文/郝文斌(濱州市城市建設(shè)服務(wù)中心)
城建檔案對我國城建項(xiàng)目的開展有著較大的影響,可以對有關(guān)城建項(xiàng)目的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和利用,幫助管理人員做好城建項(xiàng)目的建設(shè)管理,保證城建項(xiàng)目的建設(shè)任務(wù)得以順利完成,且能夠進(jìn)一步提高項(xiàng)目建設(shè)的效益。目前城建檔案管理存在一些問題,比如城建檔案管理發(fā)展缺乏科學(xué)規(guī)劃、檔案管理內(nèi)容及方式需要改進(jìn)、信息安全意識(shí)及技術(shù)屏障存在不足,這些都影響到城建檔案管理的工作質(zhì)量。因此,有必要深入分析大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理存在的問題,探究大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理的創(chuàng)新策略,以便提出一些可靠的參考依據(jù),使城建檔案管理朝著更好的方向不斷發(fā)展。
通過對城建檔案管理進(jìn)行分析可知,其主要目的就是將城建工程項(xiàng)目的施工竣工、招投標(biāo)、規(guī)劃設(shè)計(jì)等檔案信息收集起來,之后根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的需要對其進(jìn)行利用,促進(jìn)城建項(xiàng)目的順利開展。在大數(shù)據(jù)背景下開展城建檔案管理工作,可以利用信息技術(shù)手段完成城建檔案的錄入、備份、更新、查詢和利用等工作,為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù),使用戶能夠及時(shí)獲取自身需要的信息,提高城建檔案的利用率。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比,大數(shù)據(jù)對提高城建檔案管理效率及質(zhì)量有著較好的積極作用,可以突破傳統(tǒng)檔案管理的局限性[1]。
在大數(shù)據(jù)背景下,城建檔案管理的方式出現(xiàn)較大變化,以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式,使得城建檔案管理的效率得以有效提升,且能夠進(jìn)一步降低城建檔案管理的成本投入。在城建檔案管理中,可以選擇租用服務(wù)器、租用計(jì)算機(jī)機(jī)房的方式,利用設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描,之后將其轉(zhuǎn)化為電子檔案,方便將其上傳到計(jì)算機(jī)系統(tǒng),為城建檔案的使用提供有利基礎(chǔ)。同時(shí),通過這一方式能夠以最短的時(shí)間對檔案信息進(jìn)行管理,且能夠借助系統(tǒng)軟件對城建檔案存儲(chǔ)及傳輸中的安全性進(jìn)行提升,促進(jìn)城建檔案管理的良性發(fā)展。
在以往城建檔案管理中,各個(gè)地區(qū)的檔案館都是獨(dú)立進(jìn)行檔案管理,由檔案管理人員對紙質(zhì)化的檔案材料進(jìn)行整理,將其存放在專門的檔案室,以便對其進(jìn)行查詢和利用。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很容易受到破壞,尤其在地震、洪水等自然災(zāi)害的情況下,難以保證城建檔案的安全性,進(jìn)而造成檔案丟失等情況[2]。為解決這一問題,必須加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè),利用該系統(tǒng)對城建檔案進(jìn)行保存,還可以建立異地備份數(shù)據(jù)庫,對各個(gè)科室的檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔,將檔案信息上傳到系統(tǒng),滿足各個(gè)群眾對城建檔案的需要,使城建檔案的共享率及利用率得以提升。
在大數(shù)據(jù)背景下,城建檔案管理面臨著更多挑戰(zhàn)和機(jī)遇,需要認(rèn)識(shí)到城建檔案管理的復(fù)雜性,制定短期計(jì)劃與長期計(jì)劃,使其能夠朝著科學(xué)的方向不斷發(fā)展。但是就實(shí)際情況來看,在以往城建檔案管理中,檔案館僅制定了短期的發(fā)展規(guī)劃,在完成基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)后,對后續(xù)的建設(shè)規(guī)劃缺乏重視性,使得城建檔案管理的發(fā)展比較緩慢[3]。同時(shí),信息化對城建檔案管理產(chǎn)生了較大影響,檔案管理人員缺乏信息化意識(shí),無法采取有效的應(yīng)對策略,使得城建檔案管理的信息化發(fā)展受到影響。除了城建檔案管理發(fā)展規(guī)劃方面的問題,檔案管理人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí),其檔案工作的模式比較被動(dòng),不能主動(dòng)提供檔案服務(wù),嚴(yán)重影響到城建檔案管理的長久發(fā)展。
在以往城建檔案管理中,其檔案管理的內(nèi)容及方式已經(jīng)無法滿足要求,需要對其進(jìn)行改進(jìn),促進(jìn)城建檔案管理的順利開展。
