何志強(qiáng)

（山東省菏澤市城建檔案技術(shù)咨詢服務(wù)中心 山東菏澤 274000）

檔案部門無(wú)疑是開(kāi)展檔案管理的重要部門，如若檔案部門無(wú)法做好檔案管理工作，不僅容易使得檔案出現(xiàn)各種無(wú)法被及時(shí)存放的問(wèn)題，還會(huì)影響到各個(gè)企業(yè)做出重大的經(jīng)濟(jì)決策，這會(huì)嚴(yán)重影響到社會(huì)企業(yè)對(duì)于檔案的運(yùn)用效果，以及國(guó)家對(duì)于檔案的管理運(yùn)用要求。對(duì)此，相關(guān)的檔案部門應(yīng)及時(shí)改變傳統(tǒng)的人工檔案管理的理念，基于信息化的視域下創(chuàng)新新型的檔案管理機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效存放、管理和利用，使得檔案使用者能及時(shí)得到自己所需的檔案信息，促使檔案合理利用效果的不斷提升，加快我國(guó)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)健康穩(wěn)定發(fā)展的步伐。

一、從檔案部門的角度研究檔案合理利用問(wèn)題

檔案部門是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。本文從檔案工作者的社會(huì)歸屬組織——檔案部門，進(jìn)行對(duì)檔案合理利用的研究，致力于能從形形色色檔案利用者的行為共性出發(fā)，進(jìn)行對(duì)檔案合理利用方法的深度研究，以為檔案部門的后續(xù)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而且在實(shí)際從檔案部門的角度研究檔案合理利用方式的時(shí)候，相關(guān)的研究人員應(yīng)從數(shù)量維度上開(kāi)展研究，當(dāng)檔案的數(shù)量能得到準(zhǔn)確的分析和計(jì)算時(shí)，才能保障檔案得到了充分的利用。從質(zhì)量維度上開(kāi)展研究，檔案的質(zhì)量能得到保障，才能保障其對(duì)于檔案使用者的運(yùn)用價(jià)值，使得檔案能得到合理運(yùn)用。從時(shí)間維度上開(kāi)展研究，保障檔案運(yùn)用的時(shí)效性，才能保障其被及時(shí)使用到社會(huì)各處。從空間維度上開(kāi)展研究，當(dāng)檔案利用活動(dòng)能得到有效的規(guī)范，才能保障檔案主體與客體分布空間的動(dòng)態(tài)平衡與和諧穩(wěn)定，使得檔案能均衡利用，以全面地保障檔案的運(yùn)用價(jià)值[1]。

二、充分利用：檔案合理利用的數(shù)量維度

為進(jìn)行對(duì)檔案合理利用數(shù)量的有效研究，相關(guān)的研究人員應(yīng)對(duì)國(guó)家檔案資料總量及其構(gòu)成情況進(jìn)行深度探究，以考察方案數(shù)量的多少進(jìn)行比對(duì)，從而得到合理有利的檔案，盡管我國(guó)的方案資源繁多，運(yùn)用了大量的檔案管理成本，但是其開(kāi)放率十分低，僅有百分之二十，這就意味著有一大半的檔案資料都沒(méi)有開(kāi)放，自然就沒(méi)有可能為社會(huì)所用，這就使得檔案失去了存在的價(jià)值。之后，從檔案已供利用的情況可見(jiàn)，檔案的利用人次只占當(dāng)年總?cè)丝跀?shù)的0.35%，而且檔案與99%以上的人不相關(guān)，與90%以上的檔案不相關(guān)，這就說(shuō)明檔案幾乎都沒(méi)有得到充分利用，只是作為歷史的記錄被存放在檔案部門之中。

針對(duì)以上種種情況，相關(guān)的檔案部門應(yīng)充分樹立正確的檔案利用意識(shí)，及時(shí)改變這種大量檔案被存放在檔案部門，檔案部門也需花費(fèi)大量的時(shí)間、精力和成本進(jìn)行檔案管理，卻使得檔案價(jià)值無(wú)法得到有效發(fā)揮和運(yùn)用的不良管理現(xiàn)象，改變?cè)械臋n案管理理念。除卻國(guó)家的機(jī)密檔案之外，根據(jù)不同的機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案進(jìn)行不同程度的開(kāi)放，使得每個(gè)部門都能得到自己所需運(yùn)用的檔案，通過(guò)控制檔案總量、擴(kuò)大檔案開(kāi)放、增加利用數(shù)量這三個(gè)方面，對(duì)檔案利用率的實(shí)施進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)其開(kāi)放和利用方案進(jìn)行調(diào)整，使得檔案部門中的每一份檔案都能得到充分的利用，以保障檔案部門對(duì)于檔案充分利用的應(yīng)用效果，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

