楊利軍 高劍蘭 何欣彤

（1.中山大學信息管理學院，廣東廣州，510006；2.深圳市創(chuàng)世紀機械有限公司，廣東深圳，518125）

一、 引言

“檔隨人走”是人事檔案管理的基本原則。但由于各種原因，國有企業(yè)（以下簡稱“國企”）普遍存在離職人員人事檔案未能按期轉出的情況，這給國企的人事檔案管理帶來了負擔與風險。首先，人事檔案的積壓增大了清理難度，增加了國企的管理成本及保管風險；其次，部分國企面臨人事檔案保管權限和機要快遞資格取消所帶來的非法保管人事檔案及轉遞人事檔案的難題；再次，離職人員人事檔案查找利用難，甚至產(chǎn)生“棄檔族”為補檔案花萬元［1］的現(xiàn)象。

當前，學者們關于人事檔案未按期轉出的研究主要聚焦于“棄檔”“死檔”［2-4］等問題，對人事檔案超期存放并未引起充分重視。根據(jù)調研，行政機構的人事檔案管理相對規(guī)范，超期存放現(xiàn)象較少，但超期現(xiàn)象在國企中普遍存在。為此，本文以國企“離職人員人事檔案超期存放”為研究主題，以期改進實際工作。

2018年印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）第二十五條規(guī)定：“干部人事檔案管理權限發(fā)生變動的，原管理單位的干部人事檔案工作機構應當在兩個月內完成轉遞?！保?］1992年印發(fā)的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（以下簡稱《工作規(guī)定》）第十八條規(guī)定：“企業(yè)職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交?！保?］為簡化研究，本文將“離職人員人事檔案超期存放”的標準統(tǒng)一定義為人事檔案在人員離職后2個月內未轉出。

二、 研究過程

首先，通過對國企S公司人事檔案管理員和相關離職人員的訪談，了解該公司離職人員人事檔案管理基本情況以及人事檔案未按期轉出的原因。其次，在更大范圍開展問卷調查，驗證上述問題存在的普遍性與真實性。通過對廣東、湖北、河北等10余省份100家國企的人事檔案管理人員進行問卷調查，最終獲得75份有效問卷。

問卷結果顯示：在75家國企中，離職人員人事檔案存放期限超過2個月的國企比例達到85.33%，而存放超過5年的國企比例達到37.33%。在這些保存有離職人員人事檔案的國企中，離職人員與在職人員人事檔案卷數(shù)之比平均為0.4∶1，最高的達到4.5∶1；保存離職人員人事檔案卷數(shù)最多的國企達到2700卷。上述調查表明，國企普遍存在離職人員人事檔案超期存放的現(xiàn)象。

三、 國有企業(yè)離職人員人事檔案超期存放原因

1.人事檔案管理制度原因

一是離職人員人事檔案接收機構受限。調查結果顯示，62.67%的人事檔案管理員認為離職人員不及時將人事檔案轉出的原因是“新任職機構無人事檔案保管權限”。離職人員傾向將人事檔案轉往戶籍所在地的人才服務機構，以S公司為例，近3年離職人員檔案轉至現(xiàn)工作單位與轉至戶籍地人才服務中心的比例是1∶14。若離職人員戶籍所在地沒有提供網(wǎng)上辦理檔案接收函及檔案托管業(yè)務，多數(shù)離職人員會選擇暫時不予辦理。

二是個人閱檔權受限。有學者指出，超過70%的一線職工不清楚自己的人事檔案包括哪些內容，不清楚職工檔案保管的相關制度與規(guī)范；超過90%的一線職工認為職工檔案只有到退休時才會發(fā)揮作用，平常并不在乎它的保管狀態(tài)如何。［7］因此，離職時忽略人事檔案的存在并將其長期存放在原工作機構。

2.離職人員自身原因

一是離職人員檔案意識不強。70.67%的人事檔案管理員認為“離職人員需要利用人事檔案時”才會辦理人事檔案轉出手續(xù)。目前，攻讀研究生需提供的學習成績單可以通過畢業(yè)學校的檔案館出具，評職稱的學歷認定可以通過在線學歷認證來核實。如果不需要辦理升學、評職稱、遷戶口等事項，可能到退休才需要調取人事檔案。

