胡玉艷

（本溪滿族自治縣干部人事檔案管理中心，遼寧 本溪 117100）

一、養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的含義及其種類

根據(jù)《老年人社會福利機(jī)構(gòu)基本規(guī)范》的規(guī)定，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)包括老年社會福利院、養(yǎng)老院或老人院、老年公寓、護(hù)老院、護(hù)養(yǎng)院、農(nóng)村敬老院、托老所和老年人服務(wù)中心。老年社會福利院是指由國家出資、公辦的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)。這些名稱因為服務(wù)對象的不同或性質(zhì)的不同而出現(xiàn)差異。比如，老年社會社會福利院是指由國家出資、管理的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)；護(hù)老院和護(hù)養(yǎng)院接收的分別是介助老人和介護(hù)老人，養(yǎng)老院則是接收自理老人或綜合接收自理老人、介助老人和介護(hù)老人；老年人服務(wù)中心是提供各種綜合性服務(wù)的社區(qū)服務(wù)場所；托老所是提供短期老人托管服務(wù)的社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)場所[1]。

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)形式上分為兩種：一種是公辦的各級由地方政府機(jī)關(guān)興辦的福利院和敬老院，在20世紀(jì)80年代以前僅限收養(yǎng)沒有生活保障的老年人，后來擴(kuò)大對社會上的一般老人的收養(yǎng)安置，主要是為老年人提供生活照料、醫(yī)療保障、精神上的問題等，是為達(dá)到提高老年人的生活水平的目的。第二種是民營養(yǎng)老院，只要每個月交付一定的費用，就可以享受其所提供的服務(wù)。

1.養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案概念

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案作為一種專門檔案，目前檔案界對養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案還沒有一個統(tǒng)一的定義，可以理解養(yǎng)老檔案是政府、社會（包括市場、機(jī)關(guān)團(tuán)體、社會組織等）在開展養(yǎng)老工作中直接形成的、對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等各種不同載體的歷史記錄。

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作是指養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理部門集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)形成的全部檔案，為本單位各項工作服務(wù)，同時為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)積累檔案史料的活動。

2.養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案種類

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)可分為以下三類：第一類為文書檔案，在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)文書檔案指的是機(jī)構(gòu)運營過程中形成的行政管理檔案。第二類科技檔案，在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)中科技檔案主要包括基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、電子檔案?；n案是指養(yǎng)老機(jī)構(gòu)辦公及活動場所的基建文件材料和圖紙。設(shè)備檔案是指養(yǎng)老機(jī)構(gòu)重要的辦公和交通車輛、醫(yī)療器材等設(shè)備的隨機(jī)文件材料。聲像檔案是指反映養(yǎng)老機(jī)構(gòu)歷史概貌以及重大事件、重要活動等形成的照片（底片）、錄音帶、錄像帶等。電子檔案是指養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)用電子計算機(jī)等形成的磁帶、磁盤、光盤及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和硬件說明材料。第三類專門檔案，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的專門檔案是指在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)在護(hù)理老人過程中產(chǎn)生的養(yǎng)老檔案。包括養(yǎng)老機(jī)構(gòu)醫(yī)務(wù)人員對入住人員的護(hù)理、治療康復(fù)以及養(yǎng)老服務(wù)老年人申請表，養(yǎng)老服務(wù)人員登記表，養(yǎng)老服務(wù)合同等內(nèi)容[2]。

3.養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案特點

主要表現(xiàn)在內(nèi)容的豐富性。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)建設(shè)中的檔案真實反映了建設(shè)活動的內(nèi)容，記錄了養(yǎng)老機(jī)構(gòu)發(fā)展，而養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的建設(shè)活動涉及組織、宣傳、衛(wèi)生、公安、文化、醫(yī)療等很多的方面，這樣就決定了養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的內(nèi)容也具有豐富性這一特點。另外，表現(xiàn)為服務(wù)對象動態(tài)性。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的主要服務(wù)對象是老人，而老人作為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)活動的主體具有一定的動態(tài)性，即老人在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)居住過程中個人信息是不斷變化更新的，比如生病住院明細(xì)情況，需要歸檔到老人的個人檔案當(dāng)中。這樣使得養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案不僅能夠反映養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的整體動態(tài)的變化情況，同時也能夠反映老人在居住期間的變化情況。

