文/王悅超（濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院）

傳統(tǒng)的醫(yī)用耗材檔案管理依靠內網(wǎng)或者人工，容易出現(xiàn)醫(yī)院資產(chǎn)的流失與浪費，造成醫(yī)院不必要的成本增加?，F(xiàn)階段，隨著信息化技術應用的不斷成熟，醫(yī)院開始重視依靠信息化技術，建立信息化管理平臺對醫(yī)用耗材檔案進行管理。醫(yī)用耗材檔案信息化管理不僅能夠高效精準地對資質證件進行管理，更可以對醫(yī)用耗材的采購、申領、庫存和使用進度等進行動態(tài)化跟蹤，留痕式記錄，進一步提升管理的水平。

一、醫(yī)院醫(yī)用耗材檔案管理存在的問題

隨著醫(yī)院治療水平的提高與就診人數(shù)的增加，醫(yī)院醫(yī)用耗材使用量在不斷增加，但是對于這些醫(yī)用耗材檔案的管理水平并未提高，依然停留在傳統(tǒng)的管理階段，依靠人工記錄，存儲紙質檔案，不僅占據(jù)了醫(yī)院的內部空間，更是在管理的過程中暴露出缺失、遺漏、混記、錯記等問題，這些問題直接導致醫(yī)用耗材的采購量與使用量存在差異，暴露出醫(yī)院在醫(yī)用耗材管理方面的弊病，因醫(yī)用耗材流失造成的貪腐情況也時有發(fā)生。

而且，醫(yī)院采用傳統(tǒng)的醫(yī)用耗材檔案管理辦法進行醫(yī)用耗材檔案管理，無法實現(xiàn)對這些資質證件的有效利用，無法為更好地、合理地選擇醫(yī)用耗材提供幫助，從而使得醫(yī)院在進行醫(yī)用耗材采購時難免因為數(shù)量、不適用等問題造成浪費現(xiàn)象，使醫(yī)院醫(yī)用耗材方面的成本增高。

同時，醫(yī)院醫(yī)用耗材檔案本身是重要的資料，但是由于傳統(tǒng)的管理方法對于醫(yī)用耗材檔案的調閱存在難度，所以常常使用效率不高，不能很好地發(fā)揮醫(yī)用耗材檔案的作用，為醫(yī)院管理水平的提高發(fā)揮作用。

二、醫(yī)用耗材檔案信息化管理的關鍵

現(xiàn)階段，隨著科技水平的不斷提高，以信息化技術為核心的管理平臺正在進入各行各業(yè)，且在應用方面正逐漸走向成熟完備。醫(yī)院在進行醫(yī)用耗材檔案管理時，根據(jù)現(xiàn)代化醫(yī)院建設的總體思路，建立醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺成為關鍵。通過醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺，醫(yī)院可以通過整合醫(yī)用耗材檔案信息，依托平臺實現(xiàn)對醫(yī)用耗材的使用申領、審批和庫存查詢等管理，而且在這些管理的過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)可以幫助醫(yī)院進行關于醫(yī)用耗材的使用率、申領率等方面的分析，從而幫助醫(yī)院調整庫存，調整采購計劃，精細化節(jié)約成本。

總體來看，在進行醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺建設的過程中，有以下三個方面需要特別注意，第一是加強對醫(yī)用耗材檔案資質證件有效期的管理，第二是加強對高值醫(yī)用耗材檔案的管理，第三是注意通過醫(yī)用耗材檔案信息反映出醫(yī)院的整體管理水平。具體分析如下：

（一）加強對醫(yī)用耗材檔案資質證件有效期的管理

醫(yī)用耗材的使用量大，采購量大，庫存量大，在傳統(tǒng)的對于醫(yī)用耗材檔案管理的過程中，不能及時獲取與更新醫(yī)用耗材相關供應商的資質證件，導致醫(yī)用耗材檔案的管理存在一定的滯后性，而滯后性的背后是一些管理方面的漏洞，這些漏洞一旦被利用，很可能造成醫(yī)院資產(chǎn)的流失，主要還是不能及時有效地對資質實效或者證件缺失的供應商進行篩查，從而使得醫(yī)用耗材的質量與采購渠道無法得到百分之百的保證。為此，在進行醫(yī)用耗材檔案管理信息化平臺建設的過程中，要注意加強做好對于醫(yī)用耗材檔案資質證件有效期的管理，并將此作為重要的管理模塊與方向，及時將傳統(tǒng)內網(wǎng)中的數(shù)據(jù)信息整合到醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺當中，再依靠網(wǎng)絡對這些檔案資質證件進行更新比對，從而處理掉一些不合規(guī)的醫(yī)用耗材，補充一些缺失的醫(yī)用耗材檔案。

