濱州市濱城區(qū)衛(wèi)生健康局 鄭英姿

濱城區(qū)衛(wèi)生健康局屬于濱州市城區(qū)人民政府工作部門，具有事業(yè)單位的屬性。為了使該事業(yè)單位的文書檔案管理工作效率能夠得到有效提升，有必要以網(wǎng)絡時代為依托，加強文書檔案管理信息化建設。但是，從現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作存在一些較為明顯的問題，比如：對信息化建設缺乏足夠的重視、業(yè)務支持力度不足、檔案管理隊伍素質水平有待提升等[1]。為解決這些問題，提高事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作的質量水平，本文圍繞“網(wǎng)絡時代事業(yè)單位文書檔案管理信息化”展開了分析探討。

一、網(wǎng)絡時代事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設的意義分析

網(wǎng)絡時代背景下，受到“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響，各行各業(yè)在發(fā)展過程中均離不開網(wǎng)絡系統(tǒng)技術的支撐與賦能，事業(yè)單位文書檔案管理工作也不例外。作為一項系統(tǒng)化的工作，在網(wǎng)絡時代下，事業(yè)單位文書檔案管理開展信息化建設的意義顯著，具體體現(xiàn)在以下方面：

（一）改進傳統(tǒng)文書檔案管理工作的不足

傳統(tǒng)模式下，在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，采取的是紙質管理模式，這種管理方式隨著文書檔案資料日益增多，管理存儲所占空間越來越大，會大大增加檔案管理工作人員的工作量與壓力[2-3]。同時，紙質檔案管理過程易受到檔案受潮、缺損、火災等影響，使得檔案資料的安全性難以得到有效保障。而在網(wǎng)絡時代背景下，事業(yè)單位文書檔案管理從傳統(tǒng)紙質管理模式過渡到電子化、智能化、信息化管理模式，并加強信息化建設，構建完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，可使檔案管理人員的工作量減少、工作壓力減輕。將文書檔案資料以電子化的形式存儲在系統(tǒng)當中，可節(jié)約存儲空間。此外，還能夠避免受到受潮、缺損、火災等影響，使文書檔案信息資源的安全性得到有效保證。

（二）提升檔案管理工作效率及共享利用價值

在網(wǎng)絡時代背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理開展信息化建設，通過文書檔案信息系統(tǒng)的構建，能夠使文書檔案從收集到整理分析、存儲管理等全過程的工作效率得到有效提升[4]。與此同時，在檢索相關文書檔案信息內容過程中，只需要在檔案信息系統(tǒng)的計算機交互界面輸入關鍵詞，便能夠快速檢索到所需的檔案信息資源，以此使得檔案信息資源的檢索效率提高。此外，通過網(wǎng)絡互聯(lián)互通，可以和內外部企業(yè)、單位形成溝通協(xié)作，在設置安全密鑰、訪問權限等級的基礎上，可使文書檔案信息資源共享利用的價值及安全性得到協(xié)同提升。

（三）促進事業(yè)單位檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展

在事業(yè)單位內部，管理工作內容繁多，文書檔案只是其中的一項。但是，文書檔案管理工作的開展至關重要。通過文書檔案信息資料，可對事業(yè)單位前期相關工作進行追溯，還能夠對事業(yè)單位后續(xù)工作進行預測分析，為制定合理、科學的決策方案提供有效保障依據(jù)[5]。而上述提到傳統(tǒng)文書檔案管理模式存在較多不足，在對事業(yè)單位文書檔案管理工作實施信息化建設的基礎上，則可改進諸多不足，既提高文書檔案管理工作的效率，又能保證文書檔案管理工作的安全性，進一步為事業(yè)單位其他相關檔案管理工作提供有效借鑒，通過事業(yè)單位整體檔案管理工作信息化建設的開展，能使事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標。

二、事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作現(xiàn)狀問題分析

如前所述，事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作無論是在微觀層面，還是在宏觀層面，意義均非常顯著。但是，從現(xiàn)狀來看，在事業(yè)單位文書檔案信息化建設工作開展期間仍存在一些有待解決的問題。具體而言，主要問題如下：

