孟海亮，張?jiān)破?/p>

（北京信息科技大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，北京 100192）

1 引言

信息協(xié)同管理能夠解決過(guò)往項(xiàng)目信息管理中數(shù)據(jù)信息丟失或不能準(zhǔn)確送達(dá)等弊端，從而使項(xiàng)目利益相關(guān)方能夠高效溝通[1]。信息的協(xié)同管理是企業(yè)未來(lái)信息管理的重要策略之一，是解決目前眾多信息利用不充分等問(wèn)題的重要方式之一[2]。項(xiàng)目進(jìn)度信息是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，與項(xiàng)目進(jìn)度直接或間接相掛鉤的各類信息集合，囊括了項(xiàng)目概念、順序、成本預(yù)計(jì)、時(shí)長(zhǎng)預(yù)計(jì)、計(jì)劃表、把控管理等流程中的信息，各過(guò)程彼此相互影響，同時(shí)也與外界的過(guò)程交互影響。項(xiàng)目進(jìn)度信息數(shù)量龐大，且不斷地隨著工程進(jìn)度的變化而變化，為決策者的后續(xù)計(jì)劃和安排帶來(lái)重大干擾，只有合理科學(xué)地處理項(xiàng)目進(jìn)度信息才能夠節(jié)約成本，嚴(yán)守質(zhì)量[3]。項(xiàng)目進(jìn)度信息在整個(gè)項(xiàng)目中包括的范圍是最為廣泛的，其作用也最為重要，對(duì)各階段的進(jìn)展程度和項(xiàng)目最終完成的期限均會(huì)產(chǎn)生重大影響[4]。

A 公司全力投入我國(guó)智能電網(wǎng)和能源互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，是我國(guó)基礎(chǔ)建設(shè)的重要合作對(duì)象。該公司正處于跨越式轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，管理的多維精益化程度穩(wěn)步提升，不斷變化的經(jīng)營(yíng)管理需求對(duì)公司項(xiàng)目盈利能力提出了更高要求，因此，在降本增效的前提下，提高項(xiàng)目質(zhì)效顯得尤為重要。A 公司在穩(wěn)步發(fā)展，對(duì)項(xiàng)目整體管理的成本越來(lái)越高，但是成效并不盡如人意。隨著A 公司體量變大，涉及的行業(yè)和部門(mén)越來(lái)越多，項(xiàng)目完成的復(fù)雜程度越來(lái)越高，項(xiàng)目溝通信息成本就會(huì)增大，相關(guān)利益方溝通頻率和時(shí)長(zhǎng)也就大大提高。超大的信息交匯為工作人員帶來(lái)了繁重的工作量，造成了信息傳遞和處理的延遲，不可避免地為A 公司帶來(lái)了損失。同時(shí)，海量數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行協(xié)同管理勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生有效信息和無(wú)效信息，無(wú)效信息和數(shù)據(jù)將會(huì)成為管理者的負(fù)擔(dān)，不會(huì)對(duì)A 公司實(shí)際產(chǎn)生效益。本研究從A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理的角度出發(fā)，分析其中的協(xié)同機(jī)制，制定項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理體系，為項(xiàng)目構(gòu)建數(shù)據(jù)信息集成管理平臺(tái)和項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理上的應(yīng)用提供參考與借鑒。

2 A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

采用調(diào)查問(wèn)卷的方式對(duì)A 公司各層次人員進(jìn)行調(diào)查，獲取A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理現(xiàn)狀，研究A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理存在的問(wèn)題，并分析A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理存在問(wèn)題的原因。

2.1 A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理現(xiàn)狀

2.1.1 A 公司員工了解項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理程度現(xiàn)狀

員工對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息管理的了解程度相對(duì)較低，75.58%員工對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息管理的了解程度保持在一般及以下，僅有9.30%員工明確了解項(xiàng)目進(jìn)度信息管理；認(rèn)為項(xiàng)目進(jìn)度信息管理重要程度較高的人數(shù)相對(duì)較多，79.07%員工認(rèn)為項(xiàng)目進(jìn)度信息管理的重要性達(dá)到一般及以上，僅有9.30%員工認(rèn)為項(xiàng)目進(jìn)度信息管理的重要性極低。