傳統(tǒng)的檔案類型包括了音像檔案、圖片檔案、紙質(zhì)檔案等,必須主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展,將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案,以便采用信息化的管理方式開展城建檔案管理。目前城建檔案的數(shù)量不斷增多,若是在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換方面存在不足,將直接影響到檔案的開發(fā)與利用。同時(shí),在信息化管理模式下,城建檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性及規(guī)范性有待提升,尤其是基礎(chǔ)性的檔案工作逐漸暴露出不足,缺乏統(tǒng)一的管理流程及管理程序,對城建檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生不利影響[4]。
在大數(shù)據(jù)背景下,城建檔案管理工作的內(nèi)容及方式出現(xiàn)一定變化,可以利用大數(shù)據(jù)完成檔案管理工作,對城建檔案進(jìn)行開發(fā)和利用,使城建檔案的使用效率得以提升。但是在城建檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)的時(shí)候,勢必會(huì)出現(xiàn)各種各樣的安全隱患,容易造成檔案泄漏、檔案被篡改、檔案丟失等問題,使得檔案館面臨著較大的損失[5]。根據(jù)以往大數(shù)據(jù)技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用情況來看,許多檔案館在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用方面積累了一定的經(jīng)驗(yàn),但是對信息安全方面的問題缺乏重視性,未能同時(shí)建立信息安全意識(shí)及技術(shù)屏障,給城建檔案管理的發(fā)展帶來較大挑戰(zhàn)。
隨著城建檔案管理的持續(xù)發(fā)展,城建檔案的內(nèi)容不斷增多,要求檔案管理人員采用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案資料進(jìn)行處理,提高檔案處理的效率,避免因人為因素造成城建檔案管理失誤及其他問題。
雖然大部分的城建檔案管理人員都具備一定的工作經(jīng)驗(yàn),掌握了有關(guān)城建檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),但是在現(xiàn)代信息技術(shù)及理念的學(xué)習(xí)方面存在不足,未能根據(jù)工作需要對自身的工作方式進(jìn)行改變,使得城建檔案管理的效率及質(zhì)量無法得到保障。同時(shí),有些城建檔案管理人員是從其他崗位調(diào)用的,對城建檔案管理的了解不足,且掌握的檔案管理知識(shí)較少,難以正確處理城建檔案管理中的問題,嚴(yán)重影響到城建檔案管理的長久發(fā)展[6]。
城建檔案管理工作是一個(gè)長期且復(fù)雜的過程,想要充分發(fā)揮城建檔案管理的價(jià)值,則必須嚴(yán)格做好城建檔案管理的長期發(fā)展規(guī)劃,將信息化建設(shè)納入檔案館的長期發(fā)展規(guī)劃中,明確各個(gè)人員的責(zé)任,合理劃分城建檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù),使其能夠順利完成,提高城建檔案管理的信息化水平[7]。其次,應(yīng)樹立良好的主動(dòng)服務(wù)意識(shí),使城建檔案管理人員能夠及時(shí)報(bào)送城建檔案,提高城建檔案管理的工作效率。需要對城建檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行宣傳,提高所有人員對城建檔案管理的重視性,及時(shí)完成城建檔案的收集與歸檔工作。比如在工程建設(shè)過程中,要求城建檔案管理部門對項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤,將工程檔案資料收集起來,及時(shí)處理檔案資料不全、檔案整理不規(guī)范等問題,從而保證城建檔案得到及時(shí)歸檔,為城建檔案管理的開展打下良好基礎(chǔ)。
為充分發(fā)揮信息化在城建檔案管理中的作用,需要對城建檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化,并優(yōu)化檔案管理方式,促進(jìn)城建檔案管理水平的提升。通過信息化的檔案管理方式開展城建檔案管理工作,可以有效提高工作效率,實(shí)現(xiàn)對城建檔案的充分利用[8]。同時(shí),通過大數(shù)據(jù)能夠使得檔案信息錄入、檔案信息瀏覽等工作高效進(jìn)行,進(jìn)一步降低城建檔案管理消耗的時(shí)間。在實(shí)際工作中,應(yīng)建立完整的檔案管理網(wǎng)站,重視內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè),安排專門的人員對檔案管理網(wǎng)站進(jìn)行維護(hù),保證網(wǎng)站的正常運(yùn)轉(zhuǎn)??梢岳镁W(wǎng)站對城建檔案管理的相關(guān)意見進(jìn)行收集,對檔案管理網(wǎng)站進(jìn)行針對性的改進(jìn),保證各個(gè)板塊的設(shè)置合理。同時(shí),需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化,使其成為可存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子檔案,之后通過網(wǎng)站將城建檔案共享出來,方便群眾對城建檔案進(jìn)行查詢,提高城建檔案的利用效率。為保證城建檔案的質(zhì)量,必須對系統(tǒng)的運(yùn)行安全進(jìn)行管控,杜絕出現(xiàn)外部人員修改檔案的情況,及時(shí)對城建檔案進(jìn)行更新補(bǔ)充,提升城建檔案的使用價(jià)值。
