侯永貞
(天衡會(huì)計(jì)師事務(wù)所)
隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,企業(yè)管理體系趨于完善。內(nèi)部控制作為企業(yè)管理工作的重點(diǎn),能夠?qū)ζ髽I(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)進(jìn)行有效控制。內(nèi)部控制要以企業(yè)的關(guān)鍵管控流程為依據(jù)對企業(yè)工作進(jìn)行優(yōu)化,是企業(yè)工作核心。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制作為幫助企業(yè)優(yōu)化財(cái)務(wù)工作的方法,當(dāng)前企業(yè)對財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的重視性不斷提高,財(cái)務(wù)內(nèi)部控制機(jī)制也在趨于完善,有效改善了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平。當(dāng)前社會(huì)對企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作提出了更高的要求,要求企業(yè)保障財(cái)務(wù)工作質(zhì)量,為企業(yè)的管理層提供更具有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息,并幫助企業(yè)降低財(cái)務(wù)工作中的風(fēng)險(xiǎn)。
財(cái)務(wù)內(nèi)部控制作為企業(yè)財(cái)務(wù)工作的重要組成部分,財(cái)務(wù)內(nèi)部控制能夠保障企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī),對財(cái)務(wù)管理工作的流程制定完善的規(guī)劃,對財(cái)務(wù)工作進(jìn)行規(guī)范化指導(dǎo)。通過財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系的建設(shè),能夠?qū)ζ髽I(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有效控制,并避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生給企業(yè)帶來的不利影響,保障企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)合法合規(guī),財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠。
首先,很多企業(yè)內(nèi)部的人員不了解財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的要求,企業(yè)沒有形成財(cái)務(wù)內(nèi)部控制文化。其次,很多企業(yè)內(nèi)部的決策程序與議事規(guī)則不夠清晰,權(quán)力沒有得到有效制約,對于重大事項(xiàng)還由企業(yè)的一人決策,沒有嚴(yán)格落實(shí)集體決策要求,如果人員專業(yè)素養(yǎng)或誠信意識存在問題,將給企業(yè)的工作帶來巨大不利影響,甚至給企業(yè)造成嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)。
當(dāng)前很多企業(yè)不重視風(fēng)險(xiǎn)管理的要求,沒有借助先進(jìn)的管理系統(tǒng)與風(fēng)險(xiǎn)識別機(jī)制對各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面梳理與分析,企業(yè)的人員在工作過程中不了解企業(yè)工作中可能存在的風(fēng)險(xiǎn),風(fēng)險(xiǎn)分析和識別的方法落后,當(dāng)企業(yè)存在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)也無法針對所存在的風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)改進(jìn)企業(yè)的管理機(jī)制,一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能給企業(yè)造成巨大不利影響。
財(cái)務(wù)內(nèi)部控制活動(dòng)包括預(yù)算管理、資金管理等方面的活動(dòng),很多企業(yè)在財(cái)務(wù)內(nèi)部控制活動(dòng)中控制流程不夠細(xì)致,各項(xiàng)關(guān)鍵控制活動(dòng)的控制點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)沒有得到準(zhǔn)確的梳理,控制活動(dòng)存在問題給企業(yè)的經(jīng)營管理工作帶來巨大風(fēng)險(xiǎn),甚至導(dǎo)致企業(yè)走向衰敗。
很多企業(yè)不了解財(cái)務(wù)信息管理的要求,沒有將財(cái)務(wù)內(nèi)部控制要求嵌入到企業(yè)信息系統(tǒng)中,大部分內(nèi)部控制的流程還是人工控制。同時(shí)很多企業(yè)的財(cái)務(wù)信息溝通機(jī)制還不夠完善,各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息在管理流程中無法得到及時(shí)傳遞,不利于幫助各層級人員了解財(cái)務(wù)信息溝通的要求。