（一）對信息化建設缺乏足夠的重視

事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作不能一蹴而就，需從各個環(huán)節(jié)、單位內部各部門人員進行協(xié)調合作，形成合力，才能夠使建設目標有效實現(xiàn)。但是，從現(xiàn)狀來看，相關事業(yè)單位對文書檔案管理信息化建設工作還不夠重視[6]。一方面，未能體現(xiàn)出文書檔案管理價值，在領導層面對文書檔案的重要意義缺乏足夠的認識，使文書檔案管理顯得比較混亂，在部分文書檔案資料未能及時歸檔的情況下，會導致單位內部的文書檔案資料出現(xiàn)不夠健全的情況，進而使文書檔案資料的利用率降低，利用價值難以得到有效提升。另一方面，事業(yè)單位建設資金有限，當事業(yè)單位在文書檔案管理信息化建設環(huán)節(jié)投入的建設資金不足的情況下，便難以及時引進信息化建設所需軟硬件設施設備及技術，進而使事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作如同虛設，缺乏實效性。此外，在對文書檔案管理信息化建設缺乏足夠重視的情況下，在文書檔案管理信息化建設方面的制度也會顯得不夠完善，從而使此項建設工作無章可循、無據(jù)可循，難以將文書檔案信息資源在事業(yè)單位中的實質性價值作用發(fā)揮出來。

（二）業(yè)務支持力度不足

從事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作質量水平提升角度考慮，需確保文書檔案信息來源的廣泛性，而這一目標的實現(xiàn)，離不開單位內部各部門、各科室的支持，即需各部門、各科室提供信息資料支持[7-8]。然而，現(xiàn)狀下在事業(yè)單位文書檔案信息化管理工作開展期間，主要把傳統(tǒng)紙質檔案資料向電子檔案資料轉化，在此情況下檔案管理的延續(xù)性、創(chuàng)新性便會被忽視，使得檔案管理內容長時間未能更新。而對于相關業(yè)務部門來說，對檔案管理部門提供檔案資料信息的積極性、主動性也不夠高。對于文書檔案管理工作人員來說，主動搜集檔案信息資料的積極性也不高，未能對檔案信息資料的檔案、保存加以重視，在對各部門、各科室的相關文書材料缺乏足夠了解的情況下，檔案管理工作的開展便顯得較為盲目，進一步使得文書檔案信息化管理和實際業(yè)務之間存在嚴重脫節(jié)的情況，以致部分優(yōu)質文書檔案被損壞、丟失?？傊?，在業(yè)務支持力度不足的情況下，難以保證事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作的質量，不利于事業(yè)單位整體建設工作的可持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案管理安全性有待提升

事業(yè)單位文書檔案信息中，部分信息具有機密屬性，而對于機密要件檔案信息資源，在管理工作環(huán)節(jié)則需保證其安全性。但是，從現(xiàn)狀來看，相關事業(yè)單位文書檔案管理工作的安全性尚且有待提升。一方面，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中，檔案管理信息化系統(tǒng)的建設較為滯后，在該系統(tǒng)不夠完善的情況下，則難以保證存儲、管理、利用檔案信息資源的需求，進而影響檔案信息資源的安全性[9]。另一方面，受到上述提到建設資金不足的影響，在未能引進安全管理設施設備及技術的基礎上，比如在防火墻技術、安全密鑰技術、系統(tǒng)殺毒軟件等缺少的情況下，檔案管理信息化系統(tǒng)易受到病毒感染、黑客入侵，使得事業(yè)單位文書檔案信息資源易被竊取、泄露等，從而使文書檔案信息資源的安全性飽受質疑。此外，在安全監(jiān)管工作落實不到位的情況下，若疏于管理，也會影響檔案管理的安全性，不利于事業(yè)單位文書檔案管理工作質量及安全性的協(xié)同提升。

