宋紅梅

（山西焦化設計研究院（有限公司），山西 臨汾 041606）

引言

各行業(yè)在發(fā)展中對信息化技術(shù)的應用認知不斷提升，明確了信息化技術(shù)使用的具體價值。企業(yè)在市場發(fā)展中，要想增強企業(yè)競爭力，需要順應各行業(yè)有效使用信息化技術(shù)的這一趨勢，加強信息化技術(shù)的應用。通過科技創(chuàng)新提高工作質(zhì)量的理念，挖掘信息化技術(shù)使用優(yōu)勢。目前，檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，怎樣提高檔案管理水平是很多企業(yè)需要思考和研究的問題。信息化技術(shù)在企業(yè)的使用為檔案管理工作改革提供新機遇和保障，企業(yè)管理人員應該重視信息化技術(shù)在檔案管理中的應用，并以此為契機提高檔案管理效果。

一、信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應用價值

1．有效順應時代發(fā)展潮流

近年來，檔案管理對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生重要影響，作為企業(yè)的重要組成部分，能夠為企業(yè)的檔案管理、檔案資源整合等提供良好保障。信息化技術(shù)快速發(fā)展背景下，企業(yè)不斷產(chǎn)生出大量的數(shù)據(jù)與信息，人們和當今社會逐漸進入了大數(shù)據(jù)時代。企業(yè)各項活動開展中的數(shù)據(jù)可以為其提供相關(guān)基礎(chǔ)信息，也是企業(yè)在新時期發(fā)展中的主要動力。信息化技術(shù)的快速發(fā)展，使信息化管理手段不斷革新，通過信息化管理方式可以促進各行業(yè)發(fā)展和管理水平的提高。然而各種企業(yè)在發(fā)展的同時，也面臨信息化技術(shù)和管理方法帶來的沖擊，當前企業(yè)檔案管理工作受到的沖擊和影響比較大。信息化技術(shù)的出現(xiàn)，使傳統(tǒng)管理方式無法真正順應社會發(fā)展趨勢，滿足具體工作需求，時代的迅速發(fā)展也使互聯(lián)網(wǎng)檔案管理信息化成為檔案管理工作開展的流行趨勢。傳統(tǒng)檔案管理手段的落后，信息化管理方法的崛起，必然給企業(yè)檔案管理工作帶來一些機遇、挑戰(zhàn)。鑒于此，要想從本質(zhì)上增強企業(yè)檔案管理工作效果，企業(yè)需要明確信息化技術(shù)在發(fā)展和管理當中的重要性。檔案管理工作中融入信息化技術(shù)是這項工作有效順應時代發(fā)展潮流的必然方式，可以增強實際工作效果。除此之外，企業(yè)檔案管理工作要想滿足市場需求，需要落實信息化建設工作，只有這樣才能增強企業(yè)信息化建設和發(fā)展等方面的水平，讓檔案管理真正順應現(xiàn)代化的發(fā)展[1]。

2．降低檔案管理工作難度

企業(yè)檔案管理中，為了降低檔案管理工作難度，企業(yè)需要合理使用信息化技術(shù)。對于每個人而言，信息技術(shù)已經(jīng)深入到其日常生活中，通過該技術(shù)可以提高生活、學習、工作的有效性和質(zhì)量。大部分企業(yè)在管理工作開展中嘗試運用信息化技術(shù)，目的是提高工作質(zhì)量，降低各項工作開展難度，為企業(yè)相關(guān)工作的合理開展提供信息和相關(guān)技術(shù)的保障。當前企業(yè)檔案管理中信息化技術(shù)的使用，可以改變企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理形式，結(jié)合檔案信息化建設的優(yōu)勢，促進企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理和發(fā)展。相關(guān)人員會結(jié)合相關(guān)技術(shù)對數(shù)據(jù)和信息內(nèi)容進行數(shù)據(jù)管理，進而多方面增強工作效率，減少人工、環(huán)境等因素對檔案管理工作的影響，為檔案信息的完整性提供技術(shù)保障。

