沈 榮

（中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院，北京，100872）

關(guān)于文件管理標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)有研究大致可分為宏觀、中觀、微觀三個層次。宏觀層面的研究主要探討的是文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系，包括理論支撐［2］、框架搭建［3］、現(xiàn)狀與實(shí)施戰(zhàn)略［4］、域外經(jīng)驗(yàn)［5］等方面的研究。微觀層面的研究大多著眼于某項(xiàng)具體標(biāo)準(zhǔn)的解讀或比較，如 對ISO15489系 列［6］、ISO30300系 列［7-8］、ISO23081系列［9］和ISO16175系列［10］等標(biāo)準(zhǔn)的分析解讀。當(dāng)前，我國聚焦ISO文件管理標(biāo)準(zhǔn)化工作實(shí)踐的中觀層次研究不多，一方面是缺少對最新進(jìn)展的追蹤，另一方面現(xiàn)有研究側(cè)重于ISO與SAC的對比研究［11］，忽視了ISO與SAC的對比本身具有不對等性。作為全球最具影響力的標(biāo)準(zhǔn)化組織之一，對ISO工作的研究更應(yīng)側(cè)重把握方向引領(lǐng)作用和借鑒意義。因此，本文聚焦SC11標(biāo)準(zhǔn)化工作最新進(jìn)展，揭示文件管理標(biāo)準(zhǔn)的國際最新動向，旨在為我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)指引方向，并為SAC/TC4的文件管理標(biāo)準(zhǔn)化工作提供國際標(biāo)準(zhǔn)化優(yōu)秀實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)參考。

1 SC11工作進(jìn)展及最新動向

2022年5月10日至19日，SC11第51屆工作會議在線召開，來自18個國家的66位專家學(xué)者出席，各工作組分別進(jìn)行匯報并通過了工作決議。［12］5月30日，SC11發(fā)布了由20個國家提交的2022年成員國活動報告。文章基于對以上活動的分析，對新技術(shù)環(huán)境下文件管理標(biāo)準(zhǔn)、完善標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的配套指南、標(biāo)準(zhǔn)化工作轉(zhuǎn)型等最新動向進(jìn)行探究和闡釋。

1.1 標(biāo)準(zhǔn)體系涵蓋文件過程、分析及系統(tǒng)三大板塊

截至2022年8月，SC11已發(fā)布文件管理相關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)報告19項(xiàng)、在研5項(xiàng)。除1項(xiàng)技術(shù)修正和1項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)修訂稿外，剩余18項(xiàng)已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)和4項(xiàng)在研新標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成了SC11的文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系，其主題涵蓋了文件過程、分析和系統(tǒng)三大板塊，詳見圖1。

圖1 SC11標(biāo)準(zhǔn)體系

SC11文件“過程”相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)主題涵蓋：轉(zhuǎn)換與遷移、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)起草者指南和處置（在研）；分別對應(yīng)《ISO 13008：2012 信息與文獻(xiàn) 數(shù)字文件轉(zhuǎn)換和遷移過程》《ISO/TR 13028：2010 信息與文獻(xiàn) 文件數(shù)字化實(shí)施指南》《ISO 22310：2006 信息與文獻(xiàn) 標(biāo)準(zhǔn)起草者在標(biāo)準(zhǔn)中說明文件管理要求的準(zhǔn)則》和《ISO/AWI TS 7538 處置》（在研）。

文件“分析”相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)主題涵蓋：文件管理體系（MSR）、文件管理、鑒定、風(fēng)險、企業(yè)架構(gòu)中的文件要求、工作過程分析和成熟度模型（在研）。分別對應(yīng)ISO 30300文件管理體系系列標(biāo)準(zhǔn)、《ISO 15489-1：2016 信息與文獻(xiàn)—文件管理第一部分：概念和原則》《ISO/TR 21946 ：2018信息與文獻(xiàn) 文件管理鑒定》《ISO/TR 18128：2014 信息與文獻(xiàn) 文件過程和系統(tǒng)中的風(fēng)險評估》《ISO/TR 21965：2019 信息與文獻(xiàn) 企業(yè)架構(gòu)中的文件管理》《ISO/TR 26122：2008 信息與文獻(xiàn) 文件工作過程分析》《ISO/DTS 7126信息與文獻(xiàn) 文件管理能力評估模型》（在研）。

