趙 琛

（浙江圖書館，浙江 杭州 310000）

一、圖書館檔案信息資料整理和利用的重要性

伴隨全球信息化快速發(fā)展時期的來臨，我國圖書館在這一公共領(lǐng)域上順應(yīng)未來快速發(fā)展浪潮將產(chǎn)生重大的變革，對文檔數(shù)據(jù)信息資源的整理和運用將提出更高的需求，因此做好檔案信息資料整理和利用十分重要。人們對于圖書館的文檔數(shù)據(jù)信息資源先要收集與梳理，而后加以濃縮和升華，整理與保護，運用引導(dǎo)和規(guī)范傳播與使用。所以不管圖書館的未來計劃或者規(guī)整制度，都要以文檔數(shù)據(jù)信息資源為主要理論基礎(chǔ)。而圖書館的文檔數(shù)據(jù)資源信息內(nèi)容也有很多種，比如精神上的、物質(zhì)上的、微觀的、宏觀的，可以為書籍信息資料情報領(lǐng)域管理工作事業(yè)未來快速發(fā)展奠定基本理論知識研究的理論基石，也能夠為圖書館管理工作各項事業(yè)未來的騰飛提出依據(jù)，以便制定圖書館的管理工作各項事業(yè)未來快速發(fā)展的目標(biāo)，并制定未來計劃。另外，圖書館對文檔資源信息體系的研發(fā)與運用也是圖書館人才管理工作的重心，它更能反映出該館的人力管理工作、人才、企業(yè)管理者的運營能力等[1]。

二、圖書館與檔案信息系統(tǒng)資源整合中出現(xiàn)的問題

1.人們對文檔信息資源綜合整合意識的缺乏

隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展等的發(fā)展和應(yīng)用，也直接影響到了我們?nèi)粘９芾砉ぷ?。而隨著現(xiàn)代技術(shù)的越來越成熟，人民群眾也對文檔的管理有了更高的需求，我們?nèi)粘９芾砉ぷ饕灿瓉砹巳碌臋C會與挑戰(zhàn)。雖然文檔資訊系統(tǒng)數(shù)字化程度與現(xiàn)代信息化建設(shè)程度都明顯有一定的提升，但人們對文檔資源利用的意識卻不高。從某種角度出發(fā)，不重視文檔信息資源的整理，是其并不能直接帶來經(jīng)濟效率，同時文檔信息資源綜合整合方面投入的時間、成本相對較低，對文檔信息資源的科學(xué)合理使用也并未提上日程。另外，一些檔案管理的工作人員受傳統(tǒng)工作模式的影響，對于文件管理各種事務(wù)的心態(tài)仍停滯于重管輕用、重藏輕用的發(fā)展階段，只要資料不出現(xiàn)泄密的情況，在需要時能找到資料就行。但如果開發(fā)人員或文件管理工作人員沒有注意這項管理工作，就會使他們對檔案文件信息資料的管理認識逐漸淡薄，進而影響到了對檔案文件信息資料的有效利用[2]。

2.檔案資源利用監(jiān)督管理與發(fā)展使用仍沒有統(tǒng)一規(guī)范

國家已經(jīng)制定了有關(guān)檔案信息開展使用的多項規(guī)定，但對歸檔信息系統(tǒng)資源的使用還沒有明確規(guī)定，使得部分圖書館資源產(chǎn)生了重復(fù)使用、復(fù)本率大、利用率低的狀況，同時圖書館資源的費用趨緊、相關(guān)文獻資源漲價的背景下，在數(shù)據(jù)信息檢索時發(fā)現(xiàn)同樣的數(shù)據(jù)信息資源，從而嚴(yán)重危害了整體的系統(tǒng)信息化。盡管互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展也為圖書館資源使用提供了許多方便，但還沒有統(tǒng)一，也會嚴(yán)重危害到相關(guān)信息資源的數(shù)據(jù)共享與使用。