（四）檔案管理隊伍素質水平有待提升

在事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作開展期間，少不了檔案管理隊伍的支持。因此，提升檔案管理隊伍成員素質水平至關重要。但是，從現(xiàn)狀來看，相關事業(yè)單位檔案管理隊伍素質水平尚且有待提升[10]。究其原因，一方面，相關事業(yè)單位檔案管理隊伍成員數(shù)量不足，專業(yè)水平有限，大部分管理人員雖然具備傳統(tǒng)檔案管理工作經(jīng)驗，但是缺乏檔案信息化管理經(jīng)驗，在此情況下再加上自身難以與時俱進、積極主動學習信息化檔案管理知識、方法技巧等，則會在實際檔案管理工作中感到力不從心，難以將自身作用充分有效地發(fā)揮出來。另一方面，單位未能針對檔案管理人員開展定期培訓教育，尤其是在檔案信息化技術、信息化管理方法方面的培訓指導缺少，這樣檔案管理人員的知識體系、專業(yè)技能便難以得到與時俱進的更新，進而難以完全勝任事業(yè)單位文書檔案信息化建設管理工作，最終影響文書檔案信息化建設管理工作的效率及質量。

三、網(wǎng)絡時代事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設的具體措施分析

為解決事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作現(xiàn)狀問題，提高信息化建設工作效率及質量，則需落實有效的解決措施。具體而言，主要解決措施包括：

（一）充分重視文書檔案管理信息化建設，完善信息化建設制度

提高對文書檔案管理信息化建設工作的重視，是在網(wǎng)絡時代背景下事業(yè)單位做好此項工作的首要前提。一方面，相關事業(yè)單位領導層需以身作則，充分重視文書檔案管理信息化建設工作的開展，對檔案管理工作人員、業(yè)務部門工作人員起到引導作用，革新管理理念，用現(xiàn)代化、信息化理念思維，加深對文書檔案管理信息化建設工作的認識。使傳統(tǒng)文書紙質檔案管理單一化的模式，逐步朝向紙質檔案與電子檔案并行的管理模式，并以文書檔案管理信息化建設為主、紙質檔案管理為輔，充分體現(xiàn)文書檔案信息化資源在事業(yè)單位中的作用。另一方面，需在文書檔案管理信息化建設工作開展期間，投入充足的建設資金，引進信息化建設所需軟硬件設施設備及技術等，比如計算機電腦設備、掃描儀、打印機、存儲柜等等，以及大數(shù)據(jù)分析技術、計算機技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、信息存儲技術等，使文書檔案管理信息化建設的物資設施設備及技術需求得到充分有效的滿足[11]。此外，還需完善信息化建設制度，通過文書檔案精細化管理制度的構建，嚴格規(guī)范落實，使文書檔案從收集到整理分析、存儲管理、后期利用全過程的質量及安全性得到有效保證。通過崗位責任制的制定及實施，明確檔案管理人員崗位工作職責，將責任落實到個人，規(guī)范、約束檔案管理工作人員的工作行為，使文書檔案管理信息化建設工作井然有序、安全開展。

（二）構建完善的信息化管理平臺，加強文書檔案管理與實際業(yè)務的關聯(lián)性

基于網(wǎng)絡時代背景下，為了提高事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作質量水平，需構建完善的信息化管理平臺，將平臺共享、共建的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，然后對檔案管理信息進行匯總處理，使分散的文書檔案資料能夠在信息化管理平臺中得到有效整合，進一步使文書檔案實現(xiàn)加工、存儲、保密、查詢一體化工作運行模式。與此同時，在構建完善的信息化管理平臺的基礎上，需將該平臺的信息共享優(yōu)勢充分體現(xiàn)出來，在檔案信息共享機制的支持下，提供相應的文書檔案資源共享服務，使文書檔案資源的利用率得到有效提升，將文書檔案的價值得到最大化發(fā)揮，使檔案管理工作有序開展。比如，檔案管理工作人員在文書檔案管理工作開展期間，通過云存儲技術的應用，在云存儲終端進行共享文書檔案模塊的設置，使文書檔案實現(xiàn)檔案資源共享。