文件“系統(tǒng)”相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)主題涵蓋：文件系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)、可信第三方和特定技術(shù)環(huán)境下的文件管理。對應(yīng)ISO 16175文件管理軟件的流程和功能要求系列標(biāo)準(zhǔn)、ISO 23081元數(shù)據(jù)系列標(biāo)準(zhǔn)、《ISO 17068：2017 信息與文獻(xiàn)可信第三方數(shù)字文件倉儲》《ISO/TR 22428-1：2020云計算環(huán)境中的文件管理第一部分：問題和考慮》《ISO/WD TR 24332可信文件、文件系統(tǒng)和文件管理相關(guān)的區(qū)塊鏈分布式賬本技術(shù)》（在研）和《ISO/AWI TR 8344 結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)環(huán)境中的文件管理問題和考慮》（在研）。

1.2 致力于新技術(shù)環(huán)境下文件管理標(biāo)準(zhǔn)制定

目前SC11共成立了13個工作組，分管不同的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目或任務(wù)，具體如表1所示。其中，除負(fù)責(zé)戰(zhàn)略方向的特別工作組（AG1）外，12個承擔(dān)具體制定任務(wù)的工作組中，有3個工作組關(guān)注區(qū)塊鏈、云計算等新技術(shù)在文件管理中的應(yīng)用，致力于制定新技術(shù)環(huán)境下的文件管理標(biāo)準(zhǔn)，分別是：區(qū)塊鏈聯(lián)合工作組（JWG1）、云端文件工作組（WG17）和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)環(huán)境中的文件管理工作組（WG22）。

以上分析說明在機(jī)組運(yùn)行狀態(tài)下，在轉(zhuǎn)子轉(zhuǎn)速和負(fù)荷變化較小的條件下，相對于徑向振動信號振幅值，軸向振動的幅值對靠近推力盤強(qiáng)度較低部位的主軸橫向裂紋更加敏感，特別是在轉(zhuǎn)子推力盤側(cè)存在疲勞源的狀態(tài)下，而且這種軸向監(jiān)測診斷手段不必引進(jìn)相位信號，反而更加方便。

表1 SC11工作組概況

在SC11工作會議決議的推動下，WG17承擔(dān)的《ISO 22428-1信息與文獻(xiàn) 云計算環(huán)境中的文件管理：問題和考慮》標(biāo)準(zhǔn)草案已完成審查并提交給NP投票，同時取消了《ISO/PWI TR 22428-2 信息與文獻(xiàn) 云計算環(huán)境中的文件管理 第2部分：服務(wù)質(zhì)量和SLA》項(xiàng)目。WG22承擔(dān)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)環(huán)境中的文件管理項(xiàng)目已于2022年7月底完成用例研究，并任命Johannes Pieterse為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

1.3 完善標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的配套工具和指南

為幫助標(biāo)準(zhǔn)使用者全面了解已發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)間的關(guān)系，更恰當(dāng)和高效地使用標(biāo)準(zhǔn)，SC11往往會隨標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布其實(shí)施所需的工具或指南，如2012年發(fā)布用于ISO 30300系列標(biāo)準(zhǔn)配套實(shí)施的術(shù)語白皮書［13］和文件過程與控制白皮書［14］；2018年發(fā)布用于ISO/TR 21965 ：2019中ArchiMate圖表建模的Archi tool項(xiàng)目文件工具及用于指導(dǎo)ISO 23081系列標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的元數(shù)據(jù)方案創(chuàng)建白皮書。［15］

隨著標(biāo)準(zhǔn)的更新，SC11也會對已發(fā)布的白皮書進(jìn)行更新，近期特別指定WG8工作組的安小米和加小雙委員承擔(dān)ISO 30300 系列標(biāo)準(zhǔn)配套的文件過程與控制白皮書更新任務(wù)，這類指南性質(zhì)的白皮書有助于標(biāo)準(zhǔn)使用者明晰ISO 30300系列標(biāo)準(zhǔn)間的關(guān)系以及如何利用SC11頒布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品來支持和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。

1.4 標(biāo)準(zhǔn)間協(xié)同和機(jī)器可讀是轉(zhuǎn)型目標(biāo)

