蔚應(yīng)斌 安徽中煙工業(yè)有限責(zé)任公司合肥卷煙廠

合同履約及驗(yàn)收是采購活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是考核采購的物資、服務(wù)或者工程建設(shè)成果是否符合管理預(yù)期和合同標(biāo)的重要一環(huán)，對于促進(jìn)合同順利履約、提高投入產(chǎn)出比、提升管理效能、優(yōu)化供應(yīng)鏈管理起著至關(guān)重要的作用。目前，大多數(shù)單位在合同管理相關(guān)制度中，雖然提及了合同履約驗(yàn)收，但均未對各類合同履約過程驗(yàn)收環(huán)節(jié)做出明確的程序、方法、要求，導(dǎo)致在實(shí)際工作中驗(yàn)收責(zé)任難以界定、驗(yàn)收形式不規(guī)范、驗(yàn)收成效難以體現(xiàn)，甚至部分環(huán)節(jié)還存在著較大的廉潔風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。為有效解決上述問題，我們以建立合同履約過程標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收模式為切入點(diǎn)，明確履約驗(yàn)收的主體、時(shí)間、方式、程序、內(nèi)容和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。通過引入效能監(jiān)察（效能監(jiān)察是行政監(jiān)察機(jī)關(guān)及其受行政監(jiān)察機(jī)關(guān)委托的組織，在政府的領(lǐng)導(dǎo)下有計(jì)劃、有目的地針對行政管理的效率、效能，以及國有企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營管理的質(zhì)量效果、效率、效益等情況開展的一項(xiàng)監(jiān)督檢查活動(dòng)），以合同履約驗(yàn)收為監(jiān)察對象，對履行合同履約驗(yàn)收的職責(zé)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，緊緊抓住驗(yàn)收責(zé)任、程序方法、結(jié)果運(yùn)用等關(guān)鍵點(diǎn)，通過效能監(jiān)察，自查梳理問題、新建標(biāo)準(zhǔn)制度、優(yōu)化驗(yàn)收流程，進(jìn)一步提高了驗(yàn)收的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化水平，有效地降低合同履約過程驗(yàn)收環(huán)節(jié)的廉潔風(fēng)險(xiǎn)。

一、全面調(diào)查研究，制定合同效能監(jiān)察方案

在制定效能監(jiān)察方案之前，我們對合同履約過程中驗(yàn)收環(huán)節(jié)開展了全面調(diào)研以及合同履約情況專項(xiàng)評查，聽取各方的意見和建議，組織人員進(jìn)行座談?dòng)懻?。在取得共識的基礎(chǔ)上，制定下發(fā)合同效能監(jiān)察方案。按照方案部署和“統(tǒng)一要求、分別負(fù)責(zé)”的原則，成立“合同履約過程驗(yàn)收環(huán)節(jié)”效能監(jiān)察項(xiàng)目組，形成由監(jiān)察部門和合同主管部門牽頭，財(cái)務(wù)、審計(jì)以及各業(yè)務(wù)部門密切配合的工作機(jī)制，建立覆蓋全業(yè)務(wù)鏈的合同管理員隊(duì)伍，圍繞制度執(zhí)行、流程優(yōu)化、勤政廉政、管理缺陷、行為偏差等方面，明確了驗(yàn)收工作的規(guī)章制度建立、落實(shí)及標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況和綜合分析限時(shí)整改三大工作任務(wù)，規(guī)定了自查、復(fù)查、整改、總結(jié)等工作步驟，為全面啟動(dòng)效能監(jiān)察工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。重點(diǎn)做好合同效能監(jiān)察方案以下兩個(gè)方面：

（一）明確合同驗(yàn)收的總體要求

1.確定適當(dāng)合同驗(yàn)收范圍。明確在對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，一次性發(fā)生金額在3萬元以上（含3萬元）的物資采購、建安工程、租賃業(yè)務(wù)、運(yùn)輸業(yè)務(wù)、技術(shù)類業(yè)務(wù)、委托類業(yè)務(wù)、維修類業(yè)務(wù)、勞務(wù)外包等所簽訂的合同，需要組織合同驗(yàn)收工作。