3．提升檔案信息查詢速度

企業(yè)發(fā)展中必然會出現(xiàn)許多豐富、復雜的信息和數(shù)據(jù)，通過傳統(tǒng)檔案管理工作形式雖然能夠提高工作質(zhì)量，并為企業(yè)檔案管理工作提供保障。但傳統(tǒng)檔案管理方法存在一些弊端，在查詢和人工管理過程中需要相應的資金支持，也需要大量工序才能完成檔案管理相關(guān)工作。信息化技術(shù)在使用中可以幫助企業(yè)打造信息化系統(tǒng)，讓檔案查詢和相關(guān)工作在開展中更加方便，提高企業(yè)各項資源利用率。同時，信息化技術(shù)的使用可以讓相關(guān)人員在信息查詢起來更加方便，通過搜索、檢索、數(shù)據(jù)整合等形式就能及時掌握檔案管理各種數(shù)據(jù)、信息以及資源。改變原有依靠人工查詢檔案信息的方法，提升了檔案信息查詢速度。在信息化技術(shù)應用創(chuàng)建檔案信息化體系的過程中，企業(yè)可以對傳統(tǒng)檔案信息內(nèi)容進行電子數(shù)據(jù)形式的表現(xiàn)。而且在儲存相關(guān)檔案信息和數(shù)據(jù)資源時，也可以運用網(wǎng)絡平臺對相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進行構(gòu)建與整理，最大化地增強管理工作效果，又推動資源的合理運用。

二、信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應用問題

基于信息化技術(shù)的企業(yè)檔案管理中面臨諸多問題。首先，企業(yè)對信息化建設設施和相關(guān)技術(shù)的利用效率不足。部分企業(yè)在各項管理工作開展中，雖然開發(fā)了針對檔案管理的檔案系統(tǒng)辦公軟件，也使用了相關(guān)軟件和技術(shù)開展相關(guān)工作，又在現(xiàn)有基礎(chǔ)設施和信息軟件的基礎(chǔ)上，引進許多計算機和管理設備。然而，這些革新和優(yōu)化只是表面形式上的工作，企業(yè)未能真正將檔案信息化管理工作落實，對信息化管理技術(shù)的使用不夠到位，進而造成部分設備功能未能有效地運用起來，導致管理效果不佳。比如，在一些企業(yè)管理中計算機主要被運用在文字處理、數(shù)據(jù)收集、檢索工作等方面，忽略了網(wǎng)絡設備一些實際的功能。甚至有的企業(yè)和人員未能充分了解相關(guān)網(wǎng)絡設備和技術(shù)的實際應用功能，從而造成企業(yè)信息化設備和技術(shù)利用率降低，依托互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)的檔案管理參與程度不斷下降。其次，企業(yè)未能培養(yǎng)管理人員信息化技術(shù)和相關(guān)能力。企業(yè)為了構(gòu)建健全合理的檔案信息化管理制度、體系，就必須有效引進和培養(yǎng)擁有良好信息技能的高等人才，這也是促進企業(yè)檔案管理使用信息化技術(shù)的前提，不斷將人才的作用發(fā)揮出來[2]。企業(yè)全面發(fā)展和各項工作開展中人才是重要的基礎(chǔ)，然而從一些調(diào)查結(jié)果中得知，企業(yè)檔案管理工作依然存在人才不足情況，一些企業(yè)未能意識到人才的重要性，而且忽略了對當前人才或人員信息化技術(shù)的培育。簡單地認為企業(yè)檔案管理信息化技術(shù)的使用是人人都能做到的，不需要專門的檔案信息化技術(shù)性人才，這種情況下導致企業(yè)檔案管理工作對信息化技術(shù)的使用效果不佳。部分管理人員缺乏相關(guān)技術(shù)使用的基本技能和素養(yǎng)，在解決相關(guān)問題的過程中對問題考慮得不夠全面，阻礙企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。最后，企業(yè)檔案管理模式未能真正得到創(chuàng)新。大多數(shù)企業(yè)檔案管理中運用的是檔案管理應用系統(tǒng)，雖然該系統(tǒng)有比較長的歷史，但是到目前為止檔案管理應用系統(tǒng)的體系和規(guī)模依然未能得到既定。從相關(guān)調(diào)查結(jié)果中得知，即使檔案網(wǎng)被建立起來，但是均未能將該網(wǎng)絡普及和落實下去，進而無法讓國家檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)成較大規(guī)模，不利于更好地實現(xiàn)檔案管理一體化。由于個別地區(qū)的檔案網(wǎng)未能得到有效普及和應用，所以導致個別企業(yè)在檔案管理實踐中忽略了相關(guān)網(wǎng)絡和信息化技術(shù)的使用，還是應用傳統(tǒng)管理模式，未能真正體現(xiàn)信息化技術(shù)和各種網(wǎng)絡使用的價值。傳統(tǒng)管理模式存在不完善、單一等弊端，造成企業(yè)檔案管理的與時俱進發(fā)展腳步受到嚴重阻礙，無法提高信息化的管理水平[3]。