二是離職人員流動頻繁，但人事檔案轉遞不便。過去，普通人一生之中只在一兩家單位工作直至退休的情況較為常見；而今，多數(shù)人可能經(jīng)常變換工作，甚至離開戶籍地跨省流動。多數(shù)人在離職后，只能將人事檔案轉到戶籍所在地的人才服務機構，對那些工作地、戶籍地不同的人來說，辦理檔案轉遞手續(xù)、利用人事檔案，就會比較麻煩。

3.原工作機構原因

一是部分機構的人事檔案管理人員配置不達標。調查中，只有21.33%的國企有專人從事人事檔案管理工作，其余均是兼職身份。與此同時，僅5名人事檔案管理員畢業(yè)于檔案學專業(yè)，有17名人事檔案管理員既未接受過檔案學的專業(yè)教育，也未參加過相關的崗位培訓。13.33%的人事檔案管理員認為“工作重點是維護在職人員人事檔案，沒時間顧及清理離職人員人事檔案”。

二是部分機構的人事檔案管理工作不規(guī)范。由于《條例》和《工作規(guī)定》對離職人員人事檔案轉出期限規(guī)定不一致，部分國企存在人事檔案管理制度缺失、人事檔案管理制度修訂不及時的情況。即使在制定了轉出期限規(guī)定的國企中，仍有69.3%存在超期存放現(xiàn)象；在未制定轉出期限規(guī)定的國企中，100%保存有離職超過1年人員的人事檔案，66.67%保存有離職超過5年人員的人事檔案。調查還發(fā)現(xiàn)，58.67%的國企在辦理解除勞動合同流程時才告知離職人員轉出人事檔案的要求及期限，37.33%在解除勞動合同后告知。

三是忽視長期影響被動清理。40%的國企“對超出規(guī)定期限未提供檔案接收函的離職人員人事檔案采取‘未清理’的方式”。這種工作方式，忽視了長期超期保存離職人員的人事檔案會產(chǎn)生的嚴重不利影響，如增大清理難度、產(chǎn)生額外工作及承擔額外風險。

4.人才服務機構原因

一是人才服務機構服務手段落后。當前，大部分地區(qū)人才服務機構提供的人事檔案接收函及人事檔案托管手續(xù)均需現(xiàn)場辦理。為辦理檔案轉遞手續(xù)，離職人員需要在現(xiàn)居住地、戶籍所在地、原工作機構間來回跑，整個流程大概需要一個月左右的時間?？缡≌{檔，則會花費更長時間，存在諸多不便。

二是人才服務機構服務范圍不一、限制條件多。根據(jù)《流動人員人事檔案管理服務規(guī)定》（以下簡稱《服務規(guī)定》）第七條［8］，流動人員人事檔案按屬地管理，即由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的人才服務機構進行管理。但在實際工作中，不同地區(qū)的人才服務機構接收范圍并不統(tǒng)一。例如，S公司注冊所在地S市的人才服務機構只接收本市戶籍人員的人事檔案，不僅包括干部檔案還有工人檔案；另一注冊地H市的人才服務機構則同意接收在本地工作的外地戶籍人員檔案，但只接收干部檔案不包括工人檔案；而無論是S市還是H市均不接收從本地工作機構離職的外地戶籍人員人事檔案。同時，人才服務機構限制條件多。部分人才服務機構要求流動人員先提供解除勞動合同證明才出具檔案接收函，但部分國企規(guī)定人員必須提供新檔案保管機構的檔案接收函才能完成離職審批手續(xù)并開具解除勞動合同證明。75家國企中有30.67%如此要求。二者之間的沖突使離職人員無法順利地完成人事檔案轉出手續(xù)。部分人才服務機構要求轉入檔案必須齊全，否則便做退檔處理。但對檔案有缺失的人員而言，人事檔案材料究竟是何時丟失的已經(jīng)難以查明，且補檔手續(xù)麻煩，導致人事檔案無法轉入人才服務機構，只能超期存放在原工作機構。

