高 麗

（淄博市中心醫(yī)院，山東 淄博 255000）

引言

基于現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展背景下，醫(yī)院加大特色檔案收集、管理力度，不僅能見證醫(yī)院發(fā)展歷程，又是檔案管理中重要的組成部分之一，必須做好收集、保管、利用等工作，是醫(yī)療水平、管理水平顯著提升的基礎(chǔ)保障。再加上醫(yī)院特色檔案類型與特點(diǎn)的詳細(xì)分析，在收集與應(yīng)用過(guò)程中有針對(duì)性地制定防控措施，提高檔案資源利用率，為新時(shí)期醫(yī)院檔案工作全面開展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院特色檔案類別分析

1．特色人物檔案

在醫(yī)院特色檔案收集、管理中，醫(yī)院歷屆領(lǐng)導(dǎo)、名醫(yī)名家人物檔案也是特色檔案管理范疇中的重要組成部分，隨著醫(yī)院改建與創(chuàng)新發(fā)展，院領(lǐng)導(dǎo)照片檔案、文書檔案、管院經(jīng)驗(yàn)資料等詳細(xì)記錄，能真實(shí)反映出不同時(shí)期醫(yī)院發(fā)展實(shí)況，并使特色人物信息納入特色檔案管理范疇中，也是醫(yī)院重點(diǎn)收集、管理的核心要點(diǎn)之一。

例如，某市中醫(yī)醫(yī)院醫(yī)德、醫(yī)風(fēng)、醫(yī)貌良好，名家名醫(yī)診療技術(shù)水平較高，在特色檔案管理工作開展階段，對(duì)“全國(guó)中醫(yī)優(yōu)秀人才”“省級(jí)名中醫(yī)”“省三五人才”“市級(jí)名中醫(yī)”等特色檔案詳細(xì)分析與管理，為醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展提供參考依據(jù)[1]。

2．院務(wù)公開檔案

院務(wù)公開檔案包括黨風(fēng)廉政建設(shè)、日?？己嗽u(píng)選、醫(yī)院等級(jí)評(píng)審等公開性的資料，也能突出醫(yī)院自身的特色，屬于特色檔案管理范疇。公開對(duì)象在不同管理階段還需制定相應(yīng)的管理機(jī)制與標(biāo)準(zhǔn)，如服務(wù)信息、患者就醫(yī)須知類資料、醫(yī)院愿景、收費(fèi)項(xiàng)目、受理部門、投訴電話、醫(yī)療糾紛處理程序等，均需在特色檔案管理中特別重視。

3．證件檔案

眾所周知，醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)水平提升、群眾生命安全等有巨大影響，醫(yī)院開創(chuàng)需獲取行醫(yī)資質(zhì)、醫(yī)療準(zhǔn)許后才可開展實(shí)踐工作，而醫(yī)療器械設(shè)備是醫(yī)院內(nèi)部重要組成部分之一，無(wú)論是耗材供應(yīng)商的選擇還是使用機(jī)構(gòu)的考核，均需嚴(yán)謹(jǐn)管控，在管理過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各種證件，也屬于特色檔案的歸檔范疇[2]。

例如，《母嬰保健技術(shù)服務(wù)證》《醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證》《國(guó)醫(yī)館組織機(jī)構(gòu)代碼證》等，也需在特色檔案管理階段引起重視，也屬于醫(yī)療服務(wù)中的核心要點(diǎn)之一。

4．突發(fā)事件檔案

在醫(yī)院非正?；蚍浅Ｒ?guī)狀態(tài)下所產(chǎn)生的突發(fā)事件會(huì)有相關(guān)資料，此類檔案資料的管理影響醫(yī)院應(yīng)急處理能力與水平，也是特色檔案歸檔的范疇之一。如突發(fā)性公共衛(wèi)生事件，包括食物中毒、群體性不明原因疾病等?；蛲话l(fā)災(zāi)害性事件，包括洪水、地震等事故等，醫(yī)院為了提高員工處理突發(fā)事件的能力，通常會(huì)建立檔案管理機(jī)制，將事件類型、解決流程進(jìn)行記錄，定期整理和分析，方面類似事件出現(xiàn)后快速解決。

5．醫(yī)療糾紛檔案

醫(yī)患關(guān)系維護(hù)是各醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展極其重視的核心工作之一，為解決醫(yī)患矛盾問(wèn)題，也會(huì)產(chǎn)生醫(yī)療糾紛類檔案，是特色檔案收集的重要領(lǐng)域。通過(guò)對(duì)糾紛檔案內(nèi)容的收集、整理，能為類似事件的預(yù)防與處理提供參考依據(jù)，提升醫(yī)療技術(shù)水平與管理成效。