二、養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作存在的問題

1.基礎(chǔ)設(shè)施配備不健全

首先，一些養(yǎng)老機(jī)構(gòu)沒有獨立的檔案庫房。檔案庫房是安全保存檔案的重地，也是檔案工作順利開展的必要條件。少數(shù)的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)為檔案工作提供了獨立的檔案庫房，大多數(shù)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)將辦公室和檔案室集中在一起，使得檔案實體的安全得不到根本保障。其次，庫房設(shè)施不健全。根據(jù)檔案庫房的設(shè)置要求，為確保檔案的安全完整延長檔案的壽命，應(yīng)配備“三鐵”“和八方安全保護(hù)措施”，三鐵指的是鐵門、鐵窗、鐵軌，八防指的是防盜、防潮、防蟲、防鼠、防火、防塵、防高溫、防光。據(jù)了解一些養(yǎng)老機(jī)構(gòu)提供了獨立的檔案庫房也沒有達(dá)到“三鐵”“八防”的基本要求，基本都是庫房條件差，設(shè)備不齊全，達(dá)不到檔案的實體安全保管。

2.檔案管理人員隊伍不健全

首先，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)在編制上對行政管理崗位的人員配備上盡量精簡，以至于養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理人員少而不精，進(jìn)而導(dǎo)致難以開展好養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案工作。究其原因之一是部分養(yǎng)老機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案意識比較淡薄，對檔案或者檔案工作不甚了解，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案法律法規(guī)了解不夠，沒有意識到檔案工作的好壞直接影響?zhàn)B老機(jī)構(gòu)事業(yè)的發(fā)展。尤其在當(dāng)下老齡人口上升的前提下，在解決養(yǎng)老機(jī)構(gòu)和老人家屬之間的作用時發(fā)揮著重要的憑證作用。

其次，檔案人員配備不足。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)沒有配備專職檔案工作人員，大部分兼職檔案人員還兼職辦公室行政之類工作，由于日常工作繁忙，精力有限，對各職能部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促也相對較少，檔案工作質(zhì)量也難以提高。近年來，隨著老齡化人口的增加，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)規(guī)模的擴(kuò)大，機(jī)構(gòu)對老人的服務(wù)越來越追求全方位、多元化的服務(wù)，這樣各類檔案和各項新的活動也會增多。因此，檔案數(shù)量也劇增，其工作量和難度也隨之增大。但養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案管理人員隊伍并沒有壯大起來，只能是起到了檔案“保管員”的作用，忽視了檔案工作的專業(yè)性，以致養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案專業(yè)人才匱乏。有些檔案人員是經(jīng)過短期培訓(xùn)后上崗，有些未經(jīng)過任何專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)或繼續(xù)教育培訓(xùn)就直接上崗從事檔案工作，這些檔案工作者既缺乏系統(tǒng)的檔案知識，又缺乏檔案專業(yè)技能和理論基礎(chǔ)，只能停留在簡單的收集、整理和被動的提供、利用的工作層面上，使得養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案難以實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理。

3.規(guī)章制度及管理制約機(jī)制不健全

一些養(yǎng)老機(jī)構(gòu)一直缺乏檔案工作的相關(guān)規(guī)章制度，使得檔案無章可循、無制可依，檔案工作需要依靠經(jīng)驗去進(jìn)行，難以實現(xiàn)檔案的科學(xué)規(guī)范化管理。而有些養(yǎng)老機(jī)構(gòu)雖然制定了相關(guān)規(guī)章制度，但是由于缺乏一定的管理機(jī)制使得規(guī)章制度難以真正落實。例如，有些養(yǎng)老機(jī)構(gòu)雖然制定了《檔案管理辦法》，而沒有制定切合養(yǎng)老機(jī)構(gòu)實際的《立卷歸檔制度》，使得養(yǎng)老機(jī)構(gòu)內(nèi)部各職能部門不按時收集資料，待利用時就到相關(guān)部門查找，有的還會出現(xiàn)有些文件因時隔時間太長或由于職能部門人員更換沒有做好相關(guān)的交接工作而導(dǎo)致部分文件資料遺失，造成養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案材料不齊全。

