秦 玲

(常州市高級職業(yè)技術(shù)學(xué)校,江蘇 常州 213161)

0 引言

在信息時代僅憑借人力對文件與檔案進(jìn)行分類與儲存,根本無法滿足企業(yè)單位日常需要。 在這種情況下,企業(yè)有必要改變管理方式引入便捷高效的計算機(jī)信息標(biāo)簽分類技術(shù),以彌補(bǔ)人工管理所帶來的不足。所謂計算機(jī)信息標(biāo)簽分類技術(shù),是指企業(yè)借助先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù),對文件與檔案進(jìn)行科學(xué)歸類并有效管理一種方式。 與人工相比,信息標(biāo)簽分類技術(shù)能夠?qū)ΜF(xiàn)有的電子檔案進(jìn)行科學(xué)的整理與歸納,并按照一定的順序儲存,為后續(xù)使用文件與檔案提供良好的支撐[1]。

1 信息標(biāo)簽分類技術(shù)在檔案管理中的必要性

1.1 保證文件與檔案信息的完整性需要

文件與檔案信息的完整性,對于單位的日常運(yùn)行非常重要。 如果擁有足夠完整且準(zhǔn)確的資料,就能為使用者提供良好的數(shù)據(jù)支撐,促進(jìn)各項決策更加符合單位的發(fā)展,提高單位的生產(chǎn)力與市場競爭力。 如果文件與檔案信息不夠完整,則容易導(dǎo)致使用者做出錯誤的決策,不利于單位的發(fā)展。 因此各個單位在發(fā)展過程中非常重視對文件與檔案的管理。 此前,對于這方面的管理主要以人工為主,隨著社會的發(fā)展,人工管理的弊端越來越大。 首先,部分文件與檔案管理人員由于缺乏紙質(zhì)文件信息保存方面的知識,導(dǎo)致文件與檔案常常出現(xiàn)遺漏、殘缺等情況,嚴(yán)重影響了單位的日產(chǎn)生產(chǎn)。 其次,工作人員的更換在一定程度上增加了信息遺失的概率,給后續(xù)的檔案查閱工作帶來影響。而計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用則可以有效改善上述情況的發(fā)生。 首先,強(qiáng)大的計算機(jī)系統(tǒng)能夠根據(jù)文件與檔案種類的不同,將其進(jìn)行科學(xué)的分類與歸納,為后續(xù)使用提供便捷。 其次,有關(guān)負(fù)責(zé)人可以通過計算機(jī)技術(shù)對儲存的文件或檔案進(jìn)行信息核對與搜集,從而有效避免信息丟失、殘缺等情況的出現(xiàn),為各種信息的完整性提供必不可少的保障。 最后,計算機(jī)技術(shù)還能及時更新各種信息,確保信息的準(zhǔn)確性與連貫性。 為此,各個單位有必要通過各種途徑加強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)的引進(jìn),以便有效提文件與檔案管理工作效率。

1.2 提升文件與檔案信息安全性的需要

文件與檔案信息的安全性,對每個單位都非常重要。 單位在發(fā)展過程中不可避免地會產(chǎn)生許多重要的數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)一旦被泄露或遺失,會對單位造成嚴(yán)重的打擊。 為了保證獲得健康的發(fā)展,單位有必要提高文件與檔案信息的安全性,確保關(guān)鍵數(shù)據(jù)不夠被遺漏[2]。 在傳統(tǒng)的管理模式下,文件與檔案多以紙質(zhì)文件為主。 這類文件的保存期限是有時間限制的,容易受外界條件的影響出現(xiàn)腐爛、損壞等情況,影響日后的閱讀與使用,而計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用則可以有效改善這一狀況。

將文件與檔案信息保存到計算機(jī)系統(tǒng)中:一方面,能夠有效避免外來因素對文件的損害。 管理人員可以通過計算機(jī)技術(shù),將文件與檔案的信息備份到電腦里,使其不受風(fēng)吹日曬的破壞。 另一方面,能延長文件與檔案的使用時間。 管理人員可以通過計算機(jī)技術(shù)將快要到期的紙質(zhì)文檔輸入計算機(jī)系統(tǒng),以此保障文件的安全性。 但電子文件與電子檔案在保存的過程中存在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的風(fēng)險,如果處理不當(dāng)可能會泄露文件威脅信息安全。 對于這個問題,國家已經(jīng)制定了一系列的管理制度,而相關(guān)人員也提供了許多應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)風(fēng)險的措施,這對于優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)是非常有幫助的。 因此綜合比較,單位保存檔案的方式應(yīng)該以電子文檔為主,紙質(zhì)檔案為輔。 至于何時采取電子檔案,何時采取紙質(zhì)檔案,文件與檔案管理人員根據(jù)實際情況進(jìn)行選擇即可[3]。