例如，糾紛檔案中所涉及的相關(guān)證據(jù)、搜集醫(yī)患雙方協(xié)議或判決結(jié)果、醫(yī)療糾紛產(chǎn)生經(jīng)過(guò)說(shuō)明等，就需在醫(yī)療糾紛檔案收集中細(xì)致研究、嚴(yán)格管控，既能維護(hù)醫(yī)患良好關(guān)系，又能推動(dòng)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。

二、醫(yī)院特色檔案特點(diǎn)

1．鮮明性

醫(yī)院特色檔案鮮明性特點(diǎn)，是從行業(yè)現(xiàn)狀與發(fā)展實(shí)況角度全面分析，在社會(huì)實(shí)踐現(xiàn)象形成后與其他行業(yè)有明顯的差異，強(qiáng)調(diào)特色風(fēng)格與個(gè)性化，醫(yī)院特色檔案管理工作的開展會(huì)積累更多資源與數(shù)據(jù)，對(duì)醫(yī)院精神文化建設(shè)有顯著影響，也能呈現(xiàn)出行業(yè)性特點(diǎn)[3]。

例如，某市中醫(yī)醫(yī)院在建成后分別創(chuàng)設(shè)了專家工作站、國(guó)醫(yī)大師工作站、傳承工作室等，主要目的是突出鮮明的中醫(yī)特點(diǎn)，名家特色也是該中醫(yī)醫(yī)院特色診療的核心要點(diǎn)，選聘專家團(tuán)隊(duì)在實(shí)踐中坐診與治療，為醫(yī)院創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益。

2．多元化

考慮醫(yī)院內(nèi)部組成科室較多，各科室工作內(nèi)容與要求不同，在實(shí)踐階段會(huì)產(chǎn)生眾多的特色檔案，傳統(tǒng)化管理模式無(wú)法滿足現(xiàn)代化醫(yī)院特色檔案收集、應(yīng)用、管理要求，還需在實(shí)踐階段注重大力創(chuàng)新，能使檔案直接形成。如特色人物檔案、醫(yī)療糾紛檔案、各種證件檔案、突發(fā)事件檔案等，均能在各項(xiàng)工作開展階段有具體的照片或視頻，通過(guò)及時(shí)儲(chǔ)存與管理便于各項(xiàng)工作秩序開展，對(duì)檔案信息資源有效應(yīng)用，呈現(xiàn)出檔案主體多元化特點(diǎn)。

此外，從長(zhǎng)遠(yuǎn)化角度探究，醫(yī)院在行業(yè)中的穩(wěn)定發(fā)展，必須增強(qiáng)自身的綜合能力，提升醫(yī)療技術(shù)水平，根據(jù)日常監(jiān)管過(guò)程中所獲取到的信息資源，能編制針對(duì)性、完整性的管理機(jī)制，主要目的是在實(shí)踐中對(duì)常規(guī)問(wèn)題的探究與處理，其中就包括特色檔案搜集、應(yīng)用、管理，要采用精細(xì)化管理模式，本著與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新原則，在管理模式及方法方面大力創(chuàng)新，既符合醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展要求，又能在根本管控特色檔案綜合成效，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理目標(biāo)。

3．零散性

與文書檔案相比較，醫(yī)院特色檔案管理工作主要落實(shí)到各科室及個(gè)人中，未經(jīng)過(guò)任何加工與處理，以原生態(tài)狀態(tài)為主，區(qū)分于其他檔案管理，要求整體分布形態(tài)與文書檔案或其他檔案相比較，特色檔案屬于“小眾”，但附加值比較高，在醫(yī)院檔案收集與管理方面是重要組成部分之一，發(fā)揮著較強(qiáng)的實(shí)效性作用[4]。

4．隱秘性

與普通型醫(yī)院檔案相比較，特色人物檔案、醫(yī)療糾紛檔案、各種證件檔案等均比較隱秘，檔案的存在狀態(tài)均突出較強(qiáng)的隱蔽性特點(diǎn)，檔案收集需深入調(diào)查、了解，獲悉特色檔案數(shù)據(jù)或存在的實(shí)際條件，也是醫(yī)院特色檔案收集工作開展的難點(diǎn)內(nèi)容之一。為保證整體綜合成效，還需加大管控力度，組建專業(yè)化的工作隊(duì)伍，在細(xì)節(jié)上嚴(yán)謹(jǐn)管控，保證整體綜合成效更理想。

三、醫(yī)院特色檔案收集與應(yīng)用要求

1．具備完善的管理機(jī)制

開展醫(yī)院特色檔案收集與應(yīng)用工作，必須遵守各級(jí)各類檔案館收集檔案范疇的規(guī)定要求，要求各科室必須做好職責(zé)工作，隨著醫(yī)院發(fā)展及各項(xiàng)工作的開展，把各環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的特色檔案內(nèi)容詳細(xì)記錄，準(zhǔn)確鑒定特色檔案歸檔范疇，以查詢、借閱、歸還等相關(guān)管理制度嚴(yán)謹(jǐn)管控，確保醫(yī)院特色檔案收集、應(yīng)用的規(guī)范性與科學(xué)性。