2.1.2 A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理的員工應(yīng)用現(xiàn)狀

員工對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息管理掌握程度和對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息管理應(yīng)用范圍的認(rèn)可度較低。在項(xiàng)目進(jìn)度信息管理把控狀況的調(diào)查中，覺(jué)得A 公司對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息管理掌握程度低于一般水平的人數(shù)為66 人，占據(jù)總?cè)藬?shù)的76.74%；認(rèn)為A 公司對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息管理掌握程度較高的人數(shù)為3 人，占據(jù)總?cè)藬?shù)的3.49%。在項(xiàng)目進(jìn)度信息管理的應(yīng)用范圍的問(wèn)卷中，覺(jué)得應(yīng)用范圍低于一般水平的人數(shù)為66 人，占據(jù)總?cè)藬?shù)的70.93%；認(rèn)為A 公司對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息管理應(yīng)用范圍較高的人數(shù)為3 人，占據(jù)總?cè)藬?shù)的3.49%。

2.1.3 A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理應(yīng)用成果

企業(yè)工作人員對(duì)信息的利用率和項(xiàng)目進(jìn)度信息管理發(fā)揮的效果的認(rèn)可度較低。其中，在項(xiàng)目進(jìn)度信息管理中對(duì)信息的利用率調(diào)查中，認(rèn)為A 公司對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息管理中對(duì)信息的利用率低于一般水平的人數(shù)為63 人，占據(jù)總?cè)藬?shù)的73.26%；認(rèn)為A 公司對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息管理中對(duì)信息的利用率較高的人數(shù)為4 人，占據(jù)總?cè)藬?shù)的4.65%。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息管理發(fā)揮的效果調(diào)查中，認(rèn)為A 公司對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息管理發(fā)揮的效果低于一般水平的人數(shù)為63 人，占據(jù)總?cè)藬?shù)的73.26%；認(rèn)為A 公司對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息管理發(fā)揮的效果較高的人數(shù)為3 人，占據(jù)總?cè)藬?shù)的3.49%。

2.2 A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理存在的問(wèn)題及原因

通過(guò)對(duì)調(diào)查問(wèn)卷內(nèi)容的整理分析，可得A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理存在的問(wèn)題及原因具體如下。

2.2.1 對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理的關(guān)注度還有待提升

A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理的關(guān)注程度嚴(yán)重不足，主要由兩個(gè)方面導(dǎo)致：一方面是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息管理重視程度不足，A 公司在信息化辦公日趨完善的階段，仍然采用了半傳統(tǒng)的項(xiàng)目進(jìn)度管理措施，而僅僅將信息化作為輔助工具納入項(xiàng)目進(jìn)度管理；另一方面是信息協(xié)同管理重視程度不足，A 公司與項(xiàng)目進(jìn)度相關(guān)聯(lián)的部門(mén)之間存在壁壘，各部門(mén)之間的溝通趨于消失殆盡，造成了各部門(mén)之間的信息協(xié)同重視程度忽略不計(jì)。在上述兩個(gè)方面的作用下，最終使得項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理的關(guān)注程度還有很大提高空間，導(dǎo)致了項(xiàng)目信息溝通渠道變得越來(lái)越不暢通。造成A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理重視程度不足的原因較多，與項(xiàng)目進(jìn)度相關(guān)聯(lián)的部門(mén)利用不同類型工具進(jìn)行日常工作，造成了現(xiàn)階段下各自為政和各自決策，弱化了項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理；A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理人員中老職員人數(shù)較多，該批次職員多數(shù)對(duì)信息化工具的利用不熟練，加之其工作中對(duì)經(jīng)驗(yàn)的倚重，造成了信息化的進(jìn)程減緩；A 公司的決策層面，注重眼前的經(jīng)濟(jì)效益，未將項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理加以利用，上行政策影響了下行工作實(shí)施。

2.2.2 項(xiàng)目進(jìn)度管理信息丟失

A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息管理存在信息丟失。信息的輸入源頭存在偷工減料的現(xiàn)象，信息輸入端口多，在各員工信息錄入時(shí)，部分人員造成信息輸入的缺失。信息儲(chǔ)存環(huán)節(jié)存在信息丟失的現(xiàn)象，信息的儲(chǔ)存以部門(mén)劃分，儲(chǔ)存的環(huán)節(jié)較為松散，最終導(dǎo)致龐大的信息混雜，從而形成信息的丟失。A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息管理存在信息丟失的主要原因在于單一的管理中就只處理單個(gè)的項(xiàng)目任務(wù)，管理人員難以看到完整的、全面的和聯(lián)系的數(shù)據(jù)，所以在對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的把控和數(shù)據(jù)更進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)時(shí)面臨極大困難。緊接著是信息的傳遞平臺(tái)無(wú)法監(jiān)管每個(gè)賬號(hào)的動(dòng)態(tài)，部分員工的信息輸入時(shí)存在遺失現(xiàn)象。