財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制主要依靠內(nèi)部審計(jì)部門開展,但是很多企業(yè)沒有成立內(nèi)部審計(jì)部門,財(cái)務(wù)內(nèi)部監(jiān)督工作還主要由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé),導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門既當(dāng)裁判員又當(dāng)運(yùn)動(dòng)員,無法提高內(nèi)部監(jiān)督的權(quán)威性和有效性。
第一,營造良好的企業(yè)文化。企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展過程中全體員工共同形成的思想和價(jià)值觀念,體現(xiàn)了企業(yè)的管理特點(diǎn)和員工的行為方式,也是企業(yè)人員的精神支柱,是內(nèi)部控制工作基礎(chǔ)。企業(yè)在經(jīng)營過程中,要結(jié)合企業(yè)的管理特點(diǎn)健全企業(yè)文化,企業(yè)文化氛圍對財(cái)務(wù)內(nèi)部控制較為重要,一方面企業(yè)的管理層要形成對財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的重視,一把手要對財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作加強(qiáng)管理,讓全體員工認(rèn)識到財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的要求,并明確各層級人員在財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作中的具體責(zé)任,以保障財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系有序運(yùn)作。另一方面,企業(yè)的基層員工要形成對財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的重視,認(rèn)識到財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作不僅是財(cái)務(wù)部門的任務(wù),更涉及企業(yè)內(nèi)部全體員工,各層級人員都要參與到其中,以保障財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的要求得到全員參與和配合。
第二,完善企業(yè)的議事規(guī)則和決策程序。企業(yè)的議事規(guī)則和決策程序?qū)τ谪?cái)務(wù)內(nèi)部控制工作有著重要的影響,企業(yè)要健全議事規(guī)則和決策程序,對各項(xiàng)財(cái)務(wù)事項(xiàng)明確決策流程,對于常規(guī)性的財(cái)務(wù)工作可以由相關(guān)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),而對于企業(yè)的重大財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)、大額資金使用、大額合同簽訂等事項(xiàng),還需要經(jīng)過集體決策,以保障企業(yè)的各項(xiàng)決策流程更加嚴(yán)謹(jǐn),避免重大事項(xiàng)決策中產(chǎn)生問題給企業(yè)的發(fā)展帶來影響的可能性。
第三,健全財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系要求企業(yè)在內(nèi)部形成相互制約的管理機(jī)制,以保障企業(yè)的各項(xiàng)工作流程得到有效控制。首先,企業(yè)要健全財(cái)務(wù)組織體系,財(cái)務(wù)組織體系對于財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作有重要的影響,在建立財(cái)務(wù)組織體系時(shí),要形成以財(cái)務(wù)為核心,其他部門參與其中配合的體系,財(cái)務(wù)部門作為財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的主要執(zhí)行者,要在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)中明確財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的要求,為企業(yè)的管理層提供財(cái)務(wù)內(nèi)部控制所需要的數(shù)據(jù),以保障財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作順利運(yùn)行。通過細(xì)化財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作具體要求,明確具體人員的管理責(zé)任。其次,優(yōu)化企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度。企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度的建設(shè),要求企業(yè)針對財(cái)務(wù)內(nèi)部控制進(jìn)行分析,對于不適合企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的內(nèi)部控制制度進(jìn)行修訂和完善,對于制度空白的地方要建立有針對性的文件,確保各項(xiàng)制度都具有規(guī)范性,形成完善的管理秩序,對各項(xiàng)工作進(jìn)行約束與監(jiān)督。
