翟鳳芹

（淄博市中心醫(yī)院，山東 淄博 255000）

前言

當(dāng)前，隨著全球進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，人類的學(xué)習(xí)、生活、工作等均進(jìn)入了一個全新的智慧時代，在智慧時代的視域下，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建工作出現(xiàn)了新的挑戰(zhàn)，但也面臨著一個全新的發(fā)展機(jī)遇。當(dāng)前，隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，電子檔案管理系統(tǒng)不斷得到完善，電子檔案管理系統(tǒng)必將備受重視。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式有一定的弊端，工作效率較低，且容易損壞原件，其已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)及干部隊(duì)伍發(fā)展的需求，需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)制定一個安全且有效的管理模式。對此，本文針對如何構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)做出了深思，旨在進(jìn)一步推動電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，詳見下文。

一、智慧時代視域下電子檔案管理系統(tǒng)的基本特征

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，電子化信息管理模式也將成為信息化社會發(fā)展的必然趨勢，而在當(dāng)前智慧時代視域背景下，電子檔案管理系統(tǒng)也在不斷的完善，其終將得到各界廣泛的重視。電子檔案管理系統(tǒng)是指由信息采集部分、檔案的管理部分以及信息利用及安全控制部分組成，檔案中的數(shù)據(jù)能夠通過紙質(zhì)檔案的掃描等導(dǎo)入多種數(shù)據(jù)，并且能夠完成對檔案信息的采集和分析，建立一個網(wǎng)絡(luò)信息采集協(xié)同處理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、統(tǒng)計(jì)、存儲及查閱等多種功能。構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)前智慧時代視域下對檔案管理工作提出的一個必然要求，而智慧時代視域下需要構(gòu)建的管理系統(tǒng)應(yīng)需要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)以及智能化服務(wù)，以達(dá)到促進(jìn)檔案管理工作的飛速發(fā)展。

1.檔案信息采集智能化

以往的傳統(tǒng)檔案管理中均采取紙質(zhì)形態(tài)的檔案，電子版與其他形態(tài)的檔案相對較少，幾乎沒有，而在智慧時代視域下，所有的檔案系統(tǒng)均采取電子檔案的管理，該方案已經(jīng)成了檔案管理的主要部分。電子檔案主要包括電子文檔、圖片、音頻等，也可以將檔案的信息變成多個碎片。而電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建主要是為了方便管理及發(fā)掘出更多新的信息資源，將部分碎片所表達(dá)出的信息進(jìn)行收集和分析并且針對這一信息進(jìn)行更加深度的處理措施，提示當(dāng)前檔案信息采集已經(jīng)進(jìn)入了一個智能化階段，也是作為電子管理的一個重要突出點(diǎn)。

2.檔案管理智能化

在智慧時代背景下，幾乎相關(guān)的檔案管理部門均建立了一個智能化的檔案管理平臺，其能夠利用智能化平臺加強(qiáng)對檔案的管理干預(yù)措施，使得檔案的管理更加安全與智能化。檔案管理平臺能夠在檔案信息的采集階段完成對相應(yīng)電子檔案的全面收集記錄，并將其分析后整理分類，最后采取存儲及區(qū)分存儲。檔案的查詢和統(tǒng)計(jì)是對檔案利用的兩種方式，檔案查詢主要是對于檔案狀態(tài)的查詢，包括檔案入庫狀態(tài)、存儲位置、分類等情況，而在檔案需要調(diào)閱時，管理平臺能夠控制個人能夠查詢到的檔案范圍，同時也可對個人查詢的權(quán)限限定，也可利用平臺挖掘出檔案中存在的更深層次的信息，從而提高了檔案的使用效率。另外，在電子檔案的管理中，能夠在資料上傳時通過網(wǎng)上審批實(shí)現(xiàn)對檔案查閱功能，以系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采取服務(wù)器等模式架構(gòu)，在系統(tǒng)的內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地或遠(yuǎn)程的查閱，并可按照日期、時間等多種方式完成閱檔授權(quán)，且在閱檔過程中能夠記錄相應(yīng)的日志，信息能夠通過加密的方式傳輸，以此提高了系統(tǒng)運(yùn)行的安全性。