在城建檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),首先,必須充分認(rèn)識(shí)到城建檔案管理面臨著更多新的安全風(fēng)險(xiǎn),對城建檔案管理人員的信息安全意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng),并加強(qiáng)信息安全管理,對信息安全管理制度進(jìn)行完善,制定合理的責(zé)任制度,以便對城建檔案管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效管控。其次,需要對信息安全技術(shù)防范進(jìn)行強(qiáng)化,結(jié)合城建檔案管理的情況對信息安全軟件進(jìn)行選擇,其中包括了信息加密技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、數(shù)字證書、數(shù)字簽名、超級(jí)防火墻等,可以利用這些技術(shù)對城建檔案的安全性進(jìn)行有效提升。最后,應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到人為因素對城建檔案安全管理的影響,提高城建檔案管理人員對信息化技術(shù)及安全防護(hù)技術(shù)的掌握程度,規(guī)范檔案管理人員自身的操作行為,使城建檔案管理更具有規(guī)范性及安全性[9]。
在城建檔案管理過程中,首先,應(yīng)組建專業(yè)的檔案管理信息化小組,使其能夠有效處理城建檔案管理中的問題,提高城建檔案管理的工作水平。具體來講,可以對檔案管理部門、當(dāng)?shù)卣?、城建企業(yè)之間的溝通合作進(jìn)行強(qiáng)化,使其能夠選出適合的人員共同組建檔案信息化專題小組,對城建檔案管理信息化建設(shè)中的問題進(jìn)行分析,并提出可靠的處理措施,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)體系,促進(jìn)城建檔案管理的數(shù)字化及標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。其次,在城建檔案管理的信息化發(fā)展中,需要將企業(yè)質(zhì)量管理理論融入其中。采用問卷調(diào)查的方式對群眾、事業(yè)單位、區(qū)域內(nèi)的企業(yè)進(jìn)行定期調(diào)查,將有關(guān)城建檔案管理的意見及建議收集起來,之后對城建檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善,有效提高城建檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量,使城建檔案管理的水平得以提升。
作為城建檔案管理的主要參與者,檔案管理人員的能力及素質(zhì)直接影響著城建檔案管理的工作效率及工作質(zhì)量,需要提高對這一方面的重視性,不斷提高城建檔案管理人員的素質(zhì),使其能夠更好地完成工作[10]。首先,需要對在職的城建檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),把握好城建檔案管理工作的要求,將新知識(shí)、新技術(shù)傳授給檔案管理人員,促使檔案管理人員能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ鲀?nèi)容及工作方法進(jìn)行轉(zhuǎn)變,有效提高城建檔案管理效果。同時(shí),應(yīng)重視培養(yǎng)城建檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)及自主學(xué)習(xí)意識(shí),使其能夠根據(jù)城建檔案管理的工作情況進(jìn)行自我提升,將自身的經(jīng)驗(yàn)與先進(jìn)理論結(jié)合起來,正確處理城建檔案管理中的問題,促進(jìn)城建檔案管理的不斷發(fā)展。其次,需要建立明確的責(zé)任制度,將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人員的身上,并制定科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制,調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性及主動(dòng)性,從而促進(jìn)城建檔案管理的高效進(jìn)行。
綜上所述,為促進(jìn)城建檔案管理的順利開展,使其能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代產(chǎn)生的變化,需要提高對城建檔案管理的認(rèn)識(shí),深入了解城建檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及相關(guān)問題,做到制定發(fā)展規(guī)劃、樹立服務(wù)意識(shí),加強(qiáng)信息化建設(shè)、優(yōu)化檔案管理方式,建立多重安全屏障、規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn),整合多方資源、促進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)化,加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、提升人員素質(zhì),從而提高城建檔案管理的工作水平,使其能夠更好地服務(wù)于城市發(fā)展。