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        藏品信息管理軟件在文物庫(kù)房管理中的應(yīng)用

        2022-12-26 00:57:06宋歌
        關(guān)鍵詞:賬目庫(kù)房藏品

        □宋歌

        伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),海量的數(shù)據(jù)庫(kù)成為現(xiàn)代信息化社會(huì)的自由資源。 在此發(fā)展契機(jī)之下,文物保管單位趁勢(shì)而上,將以大數(shù)據(jù)的信息化數(shù)字化技術(shù)為表現(xiàn)的新一代移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于切實(shí)的管理活動(dòng)之中,使得文物的藏品管理工作能夠朝著“讓文物說(shuō)話”的方向快速發(fā)展。在后現(xiàn)代化社會(huì),人們的生活需求已從原始的物質(zhì)層次追求轉(zhuǎn)向更高層次的精神追求,這就意味著傳統(tǒng)社會(huì)單純憑借人工管理的手段將會(huì)逐漸在時(shí)代競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境中被淘汰,文物的功能性、觀賞性以及利用性迫切需求文物藏品信息管理軟件的開發(fā)與使用。

        一、藏品信息管理軟件的發(fā)展與當(dāng)前形勢(shì)

        中國(guó)是一個(gè)具有悠久歷史的國(guó)度,在歷史的長(zhǎng)河中產(chǎn)生了豐富的文物資源。 文物保護(hù)工作,責(zé)任重大,任務(wù)繁重。在管理日益現(xiàn)代化的今天,傳統(tǒng)的藏品人工管理模式因?yàn)楣逃械谋4嫫款i逐漸暴露出來(lái),并與現(xiàn)代社會(huì)人們的高文化需求與文化利用發(fā)生難以調(diào)和的矛盾沖突。 因此,國(guó)內(nèi)級(jí)別相對(duì)較高且具有經(jīng)濟(jì)實(shí)力的文博單位,憑借“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展契機(jī), 針對(duì)文物保管的實(shí)際需求,開始開發(fā)與使用藏品信息管理軟件。 繼2014 年全國(guó)可移動(dòng)文物普查數(shù)據(jù)之后,藏品信息管理軟件的開發(fā)與推廣在全國(guó)范圍內(nèi)廣泛展開,將文物管理信息化模式推向了數(shù)字化與智能化管理的新方向。

        二、藏品信息管理軟件中加入虛擬化庫(kù)房建設(shè)的必要性

        在藏品信息管理軟件中加入虛擬化庫(kù)房元素,不僅可以減少物質(zhì)空間的占用,而且還可以實(shí)現(xiàn)藏品管理的數(shù)字化操作控制。目前,在虛擬化庫(kù)房建設(shè)過(guò)程中,藏品的編目、統(tǒng)計(jì)與檢索工作可以變得更加高效。比如在排架方式的處理上,網(wǎng)絡(luò)式排架可以有效地避免人工管理尺寸丈量的偏差。此外,實(shí)現(xiàn)藏品庫(kù)房建設(shè)虛擬化,還可以保證藏品檔案的生動(dòng)化、形象化,彌補(bǔ)了傳統(tǒng)藏品管理方式的檔案制作局限。

        管理者在藏品信息管理軟件中融入虛擬庫(kù)房因素, 極大地改變了傳統(tǒng)工業(yè)文明滲透的未知性,沖撞著原有的心理認(rèn)知舒適區(qū), 對(duì)方便藏品存儲(chǔ)、校驗(yàn)、傳播藏品文化價(jià)值具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

        三、定制藏品信息管理軟件應(yīng)遵循的原則

        1.保證庫(kù)房管理的精確性。 由考古發(fā)掘途徑獲取的文物藏品,通常會(huì)有種類與質(zhì)地之分,為了更科學(xué)化、 系統(tǒng)化地對(duì)所收集的文物藏品進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理,就需要對(duì)藏品進(jìn)行編目入庫(kù),以保證藏品的庫(kù)房管理工作有序展開。當(dāng)前,我國(guó)大多數(shù)博物館已在行業(yè)內(nèi)部形成了一定的編目共識(shí), 根據(jù)使用對(duì)象將藏品目錄大致分為公用目錄與工作目錄, 其主要目的在于區(qū)別內(nèi)外部的適用范圍。 此外,庫(kù)房管理還需要加強(qiáng)入庫(kù)排架的流程管理。一般情況下,管理人員將文物藏品做好分類之后,會(huì)對(duì)同類藏品進(jìn)行有針對(duì)性的入庫(kù)排架處理, 在標(biāo)明藏品具體位置之后進(jìn)行及時(shí)清點(diǎn), 以保證文物藏品的完整性。