3.檔案服務(wù)的智能化

在智慧時代視域下，當(dāng)前檔案的相關(guān)信息收集逐漸變?yōu)橹悄芑?，同時也逐漸實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)的智能化，將檔案的實(shí)體、內(nèi)容及相關(guān)管理信息與當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對接，能夠保證檔案相關(guān)人員與檔案相關(guān)客戶之間的溝通交流，并且，相關(guān)管理人員也能夠?qū)ζ渲写嬖诘馁Y源信息等進(jìn)行快速高效的處理，能夠快速對檔案采取借閱及查閱措施，使得檔案中的內(nèi)容能夠得到充分使用，并且能夠保證檔案信息的真實(shí)性[1]。最后，在檔案的信息技術(shù)管理中，對于檔案管理中出現(xiàn)的問題能夠及時反饋，相關(guān)的管理人員能夠根據(jù)管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行更加深入的分析，并且加強(qiáng)對檔案中相關(guān)信息的挖掘分析，能夠及時了解到客戶的需求，從而為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)措施。

二、智慧時代視域下檔案管理工作中存在的問題

在當(dāng)前智慧時代視域背景下，雖然檔案管理開展了電子檔案管理的一個全新的時代，但當(dāng)前在檔案管理工作中仍存在較多的問題，列舉如下。

1.專業(yè)管理人才稀缺

構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)是指對檔案管理采取數(shù)字化模式，而這一模式下對于人才的渴求更甚，受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，我國在檔案信息技術(shù)管理中缺乏相關(guān)的技術(shù)人才，部分人才專業(yè)知識能力高，但對于信息技術(shù)的操作能力較低，綜合型人才匱乏，因此導(dǎo)致檔案信息的采集真實(shí)性和準(zhǔn)確性存在較大的問題，另外，多數(shù)檔案管理人員多是其他專業(yè)人才，沒有學(xué)習(xí)過檔案管理相關(guān)專業(yè)知識和技能，而精通計(jì)算機(jī)操作的復(fù)合型檔案管理人才又相對較少，因此在一定程度上限制了電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和開發(fā)。

2.檔案管理工作的規(guī)范化程度較低

檔案管理是一件重要且嚴(yán)肅的事情，日常檔案管理工作并不會引起相關(guān)人員的重視，這主要是由于部分相關(guān)人員對于檔案知識的了解并不深刻，觀念程度較低，因此導(dǎo)致了檔案管理工作出現(xiàn)了“說起重要，做起不重要”現(xiàn)狀，出現(xiàn)了部分較為重要的缺陷。這主要是由于一些檔案管理的制度并不健全，部分工作人員工作較為隨意，平時并不會刻意去管理，要用時隨意一翻；同時，檔案管理并沒有相應(yīng)健全的機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量停滯不前。

3.檔案管理方式相對落后

目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷提高，雖然檔案管理工作人員都在積極地建立電子檔案管理系統(tǒng)，且做出了相應(yīng)的動作，但系統(tǒng)的建立仍舊停留在形式上，可見，部分管理人員在信息的采集中仍舊多采取傳統(tǒng)的手工采取方式，導(dǎo)致信息的質(zhì)量仍舊得不到有效的保障。另外，檔案信息需要采取更深層的挖掘和處理，而相關(guān)管理人員并未建立這一層面的服務(wù)內(nèi)容，最后，綜合性平臺的搭建率一直不高，且使用率相對較低，不少醫(yī)院單位的檔案服務(wù)均不能滿足用戶的實(shí)際需求。