四、 國有企業(yè)離職人員人事檔案按期轉出解決路徑

1.及時修訂人事檔案管理制度

一方面，建議對《工作規(guī)定》第十八條、《服務規(guī)定》第七條中關于人事檔案接收機構的內容進行修訂，去掉“戶籍所在地”“戶口所在地”的限制條件。只要在當?shù)毓ぷ骰蛏?，本人就可申請轉入人事檔案。這樣，既便于離職人員就近辦理人事檔案存放手續(xù)，也便于國企人事檔案保管權限取消后，將人事檔案整體移交至企業(yè)所在地就近的人才服務機構，解決國企改革改制后面臨的人事檔案轉遞“難”的困境。另一方面，由于從來源內容、整理過程、法律總則等層面看，人事檔案本人閱檔權的實現(xiàn)具有合理性［9］，建議開放限制，人事檔案相對人可以直接查閱人事檔案目錄及部分人事檔案材料。對于經(jīng)本人填寫或確認的、抑或是文件形成后已對外公布的人事檔案材料，應允許本人直接查閱，對于少數(shù)機密材料不宜向其本人開放的，可以限制查閱。這有助于對一般人員普及人事檔案基本知識，保證人事檔案相對人的知情權，同時，也能有效監(jiān)督人事檔案工作的規(guī)范性。

2.通過宣傳、培訓提高人事檔案相對人檔案意識

首先，通過對新入職人員進行人事檔案管理規(guī)定宣傳、管理知識和轉遞流程培訓等，切實提高入職人員檔案意識。其次，在人員離職時，履行告知義務，告知離職人員其人事檔案大致內容、人事檔案的用途和重要性、人事檔案轉出的期限和流程、超期轉出人事檔案的危害并厘清超期存放人事檔案的責任。再次，開展人事檔案專題展覽或講座，公布企業(yè)保管和更新人事檔案的情況，提高員工檔案意識。

3.規(guī)范工作機構人事檔案管理

一是按《條例》規(guī)定，配足人事檔案管理人員。盡量招收檔案學專業(yè)畢業(yè)的人員從事檔案管理工作；對非檔案學專業(yè)畢業(yè)的檔案管理員，應進行上崗培訓。同時，盡量保持檔案管理員的穩(wěn)定性，提高國企人事檔案管理的規(guī)范性，促進離職人員人事檔案按期轉出。

二是完善國有企業(yè)人事檔案管理制度并加強落實。目前，國家出臺的人事檔案管理制度對離職人員人事檔案轉出的前提條件是離職人員提供新保管機構的檔案接收函，并未規(guī)定在未提供新保管機構檔案接收函的情況下原工作機構應如何處理這些離職人員檔案。國企應根據(jù)國家相關法律法規(guī)、本地人才服務機構的規(guī)范完善本單位的人事檔案管理制度。對于離職人員人事檔案超期存放問題，不僅要從制度制定上進行規(guī)范、從制度執(zhí)行上加強落實，還要從工作流程、工作方法、人員溝通和配合上加以改善。將人事檔案管理工作納入企業(yè)績效管理和目標管理，加強過程管控和結果管控，保證離職人員人事檔案按期轉出。

三是重視長期影響主動清理。人事工作人員應和檔案管理員密切配合，及時移交離職人員人事檔案材料并提供離職人員名單等，以促進離職人員人事檔案轉出工作。涉及改革改制工作的國企更需重視離職人員人事檔案的安置工作。通過對外公布離職人員名單、告知離職人員限期辦理人事檔案轉出的規(guī)定和經(jīng)辦人聯(lián)系方式等措施，確保離職人員人事檔案按期轉出。

4.完善人才服務機構工作

一是提高人才服務機構信息化水平。互聯(lián)網(wǎng)時代，人才服務機構應加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”工作，推進開具檔案接收函、查閱利用檔案、到檔情況查詢等業(yè)務全程網(wǎng)上申請辦理，節(jié)省人事檔案相對人在不同地區(qū)之間來回奔波花費的時間和精力，提高離職人員主動轉遞人事檔案的積極性。

二是簡化服務流程、優(yōu)化服務水平。應健全人事檔案管理體制并加強落實人事檔案管理的主體責任，明確和統(tǒng)一人事檔案接收范圍，規(guī)范人事檔案接收工作。對個人委托存檔的，可按照本人意愿，由其現(xiàn)工作單位所在地、居住地、原工作單位所在地或戶籍所在地的流動人員人事檔案管理服務機構負責。流動人員人事檔案比較集中的人才服務機構，應盡快制定并實施在本地就業(yè)、本地離職或居住的非本地戶籍流動人員的人事檔案管理服務相關規(guī)定，并加強落實，簡化人事檔案轉遞手續(xù)和流程、減少轉遞手續(xù)辦理的限制，不得拒收符合存放政策的人員人事檔案。