三、信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應用方向

信息化技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合應該在企業(yè)管理和發(fā)展中落實，運用檔案管理信息化工作形式提升工作創(chuàng)新水平。目前，企業(yè)檔案管理中可以從以下幾方面出發(fā)合理運用信息化技術(shù)。一方面，企業(yè)應該革新管理觀念，通過創(chuàng)新的理念來完成檔案管理信息化建設。只有在新的理念引導下，才能更好實現(xiàn)企業(yè)信息化檔案管理工作的實踐。企業(yè)檔案管理工作者可以樹立以服務、信息化技術(shù)使用為目標的管理觀念，加強信息化理念、技術(shù)的使用，進而為檔案信息管理與時俱進發(fā)展提供保障。與此同時，企業(yè)可以運用信息化技術(shù)傳播等形式，提高員工對信息化技術(shù)使用的態(tài)度，使員工能夠意識到該技術(shù)對檔案管理的主要貢獻和價值。另一方面，企業(yè)可以從完善檔案管理信息化機制的角度出發(fā)，提高管理工作效果。企業(yè)在市場經(jīng)濟體制改革背景下的檔案管理工作也發(fā)生很大變化。要想提高企業(yè)在市場發(fā)展中的競爭力，企業(yè)需要重視崗位責任制，將檔案管理具體工作內(nèi)容和相關(guān)技術(shù)的使用落實到每個員工身上。企業(yè)需要加強獎懲制度的設置，運用科學獎懲方式增強企業(yè)內(nèi)部積極的工作氛圍。在獎懲制度設計中，企業(yè)可以結(jié)合自身的特點進行制定，運用科學方法對工作人員的行為進行規(guī)范和引導，將工作人員的工作使命感激發(fā)出來。除此之外，企業(yè)可以強化計算機硬件、軟件的管理，將員工在工作中需要注意的安全事項標注出來，進而為信息安全提供保障[4]。

四、信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應用策略

1．增強信息化技術(shù)的使用

檔案管理工作的基礎(chǔ)是企業(yè)注重檔案管理工作，企業(yè)只有對這項工作有著較高的重視和關(guān)注度，才能實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與向前發(fā)展。當前企業(yè)在建設和發(fā)展過程中未能合理重視和關(guān)注到檔案管理工作，這種情況下使這項工作處于被忽略的地位，一些檔案管理工作人員的工作積極性也受到很大打擊。因此，為了提高檔案管理效果，企業(yè)自身必須意識到這項工作的重要性，結(jié)合信息化技術(shù)提升檔案管理信息化工作力度。企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導者可以對信息化技術(shù)的使用價值、觀點進行宣傳，增強員工對信息化技術(shù)應用的認知，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)的管理模式，使工作效率有所提升。信息化技術(shù)使用中企業(yè)應該營造這項技術(shù)使用的良好工作氛圍，除了將信息化技術(shù)融入檔案管理工作中以外，企業(yè)還可以創(chuàng)建信息化的管理平臺。強化檔案管理工作和信息化技術(shù)使用在企業(yè)發(fā)展中的地位，增強企業(yè)檔案管理時效性。在信息化技術(shù)具體應用中，企業(yè)可以加強檔案管理信息和資源的數(shù)據(jù)化整合、運用，提升檔案數(shù)字化管理水平，讓相關(guān)檔案資源和內(nèi)容更好地通過信息化技術(shù)展現(xiàn)出來，提高檔案管理工作內(nèi)容、信息資源的可視化管理水平[5]。