三、智慧時代視域下檔案管理系統(tǒng)發(fā)展的主要方向

電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，能夠用于區(qū)別部分客觀存在的檔案實(shí)體，并且能夠?qū)⑦@一些實(shí)體在電腦網(wǎng)絡(luò)中流動，引入正確的軟件隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，顯示用戶所需要的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。智慧時代背景下，對于檔案信息管理技術(shù)已經(jīng)得到了初步的完善，從全球及我國的相關(guān)數(shù)據(jù)分析中可見，我國的電子檔案信息管理技術(shù)在系統(tǒng)及功能等多個方面的技術(shù)發(fā)展均較為迅速，促進(jìn)了我國電子檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展[2]。

1.開啟一站式服務(wù)管理模式

在智慧時代視域下，一站式服務(wù)可能將成為我國檔案信息管理技術(shù)當(dāng)前的主要發(fā)展方向之一，一站式服務(wù)是指通過全方位感知的方式整理檔案中的相關(guān)信息，并且能夠利用管理系統(tǒng)將檔案中的信息依據(jù)資源、文件類型等的不同將其進(jìn)行分類處理，使客戶在需要時能夠快速地查詢到相關(guān)的檔案信息，并能夠快速匹配到所需內(nèi)容，另外，將檔案信息進(jìn)行碎片化處理能夠達(dá)到快速查詢的目的[3]。

2.開啟多元化的分眾服務(wù)管理模式

在當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)前，檔案管理的服務(wù)需求逐漸呈多樣化改變，對此，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)當(dāng)前客戶的多層次及多樣化的服務(wù)需求進(jìn)行調(diào)整，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的最大價值。其一，在管理期間管理人員需要認(rèn)真分析信息需求，提供其需要的服務(wù)內(nèi)容。其二，利用電子檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)挖掘及分析技術(shù)對需求進(jìn)行全面的挖掘和分析，根據(jù)結(jié)果提供其所需要的檔案資源，促進(jìn)多元化分眾服務(wù)模式的開展[4]。

3.開啟移動終端信息推動服務(wù)模式

在智慧時代視域下，信息的分析、挖掘及推送也已經(jīng)逐漸進(jìn)入智能化，首先，電子檔案管理系統(tǒng)能夠進(jìn)行深度挖掘，從而推送相關(guān)的檔案信息。其次，其能夠深入挖掘關(guān)于用戶的行為及愛好，從而降低在信息推送中一些不必要的信息顯示。最后，該系統(tǒng)能夠利用大數(shù)據(jù)處理的方式篩選相應(yīng)的信息，剝離出使用率相對較低或幾乎無用的信息，挑選出利用率相對更高的內(nèi)容，從而減少時間成本，提高推送管理效率。

四、構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)策略

構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)是一個較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^程，相關(guān)的工作人員應(yīng)做到嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真對待的工作態(tài)度，工作中應(yīng)循序漸漸，構(gòu)建出一個科學(xué)合理的電子檔案管理系統(tǒng)。

1.扎實(shí)做好電子檔案信息采集工作

做好相應(yīng)的電子檔案信息采集工作，能夠在一定程度上提高數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容和信息的質(zhì)量，電子檔案管理系統(tǒng)建立的基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)庫是一個必要的前提，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對于該系統(tǒng)的建立十分關(guān)鍵，只有先保證數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量才能夠提高該系統(tǒng)的效用，保證系統(tǒng)使用的可靠性。在數(shù)據(jù)庫的管理中，首先應(yīng)加強(qiáng)對各類電子文件的采集和分析程度，并將紙質(zhì)的檔案全部轉(zhuǎn)變成為電子檔案，推動檔案逐漸向電子檔案的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變。其次，需要專業(yè)人才提高對該系統(tǒng)的維護(hù)，保證數(shù)據(jù)庫能夠更加安全且穩(wěn)定的進(jìn)行，最后，在數(shù)據(jù)庫的管理中應(yīng)提高電子數(shù)據(jù)庫的實(shí)用性，以便于能夠及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫中存在的問題并及時采取有效措施[5-6]。