2.2.3 項(xiàng)目進(jìn)度管理職權(quán)不明

A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理職權(quán)不明。項(xiàng)目進(jìn)度相關(guān)部門(mén)之間的職權(quán)關(guān)系不明，更多的情況是各部門(mén)之間僅為合作關(guān)系，不存在明顯的上下級(jí)關(guān)系。各部門(mén)之間相互推諉責(zé)任，更有甚者在同一項(xiàng)目中為本部門(mén)利益而采取消極政策。

造成A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理的任務(wù)分配不清、責(zé)任不明確的現(xiàn)狀可以歸因于沒(méi)有協(xié)調(diào)的項(xiàng)目管理體系。當(dāng)下，絕大部分的項(xiàng)目是各個(gè)下轄子部門(mén)各自進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度數(shù)據(jù)信息管理，上述管理方式有很大弊端，首先是管理信息的方面有限，僅僅可以滿足局域范圍內(nèi)向上或者向下的單方面溝通，此模式中的阻礙較多，諸如各個(gè)利益方不同、目的和任務(wù)不同等導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)難以實(shí)時(shí)溝通，極大阻礙了項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理工作的推進(jìn)。

3 A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)構(gòu)建

在明確A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理現(xiàn)狀及問(wèn)題的前提下，構(gòu)建項(xiàng)目需求導(dǎo)向的項(xiàng)目進(jìn)度數(shù)據(jù)信息集成管理平臺(tái)。

3.1 A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)構(gòu)建思路

由上文所知，A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理涉及多部門(mén)、多種系統(tǒng)、多功能和信息化工具的應(yīng)用平臺(tái)，該平臺(tái)需要應(yīng)對(duì)訪問(wèn)修改人數(shù)多、信息數(shù)量龐大和信息內(nèi)容復(fù)雜等問(wèn)題，為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效挖掘、信息傳遞的準(zhǔn)確高效和信息的直觀可視化，需要構(gòu)建統(tǒng)一的平臺(tái)，以便將多種系統(tǒng)和軟件中的有效信息進(jìn)行整合。A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)的構(gòu)建思路是，以該平臺(tái)作為載體，將項(xiàng)目各個(gè)參與部門(mén)和項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)的信息有效集成起來(lái)，進(jìn)行信息的實(shí)時(shí)交換和傳遞，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度信息的集成與協(xié)同。上述平臺(tái)結(jié)構(gòu)如圖1 所示。

圖1 A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)結(jié)構(gòu)

3.2 A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)需求分析

從A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)的需求進(jìn)行分析，明確該平臺(tái)需要達(dá)成的目標(biāo)，進(jìn)而才能完善后續(xù)的平臺(tái)設(shè)計(jì)工作。A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)需求分析是后續(xù)工作的指明燈，能夠幫助平臺(tái)設(shè)計(jì)指明方向，避免功能的缺乏和體系的冗余。根據(jù)本研究在A 公司內(nèi)部所做的基礎(chǔ)研究和相關(guān)溝通，歸納總結(jié)出平臺(tái)建立的規(guī)則和各個(gè)功能區(qū)等。

3.2.1 把項(xiàng)目進(jìn)程作為重點(diǎn)和專一性

A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)的主要任務(wù)是項(xiàng)目進(jìn)度信息管理，是各參與部門(mén)為主的分散式管理模式，需要各部門(mén)借用該平臺(tái)把項(xiàng)目流程作為重點(diǎn)，完全歸納總結(jié)各方優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)各子部門(mén)的有效聯(lián)動(dòng)，在聯(lián)動(dòng)過(guò)程保留過(guò)程數(shù)據(jù)。同時(shí)該平臺(tái)具備專一性，僅作為A 公司的項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)，保障信息處理的高效化和系統(tǒng)化。

3.2.2 集成性和安全性

A 公司采納多種信息交互平臺(tái)，在已使用過(guò)的比較成熟的第三方軟件或者系統(tǒng)具備一定優(yōu)勢(shì)。本次建立的項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)需著眼全局，在實(shí)現(xiàn)充分協(xié)同的要求下，有效地集成這些軟件系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同的平臺(tái)協(xié)同。促進(jìn)A 公司數(shù)據(jù)信息集成管理平臺(tái)的快速應(yīng)用，避免平臺(tái)不兼容造成的成本上升問(wèn)題。A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)還需要注重信息安全，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集中存放和有效管理，使用健全的、穩(wěn)定的方案來(lái)確保平臺(tái)持續(xù)良性運(yùn)轉(zhuǎn)，確保資料完備無(wú)損，不被竊取，與此同時(shí)還應(yīng)該對(duì)使用者的操作規(guī)范加以限制，以確保管理人員能夠及時(shí)地得到所需要的所有資料。

