翁 非，唐泉彬，蘇雅林，盧偉龍，陳 斌

（1.國網(wǎng)福建省電力有限公司，福建 福州 350003；2.國網(wǎng)福建省電力有限公司 莆田供電公司，福建 莆田 351100；3.國網(wǎng)福建省電力有限公司 泉州供電公司，福建 泉州 362000；4.福建億榕信息技術(shù)有限公司，福建 福州 350003）

0 引言

據(jù)相關(guān)調(diào)查，因突發(fā)事故對企業(yè)造成損失的現(xiàn)象不在少數(shù)。目前，不少企業(yè)管理層已經(jīng)開始重視對突發(fā)事件的預防和處理，但是仍然忽視了檔案管理工作在應對突發(fā)事件中所起到的作用。在應急服務中，檔案管理可為突發(fā)事件的處理提供重要信息，輔助管理人員高效地完成應急處理工作。因此，企業(yè)實施檔案應急服務一體化管理勢在必行。

1 企業(yè)檔案應急服務管理存在的問題

1.1 檔案資源管理相關(guān)制度不夠健全

檔案資源管理相關(guān)制度不夠健全是影響企業(yè)檔案應急服務管理工作的重要問題，其主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一是相關(guān)工程項目的檔案信息有所缺失，信息不完善，導致檔案查找過程需要消耗大量的時間，甚至即使找到檔案，也難以在其中找到有用的信息。二是相關(guān)應急服務和突發(fā)事件處理的各類信息資料等缺少整理和歸類，通常這些資料分散于企業(yè)的各個部門中，未能集中存檔管理，導致在應對突發(fā)事件時難以迅速找到和利用相關(guān)信息，影響了檔案的利用效率，進而影響應急服務的順利開展。

1.2 檔案部門參與度較低

就當前企業(yè)檔案應急管理情況來看，雖然很多企業(yè)已經(jīng)開始重視對突發(fā)事件的預防和處理，并建立了相應的制度和規(guī)定指導應急工作的開展，其中包括對大面積停電、洪澇、地震災害等各類突發(fā)事件的應急預案的制訂；但就突發(fā)事件實際處理情況來看，在應急救援過程中，發(fā)揮主要力量的還是調(diào)度、安監(jiān)和運維檢修等部門，而檔案部門的參與度仍然較低。由于檔案部門參與度較低，工作流程和職責定位等都不夠明確，因此難以為相關(guān)部門做出科學決策提供重要的數(shù)據(jù)支撐，難以發(fā)揮檔案信息應有的價值[1]。

1.3 應急信息服務效率低

對于應急服務而言，其整體質(zhì)量直接收信息的及時性、準確性的影響，若是不能保證信息服務質(zhì)量，那么應急行動也將受到限制。目前，可支撐企業(yè)有效開展應急活動的信息較為分散，缺少集中處理的過程，在應急過程中需要針對其中多個部門的信息資料等進行查找和調(diào)取，嚴重影響應急處置效率。同時，目前大多數(shù)企業(yè)仍然沒有設(shè)置針對突發(fā)事件的檔案應急管理職位，并且管理信息化程度較低，各類信息仍然需要依靠人工查找，這在很大程度上降低了應急服務管理效率。

2 企業(yè)檔案應急服務一體化管理的實踐途徑

企業(yè)檔案管理涉及研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營等多個環(huán)節(jié)，其中的信息資料內(nèi)容較為廣泛，對于企業(yè)而言是十分寶貴的資源。突發(fā)事件對企業(yè)檔案的威脅較大，同時影響企業(yè)的公共秩序。加強企業(yè)檔案應急服務一體化管理能夠高效利用檔案協(xié)助應對突發(fā)事件，并通過規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理方式提高應急服務質(zhì)量，保護檔案信息的完整性和安全性。由此可見，檔案對企業(yè)來說十分重要，其中資料信息對企業(yè)的業(yè)務經(jīng)營和發(fā)展有著重要影響。檔案應急服務管理能夠保障企業(yè)業(yè)務的連續(xù)性，避免企業(yè)遭受突發(fā)事件的影響，幫助企業(yè)盡快恢復秩序并保證檔案的安全性，維護企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2.1 加強企業(yè)檔案應急服務基礎(chǔ)建設(shè)

