胡定紅

（蜀道交通服務(wù)集團(tuán)有限責(zé)任公司，四川 成都 610000）

著名的戰(zhàn)略管理學(xué)家邁克爾·波特認(rèn)為，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)往往來(lái)源于企業(yè)在銷售、生產(chǎn)、設(shè)計(jì)、發(fā)送、輔助等過(guò)程中許多沒(méi)有直接關(guān)系的活動(dòng)。因此可知，國(guó)有企業(yè)的業(yè)務(wù)部門其實(shí)主要負(fù)責(zé)的是銷售、研發(fā)以及制造等，業(yè)務(wù)部門往往具有明確的任務(wù)，其工作也被列為核心流程。辦公室等一些行政部門主要是負(fù)責(zé)對(duì)這些核心流程的運(yùn)行提供大量的資源支持，因此，被列為輔助流程。只有實(shí)現(xiàn)輔助流程和核心流程的良好配合，才能保證國(guó)有企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟。所以，辦公室工作對(duì)于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展具有不可忽視的重要性。

一、辦公室工作在國(guó)有企業(yè)改革和發(fā)展中的作用

國(guó)有企業(yè)作為承擔(dān)重要社會(huì)責(zé)任、經(jīng)濟(jì)責(zé)任、政治責(zé)任的企業(yè)，是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱企業(yè)，因此，國(guó)企中的辦公室部門承擔(dān)著較大的職責(zé)。根據(jù)調(diào)查，筆者了解到，辦公室作為為各部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的核心部門，同時(shí)也是一個(gè)企業(yè)綜合辦事機(jī)構(gòu)和形象代表，具備掌握信息、聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)、做好統(tǒng)籌安排等一系列工作，因此，國(guó)有企業(yè)辦公室工作有著天然的優(yōu)勢(shì)，在推進(jìn)事務(wù)、開(kāi)展公務(wù)、完善服務(wù)等方面發(fā)揮著不可忽視的作用。當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)的辦公室工作水平的高低會(huì)影響企業(yè)整體的管理效率，甚至?xí)绊懫髽I(yè)的發(fā)展質(zhì)量以及在社會(huì)中的形象。國(guó)企辦公室的作用主要包括下述四個(gè)方面。

一是加快國(guó)企改革速度以及加強(qiáng)整體的整合力度，辦公室一般主動(dòng)參與到制定企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度中。作為國(guó)有企業(yè)辦公室，其工作的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容就是參與制定企業(yè)的相關(guān)管理制度，對(duì)于我國(guó)的國(guó)有企業(yè)而言，其改革的力度和進(jìn)程，與國(guó)有企業(yè)辦公室工作的效率和精準(zhǔn)度有著密不可分的聯(lián)系。因此，國(guó)企辦公室應(yīng)當(dāng)積極地整合和處理各項(xiàng)管理資源，并且結(jié)合企業(yè)具體的發(fā)展規(guī)劃，更好地落實(shí)各項(xiàng)制度，做好監(jiān)督、溝通、咨詢等一系列工作，最終將流程和制度貫徹落實(shí)到企業(yè)的各個(gè)層面。

二是與企業(yè)內(nèi)部其他部門進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。國(guó)有企業(yè)內(nèi)部中部門紛雜，每個(gè)部門都有屬于自己的工作重點(diǎn)，所以，在工作中難免會(huì)出現(xiàn)沖突和矛盾。此時(shí)就需要辦公室從中進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通，并且保證實(shí)現(xiàn)企業(yè)不同部門、級(jí)別人員的聯(lián)系。

三是做好后勤工作，為員工謀福利。這也成為當(dāng)前國(guó)際辦公室中最主要的責(zé)任。當(dāng)出現(xiàn)勞資問(wèn)題過(guò)程中，甚至在剛剛出現(xiàn)矛盾時(shí)，就要求國(guó)企辦公室快速做出回應(yīng)，并且利用合法、親力親為的手段，保證進(jìn)一步的維護(hù)員工和企業(yè)的各項(xiàng)利益。同時(shí)也需要制定行之有效的保障措施，這樣才能確保員工具備忠誠(chéng)度，同時(shí)激發(fā)其在工作當(dāng)中的積極性和主動(dòng)性。

四是提高企業(yè)整體的管理水平。國(guó)有企業(yè)辦公室主要起到的是聯(lián)絡(luò)內(nèi)外、上通下達(dá)等作用，因此，作為辦公室工作人員，應(yīng)當(dāng)具備較高的綜合素質(zhì)，不僅要快速掌握企業(yè)的各項(xiàng)信息，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)具備大局意識(shí)和良好的學(xué)習(xí)能力。只有這樣，才能將企業(yè)的管理和領(lǐng)導(dǎo)的意圖快速地結(jié)合起來(lái)，并且保證企業(yè)整體管理水平得到大幅度的提高。