3.2.3 穩(wěn)定性和可靠性

A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)是服務(wù)于A 公司整體的平臺(tái)，將會(huì)在A 公司的項(xiàng)目進(jìn)度管理中發(fā)揮重要作用，因此必須要具備穩(wěn)定性和可靠性。A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)需要保障項(xiàng)目進(jìn)度的整個(gè)過(guò)程穩(wěn)定地運(yùn)行，在各種運(yùn)行環(huán)境中保持足夠的可靠性，以幫助相關(guān)信息在各部門(mén)之間快速穩(wěn)定地傳遞和處理大量的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)。

3.2.4 共享和可視化

A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)面向的應(yīng)用者遍及項(xiàng)目各部門(mén)，平臺(tái)不僅能夠在個(gè)人電腦上進(jìn)行訪問(wèn)，還要能在各種移動(dòng)終端進(jìn)行訪問(wèn)，以確保信息需要者無(wú)論在哪里在何時(shí)都能獲取到有效信息。除此之外，平臺(tái)還應(yīng)建立多個(gè)管理分支結(jié)構(gòu)，把子系統(tǒng)中的資料數(shù)據(jù)合理歸納整合，讓數(shù)據(jù)資料清晰可見(jiàn)，依據(jù)信息管理的需要進(jìn)行可視化的輸出，以便能在最終做決定時(shí)提供有效的依據(jù)，縮短決策的時(shí)間。

3.3 A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)設(shè)計(jì)

A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)依據(jù)構(gòu)建的思路和用戶需求，并與A 公司的管理框架相結(jié)合，達(dá)到對(duì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)資料的全面整合和把控。A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)由決策層、運(yùn)營(yíng)層、業(yè)務(wù)層、基礎(chǔ)層4 個(gè)層次構(gòu)成，如圖2 所示。

圖2 A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)基本架構(gòu)

第一層是基礎(chǔ)層，在該層面各類信息以各種方式匯總成結(jié)構(gòu)信息和非結(jié)構(gòu)資料數(shù)據(jù)，基于SOA 架構(gòu)進(jìn)行所有子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)傳輸和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存。第二層是業(yè)務(wù)層，該層將項(xiàng)目數(shù)據(jù)按照項(xiàng)目類型或者項(xiàng)目管理要素等進(jìn)行歸集，可以按照真正管理需要直接調(diào)取分析數(shù)據(jù)及相關(guān)內(nèi)容，是項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息全面協(xié)同管理的核心。第三層是運(yùn)維層，這是數(shù)據(jù)資料的管理者，管理人員在該層面使用和分享數(shù)據(jù)資料，使得他們工作效率更高，時(shí)間成本更低。這一層使得不同方面人員的資料數(shù)據(jù)保持一致。第四層是決策層，該層通過(guò)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合分析，呈現(xiàn)全部業(yè)務(wù)可視化的界面，為項(xiàng)目管理人員作出正確決策提供有力支撐。

4 結(jié)論

本文結(jié)合項(xiàng)目管理、信息管理和協(xié)同管理的相關(guān)理論，對(duì)A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理進(jìn)行研究，得到以下主要結(jié)論：第一，明確A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理現(xiàn)狀及問(wèn)題。通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷的方式，獲悉A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理現(xiàn)狀，明確A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理存在的問(wèn)題，如項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理不了解、項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理的員工應(yīng)用程度和掌控范圍較低、項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理的掌握程度和應(yīng)用成效不足等現(xiàn)狀，并對(duì)A 公司項(xiàng)目進(jìn)度管理現(xiàn)狀存在的問(wèn)題和原因進(jìn)行系統(tǒng)分析。第二，構(gòu)建A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)。在借鑒國(guó)內(nèi)外信息協(xié)同管理平臺(tái)構(gòu)建思路的基礎(chǔ)上，首先制定A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)的構(gòu)建思路；其次從A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)的需求進(jìn)行分析，明確該平臺(tái)需要達(dá)成的目標(biāo)和A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)的需求；最后從A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)基本架構(gòu)和A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)業(yè)務(wù)架構(gòu)制定構(gòu)建A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)。本研究主要是A 公司項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理實(shí)踐研究，僅僅是一個(gè)案例分析，可以為其他企業(yè)構(gòu)建項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理平臺(tái)提供參考和借鑒。下一步研究，還需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度信息協(xié)同管理進(jìn)行多企業(yè)、多角度的理論研究和實(shí)踐分析。