SC11尤為注重標(biāo)準(zhǔn)間的術(shù)語一致性，并提出機(jī)器可讀的轉(zhuǎn)型目標(biāo)。在術(shù)語一致性方面，SC11已將《ISO 30300：2020信息與文獻(xiàn) 文件管理 核心概念和術(shù)語》推薦為各工作組召集人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語一致性檢查的基準(zhǔn)，此后制定和更新的所有SC11標(biāo)準(zhǔn)，都在術(shù)語專章統(tǒng)一引用ISO 30300：2020術(shù)語，如ISO 30302：2022、ISO 23081-2：2021。此外，機(jī)器可讀也是SC11專家提出的文件管理標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)型目標(biāo)。實(shí)際上，其他國際標(biāo)準(zhǔn)組織如國際電工委員會（IEC）也提出標(biāo)準(zhǔn)化工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的SMART目標(biāo)。所謂SMART，即standard machine applicable，readable and transferable。機(jī)器可讀是標(biāo)準(zhǔn)工作的發(fā)展趨勢，未來文件管理標(biāo)準(zhǔn)制定工作也要考慮到機(jī)器的可用、可讀和可解釋。

2 我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)化工作的不足之處

我國目前缺少專門的文件管理標(biāo)準(zhǔn)分技術(shù)委員會，SC11標(biāo)準(zhǔn)的引進(jìn)率與澳、英、新、韓等國相比較低，存在新技術(shù)環(huán)境下文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)編制滯后、缺少配套實(shí)施工具和指南、標(biāo)準(zhǔn)間的術(shù)語混亂等問題。

2.1 缺少專門的文件管理分技術(shù)委員會

全國信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會（SAC/TC4）是經(jīng)國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會批準(zhǔn)設(shè)立的，在全國范圍內(nèi)負(fù)責(zé)圖書館、文獻(xiàn)和信息中心、出版、檔案、文件管理、博物館的文獻(xiàn)、索引和文摘服務(wù)，以及信息中心標(biāo)準(zhǔn)化工作的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會。目前下設(shè)書面語言轉(zhuǎn)寫分技術(shù)委員會（SAC/TC4/SC2）、自動化分技術(shù)委員會（SAC/TC4/SC4）、統(tǒng)計分技術(shù)委員會（SAC/TC4/SC8）、識別與描述分技術(shù)委員會（SAC/TC4/SC9）4個分技術(shù)委員會，尚未成立文件/檔案管理分技術(shù)委員會，ISO/TC46/SC11標(biāo)準(zhǔn)化工作缺少專門的對口機(jī)構(gòu)。

2.2 SC11標(biāo)準(zhǔn)的采用率較低

根據(jù)SC11于2022年5月發(fā)布的20個成員國活動報告中SC11各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的采用數(shù)對18項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行影響力排名，同時結(jié)合澳大利亞、新西蘭、英國、日本、韓國標(biāo)準(zhǔn)化委員會官方網(wǎng)站的SC11標(biāo)準(zhǔn)采用情況，得到各國對SC11標(biāo)準(zhǔn)的采用情況，如表2所示。

表2 SC11標(biāo)準(zhǔn)采用情況

SC11標(biāo)準(zhǔn)的采用情況被視為評價各國文件管理標(biāo)準(zhǔn)化水平的重要指標(biāo)，近年來，我國在SAC/TC4的組織下雖積極引入SC11標(biāo)準(zhǔn)（8項(xiàng)采標(biāo)、1項(xiàng)在審），但對SC11標(biāo)準(zhǔn)的整體采用率仍明顯低于澳大利亞、英國、新西蘭、加拿大等文件管理標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)國，與韓國相比亦有一定差距。

2.3 新技術(shù)環(huán)境下文件管理標(biāo)準(zhǔn)滯后

盡管云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等新技術(shù)早已融入社會生活的方方面面，其應(yīng)用于文件管理的理論和實(shí)踐研究也都有了一定程度的發(fā)展，但目前我國關(guān)于新技術(shù)環(huán)境下的文件管理標(biāo)準(zhǔn)尚為空白，國家標(biāo)準(zhǔn)計劃中也暫無相關(guān)立項(xiàng)計劃，已嚴(yán)重滯后于實(shí)踐的發(fā)展。

2.4 缺少標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的配套工具和指南

當(dāng)前國內(nèi)文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)域尚未發(fā)布過標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南、白皮書等配套工具性出版物，文件管理人員常感慨標(biāo)準(zhǔn)繁雜卻不知道怎樣選擇恰當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)并付諸實(shí)踐，相關(guān)配套設(shè)施的缺失也會影響標(biāo)準(zhǔn)落地的最終效果。