第一,重視企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在經(jīng)營過程中風(fēng)險(xiǎn)無處不在,通過合理的風(fēng)險(xiǎn)識別和風(fēng)險(xiǎn)分析機(jī)制,能夠?qū)Ω黝愶L(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行梳理,并制定恰當(dāng)?shù)拇胧╊A(yù)防風(fēng)險(xiǎn),避免企業(yè)員工違規(guī)而導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)管理要求無法達(dá)成的問題。通過讓員工重視風(fēng)險(xiǎn),對員工違背風(fēng)險(xiǎn)管理要求的行為予以制止,讓企業(yè)形成良好的風(fēng)險(xiǎn)管理文化,讓員工樹立完善的風(fēng)險(xiǎn)防范意識,形成對各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)的有效控制。企業(yè)要將風(fēng)險(xiǎn)管理文化和企業(yè)文化相結(jié)合,提高員工風(fēng)險(xiǎn)識別能力,讓員工在工作過程中能夠積極識別和主動(dòng)應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)。
第二,對企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行細(xì)致梳理。企業(yè)在經(jīng)營過程中可能產(chǎn)生一定財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),風(fēng)險(xiǎn)包括以下類別:一是市場風(fēng)險(xiǎn),市場風(fēng)險(xiǎn)指的是由于國家宏觀政策等方面影響,導(dǎo)致企業(yè)所處的行業(yè)整體發(fā)展不景氣而給企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)也包括由于外界的環(huán)境發(fā)生巨大改變而導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)品滯銷等風(fēng)險(xiǎn)。二是投資風(fēng)險(xiǎn)。投資是企業(yè)在經(jīng)營過程中需要購買設(shè)備、投資生產(chǎn)線、投入資金開展研發(fā)等方面投資,如果企業(yè)在投資工作開展之前對投資的可行性調(diào)研不充分,存在盲目投資的問題,可能給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失,使企業(yè)面臨虧損。三是成本風(fēng)險(xiǎn),成本風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)在經(jīng)營過程中對成本控制不力,使成本超支,導(dǎo)致企業(yè)預(yù)期的利潤沒有達(dá)成的風(fēng)險(xiǎn)。如果企業(yè)的成本控制不力,將可能導(dǎo)致企業(yè)走向衰敗。四是資金回收風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)在激烈的市場競爭中,很多企業(yè)采用賒銷的方式,但是若企業(yè)賒銷管理不當(dāng)將可能導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)生大量呆壞賬無法收回,使企業(yè)產(chǎn)生較高的風(fēng)險(xiǎn)。
第三,健全企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。企業(yè)在對各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面梳理與識別的基礎(chǔ)上,要分析企業(yè)的管理措施是否能夠?qū)Ω黝愶L(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的防范,并結(jié)合市場環(huán)境以及業(yè)務(wù)流程特點(diǎn),判斷各類風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)。首先,企業(yè)在風(fēng)險(xiǎn)控制時(shí)要按照重要性原則、成本效益原則等原則,在對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行梳理的基礎(chǔ)上,將風(fēng)險(xiǎn)分為不同類別,明確各類風(fēng)險(xiǎn)可能給企業(yè)造成的影響,對于可能給企業(yè)造成重大影響的風(fēng)險(xiǎn)要采用重點(diǎn)措施應(yīng)對。通過對各類風(fēng)險(xiǎn)影響程度進(jìn)行梳理,為風(fēng)險(xiǎn)管理工作提供依據(jù)。其次,企業(yè)在對風(fēng)險(xiǎn)分析的過程中要對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行梳理,并判斷外界的環(huán)境變化以及企業(yè)的發(fā)展可能給各類風(fēng)險(xiǎn)帶來的影響,定期對風(fēng)險(xiǎn)評級進(jìn)行更新,針對風(fēng)險(xiǎn)的投入環(huán)節(jié)制定改進(jìn)措施,保障風(fēng)險(xiǎn)在可控范圍內(nèi)。企業(yè)要結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)信息和影響企業(yè)的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)進(jìn)一步完善識別機(jī)制,借助可量化的分析機(jī)制對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化分析,加強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的管理力度,實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險(xiǎn)的有效管控。