同時，在確保醫(yī)用耗材檔案資質證件有效期的基礎上，要建立關于醫(yī)用耗材檔案資質證件有效期的預警機制，設定一定的期限作為觸發(fā)警報的閾值，一旦達到閾值，觸發(fā)預警，應設置系統(tǒng)自動對該種類醫(yī)用耗材進行封存，不得進行申領、刪除、修改等操作，為后期的調查整改留存依據(jù)，從而確保醫(yī)用耗材在使用過程中的絕對安全，確保不合規(guī)的醫(yī)用耗材不能流入臨床使用，以此避免造成醫(yī)患糾紛，加劇醫(yī)患矛盾，對醫(yī)院造成不良的負面影響。

（二）加強對高值醫(yī)用耗材檔案的管理

高值醫(yī)用耗材是醫(yī)院的重要資產(chǎn)，對于高值醫(yī)用耗材的管理要更加重視。在建立醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺的過程中，要建立專門模塊對高值醫(yī)用耗材檔案進行信息化管理，詳細整合關于高值醫(yī)用耗材的各類檔案，包括采購、入庫、申領等，特別要加強對供應商的各類資質的審核，確保使用或采購存儲的高值醫(yī)用耗材百分之百安全。

而且，對于醫(yī)院來說，高值醫(yī)用耗材不宜存儲太多，一方面高值醫(yī)用耗材會占用醫(yī)院的資金，影響醫(yī)院資金使用的靈活性，另一方面，一旦資質證件過期失效，庫存中的高值醫(yī)用耗材只能報廢處理，十分浪費資源。為此，通過醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺，可以在共商合作的基礎上，實現(xiàn)供應商管理平臺系統(tǒng)與醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺的信息共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)入庫，并通過共享查詢權限做到雙方共同管理，實現(xiàn)高值醫(yī)用耗材的用多少付多少，從而減少對醫(yī)院資金的占用，減輕醫(yī)院的經(jīng)濟壓力。

（三）注意漸序推進醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺的建設

在建立醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺的過程中，要注意對醫(yī)院現(xiàn)有信息化系統(tǒng)，如醫(yī)囑系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等的數(shù)據(jù)信息進行整合，通過信息化技術建立各類信息之間的交互共享機制，為醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺建立基礎的數(shù)據(jù)庫，以保證先期的運行。

同時，在建立醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺的過程中，要充分考慮到醫(yī)護人員與各部門職工使用的便捷性，征求大家的意見，盡量簡化各類工作程序，使操作系統(tǒng)的設計更加貼近于醫(yī)護人員與各部門職工熟悉的模式，降低操作中的重復性，提高醫(yī)用耗材檔案調閱與醫(yī)用耗材申領時的效率。而且，醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺的上線要經(jīng)過試用期與調整期，做好階段的劃分，每個階段之間間隔不宜過短，也不宜過長，應該找到一個合理的時間間隔，確保醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺上線的穩(wěn)步推進。而且在整體的醫(yī)用耗材檔案信息化平臺架構確立之后，不宜再進行大的構建調整與模塊改動，以防因不熟悉造成工作的困難，擾亂正常的醫(yī)院工作節(jié)奏。

三、醫(yī)用耗材檔案信息化管理的優(yōu)點

對于醫(yī)用耗材的檔案進行信息化管理，主要是提升醫(yī)院建設現(xiàn)代化水平，提高醫(yī)院對于醫(yī)用耗材管理的效率與精細化程度，從而推動醫(yī)院向更高水平發(fā)展。目前看來，醫(yī)用耗材檔案信息化管理的優(yōu)點包括以下五個方面，分別是有利于保存有價值的醫(yī)用耗材檔案，有利于改善傳統(tǒng)的檔案歸檔方式，有利于促進檔案信息的整合共享，有利于提高醫(yī)用耗材檔案的使用效率，有利于確立醫(yī)用耗材檔案信息化管理的規(guī)范標準。具體分析如下：

（一）有利于保存有價值的醫(yī)用耗材檔案

對于一些重要的醫(yī)用耗材檔案，在傳統(tǒng)的管理方式下難免會出現(xiàn)遺失、破損等情況，這在無形之中也會造成醫(yī)院的損失。為此，通過醫(yī)用耗材檔案信息化管理的有效方式，以信息化手段對重要的醫(yī)用耗材檔案進行信息化處理后存儲，再通過醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺進行數(shù)字化的查詢與借閱，就會有效避免傳統(tǒng)管理方式中對重要醫(yī)用耗材檔案造成的遺失、破損等傷害，從而提高對重要醫(yī)用耗材檔案的管理水平。