二、新時(shí)期國(guó)有企業(yè)辦公室工作的重點(diǎn)內(nèi)容

一是要發(fā)揮好參謀助手能力。應(yīng)當(dāng)做到參謀不參亂、輔政不亂政、到位不越位、管家不當(dāng)家、忠誠(chéng)不奉承、立功不爭(zhēng)功、幫忙不添亂的效果。

二是應(yīng)當(dāng)發(fā)揮好綜合協(xié)調(diào)的職能，應(yīng)當(dāng)處理好上與下、大于小、內(nèi)與外的關(guān)系，協(xié)調(diào)好部門之間、領(lǐng)導(dǎo)之間、上下級(jí)之間的關(guān)系，保證工作朝著高效、有序的方向運(yùn)轉(zhuǎn)。

三是應(yīng)當(dāng)發(fā)揮好監(jiān)察、督查和督辦的作用。應(yīng)當(dāng)抓好企業(yè)的重要工作部署、重大策略、重要建設(shè)項(xiàng)目等一系列的工作。

四是要做好公文處理工作。公文流轉(zhuǎn)應(yīng)當(dāng)具備高效性，并且要有著較強(qiáng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)意識(shí)，如果文件流轉(zhuǎn)在辦公室較慢，那么就會(huì)在辦文部門當(dāng)中更慢。

五是應(yīng)當(dāng)做好信息調(diào)研工作，文稿起草時(shí)應(yīng)當(dāng)理順好思路，明確地提出觀點(diǎn)，保證與領(lǐng)導(dǎo)思路產(chǎn)生共鳴。

六是做好會(huì)務(wù)工作，應(yīng)當(dāng)提前做好準(zhǔn)備工作，抓住每一個(gè)細(xì)節(jié)，這樣才能保證會(huì)務(wù)具備高效性和流暢性，切實(shí)做好保密工作，主要主動(dòng)地落實(shí)自身的責(zé)任。

七是對(duì)于一些重要的資料進(jìn)行保密，應(yīng)當(dāng)做到不該問(wèn)的堅(jiān)決不問(wèn)，不該說(shuō)的堅(jiān)決不說(shuō)。

八是應(yīng)當(dāng)對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行高度的重視，對(duì)于檔案的收集、管理、使用工作進(jìn)行不斷地規(guī)范。

九是應(yīng)當(dāng)做好信訪與維穩(wěn)工作，要注重方法和政策，并且將問(wèn)題解決放在前頭，將矛盾主動(dòng)化解放在苗頭之上，這樣才能為企業(yè)以后的發(fā)展?fàn)I造一個(gè)良好的氛圍。

十是應(yīng)當(dāng)做好接待和后勤工作，應(yīng)當(dāng)本著細(xì)致、大方、節(jié)儉的原則，做好接待和后勤工作，這樣才能為員工和客戶創(chuàng)造一個(gè)更加優(yōu)良的環(huán)境。

三、當(dāng)前國(guó)有企業(yè)辦公室工作面臨的問(wèn)題

國(guó)有企業(yè)只有直面問(wèn)題，了解實(shí)際情況，才能為日后提高工作效率明確方向。國(guó)有企業(yè)辦公室作為一個(gè)行業(yè)綜合協(xié)調(diào)服務(wù)水平的基本代表，雖然辦公室的工作內(nèi)容十分繁雜，但每件事都是十分重要的，因此，應(yīng)當(dāng)保證辦公室工作人員具備高度的責(zé)任心，避免出現(xiàn)懈怠的情況。無(wú)論是對(duì)于工作的質(zhì)量還是服務(wù)的品質(zhì)，都應(yīng)當(dāng)以更高的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)部門進(jìn)行要求。在當(dāng)前的實(shí)際工作中，因?yàn)槭艿礁鞣N因素的影響，即使在事前做好周密的考慮，事中做好嚴(yán)密的控制，但也難免會(huì)出現(xiàn)疏忽。

（一）辦公室名稱眾多，職能職責(zé)混亂

從辦公室到管理部，從總務(wù)辦到協(xié)調(diào)服務(wù)部門，有著不一的名稱，這就說(shuō)明國(guó)有企業(yè)未能真正地對(duì)于辦公室進(jìn)行定位。很多國(guó)有企業(yè)的辦公室，除了包含服務(wù)、事務(wù)以及公務(wù)等工作內(nèi)容，同時(shí)也夾雜著人員招聘、綜合服務(wù)、后勤保障、庫(kù)房管理等一系列的職能，很多領(lǐng)導(dǎo)干部將一些未能明確職責(zé)的事項(xiàng)交由辦公室進(jìn)行處理，這就會(huì)加大辦公室的日常工作壓力，導(dǎo)致其工作量繁多，同時(shí)也容易降低工作的質(zhì)量，導(dǎo)致出現(xiàn)質(zhì)量不高、機(jī)構(gòu)臃腫等一系列問(wèn)題。雖然這些職能都十分重要，但卻會(huì)導(dǎo)致辦公室的新業(yè)務(wù)職能履行情況受到不利影響。