（三）引進軟硬件安全設施設備及技術，保證檔案管理的安全性

為了做好事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作，并保證此項工作的安全性，需要軟硬件安全設施設備及技術的充分支持，因此需重視對軟硬件安全設施設備及技術的積極引進，在構建文書檔案信息化管理系統(tǒng)的基礎上，引進防火墻技術、安全密鑰技術、殺毒軟件，將這些安全技術合理科學地應用到文書檔案信息化管理系統(tǒng)當中，使系統(tǒng)的安全性得到有效保證，避免文書檔案信息資源受到病毒感染、盜竊等影響。例如：部分文書檔案信息資料具有公開的屬性，而部分文書檔案信息則具有保密的屬性，因此可利用防火墻技術對這些保密文書檔案信息資料起到安全保護的作用，同時聯(lián)合應用應用安全密鑰技術，對保密文書檔案設置相應的查看應用權限，還可以聯(lián)合生物識別技術，使具備權限的人員根據(jù)自身的權限等級，對保密檔案信息資料進行查看、瀏覽、閱讀、下載、利用等。當然在安全密鑰技術的加持下，針對保密文件進行加密處理，對具體的加密期限、時間進行設定，可以使文書檔案信息的安全性得到有效增強。此外，為了全面提升文書檔案的安全性，對于檔案管理工作人員來說，還需對文書電子檔案進行及時備份處理，即將文書檔案信息存儲至移動硬盤、光盤等載體當中，然后通過相應的數(shù)據(jù)備份，使服務器存儲、本級備份實現(xiàn)安全雙保險。當然，還可以對實物、介質進行存儲及備份，使文書檔案信息資源的提取共享、保密保護更加方便及高效。

（四）加強培訓，提升檔案管理隊伍綜合素質水平

在事業(yè)單位文書檔案信息化管理建設工作開展期間，檔案管理隊伍發(fā)揮了至關重要的作用。因此，需采取有效措施，提升檔案管理隊伍綜合素質水平。一方面，相關事業(yè)單位領導需發(fā)揮自身崗位職能作用，做好檔案管理隊伍成員的引領、指導工作，使檔案管理人員能夠積極主動學習文書檔案信息化管理相關知識、技巧，樹立與時俱進的思想理念，通過自主學習，不斷提升自身管理業(yè)務能力水平，保證能夠完全勝任文書檔案信息化管理崗位工作。另一方面，事業(yè)單位方面需重視檔案管理專業(yè)人才的引進，加強與當?shù)馗咝Ｖg的合作，從高校引進專業(yè)素養(yǎng)水平高的檔案專業(yè)人才，使單位檔案信息化建設工作能夠獲得高校專業(yè)人才的充分支持。在招聘檔案管理人才過程中，可采取擇優(yōu)招聘方法，并對招聘進來的檔案管理人才加強崗前培訓[12]。此外，對于在職檔案管理人員，需定期開展業(yè)務能力培訓，側重對檔案管理人員信息技術、信息化管理方法技巧等方面的培訓，通過培訓提高檔案管理隊伍綜合素質水平。當然，考慮到培訓工作的有效性，需制定完善的培訓考核制度，對考核達標的人員，方可持證上崗；而對于考核未達標的人員，則需繼續(xù)考核，直至考核達標為止。在此基礎上，全面提升檔案管理隊伍綜合素質水平，為事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作質量的提升提供充分有效的人才保障支持。

綜上所述，基于網(wǎng)絡時代背景下，事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作的開展，有助于改進傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，提高文書檔案管理工作效率，并使事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標。與此同時，鑒于目前事業(yè)單位在文書檔案管理信息化建設工作期間仍存在一些問題，因此需提高重視，完善信息化建設制度；并且，還需對完善的信息化管理平臺進行構建，使文書檔案管理與實際業(yè)務之間的關聯(lián)性得到有效強化。通過對軟硬件安全設施設備及技術的應用，保證檔案管理的安全性。此外，通過招聘、培訓等方式，提升檔案管理隊伍綜合素質水平?？傊嘈磐ㄟ^做好以上方面工作，事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設工作質量水平將能夠得到全面提升，進一步為事業(yè)單位整體檔案管理工作的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。