2.驗(yàn)收主體和依據(jù)要清晰和具體。規(guī)定實(shí)施部門是合同履約驗(yàn)收工作的責(zé)任主體，并及時(shí)按合同約定的驗(yàn)收時(shí)間、方式、程序等內(nèi)容組織驗(yàn)收。對外簽訂的合同中的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)或雙方的義務(wù)、質(zhì)量要求、技術(shù)要求等，是履約驗(yàn)收及后評價(jià)的依據(jù)，同時(shí)也包括雙方在履約過程形成的有關(guān)過程或階段驗(yàn)收、單據(jù)、信函等原始文字資料。

3.驗(yàn)收時(shí)間要按合同約定時(shí)間或階段進(jìn)行。原則上按合同約定時(shí)間或階段進(jìn)行，建安類項(xiàng)目按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收，固定資產(chǎn)投資類項(xiàng)目驗(yàn)收在投入使用后進(jìn)行驗(yàn)收，物資采購類項(xiàng)目在到貨確認(rèn)后進(jìn)行驗(yàn)收，服務(wù)類項(xiàng)目在提供相關(guān)服務(wù)后進(jìn)行驗(yàn)收。

4.驗(yàn)收方式要符合實(shí)際要求。項(xiàng)目實(shí)施部門需要根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)、內(nèi)容和合同約定，選擇一種或幾種方式相結(jié)合進(jìn)行驗(yàn)收：階段或?qū)I(yè)驗(yàn)收、現(xiàn)場驗(yàn)收或驗(yàn)證、帶料上機(jī)運(yùn)行驗(yàn)收、會(huì)議評價(jià)、實(shí)物驗(yàn)收。

5.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)要切實(shí)可行。原則上要求采用符合國家法律法規(guī)規(guī)定，執(zhí)行國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，或根據(jù)實(shí)際企業(yè)情況或需要達(dá)到的目標(biāo)，擬定相關(guān)技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求等，或需要滿足特定需求（如產(chǎn)品生產(chǎn)日期、供貨方式等），以上均須在合同中予以明確，并易操作和執(zhí)行。

（二）驗(yàn)收工作的程序和要求

1.成立符合規(guī)定驗(yàn)收小組。由實(shí)施部門組織協(xié)調(diào)，組成3人以上（單數(shù)）的驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)具體驗(yàn)收工作。對于技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)的采購驗(yàn)收，可根據(jù)相關(guān)具體要求另行委托外部專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜因?yàn)收。驗(yàn)收人員可由使用部門、實(shí)施部門、歸口部門等部門負(fù)責(zé)人或部門書面指定人員組成，原則上已參與項(xiàng)目招標(biāo)文件評審的人員不得參與實(shí)施項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。

2.編制完整細(xì)化“一單式”驗(yàn)收方案。要求實(shí)施部門在驗(yàn)收前需要提供項(xiàng)目驗(yàn)收方案，以方便驗(yàn)收小組成員在實(shí)施驗(yàn)收前熟悉驗(yàn)收項(xiàng)目概況，便于驗(yàn)收實(shí)施，驗(yàn)收方案包括但不限于以下內(nèi)容：采購文件和合同中明確的采購需求或參數(shù)要求、技術(shù)要求；采購文件及供應(yīng)商投標(biāo)文件和響應(yīng)承諾情況以及合同明確約定的要求；項(xiàng)目完成的基本情況；雙方約定的驗(yàn)收內(nèi)容、時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、方式方法；過程運(yùn)行或安裝、調(diào)試、試運(yùn)行、培訓(xùn)記錄；雙方義務(wù)完成情況；貨物或服務(wù)質(zhì)量狀況；使用或試運(yùn)行情況評價(jià)；有無違約情況，或違約處置情況等形成“一單式”驗(yàn)收方案。

3.對照驗(yàn)收方案實(shí)施驗(yàn)收。驗(yàn)收小組對照“一單式”驗(yàn)收方案和過程材料，按驗(yàn)收的內(nèi)容，對供應(yīng)商提供的貨物、工程或服務(wù)按照采購文件、封存樣品、中標(biāo)通知書、合同進(jìn)行核對、驗(yàn)收，以書面形式將驗(yàn)收情況報(bào)告。

4.出具獨(dú)立客觀驗(yàn)收結(jié)論。驗(yàn)收小組完成驗(yàn)收后形成的驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收意見、檢測報(bào)告等資料應(yīng)作為合同驗(yàn)收主要過程資料。驗(yàn)收合格的，驗(yàn)收小組所有成員應(yīng)簽署合格意見，驗(yàn)收意見應(yīng)包括“貨物已收到（或服務(wù)已完成、工程已竣工），驗(yàn)收合格”等字樣；驗(yàn)收結(jié)果與采購文件、封存樣品、采購合同有出入的，應(yīng)在驗(yàn)收意見上載明偏差具體內(nèi)容并提出處理意見。有不同意見的，應(yīng)當(dāng)寫明并說明理由。