2 信息標(biāo)簽分類技術(shù)在文件與檔案管理中的有效措施

2.1 加強(qiáng)對單位文檔數(shù)據(jù)庫信息保護(hù)的力度

須得承認(rèn),運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)對文件與檔案進(jìn)行管理是存在一定風(fēng)險的。 許多不法分子常常利用計算機(jī)儲存信息方面的漏洞,對用戶的計算機(jī)實施不同程度的攻擊,導(dǎo)致用戶電腦中所儲存的信息出現(xiàn)遺漏。 隨著科學(xué)技術(shù)的提高,國家對不法分子打擊力度提升,電子檔案的安全性勢必會得到有效提高[4]。

比如,單位可以引入先進(jìn)的計算機(jī)保密技術(shù)與防火墻技術(shù)等,對數(shù)據(jù)庫中信息實施科學(xué)的保護(hù)與實時監(jiān)測。 一旦發(fā)現(xiàn)異常情況立刻采取有效措施積極制止或補(bǔ)救,將計算機(jī)的風(fēng)險指數(shù)降低,最大程度保護(hù)數(shù)據(jù)的安全。 對于一些重大機(jī)密或單位發(fā)展的規(guī)劃,管理人員可以通過計算機(jī)技術(shù)設(shè)置訪問權(quán)限。

需要注意的是,優(yōu)化單位文檔數(shù)據(jù)庫信息的保護(hù)措施是一項長期的工作。 相關(guān)人員不能因為保密技術(shù)或防護(hù)墻的技術(shù)相對較高就放棄對系統(tǒng)的優(yōu)化。 要知道,某些不法分子礙于對重要數(shù)據(jù)的窺探,可能會借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來完成自己的目標(biāo)。 如果管理人員有了敷衍心理,那么文件與數(shù)據(jù)的處境就比較危險了。因此在具體工作中,相關(guān)人員需要通過有效策略時刻優(yōu)化單位文檔數(shù)據(jù)庫信息的保護(hù)措施,并定期檢測現(xiàn)有的防護(hù)技術(shù),確保它處于正常的狀態(tài),能夠有效阻止不法分子的攻擊。

2.2 促進(jìn)文件管理人員計算機(jī)水平的有效提升

文件管理人員操作計算機(jī)水平的高低直接影響文件管理的質(zhì)量。 如果他們的水平相對較好,不僅能很好地利用計算機(jī)優(yōu)勢對文件進(jìn)行科學(xué)的整理與歸納,為后續(xù)使用提供良好的支持,還能通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)有效阻止不法分子的攻擊確保數(shù)據(jù)庫安全。 反之,如果他們的水平相對較低,不懂得科學(xué)的整理與歸納,不懂得如何使用計算機(jī)防護(hù)技術(shù),就很難充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù),提升管理質(zhì)量。

在單位發(fā)展的過程中,單位負(fù)責(zé)人既要意識到計算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理過程中的優(yōu)勢,通過增加計算機(jī)設(shè)備等措施為檔案管理人員提供必要的支撐,確保他們能夠在實際工作中,利用先進(jìn)的信息標(biāo)簽分類技術(shù)實現(xiàn)管理質(zhì)量的有效提高,又要意識到管理人員操作計算機(jī)水平的重要性。 在企業(yè)日常運(yùn)營中,通過各種有效途徑提高他們運(yùn)用計算機(jī)的水平,讓先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備都能得到合理的應(yīng)用,為日后提升電子檔案管理水平創(chuàng)造良好的條件。 想要做到這一點負(fù)責(zé)人就需要做到以下幾點:

首先,改變管理人員的觀念。 部分檔案管理人員由于缺乏對計算機(jī)技術(shù)的了解,對企業(yè)單位所推行的信息標(biāo)簽分類技術(shù)報以排斥的態(tài)度,這會影響檔案管理的質(zhì)量。 還有部分檔案管理人員,在學(xué)習(xí)計算機(jī)的過程中,由于技術(shù)的復(fù)雜性而產(chǎn)生了畏難情緒,最終選擇退回到原點。 管理人員的這些不正確做法,對于提升管理水平毫無益處。 因此在引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)的過程中,負(fù)責(zé)人還需要通過各種有效措施改變管理人員的觀念,促使其樹立起科學(xué)的管理觀念,從而在工作中積極探索提高文件的管理水平。

其次,加強(qiáng)對計算機(jī)操作能力的培訓(xùn)。 單位需要根據(jù)檔案管理人員的實際情況制定科學(xué)的培訓(xùn)計劃,并定期實施,以便能夠提升檔案管理人員的管理水平,促使其通過運(yùn)用信息標(biāo)簽分類技術(shù),及時有效的解決工作中遇到的難題。 對于在培訓(xùn)過程中表現(xiàn)優(yōu)異的人員,單位還可以進(jìn)行物質(zhì)或者是精神方面的獎勵。 這么做能夠強(qiáng)化檔案管理人員在學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)中的成就感,形成良好的學(xué)習(xí)氛圍,為日后開展計算機(jī)技術(shù)方面培訓(xùn)創(chuàng)造有利的條件[4]。