第一,改進(jìn)全面預(yù)算管理。全面預(yù)算管理作為當(dāng)前企業(yè)重要的管理方式,是企業(yè)管理中的重要組成部分。企業(yè)的全面預(yù)算管理工作是否科學(xué),在很大程度上決定了企業(yè)預(yù)期的經(jīng)濟(jì)利潤是否能夠?qū)崿F(xiàn),并決定了企業(yè)是否能夠達(dá)成預(yù)期的管理目標(biāo)。因此企業(yè)要完善全面預(yù)算管理體系,并針對預(yù)算開展全過程管控,以保障企業(yè)的預(yù)算實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理效果。首先,企業(yè)要在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部安排專人開展預(yù)算管理。長期以來很多企業(yè)的預(yù)算管理工作僅由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部費(fèi)用會(huì)計(jì)等崗位兼職,導(dǎo)致預(yù)算工作監(jiān)督不力,不利于提高預(yù)算的權(quán)威性。企業(yè)應(yīng)安排專人開展預(yù)算管理工作,并針對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督和跟蹤,對預(yù)算工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行指導(dǎo),以保障企業(yè)預(yù)算工作的問題都得到及時(shí)解決,確保企業(yè)預(yù)算管理工作要求有效達(dá)成。其次,企業(yè)要制定完善的預(yù)算管理體系。為了讓各部門人員認(rèn)識到預(yù)算管理工作的要求,規(guī)范預(yù)算的執(zhí)行,企業(yè)要制定可操作的預(yù)算制度體系,保障預(yù)算的編制、執(zhí)行、調(diào)整、考核等各環(huán)節(jié)有序銜接,為預(yù)算工作的高效開展奠定基礎(chǔ)。再次,落實(shí)預(yù)算執(zhí)行工作具體要求。企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行的過程中,對各部門、各崗位的工作建立明確的工作規(guī)劃,確保各崗位在工作過程中能夠?qū)︻A(yù)算工作表達(dá)自身的看法,并嚴(yán)格按照預(yù)算工作要求執(zhí)行。最后,在預(yù)算年度結(jié)束之后,要針對當(dāng)年預(yù)算執(zhí)行的情況開展考核,針對存在較大偏差的要對相關(guān)責(zé)任主體予以懲罰,對于有效節(jié)約了經(jīng)費(fèi)支出要予以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。
第二,優(yōu)化企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制。企業(yè)的貨幣資金貫穿于企業(yè)管理的各環(huán)節(jié),企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系要有序開展,就要建立完善的貨幣資金管理制度,保障貨幣資金管理的流程符合企業(yè)的規(guī)定,避免資金被挪用等問題。首先,完善授權(quán)審批流程。企業(yè)在貨幣資金管理中,要通過完善授權(quán)審批制度,明確貨幣資金管理的相關(guān)權(quán)限和職責(zé),確保貨幣資金的相關(guān)業(yè)務(wù)得到嚴(yán)格執(zhí)行。只有明確管理要求,對各崗位的權(quán)力進(jìn)行約束,才能確保各崗位之間實(shí)現(xiàn)相互制約,以保障貨幣資金的分工機(jī)制更加合理。企業(yè)要對貨幣資金的管理環(huán)節(jié)健全管理機(jī)制,建立權(quán)責(zé)清晰、相互制約的管理體系,明確貨幣資金管理工作的要求得到落實(shí)。其次,企業(yè)在資金支付方面要改進(jìn)管理程序。資金的支付要經(jīng)過申請,申請人要明確資金支付的具體要求,判斷資金是否在預(yù)算范圍內(nèi),并通過合同等文件證明資金支付的必要性,之后將資金支付申請?zhí)峤粚徟?,明確資金支付的范疇以及審批人。對于申請的事項(xiàng)要進(jìn)行嚴(yán)格的檢查,在審批通過之后開展會(huì)計(jì)處理并進(jìn)行支付,完成支付之后會(huì)計(jì)人員要根據(jù)支付單據(jù)進(jìn)行復(fù)核,如果發(fā)現(xiàn)手續(xù)不齊全等問題,要求及時(shí)提交補(bǔ)充。若存在特別嚴(yán)重的問題要嚴(yán)肅追究責(zé)任。再次,完善資金流出控制。企業(yè)在獲取款項(xiàng)之后要對收款單進(jìn)行填寫,并且出納要對款項(xiàng)進(jìn)行收款之后將資金存入銀行,負(fù)責(zé)核算的員工要對票據(jù)進(jìn)行保管與處理,票據(jù)核對無誤之后進(jìn)入賬務(wù)處理流程,在每月結(jié)束時(shí)要對款項(xiàng)進(jìn)行核對,避免出現(xiàn)賬外賬和賬實(shí)不符的問題,嚴(yán)禁私設(shè)小金庫的情況。