對于企業(yè)檔案應急服務一體化管理建設(shè)和實踐而言，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是重要保障，同時也是前提和基礎(chǔ)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括對檔案庫房的建設(shè)、人才隊伍的建設(shè)及安全設(shè)施的建設(shè)。

對于檔案庫房的建設(shè)，企業(yè)應根據(jù)自身實際情況規(guī)劃建設(shè)相應的檔案室，為檔案管理工作的順利開展提供堅實的基礎(chǔ)。同時，企業(yè)應加大投資力度，結(jié)合自身需求，置辦電動檔案密集柜、智慧檔案系統(tǒng)、檔案中心控制設(shè)備等各類現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，實現(xiàn)對檔案的安全高效管理。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應按照相關(guān)規(guī)定和要求設(shè)置檔案保密室，對內(nèi)部重要信息和保密文件等單獨保存，保障檔案信息的完整性和安全性。在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)也可將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，使其在企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)全景呈現(xiàn)，為更好地開展應急服務打下基礎(chǔ)。

安全建設(shè)主要以提高檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)水平為主要途徑，實現(xiàn)對檔案的更高效管理。企業(yè)應加強對檔案辦公室和檔案庫的更新建設(shè)，配備相應的安全設(shè)施，根據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求，對技術(shù)用房、閱覽室等加強建設(shè)，并確保其內(nèi)部的防火、防盜、防潮、防高溫等設(shè)施完善，避免檔案受到各種外界因素的影響而難以完整保存。

專業(yè)人才建設(shè)可為檔案應急服務一體化建設(shè)提供重要的人力保障。對此，企業(yè)可以加強對專業(yè)人才的吸納，可適當招收兼職檔案人員并對其進行專業(yè)培訓，通過線上線下相結(jié)合的培訓方式，提高全體檔案管理人員的專業(yè)知識和技能水平。為了使檔案管理人員在面對突發(fā)事件時能快速查詢并利用好檔案信息，必須加強對其在檔案管理和查詢等方面的培訓，并不斷增強其歸檔意識[2]。同時，可以在特殊時期通過制作宣傳海報、召開專題會議等方式加強對企業(yè)檔案應急服務管理工作重要性的宣傳，提高全體檔案人員的工作積極性，使其在檔案應急服務管理工作中發(fā)揮應有的作用。

2.2 強化企業(yè)檔案應急服務技術(shù)支撐

技術(shù)是企業(yè)檔案應急服務不可缺少的條件，只有不斷優(yōu)化和完善技術(shù)體系，才能為檔案應急服務管理提供更有力的支撐。建立檔案管理室時，企業(yè)要設(shè)置必備的消防系統(tǒng)和防盜門禁，以此保證檔案的安全性。檔案室要定期做好通風、除濕處理，加強對室內(nèi)溫度的監(jiān)測，避免溫度變化過大影響檔案的存檔效果。檔案室內(nèi)要設(shè)置監(jiān)控設(shè)備、報警系統(tǒng)等，做好出入管理工作。同時，可以使用密集架對檔案進行雙重保護，保證檔案存儲的質(zhì)量，為后續(xù)更好地開展檔案應急服務打下基礎(chǔ)。

除了要加強對檔案的保護技術(shù)，還要做好搶救維修技術(shù)的優(yōu)化升級。企業(yè)檔案在保存過程中很可能會出現(xiàn)由于各種原因?qū)е碌臋n案破損問題，尤其在面對突發(fā)事件時，利用檔案的過程可能會對其造成一定的破壞，檔案長時間地存放也可能會出現(xiàn)老化、霉化甚至字跡褪色或受到污染等問題。因此，管理人員應將檔案進行分類存儲，并定期對檔案進行檢查和維護，有序地對破損檔案進行修復。在修復過程中，針對常見的老化問題，可以利用數(shù)字化技術(shù)對其中的內(nèi)容進行翻拍，對檔案進行搶救和修復。在技術(shù)應用的過程中需不斷針對各類問題進行技術(shù)研究和引進，全方位地保障檔案信息的安全。

