劉士杰
(煙臺港鐵路公司,山東 煙臺 264001)
根據(jù)《水運企業(yè)收入管理辦法》第一章第二條規(guī)定,收入工作必須加強領(lǐng)導,建立、健全責任制,正確計算各項收入,防止差錯;收入核算實行權(quán)責發(fā)生制。這就要求港口企業(yè)合理制定權(quán)責收入統(tǒng)計方法,保障收入數(shù)據(jù)及時、全面、準確,在相同成本費用的條件下,收入計量的多少直接關(guān)系到利潤的大小。2019年6月,根據(jù)山東港口集團煙臺港戰(zhàn)略部署,其下屬單位芝罘灣港埠公司和西港通用碼頭公司整合成聯(lián)合通用碼頭公司。本人負責統(tǒng)計兩公司吞吐量權(quán)責收入時,發(fā)現(xiàn)其不同的統(tǒng)計方法。本文基于此,做出了一些思考,希望能夠為煙臺港集團制定統(tǒng)一的權(quán)責收入統(tǒng)計方法提供一點建議和參考。
聯(lián)合通用碼頭公司是集團所屬生產(chǎn)經(jīng)營一體化港埠企業(yè)。公司總部設(shè)在煙臺港西港區(qū),下轄芝罘灣和西港兩個作業(yè)區(qū),主營業(yè)務主要負責散貨(除礦石以外)、件雜貨市場開發(fā)、客戶維護,貨源保障體系的建設(shè);負責散貨(除礦石以外)、件雜貨的裝卸、儲存、中轉(zhuǎn)等業(yè)務;開展灌包、混配等延伸和輔助服務等業(yè)務。本人曾負責統(tǒng)計兩港區(qū)吞吐量權(quán)責收入,發(fā)現(xiàn)兩港區(qū)因其業(yè)務重點不同,貨物種類和業(yè)務流程不一致,造成權(quán)責收入統(tǒng)計方法產(chǎn)生差異。合并成立新公司后,亟須整合各方優(yōu)勢形成新的合力,面對新局面,如何建立并完善統(tǒng)一的權(quán)責收入統(tǒng)計方法,成為港口企業(yè)亟待解決的重要課題。
兩個港區(qū)因其貨物種類重點貨源、貨物種類特性及業(yè)務生產(chǎn)流程的差異,以及會計人員對Excel電子表格掌握的熟練程度,經(jīng)長期實踐后形成了自己的統(tǒng)計特點。兩港區(qū)的統(tǒng)計方法各有優(yōu)缺點,其不同主要有如下幾點:
西港區(qū)采用從生產(chǎn)系統(tǒng)導出當月船舶吞吐量明細至Excel表,通過調(diào)整貨物種類、部門及客商,轉(zhuǎn)換到自編的權(quán)責明細表里。芝罘灣港區(qū)采用從生產(chǎn)系統(tǒng)導出吞吐量當月匯總表,根據(jù)每條船的內(nèi)外貿(mào)進出口、貨物種類、部門及客商等信息手動記錄在自編的權(quán)責明細表。相較而言,西港區(qū)的工作效率高些。
船舶到港開始作業(yè)時,計算當月吞吐量權(quán)責收入是根據(jù)船舶合同上的計費噸及費率計算,待實際作業(yè)完畢時,會因計費根據(jù)及生產(chǎn)業(yè)務流程的變化,使計費噸及費率產(chǎn)生差異,而產(chǎn)生變化時,往往當月統(tǒng)計的權(quán)責收入已經(jīng)跨月,造成當時統(tǒng)計權(quán)責收入金額產(chǎn)生誤差。針對于此,西港區(qū)采用累計發(fā)生制,芝罘灣采用當月發(fā)生制。產(chǎn)生不一樣的原因是,西港區(qū)船舶計費噸及費率相對單一,產(chǎn)生變化的情況不多,若船舶計費噸及費率產(chǎn)生變化時,直接算進產(chǎn)生變化的當月權(quán)責收入,統(tǒng)計方法是算出當年的權(quán)責收入累計數(shù),減去上月已上報的權(quán)責收入數(shù),剩余金額即為當月權(quán)責收入數(shù)。芝罘灣港區(qū)船舶計費噸及費率產(chǎn)生變化的貨物主要是化肥類,化肥類貨物從進口卸貨至出貨完畢因其貨物種類特性原因跨時較長,長達數(shù)月乃至跨年,因此收入總額采用當月發(fā)生制,船舶計費噸及費率產(chǎn)生差異時暫不統(tǒng)計。
統(tǒng)計權(quán)責收入總額時,另一個重要工作是區(qū)分已開票收入和未開票收入。西港區(qū)采用的是在權(quán)責收入表里單設(shè)一列,注明開票時間,該船舶開票時單獨標注開票時間,未標注的即為未開票船舶。芝罘灣港區(qū)采用的是單個工作簿分多個工作表方式,當月權(quán)責收入明細表統(tǒng)計完畢時,把當月權(quán)責明細復制黏貼在以分主要客商形式注明的未開票工作表,船舶若當月開票時,單獨剪貼這一行船次黏貼在單設(shè)的已開票工作表,如此反復,即可區(qū)分統(tǒng)計已開票船次和未開票船次。