5.力求驗(yàn)收結(jié)果準(zhǔn)確無誤。實(shí)施部門除加強(qiáng)對驗(yàn)收過程記錄的管理外，須根據(jù)驗(yàn)收情況填寫合同驗(yàn)收情況公示表，在一定范圍內(nèi)進(jìn)行公示，公示期至少自公示日第二天起3個(gè)工作日。驗(yàn)收過程記錄包括但不限于以下內(nèi)容：驗(yàn)收方案、合同驗(yàn)收單、付款情況、驗(yàn)收情況公示以及過程運(yùn)行或安裝、調(diào)試、試運(yùn)行、培訓(xùn)等原始記錄。

6.運(yùn)用驗(yàn)收結(jié)果（結(jié)算和支付）。原則上驗(yàn)收合格并經(jīng)公示無異議的項(xiàng)目，實(shí)施部門應(yīng)當(dāng)按照雙方合同的約定與供應(yīng)商結(jié)算，及時(shí)向供應(yīng)商支付資金，并退還各類保證金（合同中另有約定的除外）。驗(yàn)收結(jié)果不符合合同約定的，應(yīng)當(dāng)通知供應(yīng)商限期達(dá)到合同約定的要求。造成損失的，供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

7.驗(yàn)收資料備案與歸檔。合同項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)當(dāng)將驗(yàn)收過程記錄在15個(gè)工作日內(nèi)歸檔。項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)當(dāng)妥善保管采購驗(yàn)收資料，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀，并將采購驗(yàn)收資料歸入采購項(xiàng)目檔案，保存期限為從采購驗(yàn)收結(jié)束之日起至少保存10年。

二、緊扣重點(diǎn)環(huán)節(jié)，深入開展合同效能監(jiān)察

項(xiàng)目組根據(jù)效能監(jiān)察方案，緊扣自查、復(fù)查、落實(shí)整改等重點(diǎn)環(huán)節(jié)，認(rèn)真抓好效能監(jiān)察活動(dòng)的組織實(shí)施，堅(jiān)持閉環(huán)管理，切實(shí)提高效能監(jiān)察的針對性和實(shí)用性。

（一）自查階段

項(xiàng)目組通過查閱資料、溝通協(xié)調(diào)、走訪現(xiàn)場等方式，全面查找合同履約過程驗(yàn)收環(huán)節(jié)的節(jié)點(diǎn)和存在問題，整體把握推動(dòng)自查工作。經(jīng)過自查，項(xiàng)目組確定目前合同履約過程驗(yàn)收環(huán)節(jié)存在以下問題。一是對驗(yàn)收缺乏正確的認(rèn)識。隨著現(xiàn)代企業(yè)采購管理工作不斷加強(qiáng)，采購過程管理規(guī)范，監(jiān)督到位，但在合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門存在“重招標(biāo)采購、輕履約驗(yàn)收”的思想，加之缺乏相應(yīng)的管理知識和技能，對合同相關(guān)驗(yàn)收條款執(zhí)行不嚴(yán)格。二是沒有一套科學(xué)、有效的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。目前企業(yè)對外簽訂的合同，在履行合同規(guī)定的權(quán)利與義務(wù)后，驗(yàn)收工作可能存在因人、因事、因部門而產(chǎn)生差異，驗(yàn)收責(zé)任不明確，驗(yàn)收方式、方法不盡相同，驗(yàn)收重點(diǎn)和細(xì)節(jié)把握不到位，收而不驗(yàn)，驗(yàn)而不實(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。三是“五重五輕”現(xiàn)象影響驗(yàn)收效果。重形式輕內(nèi)容，走馬觀花不負(fù)責(zé)；重?cái)?shù)量輕質(zhì)量，標(biāo)準(zhǔn)降低難發(fā)現(xiàn)；重“硬件”輕“軟件”，服務(wù)條款待落實(shí)；重結(jié)果輕流程，中間環(huán)節(jié)存隱患；重驗(yàn)收輕整改，問題發(fā)現(xiàn)了未糾正，上述現(xiàn)象嚴(yán)重地影響了驗(yàn)收效果。

