員的管理工作現(xiàn)狀以及管理思路進(jìn)行了探討，提出了相關(guān)的管理控制措施，目的在于提高檔案館員的綜合能力，使其能夠在檔案管理工作開(kāi)展中發(fā)揮出自己的作用價(jià)值，提高檔案管理工作的水平。