三、有效利用：檔案合理利用的質(zhì)量維度

所謂的檔案有效利用是基于檔案質(zhì)量合格的前提之下，如若檔案部門所收集管理的檔案資料不真實(shí)，自然就會(huì)使得檔案的質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，也會(huì)影響到社會(huì)對(duì)于檔案有效利用的效果。所以，在從檔案部門的角度研究檔案是否得到有效利用的時(shí)候，檔案部門應(yīng)從質(zhì)量維度對(duì)檔案進(jìn)行有效利用情況的分析，并根據(jù)當(dāng)前存在的問(wèn)題，制定出相應(yīng)的有效利用方案，以提高檔案利用的質(zhì)量，使其能夠?yàn)樯鐣?huì)提供更高的效益，也使得檔案部門能夠?qū)崿F(xiàn)成本與收益兼顧的發(fā)展目標(biāo)。

在基于質(zhì)量維度進(jìn)行檔案質(zhì)量分析的過(guò)程之中，應(yīng)先對(duì)檔案利用成本和情況進(jìn)行調(diào)查，從實(shí)際的調(diào)查情況可見(jiàn)，我國(guó)在檔案行政部門中投入了大量的資金，但是檔案利用人次和卷、件次的增長(zhǎng)速度卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于檔案利用管理成本，這就使得檔案管理的成本是不斷增加，也使得國(guó)家產(chǎn)生了嚴(yán)重的檔案管理費(fèi)用損失。之后，從檔案利用需求的角度來(lái)說(shuō)，由于檔案部門并未對(duì)社會(huì)進(jìn)行檔案需求的調(diào)查，使得檔案部門無(wú)法為社會(huì)提供所需的檔案，但是隨著社會(huì)的不斷改革與發(fā)展，經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究和社會(huì)發(fā)展等各個(gè)方面，對(duì)于檔案的利用需求都越來(lái)越大，而檔案需求和檔案供給二者之間的不協(xié)調(diào)，這是使得檔案無(wú)法得到有效利用的重要原因之一。最后，從分析成本投入與利用需求滿足度之間關(guān)系的對(duì)比情況來(lái)說(shuō)，檔案利用的成本投入和需求滿足之間存在邊際效益遞減現(xiàn)象，這就意味著在檔案成本不斷增加的過(guò)程之中，檔案的社會(huì)貢獻(xiàn)度卻越來(lái)越低，這嚴(yán)重影響了檔案在社會(huì)中的運(yùn)用價(jià)值，也使得國(guó)家在檔案管理方面受到了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

對(duì)此，檔案部門應(yīng)深刻反思檔案無(wú)法得到有效利用的情況，對(duì)檔案收集管理人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，保障檔案資料收集的質(zhì)量，為后續(xù)的檔案有效利用提供有力的管理保障。同時(shí)，從降低檔案管理成本、根據(jù)社會(huì)需求提供有針對(duì)性的檔案服務(wù)兩個(gè)方面，改革原有的檔案管理工作方式，通過(guò)降低檔案管理的成本，使得檔案的利用價(jià)值能得到有效的增加，并通過(guò)為社會(huì)中的不同檔案使用部門和人員提供有針對(duì)性的檔案服務(wù)，使得檔案的利用率能得到有效的提升，也使得檔案部門能夠通過(guò)對(duì)社會(huì)檔案需求的深度分析，不斷提高檔案服務(wù)的準(zhǔn)確性和實(shí)效性，使得檔案利用收益和效果都能呈直線式遞增，加快我國(guó)檔案部門健康發(fā)展的步伐，使其能真正更好地服務(wù)于社會(huì)[2]。

四、及時(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)利用：檔案合理利用的時(shí)間維度

為進(jìn)行對(duì)檔案及時(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用，相關(guān)的檔案部門還需從檔案合理利用的時(shí)間維度進(jìn)行分析，以遵循檔案價(jià)值規(guī)律和利用要求的時(shí)間特征為前提，分析如何及時(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)地利用檔案，以保障檔案部門能更好地管理檔案，也使得檔案的應(yīng)用價(jià)值能得到更好的發(fā)揮。