（二）普遍不受重視，效能不高

國(guó)有企業(yè)辦公室往往肩負(fù)著辦工會(huì)組織、政研信息、公文流轉(zhuǎn)、督查督辦等一系列重要的職責(zé)，但是，很多企業(yè)卻認(rèn)為專業(yè)部門才是干實(shí)事、出效果的部門，辦公室只是徒有其表，不能為企業(yè)帶來(lái)任何的經(jīng)濟(jì)效益，所以，對(duì)于辦公室安排的文件辦理、材料啟動(dòng)、信息報(bào)送等持懈怠的態(tài)度，甚至?xí)霈F(xiàn)不管不問(wèn)的情況。辦公室人員因?yàn)槭艿缴鲜鲈虻挠绊?，也?huì)逐漸減少自己在工作中的沖勁和干勁，同時(shí)也難以充分發(fā)揮部門的服務(wù)作用和管理職能，最終產(chǎn)生效能低下的嚴(yán)重問(wèn)題。

（三）缺乏足夠的參謀能力，考核質(zhì)量較低

很多國(guó)企辦公室人員因?yàn)槿狈涣鞯臋C(jī)會(huì)，未能對(duì)于工作內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，往往會(huì)憑借自己的經(jīng)驗(yàn)辦事，并且疲于應(yīng)付各種事項(xiàng)，未能深入地研究全局工作，甚至不能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的建議。雖然已經(jīng)建立了績(jī)效考核體系，但卻有著一般的運(yùn)行效果，往往重于形式，難以發(fā)揮其真正的作用。除此之外，辦公室人員未能參與一些專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致其自身的素質(zhì)仍有待提高。

四、提高國(guó)有企業(yè)辦公室工作效率的對(duì)策及方法

（一）強(qiáng)化人員責(zé)任意識(shí)，提升人員專業(yè)素質(zhì)

首先，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，使工作人員具備較強(qiáng)的責(zé)任感，使其能夠明確自身肩負(fù)的職責(zé)，并且了解到職、責(zé)是兩方面的事情，兩者有著密不可分的聯(lián)系。作為國(guó)有企業(yè)辦公室人員，應(yīng)當(dāng)具備極高的政治意識(shí)，并且熟悉黨和國(guó)家所提出的方針政策、了解企業(yè)的基本義務(wù)以及明確法律法規(guī)，并且對(duì)于政治有著較高的敏感性，將自己打造成領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。應(yīng)當(dāng)提高學(xué)習(xí)意識(shí)，主動(dòng)地開(kāi)闊眼界，并且廣泛地涉獵與辦公室各項(xiàng)工作相關(guān)的知識(shí)，保證提升個(gè)人的工作能力，通過(guò)時(shí)間的錘煉與打磨，提高自身所具備的服務(wù)意識(shí)，保證在日后的工作中，具備超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)、善于溝通、注重細(xì)節(jié)，同時(shí)也能夠做到堅(jiān)持高品質(zhì)、高要求，保質(zhì)保量地完成相關(guān)工作。

其次，需要從辦公室工作特點(diǎn)出發(fā)，端正自己原本的心態(tài)。一是應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作對(duì)于國(guó)有企業(yè)的重要性。對(duì)內(nèi)部而言，辦公室作為一個(gè)中樞部門，起到的是下情上報(bào)、上情下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、橫向聯(lián)系等一系列的作用。而對(duì)外部而言，辦公室作為企業(yè)的“窗口部門“，同時(shí)也是與外部相互溝通的必要渠道，更是展示企業(yè)形象的主要途徑。所以，辦公室人員要充分了解到，企業(yè)工作效率在一定程度上受到辦公室工作效率的影響，企業(yè)的外部形象也會(huì)在一定程度上受到辦公室從業(yè)人員素質(zhì)的影響，而企業(yè)內(nèi)部的班子團(tuán)結(jié)性和凝聚性，也往往代表著辦公室人員的智慧。二是需要充分認(rèn)識(shí)到國(guó)企辦公室工作的繁瑣性，因?yàn)檗k公室工作業(yè)務(wù)廣泛，內(nèi)容繁雜。小到辦公室當(dāng)中一張紙、一支筆，大到企業(yè)制定的發(fā)展戰(zhàn)略，這些都會(huì)凝聚著各位辦公室同志的汗水和智慧。由于辦公室的工作人員受到工作內(nèi)容所帶來(lái)的限制，作為企業(yè)當(dāng)中的服務(wù)部門工作，難以具備較為出彩的一面，甚至?xí)霈F(xiàn)差誤錯(cuò)。所以，在工作中往往批評(píng)多、表?yè)P(yáng)少。但是，也有很多領(lǐng)導(dǎo)干部十分的肯定辦公室工作，否則也不會(huì)讓這些辦公室人員擔(dān)任這個(gè)崗位，作為相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)公正地對(duì)待他人，嚴(yán)格地要求自己。