部分養(yǎng)老機(jī)構(gòu)雖然制定了檔案關(guān)規(guī)章制度卻執(zhí)行得不嚴(yán)格或者并未真正執(zhí)行，出現(xiàn)將規(guī)章制度鎖在柜里只是達(dá)到了擺設(shè)作用，一些檔案工作人員認(rèn)為機(jī)構(gòu)內(nèi)部并沒有出臺相應(yīng)的檔案工作獎懲制約機(jī)制，即便沒有按照要求按規(guī)定完成檔案工作也不會對自身的利益有影響，在業(yè)務(wù)繁忙的時候就會把檔案工作擱置在一邊。相反的，有的檔案員做了很多的工作也沒有得到相應(yīng)的獎勵表揚。形成了干好干壞一個樣的工作狀態(tài)。

4.檔案工作規(guī)范缺乏

相關(guān)職能部門還沒針對養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作而出臺檔案工作規(guī)范與實體分類法，缺乏統(tǒng)一的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作規(guī)范，使得養(yǎng)老機(jī)構(gòu)在開展檔案工作過程中選擇的參照標(biāo)準(zhǔn)也不盡一致，檔案業(yè)務(wù)建設(shè)環(huán)節(jié)難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。由于不同的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)主管部門不同管，有些是有衛(wèi)生部門主管，有些是由民政部門主管的。在業(yè)務(wù)工作上，主管部門對下屬單位進(jìn)行指導(dǎo)時，往往習(xí)慣于要求各下屬單位參照其工作做法去開展各項工作。因此，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作可以參照機(jī)關(guān)單位的工作規(guī)范，制定其歸檔范圍和保管期限表、排架原則、管理要求和編制檔號等[3]。

三、改進(jìn)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作的對策

1.提高養(yǎng)老機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識是關(guān)鍵

機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)作為整個機(jī)構(gòu)發(fā)展的領(lǐng)頭羊，其檔案意識的強(qiáng)弱是關(guān)乎檔案工作水平的高低的重要因素。機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)有較高的檔案意識，則將會把檔案工作作為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作來抓，將其納入養(yǎng)老機(jī)構(gòu)整體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，在每年的財務(wù)預(yù)算上劃有專門的檔案工作費用，在人力、物力上也給予相應(yīng)的支持，使得檔案工作與養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的其他工作同步發(fā)展。反之，如果機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)意識薄弱，在人力、物力、財力上不予以支持，檔案工作將成為空談。因此，增強(qiáng)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，是做好檔案工作的關(guān)鍵[4]。

政府職能部門要加強(qiáng)對養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督，定期或不定期組織機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)集中學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識；對于政府主管的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)，進(jìn)行定期檢查或不定期抽查，對于私企養(yǎng)老機(jī)構(gòu)多進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識，盡快改進(jìn)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作。

2.加強(qiáng)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作人員的隊伍建設(shè)

首先，相關(guān)主管部門應(yīng)該加強(qiáng)對養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作人員的培訓(xùn)，包括思想政治方面的培訓(xùn)、專業(yè)技能方面的培訓(xùn)、職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，從整體上提高養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作人員的隊伍素質(zhì)。其次，相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)要重視綜合性人才的引進(jìn)。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作發(fā)展需要高素質(zhì)的綜合性人才，但由于目前養(yǎng)老機(jī)構(gòu)工作的環(huán)境、發(fā)展前景等問題，導(dǎo)致高素質(zhì)綜合性人才的引進(jìn)存在較大難度，所以我們應(yīng)該加強(qiáng)對高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，不僅是對其專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，而且還是對其政治素養(yǎng)的培養(yǎng)。不斷地為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)，為社會儲備人才，共同養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作的開展。最后，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案工作人員要提高自己各方面的綜合能力。在工作中具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感、具有開拓進(jìn)取、敢于創(chuàng)新的精神，具有良好的政治素養(yǎng)、道德修養(yǎng)，具有善于學(xué)習(xí)、微笑服務(wù)的素質(zhì)，以便使自己成為信息時代高素質(zhì)的檔案工作人員。