1.檔案及時(shí)利用的現(xiàn)狀分析及應(yīng)對(duì)措施

從當(dāng)前檔案利用的實(shí)際情況可見(jiàn)，正是因?yàn)闄n案開(kāi)發(fā)工作的滯后，使得檔案的開(kāi)發(fā)及其時(shí)間有著一定的局限性，依舊過(guò)于謹(jǐn)慎，使得開(kāi)放檔案遲遲無(wú)法得到有效的落實(shí)，更無(wú)法真正有效地服務(wù)于社會(huì)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案“老齡化”與“超時(shí)”的問(wèn)題，這就使得檔案的及時(shí)利用與相關(guān)的檔案開(kāi)發(fā)法規(guī)產(chǎn)生了嚴(yán)重的沖突，使得檔案根本無(wú)法及時(shí)利用。所謂的檔案的及時(shí)利用是指檔案在被收集到檔案部門之后，能夠立即提供給相關(guān)的檔案利用者進(jìn)行使用，而一旦檔案過(guò)于形成期在給予相關(guān)的檔案使用者利用，很大程度上就會(huì)使得這份檔案失去其利用的價(jià)值。就從當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的情況來(lái)說(shuō)，全球經(jīng)濟(jì)一直處于不斷發(fā)展變化的過(guò)程之中，如若相關(guān)的企業(yè)無(wú)法及時(shí)得到相關(guān)的經(jīng)濟(jì)檔案信息，自然就會(huì)使得自身的企業(yè)無(wú)法緊跟時(shí)代發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，走向下坡路。因此，相關(guān)的檔案部門應(yīng)加快檔案開(kāi)發(fā)的速度，以保障檔案能夠真正得到及時(shí)有效的利用。通過(guò)及時(shí)地調(diào)整完善檔案開(kāi)放相關(guān)規(guī)定、設(shè)定檔案開(kāi)發(fā)的時(shí)間，使得檔案部門能與檔案使用者之間實(shí)現(xiàn)文檔信息開(kāi)放的無(wú)縫連接，使得檔案信息能真正得到及時(shí)利用，也使得檔案利用者能合理地運(yùn)用檔案信息獲得更好的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，加快我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展的步伐。

2.檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的現(xiàn)狀分析及應(yīng)對(duì)措施

檔案本身就是歷史的一種特殊記錄形式，檔案可以使歷史得到更加久遠(yuǎn)的傳承，也可以為我國(guó)的文物歷史修復(fù)工作等提供有力的數(shù)據(jù)保障，但是正是因?yàn)闄n案存放得久遠(yuǎn)，也會(huì)使其出現(xiàn)一定的破損和丟失的問(wèn)題，這也是檔案部門所面臨的重要管理問(wèn)題。從檔案部門對(duì)于當(dāng)前檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的現(xiàn)狀分析來(lái)說(shuō)，當(dāng)前檔案部門所運(yùn)用的都是人工管理的方式，并將檔案都存放在檔案室之中，使得檔案會(huì)產(chǎn)生受潮和被水泡，或是被人為損壞的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的效果。所以，檔案部門應(yīng)結(jié)合當(dāng)前我國(guó)的信息化發(fā)展情況，將現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作之中，通過(guò)運(yùn)用信息化的檔案管理方式代替人工，將檔案信息存放到計(jì)算機(jī)之中，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效保護(hù)，并以數(shù)字存儲(chǔ)介質(zhì)的保護(hù)和信息安全使得檔案能真正得到長(zhǎng)遠(yuǎn)與高效的利用。

五、協(xié)調(diào)均衡利用：檔案合理利用的空間維度

從當(dāng)前檔案部門對(duì)于檔案的實(shí)際管理情況來(lái)看，如何進(jìn)行檔案的協(xié)調(diào)均衡使用，無(wú)疑是檔案管理部門當(dāng)前面臨的重大管理問(wèn)題。本文就從檔案部門的角度，對(duì)檔案合理利用的空間維度開(kāi)展研究，分別分析檔案運(yùn)用過(guò)程中主體之間權(quán)力空間交錯(cuò)的矛盾，以及利用客體之間分布空間失衡的矛盾，以有效解決這些矛盾，保障檔案能真正得到均衡利用。

1.檔案利用中權(quán)利交錯(cuò)及其平衡

從檔案利用中權(quán)利交錯(cuò)及其平衡的情況來(lái)看，社會(huì)大眾如若都獲取了使用檔案信息的權(quán)利，就會(huì)產(chǎn)生對(duì)人們隱私權(quán)的侵犯，這兩種權(quán)利無(wú)法實(shí)現(xiàn)共存，這則是主體之間的矛盾。一方面，人們希望檔案部門能管理好自己的因素；另一方面，有要求信息公開(kāi)化，使得檔案能有效地監(jiān)督公共空間的事務(wù)活動(dòng)，這就使得二者產(chǎn)生了嚴(yán)重的矛盾。如若不進(jìn)行對(duì)這一問(wèn)題的有效解決，就會(huì)使得二者之間的矛盾越來(lái)越大，會(huì)嚴(yán)重到檔案的運(yùn)用效果。