        2.便于賬目管理的高效化。 藏品賬目,作為我國(guó)科學(xué)文化建設(shè)工作的重要組成內(nèi)容, 是統(tǒng)計(jì)國(guó)家現(xiàn)有文化財(cái)產(chǎn)的關(guān)鍵文獻(xiàn)依據(jù)。 伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益成熟,數(shù)字博物館應(yīng)運(yùn)而生,成為現(xiàn)代信息社會(huì)中公認(rèn)的文明成果。當(dāng)前,在大數(shù)據(jù)的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)下, 我國(guó)文博單位文物藏品賬目信息化管理的實(shí)現(xiàn),主要是通過(guò)Excel 與可移動(dòng)文物普查軟件來(lái)保證。在社會(huì)信息化進(jìn)程中,許多文物保護(hù)與管理單位為了防止傳統(tǒng)賬本老化、磨損等弊端,通過(guò)Excel 表格,將紙質(zhì)賬目逐條逐項(xiàng)進(jìn)行采集,以保證錄入、導(dǎo)出以及打印等各項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)。在藏品綜合管理信息系統(tǒng)中,可以通過(guò)增設(shè)文物照片、基本信息的方式, 來(lái)達(dá)成方便日后查詢與單位內(nèi)部提用、歸庫(kù)等功能。 這是實(shí)現(xiàn)賬、物對(duì)照的有效手段。

        3.優(yōu)化庫(kù)藏管理單位的管理流程。 當(dāng)前,“讓文物活起來(lái)”, 已成為現(xiàn)代文博事業(yè)的發(fā)展導(dǎo)向,也是藏品合理開發(fā)與利用的現(xiàn)代公共文化建設(shè)的方向。藏品信息管理軟件的充分應(yīng)用,將原始的藏品管理平面化方式從現(xiàn)代科技方式中脫離出來(lái),使藏品信息的準(zhǔn)確性和信息管理的規(guī)范化都依賴于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù), 讓藏品管理在信息化優(yōu)勢(shì)的作用下更加立體與生動(dòng)。現(xiàn)階段,有藏品庫(kù)房管理機(jī)構(gòu)的單位,在庫(kù)藏文物的管理中,不僅要依據(jù)相關(guān)的文物保管法律法規(guī)對(duì)保管單位現(xiàn)有的庫(kù)藏文物進(jìn)行及時(shí)接收與排架, 還需要遵循業(yè)務(wù)人員交接的基本規(guī)則,在保證業(yè)務(wù)服務(wù)的前提下,對(duì)管理方式進(jìn)行精準(zhǔn)判斷,并及時(shí)將數(shù)據(jù)、圖片資料進(jìn)行出入庫(kù)統(tǒng)計(jì), 保證后期能夠快速有效地查詢到藏品相關(guān)信息與有關(guān)負(fù)責(zé)人員。 努力開拓藏品信息管理途徑,活化現(xiàn)有的文物資源,提高庫(kù)藏管理人員的工作效率, 也是未來(lái)藏品管理建設(shè)的方向與關(guān)鍵。

        四、在庫(kù)房建設(shè)中構(gòu)建藏品信息管理軟件的目標(biāo)

        1.規(guī)范化管理。 考古發(fā)掘單位庫(kù)房文物管理工作,不是簡(jiǎn)單地做好保存就可以,而是要對(duì)庫(kù)藏文物進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理。 藏品信息管理軟件,是針對(duì)文博單位具體業(yè)務(wù)內(nèi)容產(chǎn)生的。 軟件設(shè)計(jì)之前,應(yīng)認(rèn)真、仔細(xì)地了解單位業(yè)務(wù)現(xiàn)狀、要達(dá)成的功能,并將其以流程化的形式表達(dá)出來(lái)。在這個(gè)過(guò)程中,不能加入自己的理解,也不能想當(dāng)然地去畫流程圖, 藏品管理人員一定要和設(shè)計(jì)人員進(jìn)行溝通和確認(rèn), 最大程度地還原實(shí)際在運(yùn)作的業(yè)務(wù)流程,避免忽略核心環(huán)節(jié)。 業(yè)務(wù)流程的似是而非,會(huì)導(dǎo)致藏品信息管理軟件的模塊不能落在實(shí)地,最終影響文物庫(kù)房的規(guī)范化管理。需要注意的是,涉及狀態(tài)變化的操作流程, 除了要定義操作流程以外,還要有狀態(tài)流轉(zhuǎn)圖,如藏品借展等狀態(tài),要清楚定義每種狀態(tài)之間的相互關(guān)系, 以及發(fā)生狀態(tài)變化的必要因素。