2.科學(xué)建立電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

建立一套完整的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度，有利于電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行，并且為其運(yùn)行提供有效的制度機(jī)制保障。電子檔案雖然并不需要遵守相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，但需要制定一套科學(xué)合理的制度和機(jī)制保障，首先，需要構(gòu)建一個相應(yīng)的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，這一體系主要是為了能夠有效整理檔案，包括檔案的采集、整理和保存安全等多個環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)均需要納入數(shù)字化的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)。其次，需要構(gòu)建電子檔案數(shù)字化管理的規(guī)范，應(yīng)明確規(guī)定該類檔案的接收和管理制度。最后，要建立一個科學(xué)合理的管理制度就需要加強(qiáng)對各環(huán)節(jié)工作機(jī)制的完善措施，以保證整個管理系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。

3.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)施

積極加強(qiáng)現(xiàn)今的電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件建設(shè)是管理可靠的基礎(chǔ)保障。一般情況下，電子檔案的管理系統(tǒng)為保證客戶的需求而需要高效運(yùn)行，而高效運(yùn)行需要強(qiáng)有力的軟硬件設(shè)備支持，同時也需要科學(xué)的軟件和相應(yīng)的技術(shù)人才作為運(yùn)行的基本條件。而加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的軟硬件建設(shè)就需要做好以下幾個方面，加強(qiáng)對檔案管理的投資力度，為相應(yīng)的管理部門購置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備；加強(qiáng)對軟件的開發(fā)技術(shù)，開發(fā)和配置更加高效的系統(tǒng)軟件；加強(qiáng)對相關(guān)專業(yè)人才的培養(yǎng)，積極招收更加優(yōu)質(zhì)的人才，其需要能夠懂得檔案的管理專業(yè)知識，同時，該人員也需要有較為高超的計(jì)算機(jī)操作技能。

4.備份系統(tǒng)及系統(tǒng)還原

在電子檔案系統(tǒng)的管理中，應(yīng)注意保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，這需要提供計(jì)劃備份以及手動備份功能，備份的主要內(nèi)容包括檔案的數(shù)據(jù)和材料的數(shù)據(jù)，備份需要由相應(yīng)的管理人員進(jìn)行，而備份的數(shù)據(jù)能夠通過移動硬盤或刻錄機(jī)等方式保存。系統(tǒng)的還原和備份功能是互相對應(yīng)的，當(dāng)系統(tǒng)的軟件出現(xiàn)異?；虺霈F(xiàn)病毒入侵時可利用最近備份的紋理恢復(fù)到以前的數(shù)據(jù)內(nèi)容。而在備份及還原系統(tǒng)建立過程中應(yīng)對檔案的管理方式有一個新的嘗試，結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù)和思想等并依據(jù)當(dāng)前工作中的實(shí)際需求建立一個較為安全且靈活的檔案管理平臺，能夠使客戶在網(wǎng)上即可咨詢，滿足客戶的服務(wù)需求，其能夠作為檔案管理的新思路，也是作為檔案管理的又一個創(chuàng)新之路。且在當(dāng)前智慧時代視域下相關(guān)工作人員的選拔和任用工作做出了一系列的重大改革，在這一背景下，對于工作人員的考察方式逐漸轉(zhuǎn)變，而對于干部等多種特殊人員的選拔中，為更加深入地了解到干部信息，查詢相應(yīng)的檔案也是作為一條最快的重要途徑之一。通過電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用方式能夠幫助更快速地調(diào)查到干部資料，在選拔中有重要意義，能夠推動各級管理部門的信息化水平。

結(jié)語

電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建仍舊是當(dāng)前智慧時代視域下檔案管理中一個較為重要的課題，其在為檔案工作帶來難題的同時也為檔案工作的發(fā)展帶來了一個全新的契機(jī)。電子檔案管理系統(tǒng)的建立能夠有效降低檔案管理的工作強(qiáng)度，同時也在一定程度上提高了工作的效率，而隨著當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各領(lǐng)域?qū)τ陔娮訖n案的管理系統(tǒng)正在逐漸完善，在日后，電子檔案管理系統(tǒng)也將越來越受到重視，覆蓋面將越來越廣，能夠有效促進(jìn)社會的發(fā)展和進(jìn)步。