2.3 利用信息技術(shù)保障檔案應急服務安全

電子檔案管理是檔案管理中的重點，是決定企業(yè)面對突發(fā)事件時檔案查詢效率的關(guān)鍵。在檔案信息管理中，常常會出現(xiàn)硬件設(shè)備的缺陷、軟件的漏洞和技術(shù)隱患等問題，或者安全設(shè)施使用不當導致檔案系統(tǒng)受到損壞，造成檔案信息被損壞、篡改甚至是刪除等問題。因此，企業(yè)要制定檔案安全管理制度，實行檔案的分級分類管理，設(shè)定相應的安全等級標準，嚴格按照要求對檔案加強管理。在內(nèi)網(wǎng)設(shè)置相應的監(jiān)管和運維人員，對檔案的收集、整合、傳輸、儲存等各環(huán)節(jié)加強信息化管理。信息技術(shù)是檔案信息安全管理中不可或缺的，能夠有效提高檔案信息管理質(zhì)量和效率。對此，應利用信息技術(shù)對各類信息進行集中管理，并不斷優(yōu)化和完善信息技術(shù)，使其在檔案安全管理中發(fā)揮更重要的作用[3]。此外，對企業(yè)電子檔案應建立等級保護制度，根據(jù)檔案的類別和用途制定不同的安全等級和采用針對性的保護措施，加大對各類檔案信息的保護管理效果。針對不同的檔案類型，可以通過復制管理和替代管理兩種方式加強管理，使其能夠長期且安全儲存。對電子檔案儲存系統(tǒng)加強處理，將原始數(shù)據(jù)分別存放在移動硬盤、移動光盤和系統(tǒng)數(shù)據(jù)內(nèi)，將三者統(tǒng)一管理，全面保障檔案信息的安全性。

2.4 加強檔案應急服務制度管理

對于檔案應急服務制度管理而言，必須加強對檔案安全管理制度的建設(shè)和對檔案突發(fā)事件應急管理制度的建設(shè)。首先，應健全檔案安全管理制度，將安全管理落實到檔案管理的全周期，針對收集、分類、查詢乃至于銷毀環(huán)節(jié)都需制定安全管理制度，同時結(jié)合人員管理制度等，加強責任追究，確保檔案安全。在企業(yè)建立安全管理組織時，可以以檔案辦公室作為核心、其余部門參與管理的方式，統(tǒng)一和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的檔案安全管理工作，實現(xiàn)對檔案資料的全面收集和整合，使檔案在統(tǒng)一的管理制度下實現(xiàn)高效存儲和利用。

檔案突發(fā)事件應急管理制度的建設(shè)，需要依據(jù)相關(guān)規(guī)定和文件的要求進行。此外，要加強對突發(fā)事件的風險識別和評估，對風險的類型和危害程度等加以分析，判斷風險等級，并針對風險的預估情況制定相應的防范對策，及時規(guī)避或降低風險的危害[4]。對于進出檔案庫房的人員要做好詳細的出入登記，對檔案情況進行隨時調(diào)查和管理，定期監(jiān)控庫房情況并檢修庫房設(shè)備等。

除此之外，需建立安全組織小組專門負責檔案管理工作，以此加大對檔案的管理力度。組織小組要對檔案管理工作進行分級領(lǐng)導，定期或隨機抽查檔案的管理情況，并做好相應的檔案統(tǒng)籌工作，確保對檔案的全面管理，為提高其應急服務質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