2.3 加強(qiáng)對優(yōu)秀人才的引進(jìn)

提高現(xiàn)有人員使用信息標(biāo)簽分類技術(shù)水平并非在短時間內(nèi)能完成,其培養(yǎng)周期相對漫長,培養(yǎng)費(fèi)用相對高昂,并非每個企業(yè)都能承受的。 其次,部分檔案人員已經(jīng)習(xí)慣了現(xiàn)有的管理模式,讓他們突然去接觸信息標(biāo)簽分類技術(shù),去接觸電子檔案管理系統(tǒng),多半會覺得不適應(yīng)。 有些檔案管理人員甚至?xí)笠苑笱艿膽B(tài)度,這在一定程度上影響了企業(yè)的發(fā)展。 人才是第一生產(chǎn)力,在當(dāng)前激烈的市場競爭中,人才的質(zhì)量在很大程度上影響企業(yè)發(fā)展的速度。 如果企業(yè)沒有在相對較短的時間內(nèi)建立一支高水平檔案管理隊伍,那么企業(yè)的發(fā)展必定會受到制約,這不利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。 在這種情況下,企業(yè)還可以加強(qiáng)對外來優(yōu)秀人員的引進(jìn),緩解自身在發(fā)展過程中所遇到的檔案管理問題[6]。

在引進(jìn)時,企業(yè)要多關(guān)注那些既具備高超的計算機(jī)技術(shù)又懂得電子檔案管理的人才,了解他們的需求與難處,并為其創(chuàng)設(shè)滿意的工作環(huán)境,以便他們能在相對較短的時間內(nèi)穩(wěn)定下來,迅速投入工作。 其次,企業(yè)需要為新舊檔案管理人員提供交流的平臺,促使他們用最快的速度融合到一起,為日后開展電子檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件。 平臺管理者可以定期將新舊員工聚集起來,組織他們參加豐富的線上活動,便于他們相互熟悉,有效開展電子檔案管理工作,實施信息標(biāo)簽技術(shù)。 總之,對于引進(jìn)的優(yōu)秀人員,企業(yè)有必要通過各種途徑幫助他們迅速地融入工作,以便他們能夠更好地開展工作。

2.4 加強(qiáng)對相關(guān)設(shè)備的投入

企業(yè)負(fù)責(zé)人想要通過信息標(biāo)簽分類技術(shù)實現(xiàn)對電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化,促使系統(tǒng)更具科學(xué)性、準(zhǔn)確性、安全性,離不開相關(guān)設(shè)備的支持[7]。 這些設(shè)備既包括硬件設(shè)備,如計算機(jī);也包括軟件設(shè)備,如支持信息標(biāo)簽分類技術(shù)開展工作的軟件。 這些設(shè)備的出現(xiàn),為檔案管理人員有效地開展工作提供支持,便于他們根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要對各種電子檔案進(jìn)行總結(jié)、整理、調(diào)閱等。 為了保障信息標(biāo)簽分類技術(shù)作用的有效發(fā)揮,為了提高電子檔案管理質(zhì)量,負(fù)責(zé)人有必要通過多種途徑為檔案管理人員提供先進(jìn)的設(shè)備。 在條件允許的情況下,企業(yè)要加強(qiáng)對先進(jìn)設(shè)備的投入,比如性能較高的信息標(biāo)簽分類軟件等。 如果條件暫時不允許,那么企業(yè)要為檔案管理人員提供設(shè)備維修服務(wù),定期派人檢測相關(guān)設(shè)備的狀態(tài),對于不能正常工作的設(shè)備要及時更換,對于性能不佳的設(shè)備要及時維修與護(hù)理,確保設(shè)備處于正常的狀態(tài)下,能夠最大程度降低由于設(shè)備不良而給電子檔案管理工作所帶來的負(fù)面影響[8]。

為了保證檔案工作的順利開展,相關(guān)人員還要加強(qiáng)對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù),確保電子檔案處于在相對安全的環(huán)境,以便能夠最大程度提高檔案的安全性,降低檔案泄露、損壞等不良情況發(fā)生的概率,如加強(qiáng)對加密技術(shù)設(shè)備的投入。 這種技術(shù)會根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)的需要對電子檔案進(jìn)行不同級別的加密保護(hù),通常情況下如果沒有解密的鑰匙,不法人員無法破解加密檔案的內(nèi)容。 但加密技術(shù)的實施也需要有設(shè)備做支撐的,如果缺乏先進(jìn)的設(shè)備,其加密水平就會有所下降,不利于電子檔案管理系統(tǒng)的安全性。 為了改善這種狀況,企業(yè)有必要提供必備的設(shè)備支持[9]。

3 結(jié)語

綜上所述,計算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的優(yōu)勢是非常明顯的。 因此,相關(guān)人員要加強(qiáng)對計算機(jī)應(yīng)用方式的探討,以便能夠提高檔案管理的水平。