2．強(qiáng)調(diào)特色檔案收集、應(yīng)用方式的合理性

特色檔案收集與應(yīng)用是醫(yī)院內(nèi)部核心工作之一，有一定的基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性等特點(diǎn)，在收集與應(yīng)用方式方面必須保證合理性，才能達(dá)到事半功倍的管理效果。例如，選擇“五結(jié)合”方法，制定完善的管理機(jī)制，隨著各項(xiàng)工作開展貫徹落實(shí)，在實(shí)踐中動(dòng)態(tài)跟蹤與管控，并把實(shí)踐中所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)詳細(xì)記錄、融合、分析等，把普通檔案與特色檔案范疇準(zhǔn)確劃分，在電子文件、紙質(zhì)文件方面的結(jié)合，明確特色檔案歸檔范疇，也可保障檔案收集、應(yīng)用的規(guī)范性。同時(shí)，“五結(jié)合”方法的應(yīng)用還能便于各部門對(duì)檔案內(nèi)容相互交流與探究，保證特色檔案收集與應(yīng)用的良好成效，整體預(yù)期效果更加理想。

3．提高特色檔案收集與應(yīng)用重視度

分析醫(yī)院特色檔案分布狀態(tài)較為零散，在收集與應(yīng)用的過(guò)程中有一定難度，還需根據(jù)醫(yī)院自身發(fā)展實(shí)況加大人力、物力、財(cái)力的投資力度。首先，對(duì)人員聘用于突出更高要求，推動(dòng)各項(xiàng)工作持續(xù)開展，在具體工作環(huán)節(jié)中配置專業(yè)化管理人員，在細(xì)節(jié)上嚴(yán)謹(jǐn)管控杜絕常規(guī)問(wèn)題發(fā)生[5]。例如，業(yè)務(wù)科室綜合崗位需要聘請(qǐng)一名或兩名檔案資料管理員，既能做好檔案資料管理工作，又能強(qiáng)調(diào)特色檔案與普通檔案的劃分標(biāo)準(zhǔn)。其次，加大資金投入力度，要在年初預(yù)算階段就會(huì)做好特色檔案收集與應(yīng)用經(jīng)費(fèi)管控工作，設(shè)立專項(xiàng)專管資金，有具體的基礎(chǔ)條件，推動(dòng)特色檔案收集、應(yīng)用工作順利開展。最后，以課題申報(bào)形式向政府部門申請(qǐng)研究經(jīng)費(fèi)，醫(yī)院組建專業(yè)化研究隊(duì)伍，探析特色檔案收集、應(yīng)用、管理等各項(xiàng)工作要點(diǎn)內(nèi)容，全面拓展資金來(lái)源渠道，加大現(xiàn)代化技術(shù)手段與配套設(shè)施運(yùn)用力度，能在掃描儀、照相機(jī)、計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)等規(guī)范應(yīng)用下提升整體技術(shù)水平。再加上軟件、硬件的綜合配置，為醫(yī)院特色檔案收集、應(yīng)用、管理工作開展提供良好的基礎(chǔ)保障。

4．嚴(yán)控特色檔案收集、應(yīng)用宣傳工作質(zhì)量

開展醫(yī)院特色檔案收集、應(yīng)用、管理等工作，還需醫(yī)院自身提高重視度，組織部門發(fā)揮指導(dǎo)作用，要求全體醫(yī)護(hù)人員與廣大職工必須有較強(qiáng)的管控意識(shí)，要對(duì)醫(yī)院特色檔案收集、應(yīng)用工作開展起到推動(dòng)作用，并突出此項(xiàng)工作開展的重要意義[6]。例如，醫(yī)院檔案管理部門結(jié)合自身職責(zé)與作用，在各大平臺(tái)方面加大宣傳力度，積極開展宣傳工作，借助微博、微信、醫(yī)院網(wǎng)站等平臺(tái)突出特色檔案管理要點(diǎn)與核心目標(biāo)，明確特色檔案收集與應(yīng)用方向，為醫(yī)院內(nèi)部工作開展?fàn)I造良好氛圍，確?；A(chǔ)條件有效應(yīng)用，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)健康發(fā)展。