        2.高效化管理。 傳統(tǒng)的藏品賬目管理,基本都是通過(guò)手工完成的, 盡管藏品賬目按入藏先后順序或質(zhì)地或時(shí)代或不同專題進(jìn)行分類排列, 但由于格式固定,藏品賬目職能單一化,翻閱查詢時(shí)不僅效率低下,難以及時(shí)、準(zhǔn)確地提取相關(guān)數(shù)據(jù),而且會(huì)給紙質(zhì)賬目帶來(lái)一定損耗。 藏品綜合管理信息系統(tǒng),在傳統(tǒng)藏品賬目管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行拓展,將傳統(tǒng)紙質(zhì)賬目、 檔案中的內(nèi)容轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息的同時(shí),根據(jù)管理者的需要,增設(shè)藏品入庫(kù)、信息管理、陳列展覽、學(xué)術(shù)科研、查詢統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理等相關(guān)模塊,隨時(shí)迅速匯總、查詢賬目信息,實(shí)現(xiàn)賬目高效化管理[1]。

        3.安全。 藏品安全工作,一直是文博單位的重中之重, 與藏品相關(guān)的藏品信息管理軟件的安全性也至關(guān)重要。數(shù)據(jù)的不安全,意味著藏品實(shí)物存在著安全隱患。系統(tǒng)里的藏品數(shù)據(jù)遺失,可能會(huì)造成藏品實(shí)物的遺失。需要重點(diǎn)考慮的,主要有三個(gè)方面:一是用戶程序安全(包括是否明確區(qū)分系統(tǒng)中不同用戶權(quán)限、用戶登錄密碼是否可見可復(fù)制、系統(tǒng)中會(huì)不會(huì)出現(xiàn)用戶沖突等);二是系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全(采取的防護(hù)措施是否有效、系統(tǒng)是否存在木馬病毒、有無(wú)網(wǎng)絡(luò)漏洞等);三是數(shù)據(jù)庫(kù)安全(系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性、系統(tǒng)數(shù)據(jù)可管理性、系統(tǒng)數(shù)據(jù)可備份及恢復(fù)能力)。

        4.實(shí)用。 藏品信息管理軟件,不僅需要體現(xiàn)當(dāng)前技術(shù)和管理的需要,同時(shí)還需充分考慮實(shí)用性,滿足當(dāng)前各層次、各環(huán)節(jié)應(yīng)用管理中數(shù)據(jù)處理的便利性和可行性,在實(shí)用的基礎(chǔ)上逐步向科學(xué)化、自動(dòng)化過(guò)渡。盡量降低用戶的認(rèn)知成本和學(xué)習(xí)成本,降低操作復(fù)雜度,提升操作友好性。

        5.兼容。 2012 年10 月,國(guó)家啟動(dòng)第一次全國(guó)可移動(dòng)文物普查工作,至2016 年12 月,所有文博單位都完成了本單位的藏品清庫(kù)、賬物核對(duì)工作,并根據(jù)需要,采集、補(bǔ)充和完善了相關(guān)藏品信息。之后,文博單位的藏品信息化建設(shè)和管理,多通過(guò)電子表格和可移動(dòng)文物信息采集系統(tǒng)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)和完成。 在此背景下,為避免資源浪費(fèi),提高工作效率, 藏品信息管理軟件的建設(shè)應(yīng)以現(xiàn)有條件為基礎(chǔ),充分利用現(xiàn)有成果,結(jié)合單位現(xiàn)有的信息資源與實(shí)際情況,科學(xué)整合現(xiàn)有資源,通過(guò)電子表格與國(guó)家可移動(dòng)文物信息采集系統(tǒng)兼容, 實(shí)現(xiàn)文物信息管理自由切換與轉(zhuǎn)化。

        五、結(jié)語(yǔ)

        大數(shù)據(jù)時(shí)代, 信息化軟件是國(guó)內(nèi)文博行業(yè)競(jìng)相開發(fā)利用的信息數(shù)據(jù)資源方式。 伴隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展, 信息化建設(shè)不再單純地作為技術(shù)的身份存在,而是更多地被融于管理的實(shí)踐過(guò)程當(dāng)中。因此,有藏品庫(kù)房管理的單位,在進(jìn)行藏品信息管理軟件個(gè)性化定制的過(guò)程中, 管理者應(yīng)在日常庫(kù)房管理工作中摸清文物信息化、數(shù)據(jù)化的秉性,積極與可移動(dòng)文物普查信息軟件進(jìn)行兼容, 并有效地將藏品的庫(kù)房管理深度、廣度與藏品信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化技術(shù)手段進(jìn)行精準(zhǔn)高效的融合,讓藏品信息管理軟件普遍應(yīng)用于文博系統(tǒng)的文物庫(kù)房管理之中,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)藏品的精準(zhǔn)管理保護(hù)、合理開發(fā)利用。

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