對(duì)此，檔案管理部門可以先排除十分必要或者涉及公共利益，一般涉及隱私檔案不予公開(kāi)的檔案，并根據(jù)不同的機(jī)構(gòu)對(duì)其檔案信息使用權(quán)利的合理分配，使得隱私范圍和檔案利用權(quán)限都能得到合理的規(guī)定，自然二者之間的矛盾問(wèn)題就能得到有效解決，其檔案主體權(quán)利的平衡性也能得到保障，真正實(shí)現(xiàn)在保護(hù)隱私的同時(shí)維護(hù)社會(huì)對(duì)檔案的利用權(quán)利的管理目標(biāo)。

2.檔案信息資源分布失衡及其整合

我國(guó)城鄉(xiāng)的檔案信息失衡則是當(dāng)前檔案信息資源分布失衡的重要問(wèn)題，因?yàn)槌鞘邢啾扔卩l(xiāng)村經(jīng)濟(jì)更加發(fā)達(dá)，就使得城市中的各項(xiàng)檔案信息都得到了及時(shí)的記錄和存放，而鄉(xiāng)村中的檔案信息存放卻十分不及時(shí)，自然影響了檔案利用在社會(huì)中的整體平衡程度，消除這種影響保障其平衡分布供給社會(huì)運(yùn)用則至關(guān)重要。對(duì)于這一問(wèn)題，相關(guān)的檔案部門應(yīng)進(jìn)行對(duì)其有效的調(diào)整，通過(guò)用遵循“平等性”和“國(guó)家利益至上”原則，對(duì)城鄉(xiāng)檔案信息進(jìn)行有效整合，并有效地加大對(duì)于鄉(xiāng)村檔案管理的力度，使其能與城市同步開(kāi)展相應(yīng)的檔案收集管理工作，以有效地調(diào)整檔案信息資源分析不均衡的問(wèn)題。同時(shí)，通過(guò)遵循“重要性”和“時(shí)間性”原則，有序地開(kāi)展相應(yīng)的檔案信息資源管理工作，使得檔案信息資源管理工作的效果能得到更加高效的保障，為社會(huì)中的相關(guān)部門及時(shí)提供相關(guān)的檔案信息。

六、檔案信息化管理的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

從檔案部門對(duì)于檔案管理的種種情況來(lái)說(shuō)，原有的人工管理方式，已經(jīng)不符合當(dāng)前社會(huì)對(duì)于檔案管理的要求，以信息化的管理方式代替人工管理，是檔案部門檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為檔案部門的高層領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)加大對(duì)于檔案信息化管理的資金投入力度，對(duì)信息化檔案管理人員進(jìn)行有效培養(yǎng)，建設(shè)符合檔案管理部門的信息化檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)將檔案使用者所需的信息實(shí)時(shí)地傳遞到檔案使用者面前，這樣檔案的利用率將會(huì)得到有效的提升。而且通過(guò)這種信息化的檔案管理方式，可以有效降低人工管理中所需的人力、物力和財(cái)力，使得檔案管理的成本能得到有效的降低，使得檔案管理的工作效率和效果都能得到有效的提升，可促進(jìn)我國(guó)檔案部門檔案管理工作更上一層樓[3]。

而且相關(guān)的檔案管理部門還可以需正確地認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，應(yīng)進(jìn)行對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)的全面設(shè)計(jì)，其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。以整個(gè)信息化的檔案管理系統(tǒng)組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，使得檔案部門中各項(xiàng)檔案管理工作都能夠?qū)崟r(shí)、有序和高效開(kāi)展，不斷地提高對(duì)于社會(huì)的方案利用服務(wù)效果，促使我國(guó)檔案部門的現(xiàn)代化發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案部門應(yīng)進(jìn)行對(duì)檔案的合理利用，以保障其在社會(huì)中的應(yīng)用價(jià)值。檔案部門應(yīng)正確地認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理出現(xiàn)的各種問(wèn)題，制定出有針對(duì)性的檔案利用方案，使得檔案能被充分利用、有效利用、及時(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用，以及均衡利用，不斷地提高檔案部門對(duì)于檔案的管理效果，也使得社會(huì)能獲得更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，從而促使我國(guó)檔案事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。