2．培養(yǎng)人員信息化的技術(shù)

社會信息化技術(shù)的發(fā)展與應用中，加強企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)是必要的。各種信息化技術(shù)在運用中，傳統(tǒng)檔案管理人員工作素質(zhì)、能力已經(jīng)無法適應信息化管理工作開展需要。所以企業(yè)在運用信息化技術(shù)和管理模式中應該提升相關(guān)人員能力和素質(zhì)的培訓力度，讓相關(guān)人員在掌握檔案管理方面知識的基礎(chǔ)上，理解和掌握相關(guān)的信息化技術(shù)。還要通過更高的要求來提升檔案管理人員，增強自身綜合素質(zhì)能力的意識。在培養(yǎng)人員信息化技術(shù)和使用能力中，企業(yè)可以定期開展培訓活動，增強人員的管理水平和能力。企業(yè)還應該發(fā)展相關(guān)人員的信息化技術(shù)應用能力，持續(xù)提升相關(guān)人員綜合素質(zhì)能力，讓其更好地融入工作中。企業(yè)可以對現(xiàn)有的人才引進機制、制度進行優(yōu)化。除了考核檔案管理人員理論知識、專業(yè)技能掌握情況以外，還需要考慮相關(guān)人員是否具備信息化技術(shù)使用的能力。對掌握各種技術(shù)的相關(guān)人員可以優(yōu)先錄用，為企業(yè)檔案管理工作提供人才保障。企業(yè)檔案管理人員自身缺乏一種自主學習各種技術(shù)的意識和認知，此時企業(yè)需要引導檔案管理人員主動學習相關(guān)技術(shù)和知識，提升其人員與時俱進發(fā)展的能力，如此才可更好地為企業(yè)檔案管理工作貢獻力量[6]。

3．實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新

在現(xiàn)代化技術(shù)水平不斷提高的背景下，企業(yè)建設和發(fā)展需要順應時代潮流的發(fā)展變化，同時，檔案管理工作亦是如此。檔案管理工作開展中，企業(yè)可以運用信息化技術(shù)促進各項工作的實施。檔案管理工作效率的提升和檔案管理工作模式是否創(chuàng)新之間存在密切關(guān)系。良好的工作模式和方法可以帶動檔案管理工作效果的提升，相反，如果企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)的工作模式，將不利于企業(yè)自身發(fā)展和檔案管理工作的創(chuàng)新推進。因此，企業(yè)可以在信息化技術(shù)應用的背景下，實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新。在實際工作中，企業(yè)可以運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，增強傳統(tǒng)觀念工作模式的改革水平，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式進行優(yōu)化，加強各種技術(shù)、平臺的有效使用，進而推動企業(yè)的全面建設和發(fā)展。企業(yè)可以運用信息加密技術(shù)提高檔案的安全管理效果，而且在傳統(tǒng)的管理工作中檔案安全一直是重要問題之一。要想真正規(guī)避檔案管理期間的各種安全風險問題，企業(yè)需要運用加密技術(shù)增強管理的安全性，尤其是企業(yè)的一些重要文件，要通過加密技術(shù)實時保護，為企業(yè)建設和安全發(fā)展保駕護航。

結(jié)語

總之，檔案管理工作中運用信息化技術(shù)可以使相關(guān)工作迎來新的發(fā)展形式，推動傳統(tǒng)管理方式的變革。不少企業(yè)在檔案管理效率和安全方面都存在諸多問題，導致企業(yè)檔案管理的整體效果不理想。當前企業(yè)要想有完整的檔案資源為企業(yè)發(fā)展提供保障，必須加強信息化技術(shù)的使用，在改革傳統(tǒng)檔案管理工作形式的基礎(chǔ)上，改變傳統(tǒng)工作態(tài)度，提高檔案管理的安全性。