3.館藏文件檔案信息傳遞的資料不全部、不系統(tǒng)性

全方位、系統(tǒng)性的館藏管理方法是檔案信息資源發(fā)展利用的重要前提，不全方位的文檔信息管理方法直接影響著檔案信息資源發(fā)展利用的品質(zhì)與效果。保存歸檔部門的設(shè)備結(jié)構(gòu)簡單，功能門類不全，管理信息系統(tǒng)建設(shè)集成化度不夠，以及部門區(qū)域因為保密工作的要求，所連接的電腦無法連接網(wǎng)絡(luò)，從而使得所收集的文檔數(shù)據(jù)信息無法直接與外界取得聯(lián)系，這都是影響著信息技術(shù)資源利用進一步發(fā)展和使用的重要原因。

4.圖書館管理工作已不能滿足新時代形勢蓬勃發(fā)展需要

在經(jīng)濟信息化技術(shù)高速度發(fā)展的條件下，我國圖書館在信息科學(xué)技術(shù)資源的研究與運用方面做出了不小的進展，但是同時對人員也有了更高的需求，歸檔管理工作人員并不是“看攤守夜”的工種，也并非每個人都具有從事的資格，而且真正進行過專門培訓(xùn)的人也較少，部分檔案保管工作人員能力不夠，知識陳舊老化，技術(shù)落伍，在一定程度上也影響著文檔信息資源的利用[3]。

三、檔案信息與圖書信息的特征

1.歸檔信息內(nèi)容的經(jīng)典特點

原始記載性是歸檔消息具體內(nèi)容的根本特點屬性。檔案文檔資料信息是整個社會信息體系中最基本的部分，而存檔館既是長久保護文檔資源的主要培訓(xùn)基地，又是供應(yīng)文檔資訊，為社會公共服務(wù)的主要管理機構(gòu)，而歸檔文檔自身所產(chǎn)生的原創(chuàng)性也是區(qū)分于其他文章的主要標(biāo)識。文本訊息內(nèi)涵符合本原性使其可以作為所有資料的起源和基石，而文本訊息內(nèi)涵在真實感、可靠性等方面都是一切其他資料根本無法替代的，因此文本訊息內(nèi)涵也符合證據(jù)特性。檔案文檔資料信息是人們社會生活經(jīng)歷的天然產(chǎn)品，是人們社會歷史的忠實記述，它的最初記述特性就確定了具有憑證價值。而存檔資料信息因為擁有本原性、真實感和證明的特性，所以可成為刑事立法依據(jù)，可作為各種爭議的訴訟依據(jù)和公斷依據(jù)。但文書消息具體內(nèi)容的憑據(jù)性是其他消息內(nèi)涵所不符合的特定社會價值，因此書籍消息具體內(nèi)容也不可成為刑事立法依據(jù)。存檔資料信息也有一種認識性，文件、圖書等在人類社會文化歷史原來是共同根生，又來源于同一身，互相間也存在著必然的聯(lián)系，同時都是為了保護和傳遞人們科學(xué)知識資源信息?？茖W(xué)技術(shù)是指人們在社會生活實際中所積累出來的成功經(jīng)驗，是人們了解自然科學(xué)界和經(jīng)濟社會蓬勃發(fā)展的重要成就與結(jié)晶。文獻是人們經(jīng)濟社會生活實際活動的直觀記載，是人們經(jīng)濟社會歷史文化的共伴生物，也有著科普知識的本源屬性。不過，前全美議會圖書館院長詹姆斯認為，科普知識是通過重新加工處理和分門別類處理之后的資訊內(nèi)涵，需要進行梳理和深入研究后，才成為專業(yè)知識庫。因此，文獻資料信息內(nèi)涵具有科學(xué)知識性，而同書本資料信息內(nèi)涵相對比來說，圖書資源資訊內(nèi)涵的科學(xué)知識性特點則更加明顯。歸檔信息系統(tǒng)咨詢服務(wù)具有獨占性、閉環(huán)性，檔案信息化工作是一項現(xiàn)代社區(qū)服務(wù)型的管理，各級類別歸檔室運用提交歸檔信息技術(shù)為社會公共服務(wù)，已成為我國現(xiàn)代社區(qū)公眾信息技術(shù)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的有機一部分[4]。