（二）復(fù)查階段

項(xiàng)目組及時(shí)召開項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)，結(jié)合相關(guān)規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，對自查發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行了研討，分析影響效能發(fā)揮的主要因素，對合同履約過程驗(yàn)收環(huán)節(jié)各流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行梳理細(xì)化，針對自查發(fā)現(xiàn)的問題提出了整改意見和建議。通過廣泛征集意見、建議，并對企業(yè)現(xiàn)在合同進(jìn)行分類，將驗(yàn)收模式分為工程、采購、服務(wù)三大類，建立“一單式”標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收模式，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)中各相關(guān)部門在履約驗(yàn)收中的職責(zé)，對合同履約驗(yàn)收范圍、主體、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間、程序和要求、結(jié)算支付、檔案歸檔等提出具體要求。同時(shí)要求強(qiáng)化合同履約驗(yàn)收是合同管理的關(guān)鍵內(nèi)容認(rèn)識，由“重簽約、輕履行”向“事前、事中、事后”全過程管理的合同管理方式轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)合同的真正閉環(huán)管理。

（三）落實(shí)整改階段

項(xiàng)目組積極發(fā)揮組織協(xié)調(diào)作用，對照整改問題，協(xié)助各相關(guān)部門分析原因，制定整改方案，落實(shí)整改措施，并對整改情況進(jìn)行過程跟蹤，鞏固整改成果。根據(jù)上一階段發(fā)現(xiàn)各部門合同管理缺乏統(tǒng)一管理的問題，同時(shí)為進(jìn)一步發(fā)揮各部門在合同管理過程的主觀能動(dòng)作用，引入兼職合同管理員制度，由各部門兼職合同管理員負(fù)責(zé)本部門的合同履約驗(yàn)收工作，保障合同檔案管理體系順利建立。采購履約驗(yàn)收環(huán)節(jié)規(guī)定具有可執(zhí)行性，徹底扭轉(zhuǎn)了“重招標(biāo)采購、輕履約驗(yàn)收”的問題，重視履約驗(yàn)收環(huán)節(jié)，驗(yàn)而不實(shí)的現(xiàn)象未再發(fā)生。

三、及時(shí)整改合同效能問題，確保整改落實(shí)到位

在效能監(jiān)察實(shí)施過程中，項(xiàng)目組始終堅(jiān)持實(shí)事求是、客觀公正、求真務(wù)實(shí)，著力于發(fā)現(xiàn)和糾正問題，堵塞漏洞、規(guī)范管理。對發(fā)現(xiàn)的問題切實(shí)整改，夯實(shí)管理基礎(chǔ)，推動(dòng)流程優(yōu)化和效能提升。

（一）制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理

根據(jù)合同管理要求和合同評查結(jié)果，經(jīng)多次討論、修改，制訂合同履約驗(yàn)收及后評價(jià)管理制度，并正式發(fā)布運(yùn)行。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)中明確各相關(guān)部門在履約驗(yàn)收中的職責(zé)，對合同履約驗(yàn)收范圍、主體、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間、程序和要求、結(jié)算支付、檔案歸檔等提出具體要求。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升技能

為幫助各部門盡快了解和掌握新的驗(yàn)收制度，項(xiàng)目組組織各業(yè)務(wù)部門的合同兼職管理員和經(jīng)辦人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流，對驗(yàn)收的要求、步驟進(jìn)行詳細(xì)說明，重點(diǎn)從合同履約驗(yàn)收范圍、主體、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間、程序和要求、結(jié)算支付、材料歸檔入手，讓各部門掌握了合同驗(yàn)收要點(diǎn)，為更好地開展履約驗(yàn)收打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，有力地推動(dòng)合同履約驗(yàn)收規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收程序和要求，開花結(jié)果。

（三）以賽促學(xué)，加快應(yīng)用

為進(jìn)一步強(qiáng)化合同履約驗(yàn)收意識，提高新制度的運(yùn)用程度，多次開展合同履約及后評價(jià)勞動(dòng)競賽，通過開展勞動(dòng)競賽，進(jìn)一步提高了各部門合同履約標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收的意識，提升了驗(yàn)收的知識和技能，加快了驗(yàn)收新模式在企業(yè)的應(yīng)用。

（四）選出試點(diǎn)、現(xiàn)場指導(dǎo)

為更好地協(xié)助各部門開展履約驗(yàn)收工作，我們選擇典型業(yè)務(wù)部門作為試點(diǎn)，對照新制訂的合同履約驗(yàn)收及后評價(jià)管理制度的要求，共同制訂驗(yàn)收方案，實(shí)地協(xié)助開展履約驗(yàn)收工作，提高驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的可操作性，確保驗(yàn)收要求落實(shí)到位。