最后，要充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性，雖然辦公室工作十分的瑣碎與繁雜，但每件事都十分重要。辦公室同事需要認(rèn)真地對(duì)待每一項(xiàng)工作，并且確保嚴(yán)謹(jǐn)、仔細(xì)，做到小事不放松、大事不糊涂、處事講技巧、工作講原則，用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)去維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子當(dāng)中的團(tuán)結(jié)，并且用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)去更好地展現(xiàn)出辦公室的形象。

（二）建立健全企業(yè)辦公室制度

建立完善的企業(yè)辦公室制度，有利于提高國(guó)有企業(yè)辦公室的整體工作效率，并且保證企業(yè)日常事務(wù)處理朝著制度化、規(guī)范化方向轉(zhuǎn)變。與此同時(shí)，建立完善的企業(yè)辦公室制度，能夠充分滿足國(guó)有企業(yè)發(fā)展的相關(guān)要求。企業(yè)辦公室人員與領(lǐng)導(dǎo)層、基層人員有著密切的關(guān)系，因?yàn)槠髽I(yè)的各項(xiàng)工作都在一定程度上依賴于辦公室，所以，企業(yè)辦公室應(yīng)當(dāng)充分地認(rèn)識(shí)到自身的價(jià)值。在新時(shí)期背景之下，辦公室工作與傳統(tǒng)的辦公室工作相比有著很大的區(qū)別，作為辦公室工作人員，應(yīng)當(dāng)在工作中積極的改變傳統(tǒng)的工作理念和工作作風(fēng)，并且保證提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)意識(shí)，這樣才能展現(xiàn)出更好的企業(yè)辦公室形象，做好內(nèi)部工作和內(nèi)部工作，減少手里當(dāng)中所積壓的各項(xiàng)事宜，以避免發(fā)生不利于企業(yè)發(fā)展的問(wèn)題。

（三）對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，保證工作效率得以提高

從當(dāng)前辦公室工作情況來(lái)看，想要保證辦公室的整體工作效率得以提高，那么就需要進(jìn)一步優(yōu)化和完善自身的組織結(jié)構(gòu)，這也成為提高工作效率最主要的方法。當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)辦公室組織結(jié)構(gòu)會(huì)影響人才隊(duì)伍的建設(shè)情況，同時(shí)關(guān)系各部門以及各主體之間的業(yè)務(wù)往來(lái)情況。構(gòu)建完善的結(jié)構(gòu)，對(duì)于提高辦公室整體效率有著不可忽視的作用。通過(guò)對(duì)辦公室組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷的優(yōu)化，正確處理各部門之間的關(guān)系，保證信息得到快速的反饋。在當(dāng)前改革與建設(shè)的背景之下，國(guó)企應(yīng)當(dāng)做到一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，不僅要考慮到自身的發(fā)展情況，同時(shí)也需要充分地考慮辦公室的工作特點(diǎn)，確保掌握結(jié)構(gòu)的協(xié)調(diào)性以及工作的靈活性。

（四）注重對(duì)辦公室工作進(jìn)行創(chuàng)新

當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)形勢(shì)變化較快，如果按照傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)去辦事，那么難以面對(duì)當(dāng)前不斷復(fù)雜的工作環(huán)境，因此，國(guó)有企業(yè)在內(nèi)部改革過(guò)程中面臨的新矛盾、新問(wèn)題，更是層出不窮。辦公室人員應(yīng)當(dāng)具備創(chuàng)新思維，積極地拓展思路，做好摸底工作，同時(shí)也能為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，提供可靠的依據(jù)。將創(chuàng)新的方法加入其中，充分地利用各種先進(jìn)的工具。做好員工思想的政治引導(dǎo)和掌握工作，減少各種信訪事件，保證隊(duì)伍建設(shè)的穩(wěn)定性。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前深化改革是國(guó)有企業(yè)的一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。國(guó)有企業(yè)辦公室工作創(chuàng)新必然要面對(duì)更多的挑戰(zhàn)，要想在當(dāng)前社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮出國(guó)有企業(yè)的中堅(jiān)作用和骨干作用，就需要辦公室人員克難求進(jìn)、創(chuàng)新拼搏、解放思想、重視改革，主動(dòng)提高辦公室工作效率，這樣才能為國(guó)有企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供助力。