2.書本消息內(nèi)涵的經(jīng)典特征

書本消息內(nèi)涵符合科學(xué)技術(shù)性，圖書館是人們科普知識的寶庫，圖書館消息內(nèi)涵通過長期的積淀，保存了人們成千上萬年科學(xué)社會發(fā)展經(jīng)歷的結(jié)晶，因此書本消息內(nèi)涵的科學(xué)技術(shù)性是其他消息內(nèi)涵所無法比擬的。書本消息內(nèi)涵符合消息內(nèi)涵的經(jīng)濟社會開放意義，內(nèi)容的范圍廣泛，該館所收藏的書刊內(nèi)容大多為開放出版物的各類文章，收藏強調(diào)數(shù)量和品種的廣泛，并可以通過購買進行資料的擴充，而該館只要社會經(jīng)濟條件允許，可以館藏國內(nèi)的所有書刊，并向中國讀者開放。書刊資源購買也沒受時間限制，沒受地域限制，可以廣泛進行開放使用。但文檔信息資源在這一點上，和書刊資料相較來說其信息內(nèi)容開放性、廣度顯然不夠。

四、圖書館數(shù)據(jù)資源利用的主要優(yōu)勢

在圖書館檔案信息資源利用過程中，圖書館信息技術(shù)資源使用的優(yōu)點，在于信息內(nèi)容來源廣泛。圖書館是圖書信息資源的重要集中地，由于館內(nèi)收藏大量不同類別的圖書，圖書館信息技術(shù)資料具備資源的豐富多彩性、系統(tǒng)化、完整性，同時圖書館信息技術(shù)專業(yè)知識面較廣，基本涵蓋了全部的相關(guān)學(xué)科專業(yè)知識。圖書館信息技術(shù)資料在使用中最大的優(yōu)點就是擁有高度的信息內(nèi)容資源共用性，圖書資源利用不受區(qū)域局限，信息內(nèi)容通用度強，使用程序簡便，受制約使用范圍小，可普遍供社會公共使用。尤其是由于電子書刊的大量問世，數(shù)字資料使用越來越成為圖書館的研究主題，它突破了對使用者期限與空間結(jié)構(gòu)的局限，使信息資源的使用更加簡單有效。圖書館信息文化資源利用在實際使用開發(fā)過程中的另一種優(yōu)勢，就是服務(wù)廣大用戶信息資源，圖書館是專門培養(yǎng)社會公民素養(yǎng)、傳遞科學(xué)技術(shù)資訊的社會文化發(fā)展服務(wù)事業(yè)組織，開放式的、無阻礙的信息服務(wù)也讓該館具有了一定的公眾認知度。在當(dāng)今認知經(jīng)濟發(fā)展時期，認識信息資源已經(jīng)成了社會最重要的策略信息資源，認識將改變整個未來。圖書是人類前進的重要臺階，而圖書資訊資源對每個大眾而言都是不容忽視的重要資料，能夠滿足廣大使用人員的各種需要[5]。

五、關(guān)于圖書館檔案信息資源管理整合和利用的問題對策

1.加強宣傳，強化信息管理意識

首先，領(lǐng)導(dǎo)層要對檔案信息資源管理重視起來，充實技術(shù)檔案人員隊伍。同時，在圖書館檔案信息資源開發(fā)與利用過程中，要加強歸檔保存的意識，要加強圖書館管理工作意識，對于存檔的管理工作做出合理的時限分派，辦公室負責(zé)統(tǒng)一管理工作平時的存檔管理工作，各部門負責(zé)共同統(tǒng)一管理工作業(yè)務(wù)存檔管理工作，并進行定期審核，加強檔案保存意識才是最重要。其次，提高人員的工作能力，要確定專人的管理工作任務(wù)，這樣才可以對存檔的價值進行甄別，對文檔的歸集、編目等管理工作建立起完整的系統(tǒng)性。檔案管理人員也可以利用報刊、播音、電視節(jié)目、網(wǎng)絡(luò)等方法，宣揚檔案管理工作的經(jīng)濟性質(zhì)與意義，從而使人們對這個崗位有了更加深入的認識。也就是要對這個崗位的利用效果加強宣傳，以此增加用戶對檔案信息利用的熱忱。在樹立了用戶權(quán)益為首的觀念，認真做好對檔案信息的基本監(jiān)督管理的前提下，同時也要做好業(yè)務(wù)工作、推廣工作，把存檔信息資料的經(jīng)濟社會價值有效合理地利用起來[6]。