2.5 完善檔案應急服務保障體系

完善檔案應急服務保障體系是實現(xiàn)企業(yè)檔案應急服務一體化管理的關(guān)鍵，也是最重要的環(huán)節(jié)之一。檔案應急服務保障體系的建設(shè)要以預防突發(fā)事件或有效處理突發(fā)事件為主要目的，避免突發(fā)事件對檔案工作造成影響，盡可能地降低突發(fā)事件對檔案資源造成損壞，保障檔案安全，維護企業(yè)秩序。在檔案應急服務保障體系建設(shè)中，應堅持“預防與處理相統(tǒng)一”的原則，實現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導下的分級處理，確保各方的高度協(xié)調(diào)，以最快的速度解決突發(fā)事件。在制訂應急預案之前，要對突發(fā)事件的類型和危機程度加以分析，針對分析結(jié)果采取相應的應急處理措施。在實際管理中，突發(fā)事件可能不止一個，而且多個突發(fā)事件之間還可能存在一定的關(guān)聯(lián)性，因此必須加強對突發(fā)事件的深入分析和統(tǒng)籌管理。在對突發(fā)事件級別進行判斷的過程中，可以將其根據(jù)事件類型、影響范圍和危害程度分為不同級別，如一般等級、較大等級、重大等級和特重大等級，針對各類等級情況制定相對應的處理和管理措施。

建立檔案應急管理機構(gòu)并明確其職責。建立檔案應急管理機構(gòu)，將檔案管理總負責人作為首要管理者，主要負責檔案安全和應急服務工作。檔案室負責人作為第二管理者，主要針對實際情況制訂應急方案，二者皆為主要負責人。在明確的分工下，各自完成相應的工作，并將責任落實到個人，保障檔案應急管理工作的有序且高效進行。與此同時，建立相應的預警機制，完善企業(yè)內(nèi)部的檔案監(jiān)測系統(tǒng)和預警系統(tǒng)，對潛在的風險加以預測，并將預測的風險等級上傳和發(fā)布，為相關(guān)人員應對突發(fā)事件提供重要的依據(jù)。

在完善檔案應急服務保障體系中，要加強對信息通道的建設(shè)并保持信息的順暢傳遞，在預警期間和應急處理期間，要保證各溝通渠道的通暢性，實現(xiàn)內(nèi)部信息的無障礙交流，同時要注意信息的保密性。對于檔案應急服務管理中涉及的部門和個人要做好教育引導工作，避免其出現(xiàn)泄露重要信息的情況。此外，要加強應急處理善后工作，在突發(fā)事件處理結(jié)束后，根據(jù)實際情況制訂恢復方案，將搶救前后受到影響甚至受到損壞的檔案要按照相應的搶救方案加以處理和修復，并將應急處理中所利用到的檔案及時歸檔，保證檔案信息的完整性[5]。同時，將此次的應急事件處理情況及時整合到檔案中進行集中管理。

為了提高檔案應急服務管理質(zhì)量和效率，增強實踐力度，還需加強宣傳教育工作并對相關(guān)人員做好培訓和演練。企業(yè)在管理過程中，要不斷提高檔案人員的專業(yè)能力，使其具有較強的應急意識和能力，不斷在實踐演練中鍛煉其處理突發(fā)事件的能力。在日常工作過程中，檔案管理人員要具備發(fā)現(xiàn)隱藏風險和分析解決問題的能力，并在處理應急事件中保持冷靜，配合各相關(guān)部門展開高效的服務和管理工作。

3 結(jié)論

綜上所述，企業(yè)檔案應急服務一體化管理對企業(yè)發(fā)展而言具有重要影響。目前，企業(yè)在突發(fā)事件處理中仍存在檔案部門參與度較低或檔案信息不完善等問題，要想提高應急服務質(zhì)量，就要從檔案管理角度出發(fā)，必須加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、強化技術(shù)支撐、加大信息技術(shù)的利用效果、加強制度建設(shè)并完善檔案應急服務保障體系，保障企業(yè)運營的安全。