企業(yè)開展財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系建設(shè),要保障信息技術(shù)得到高效應(yīng)用,建立涵蓋企業(yè)各環(huán)節(jié)管理工作的信息化管理平臺(tái),統(tǒng)一企業(yè)的工作流程和工作機(jī)制,并保障企業(yè)的信息系統(tǒng)具有安全性、穩(wěn)定性。企業(yè)要通過信息系統(tǒng),將財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的要求融入到信息系統(tǒng)中,實(shí)現(xiàn)對財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的信息化與系統(tǒng)化管理。一方面,在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中嵌入內(nèi)部控制的要求,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化控制,對于信息系統(tǒng)運(yùn)作中發(fā)現(xiàn)違背財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行處置,保障財(cái)務(wù)內(nèi)部控制有序執(zhí)行。另一方面,借助信息系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效提高企業(yè)信息溝通的效率,讓企業(yè)各層級人員能夠及時(shí)掌握各類信息,避免企業(yè)在財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作中信息傳遞滯后引發(fā)的問題。例如借助ERP 系統(tǒng),企業(yè)的財(cái)務(wù)部門能夠了解供產(chǎn)銷各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù),為企業(yè)財(cái)務(wù)工作開展提供支持,并監(jiān)督各環(huán)節(jié)工作的方式是否存在不足之處,改進(jìn)企業(yè)的管理流程。
第一,提高內(nèi)部審計(jì)部門獨(dú)立性。企業(yè)開展財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制要依靠內(nèi)部審計(jì)部門,若內(nèi)部審計(jì)部門缺乏獨(dú)立性,那么內(nèi)部監(jiān)督的效果也將大打折扣。因此企業(yè)要由董事會(huì)直接領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部審計(jì)部門,并針對內(nèi)部審計(jì)工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處置,以提高內(nèi)部審計(jì)的權(quán)威性,保障內(nèi)部審計(jì)工作能夠防范企業(yè)管理中的不合規(guī)之處,提高管理流程的合理性[3]。
第二,完善內(nèi)部審計(jì)的工作機(jī)制。企業(yè)在內(nèi)部審計(jì)執(zhí)行過程中,要明確內(nèi)部審計(jì)工作機(jī)制,避免內(nèi)部審計(jì)過程中存在的問題。通過完善審計(jì)機(jī)制,明確內(nèi)部審計(jì)工作職責(zé),確保內(nèi)部審計(jì)的流程得到規(guī)范化管理。內(nèi)部審計(jì)的職能不能僅停留在憑證審核方面,還要將內(nèi)部審計(jì)的重心放在檢查財(cái)務(wù)內(nèi)部控制運(yùn)行的有效性方面,在企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)一批專業(yè)化的內(nèi)部審計(jì)人才,對內(nèi)部審計(jì)的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行處理和防范。
企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制和企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展密切相關(guān),企業(yè)在發(fā)展過程中要借助財(cái)務(wù)內(nèi)部控制機(jī)制優(yōu)化企業(yè)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理流程,改進(jìn)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)。在企業(yè)開展財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的過程中,要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況在明確企業(yè)管理制度的基礎(chǔ)上,制定合理的財(cái)務(wù)管理規(guī)劃,以保障企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作具有科學(xué)化與規(guī)范化的要求。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系不僅能夠提升企業(yè)經(jīng)營效率,避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),還能防范企業(yè)產(chǎn)生損失的問題,因此企業(yè)在發(fā)展過程中要認(rèn)識到財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的重要性,借助財(cái)務(wù)內(nèi)部控制機(jī)制推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展。