2.推進圖書館文檔資料規(guī)范化制度建立

在圖書館檔案信息資源開發(fā)與利用過程中，要加強對文檔信息資料的管理編制工作，由于采集到的信息資料大都是分散化的，沒有連貫性，在這樣的條件下往往信息資料無法被合理的利用，所以利用編程工具對文檔信息資料進行了整理、分組、加標(biāo)簽等管理，對所記錄的信息內(nèi)容都要提高其準(zhǔn)確度，以保持信息內(nèi)容的同步性，并有備份。要進一步提高利用檔案資料的效率，迫切需要制定在國家層面的關(guān)于采用科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)檔案資料的合理開發(fā)利用的通用規(guī)范，以防止信息孤島的形成，并改變重復(fù)浪費的局面，采用科學(xué)的方式管理文件，對一些關(guān)鍵的信息資源要加以專門的管理[7]。

3.增加資金投入，以提升硬件等級

隨著信息化的快速發(fā)展，使其與圖書館的服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)相結(jié)合，雖然圖書館的借閱信息都能夠使用電腦搜索，用戶也會比較容易、快速地查詢到自己所需要借閱的圖書信息。但是資金問題形成了檔案信息資源發(fā)展的瓶頸，但通過近年來利用檔案信息資源的實踐中可以看到，現(xiàn)代化信息技術(shù)的運用是信息資源有效利用發(fā)展的基本保證條件，不但能夠為檔案信息資源的有效開發(fā)與利用提供資金保障，而且還能夠幫助檔案管理人員從繁瑣的檔案信息資源管理工作中解脫，讓管理人員將最主要的精力用到檔案信息資料運用與研究工作中去。增加投入，為檔案信息資料的研究提供硬軟件設(shè)施，促進檔案信息資料研究的蓬勃發(fā)展。購置了能夠?qū)w檔信息管理資源有利的硬件設(shè)備，比如計算機設(shè)備、數(shù)字化掃描記錄裝置、激光掃描儀和高新技術(shù)儀器。另外，還可購買和使用更先進的歸檔信息資源管理方面的應(yīng)用軟件，以進行對歸檔數(shù)據(jù)資源的分類、集成、挖掘和智能利用[8]。

4.培養(yǎng)圖書館內(nèi)檔案信息工作人員的整體綜合素養(yǎng)

在對文獻信息技術(shù)資源的研究運用的過程中，檔案管理的工作人員們不但要學(xué)會對文獻信息內(nèi)容資源整理運用，確保文獻信息管理系統(tǒng)的全面、系統(tǒng)，同時還還要重視文獻信息內(nèi)容資源研究運用的質(zhì)量，文字工作人員們應(yīng)該具有對文獻信息內(nèi)容資源的研究能力，并學(xué)會運用現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對文獻信息內(nèi)容資源系統(tǒng)化。首先要提升對文字工作人員的門檻條件，培養(yǎng)具備專業(yè)化或具有相應(yīng)學(xué)習(xí)能力的工作人員，各級必須將檔案管理崗位重視起來才能按層級遞進，使每個人都對檔案管理工作認真有責(zé)任。要對當(dāng)前的歸檔工作人員在現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)手段方面進行系統(tǒng)化的訓(xùn)練，使歸檔工作人員能熟練地把握各種操作技能、并對存檔信息系統(tǒng)資源利用有關(guān)的更新科技運用熟悉，以便于進一步地提高對存檔信息系統(tǒng)資源利用的經(jīng)濟效益，有效地體現(xiàn)了存檔信息系統(tǒng)相應(yīng)的利用價值。

結(jié)語

總之，在圖書館檔案信息資源開發(fā)與利用過程中，檔案信息資源要在圖書館檔案利用中發(fā)揮更大作用，不能片面追求檔案館的用戶數(shù)量，而要根據(jù)檔案工作的實際情況和特點，為社會提供高質(zhì)量的信息資源，更好地服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)。