3.建立和完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先，要配備專門的檔案庫房，建立健全養(yǎng)老機(jī)構(gòu)，檔案機(jī)構(gòu)的任務(wù)是負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一養(yǎng)老機(jī)構(gòu)各種門類、載體的檔案，為建設(shè)和發(fā)展提供利用服務(wù)，由于養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的數(shù)量及內(nèi)容也各不相同，各養(yǎng)老機(jī)構(gòu)要根據(jù)自身的實際情況，設(shè)置與其規(guī)模相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)。其次，及時配備必要的設(shè)施設(shè)備。檔案是一種原生信息資源，具有不可再生的特性，在檔案保管工作環(huán)節(jié)中要最大限度地防止與減少檔案的損毀，并盡可能創(chuàng)造條件延長檔案的壽命。因此，要根據(jù)檔案管理“三鐵”（即鐵門、鐵窗、鐵柜）和“八防”（即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲）的基本要求，及時配備必要的設(shè)施設(shè)備，才能保證檔案工作的有效進(jìn)行[5]。

4.制定出臺養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作規(guī)范

首先，政府職能部門與檔案部門應(yīng)根據(jù)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的實際情況，制定出臺切實可行的《養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作規(guī)范》，進(jìn)一步明確養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的歸檔范圍和保管期限、排架原則、管理要求及檔號的編制方法等，為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作提供詳細(xì)統(tǒng)一的立卷歸檔操作規(guī)程，加快養(yǎng)老機(jī)構(gòu)實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。其次，及時制定統(tǒng)一的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案實體分類標(biāo)準(zhǔn)。無論傳統(tǒng)的檔案管理模式還是現(xiàn)代化的檔案管理模式，都缺少不了分類這一工作環(huán)節(jié)。只有將檔案材料進(jìn)行合理的分類后，方能揭示出檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，并形成一個有機(jī)整體，否則，檔案材料依然是一堆雜亂無序的文件材料，將不利于其他工作環(huán)節(jié)的開展。因此，對檔案進(jìn)行分類是整個檔案工作中重要的基本建設(shè)。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)主要包括基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、電子檔案、文書檔案、專門檔案等類別的檔案，但由于各類養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的職能與作用不完全相同，其產(chǎn)生的檔案材料種類也不盡相同，應(yīng)根據(jù)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇及檔案的內(nèi)容性質(zhì)及時制定養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案實體分類的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作有章可循，盡快走上科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

5.完善檔案管理機(jī)制

建立健全規(guī)章制度和管理制約機(jī)制來改進(jìn)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作的現(xiàn)狀。各個相關(guān)主管部門根據(jù)各個養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的實際情況，應(yīng)聯(lián)合制定養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案規(guī)章，使得養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案規(guī)章既能與《檔案法》《檔案法實施辦法》以及和省級行政區(qū)頒布實施的《檔案管理條例》相統(tǒng)一，又能使得各個法律規(guī)章之間相互協(xié)調(diào)一致，不相互矛盾，在實際工作中，使養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作需要有力的法律，法規(guī)作為支持。各養(yǎng)老機(jī)構(gòu)在制定了有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度后，還須要根據(jù)實際情況建立一套與其配套的約束機(jī)制得以貫徹執(zhí)行。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)可以效仿績效考評辦的做法，將養(yǎng)老機(jī)構(gòu)各職能部門的檔案工作列入部門和個人的績效考評，根據(jù)其檔案工作任務(wù)完成情況對其進(jìn)行考評，并與其績效工資、評優(yōu)評先、申報職稱等掛鉤。