（五）修訂范本，固化成效

項(xiàng)目組根據(jù)合同履約驗(yàn)收及后評價(jià)管理制度的要求，將相關(guān)驗(yàn)收時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、方式、結(jié)果、款項(xiàng)支付等要求，進(jìn)行分類歸納匯總，修訂了合同范本，加入驗(yàn)收相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)的必選條款，進(jìn)一步固化成效。

四、系統(tǒng)施策，合同效能監(jiān)察成效明顯

項(xiàng)目組在此次效能監(jiān)察項(xiàng)目實(shí)施過程中，緊盯關(guān)鍵問題，緊扣關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過調(diào)查研究、專項(xiàng)檢查、問題整改、勞動(dòng)競賽等多種手段，系統(tǒng)施策、多措并舉，有效地提升了合同履約過程的驗(yàn)收管理效能，成效明顯，具體如下：

（一）建立了標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收模式

該模式明確了驗(yàn)收的人員構(gòu)成、責(zé)任大小、程序方法、結(jié)果運(yùn)用等方面的要求，在驗(yàn)收過程中規(guī)范了驗(yàn)收小組集體研究決策規(guī)則，設(shè)計(jì)了驗(yàn)收組長終身負(fù)責(zé)制的制度要求，構(gòu)建了各類合同驗(yàn)收的程序方法，設(shè)計(jì)了一單式驗(yàn)收表單，將原有主觀的、散亂的驗(yàn)收評價(jià)，上升到客觀的、標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收管理層面，實(shí)現(xiàn)了驗(yàn)收的“全程可控，終身可溯”的效果，為企業(yè)進(jìn)一步規(guī)范采購、招投標(biāo)、合同管理奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）有效地降低了合同管理中的廉潔風(fēng)險(xiǎn)

在該效能監(jiān)察項(xiàng)目實(shí)施之前，個(gè)別合同存在長達(dá)數(shù)年由單個(gè)人進(jìn)行驗(yàn)收的情況。由于沒有明確的制度約束，使得在驗(yàn)收過程中，個(gè)人意見往往代替組織意見，極易在驗(yàn)收環(huán)節(jié)產(chǎn)生尋租行為。在出臺新制度后，明確了“以驗(yàn)收小組的意見為最終的驗(yàn)收結(jié)論”，“項(xiàng)目經(jīng)辦人原則上不得是驗(yàn)收組長”等要求，從制度層面斬?cái)嗔蓑?yàn)收環(huán)節(jié)可能存在的利益交換，從而有效地降低了廉潔風(fēng)險(xiǎn)水平。

（三）為今后的合同條款擬定提供了科學(xué)依據(jù)

自去年以來我們在對近年來采購項(xiàng)目招標(biāo)文件與合同簽訂符合性檢查中發(fā)現(xiàn)，合同均涉及驗(yàn)收相關(guān)條款問題，覆蓋率100%。我們對在效能監(jiān)察項(xiàng)目實(shí)施過程中所取得的好經(jīng)驗(yàn)、好方法進(jìn)行了概況和提煉，進(jìn)行分類歸納匯總，將驗(yàn)收程序、時(shí)間、方式、標(biāo)準(zhǔn)等，固化到新的合同范本相應(yīng)條款中，從源頭上杜絕了招標(biāo)文件與合同簽訂不符合問題的發(fā)生。

（四）強(qiáng)化了招標(biāo)采購的全生命周期的管理

眾所周知，招標(biāo)采購管理流程長、環(huán)節(jié)多，從立項(xiàng)、招標(biāo)采購、合同履約到合同續(xù)簽、供應(yīng)商評價(jià)，很多環(huán)節(jié)既相互關(guān)聯(lián)也相互影響。此次效能監(jiān)察項(xiàng)目，通過實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收模式，將驗(yàn)收結(jié)論作為履約保證金（質(zhì)保金）支付、供應(yīng)商評價(jià)、招標(biāo)文件制定的重要依據(jù)，緊緊抓住“驗(yàn)收”這個(gè)牛鼻子，進(jìn)一步強(qiáng)化了招標(biāo)采購的全生命周期的管理，為企業(yè)從“應(yīng)招盡招”走向“真招實(shí)招”提供有益的嘗試和寶貴的經(jīng)驗(yàn)。