（二）有利于改善傳統(tǒng)的檔案歸檔方式

在傳統(tǒng)的工作模式當中，對醫(yī)用耗材檔案進行管理都是通過人工的方式，比如日常登記、檔案整理等，花費大量的人力、物力之外，還不一定能取得應有的效果，難免因為人工操作的疏忽導致醫(yī)用耗材檔案管理出現(xiàn)的漏、錯等問題，直接影響到醫(yī)用耗材的臨床使用，嚴重的還可能引發(fā)醫(yī)患糾紛，激化醫(yī)患矛盾。

基于醫(yī)用耗材檔案信息化管理，只需要在前期信息錄入完成的基礎上，通過輸入指令或者關鍵字查詢即可完成一系列操作，而且在醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺中，醫(yī)用耗材檔案能夠以更加清晰的方式對同類信息進行集中整理，還可以對不同類型信息進行橫向查看，無論是對于歸檔的整理，還是檔案的查閱都變得更加高效和清晰，極大程度地改善了傳統(tǒng)醫(yī)用耗材檔案歸檔的方式。

（三）有利于促進檔案信息的整合共享

醫(yī)用耗材檔案信息化管理有利于對相關檔案信息進行整合，從而在整合的基礎上完善醫(yī)用耗材檔案的共享化與系統(tǒng)化。相比于原來的醫(yī)用耗材檔案，經(jīng)過整合的醫(yī)用耗材檔案整體性更強，而且在調閱的時候更加便利全面，同時借助網(wǎng)絡，可以隨時隨地快速地將醫(yī)用耗材檔案調出，瀏覽的過程中還可以同步下載或者分享，這在很大程度上實現(xiàn)了醫(yī)用耗材檔案在醫(yī)院范圍內的高效共享，而且基于醫(yī)用耗材檔案信息化平臺，醫(yī)用耗材檔案共享是十分安全的。

（四）有利于提高醫(yī)用耗材檔案的使用效率

傳統(tǒng)的醫(yī)用耗材檔案的管理，不僅占用大量的空間，而且由于找到所需的醫(yī)用耗材檔案較為麻煩，因此，存儲起來的醫(yī)用耗材檔案使用效率較低。而基于醫(yī)用耗材檔案信息化對于醫(yī)用耗材檔案信息化的處理，醫(yī)用耗材檔案變得更加直觀，使用起來更加方便，這在很大程度上提高了醫(yī)護工作人員使用醫(yī)用耗材檔案的積極性，從而提高了醫(yī)用耗材檔案的使用效率，在一定程度上而言，醫(yī)用耗材檔案使用效率的提高，是對醫(yī)院資源優(yōu)化，對成本進行合理控制的表現(xiàn)。

（五）有利于確立醫(yī)用耗材檔案信息化管理的規(guī)范標準

現(xiàn)階段，醫(yī)院都在加快推進現(xiàn)代化建設，雖然我國還沒有通用的醫(yī)用耗材檔案信息化管理的規(guī)范及標準，但是為了便于加強管理，提高管理水平，醫(yī)院在進行醫(yī)用耗材檔案信息化管理，搭建醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺時，應該注意結合實際情況與使用需要，研究制定一系列針對醫(yī)用耗材檔案信息化管理的規(guī)范與標準，從而在醫(yī)用耗材檔案信息化管理的規(guī)范與標準的執(zhí)行過程中，提高全院對于醫(yī)用耗材檔案信息化管理重要性的認識程度，提高全院對于醫(yī)用耗材檔案信息化管理的接受程度，甚至是建立相關的職能部門以負責完成醫(yī)用耗材檔案信息化管理的相關工作，確保醫(yī)用耗材檔案信息化管理的順利實施。

四、結語

伴隨醫(yī)療水平的提高，越來越多的醫(yī)用耗材被應用到臨床當中，這也給醫(yī)院在進行醫(yī)用耗材檔案管理時提出了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的醫(yī)用耗材檔案管理方式對于人力、物力、財力的消耗都是巨大的，而且往往只能獲得事倍功半的效果。

隨著信息化技術水平的不斷提高，隨著信息化管理經(jīng)驗的不斷豐富，醫(yī)用耗材檔案信息化管理正被越來越多的醫(yī)院接受和采用。醫(yī)用耗材檔案信息化管理的先進性與便捷性在很大程度上提高了醫(yī)院的管理水平，進一步發(fā)揮了醫(yī)用耗材檔案應用的作用，在根本上有利于推動醫(yī)院實現(xiàn)跨越式發(fā)展。