四、醫(yī)院特色檔案管理策略

1．加大特色檔案資源投資力度，組建專業(yè)化管理隊(duì)伍

考慮醫(yī)院特色檔案管理工作對(duì)醫(yī)院服務(wù)成效、綜合能力提升有巨大影響，也是醫(yī)院內(nèi)部管理中的重要內(nèi)容之一，需醫(yī)院對(duì)此加大管控力度，在醫(yī)院特色檔案收集、應(yīng)用、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)中強(qiáng)化管理標(biāo)準(zhǔn)，投入充足的人力、物力、財(cái)力，強(qiáng)化人員檔案管理意識(shí)與能力，優(yōu)化傳統(tǒng)化管理理念，保證每項(xiàng)工作均配備專業(yè)化的管理人員，加大網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用力度，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，能使每項(xiàng)工作都能在管理模塊中規(guī)范實(shí)施，簡(jiǎn)化醫(yī)院特色檔案收集與應(yīng)用的工作流程，把各環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)篩選、配置，降低管理難度，減少人員工作量，有更多的時(shí)間與精力參與到管理系統(tǒng)創(chuàng)建與拓展方面。

此外，加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，積極開展實(shí)踐培訓(xùn)工作，結(jié)合不同的工作內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)要求，制定多樣化的培訓(xùn)方案，引導(dǎo)人員自主參與，在實(shí)踐活動(dòng)中學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理念、新模式，對(duì)各項(xiàng)工作質(zhì)量提升帶來(lái)巨大影響[7]。醫(yī)院會(huì)制定完善的監(jiān)管機(jī)制與激勵(lì)措施，目的是調(diào)動(dòng)人員積極性，使每位工作人員都能在實(shí)踐中充分發(fā)揮自身的職責(zé)作用與綜合能力，強(qiáng)調(diào)特色檔案分類合理、管理高效，為更多群眾提供良好的就醫(yī)服務(wù)。

2．發(fā)揮系統(tǒng)檔案協(xié)同作用，深度挖掘醫(yī)院特色檔案資源

在醫(yī)院構(gòu)建階段就對(duì)檔案管理工作引起重視，有目的性地組建衛(wèi)生系統(tǒng)，以衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)小組為核心隊(duì)伍，積極開展檔案管理業(yè)務(wù)，對(duì)醫(yī)院特色檔案業(yè)務(wù)工作開展正確指導(dǎo)，在特色檔案管理中發(fā)揮較強(qiáng)的協(xié)作作用，通過(guò)深入調(diào)查與分析，拓展管理渠道，依據(jù)醫(yī)院特色檔案信息與衛(wèi)生系統(tǒng)建立標(biāo)準(zhǔn)，確定特色檔案歸屬范圍，編制指導(dǎo)性管理文件，為醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展提供參考依據(jù)。同時(shí)，加大檔案歸檔范圍的管控力度，每項(xiàng)工作開展均有具體的標(biāo)準(zhǔn)與要求，確保所收集的檔案有較強(qiáng)的依據(jù)性，根據(jù)各科室工作內(nèi)容及時(shí)調(diào)整作業(yè)模式，保證檔案收集齊全，登記管理成效顯著提升。

3．制定完善的監(jiān)管機(jī)制，突出特色檔案管理重要性

分析醫(yī)院各項(xiàng)工作內(nèi)容所產(chǎn)生的信息資源較多，均會(huì)影響工作進(jìn)度與成效，還需醫(yī)院開展特色檔案管理工作時(shí)編制完善的管理機(jī)制，隨著實(shí)踐工作開展有效落實(shí)，發(fā)揮較強(qiáng)的監(jiān)管作用。同時(shí)，各部門也會(huì)根據(jù)自身工作內(nèi)容與職責(zé)，在各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中嚴(yán)謹(jǐn)管控，對(duì)醫(yī)院特色檔案收集、應(yīng)用、管理，提高重視度并加大監(jiān)管力度，發(fā)揮較強(qiáng)的監(jiān)管作用，在根本上發(fā)現(xiàn)與解決常規(guī)問(wèn)題，具備針對(duì)性地解決措施，預(yù)防及避免問(wèn)題持續(xù)發(fā)生，消除隱患及風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化醫(yī)院綜合能力，推動(dòng)醫(yī)院健康發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

結(jié)合上述內(nèi)容分析，能夠了解醫(yī)院特色檔案的特點(diǎn)，有較強(qiáng)的鮮明性、多元化、零散性、隱秘性等，開展醫(yī)院特色檔案收集與應(yīng)用工作，還需對(duì)檔案類型全面掌握，依據(jù)不同檔案類型選擇適合的管理方式，形成有特色、價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作開展與創(chuàng)新發(fā)展有巨大影響。同時(shí)，還會(huì)加大檔案管理力度，制定完善的監(jiān)管機(jī)制，在細(xì)節(jié)上分析與管控，深度挖掘醫(yī)院特色檔案資源，經(jīng)各部門工作內(nèi)容的細(xì)化，在實(shí)踐階段相互配合，發(fā)揮檔案協(xié)同管理作用，加大特色檔案管理投資力度，突出特色檔案管理工作開展的重要性，成為醫(yī)院綜合能力提升的必要條件之一，在醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展中起到較強(qiáng)的促進(jìn)作用。