西港區(qū)編制的權(quán)責明細表,單列計費噸,該船到港時,其計費噸首先默認和吞吐量保持一致,然后和費率相乘得到權(quán)責收入數(shù)。待到工作完畢實際開票時,根據(jù)貨票單證標注的計費噸數(shù)相應修改,進而得到準確的計費噸數(shù)和權(quán)責收入。芝罘灣港區(qū)的權(quán)責明細表,因其采用的是單個工作簿按照客商分多個工作表方式統(tǒng)計,分散統(tǒng)計后再進行計費噸統(tǒng)計耗時耗力,因此只設(shè)立吞吐量統(tǒng)計,沒有單列計費噸統(tǒng)計。
西港區(qū)采用數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計,芝罘灣港區(qū)采用篩選方式統(tǒng)計。西港區(qū)在原始數(shù)據(jù)表按照固定的格式及方法統(tǒng)計船舶后,使其能采用數(shù)據(jù)透視表功能方便快捷地完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計。芝罘灣港區(qū)統(tǒng)計的表格較為復雜,表格之間多次使用小計和合計,只適合用篩選的方式進行統(tǒng)計。
在公司整合的新形勢下,統(tǒng)計船舶明細工作量會大量增加,為提高工作效率,有必要制定統(tǒng)一原則,本文對如何形成統(tǒng)一的統(tǒng)計原則提供粗淺看法。
兩個港區(qū)整合后,為提高工作效率,都采用從生產(chǎn)系統(tǒng)導出當月船舶明細至Excel表,經(jīng)調(diào)整貨物種類、部門及客商,轉(zhuǎn)換到自編的權(quán)責明細表里,嚴格按照電子表格要求做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的歸集和整理,為后續(xù)進一步統(tǒng)計打下良好表格基礎(chǔ)。
當年度發(fā)生的船舶,其計費噸數(shù)和費率的變化而產(chǎn)生的收入差異,因其屬于當年度的業(yè)務而算進當年度的權(quán)責收入比較科學合理。若有產(chǎn)生跨年度的業(yè)務,其計費噸和費率變化產(chǎn)生的收入變化暫不予調(diào)整,所以當年度的船舶合同要求客戶服務中心經(jīng)辦人盡量提供準確數(shù)據(jù),避免產(chǎn)生收入差異。
在兩港區(qū)整合后統(tǒng)計的船舶明細大量增加的基礎(chǔ)上,為提高工作效率,單設(shè)一列注明已開票時間,目的是區(qū)分已開票收入和未開票收入。每月及時對已開票船舶進行記錄,剩下未記錄船舶即為未開票收入,以此數(shù)據(jù)督促客戶服務中心及時跟蹤辦理貨票單證,經(jīng)反饋單證后由計劃財務部辦理計費和開票業(yè)務,保障報表收入及時完整。
根據(jù)港口收費計費辦法規(guī)定,船舶以計費噸為計費單位,按凈噸計算。且其是產(chǎn)生權(quán)責收入的重要因素之一,因此準確核對計費噸數(shù)至關(guān)重要。統(tǒng)計當月船舶明細表時,Excel表首先使計費量默認等同吞吐量,乘以相應費率,得出權(quán)責收入數(shù),待該作業(yè)完畢反饋貨票單證時,根據(jù)其數(shù)據(jù)再修改計費噸。計費噸的準確記錄,會直接影響到公司的經(jīng)營決策。
數(shù)據(jù)透視表是Excel強大的分析工具,是一種交互式的表,可以進行某些計算,如多條件求和與計數(shù)等,并且可以動態(tài)地改變它們的版面布置,以便按照不同方式分析數(shù)據(jù),也可以重新安排行號、列標和頁字段。每一次改變版面布置時,數(shù)據(jù)透視表會立即按照新的布置重新計算數(shù)據(jù)。熟練掌握數(shù)據(jù)透視表,可以應對領(lǐng)導要求的各項數(shù)據(jù)需求。針對權(quán)責明細表,可以同時計算出每月分貨類的吞吐量、計費噸及收入,極大提高了工作效率。
準確制定統(tǒng)計原則,認真核算權(quán)責收入,能夠真實完整地反映碼頭公司實際權(quán)責收入情況,可以此為契機,通過客戶服務中心、工程技術(shù)部、調(diào)度服務中心、計劃財務部等部門的數(shù)據(jù)在信息平臺中進行集中和整合,建立起分貨類、吞吐量、收入等數(shù)據(jù)的企業(yè)級視圖,為公司生產(chǎn)經(jīng)營一體化提供可靠的信息保障,助力公司完成全年吞吐量目標,實現(xiàn)“量效雙增”,為山東港口集團煙臺港“三五”發(fā)展戰(zhàn)略做出應有貢獻。