2.5 標(biāo)準(zhǔn)間術(shù)語混亂，協(xié)同性差

我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)間術(shù)語的不一致問題主要體現(xiàn)在：其一，不同單位編制的標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語各異。如我國文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中采用的ISO文件管理標(biāo)準(zhǔn)、SAC牽頭制定的文件管理標(biāo)準(zhǔn)、國家檔案局牽頭制定的文件管理標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)的檔案標(biāo)準(zhǔn)。以電子文件（electronic records）和文件（records）的定義為例，《GB/T 17678.1-1999 CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》將電子文件定義為“能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列”；《GB/T 26162-2021 信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理概念與原則》將文件定義為“機(jī)構(gòu)或個人在履行其法定義務(wù)或開展業(yè)務(wù)事務(wù)活動中作為證據(jù)或資產(chǎn)而形成、接收、維護(hù)的信息”，二者對于文件定義的側(cè)重點(diǎn)截然不同，前者更偏重“電子”這一形式特征，忽略了文件作為證據(jù)或資產(chǎn)的本質(zhì)特征。其二，版本更新導(dǎo)致銜接脫節(jié)。如我國等同采用ISO 30300：2011（已被ISO 30300：2020替代）為《GB/T 34110-2017 信息與文獻(xiàn) 文件管理體系基礎(chǔ)與術(shù)語》（現(xiàn)行），而今年7月實(shí)施的GB/T 26162-2021 與ISO 15489-1 ：2016術(shù)語保持一致，未能與GB/T 34110-2017保持一致。

3 對我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)化工作的啟示

3.1 大力推進(jìn)SAC/TC4文件管理分技術(shù)委員會的建立

國家檔案局應(yīng)加大支持力度，廣泛吸納優(yōu)秀標(biāo)準(zhǔn)化人才，學(xué)習(xí)ISO標(biāo)準(zhǔn)化工作的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，加快促成SAC/TC4/SC11檔案/文件管理分技術(shù)委員會成立，與ISO/TC46/SC11實(shí)現(xiàn)更好地對接，為我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)化工作提供強(qiáng)有力的統(tǒng)籌和科學(xué)的指導(dǎo)。

針對我國SC11標(biāo)準(zhǔn)采用率有待提升、采用標(biāo)準(zhǔn)版本較舊的問題，一方面，新設(shè)立的SAC/TC4/SC11要在加快更新現(xiàn)有過時標(biāo)準(zhǔn)的同時引進(jìn)更多SC11標(biāo)準(zhǔn)，為我國所用；另一方面，要積極收集數(shù)字轉(zhuǎn)型、新技術(shù)環(huán)境下我國文件管理的用例示范，講好中國故事，提出中國方案，牽頭制定更多國際標(biāo)準(zhǔn)，為全球治理做出中國貢獻(xiàn)。

3.2 瞄準(zhǔn)前沿，加快制定新技術(shù)環(huán)境下的文件管理標(biāo)準(zhǔn)

人工智能、云計算、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)與社會生活和業(yè)務(wù)活動深度融合，新技術(shù)在文件管理中的應(yīng)用在帶來新機(jī)遇的同時，也帶來了新的挑戰(zhàn)。首要的挑戰(zhàn)在于如何識別新技術(shù)環(huán)境中的文件。以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)環(huán)境為例，文件不再僅以傳統(tǒng)版式文件的形式存在，根據(jù)其定義和法律及業(yè)務(wù)背景，數(shù)據(jù)庫中的字段信息、表、審計日志甚至整個數(shù)據(jù)庫都可以被認(rèn)為是文件，其識別問題也給文件鑒定、處置等多個管理環(huán)節(jié)帶來新的挑戰(zhàn)。

國內(nèi)外學(xué)界對于云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)應(yīng)用于文件管理的理論和實(shí)踐已有一定探索和研究，目前SC11已著手云計算、區(qū)塊鏈、結(jié)構(gòu)化環(huán)境數(shù)據(jù)下的文件管理標(biāo)準(zhǔn)制定，同時中國、俄羅斯、西班牙、伊朗等多國標(biāo)準(zhǔn)化專家也密切關(guān)注人工智能在文件管理中的應(yīng)用。美國國家檔案與文件署（NARA）也于2020年發(fā)布了《認(rèn)知技術(shù)白皮書》［16］，提出物聯(lián)網(wǎng)、機(jī)器人流程自動化、機(jī)器學(xué)習(xí)與人工智能四種認(rèn)知技術(shù)有助于促進(jìn)文件管理自動化的觀點(diǎn)，并認(rèn)為需要調(diào)整當(dāng)前文件管理方針和標(biāo)準(zhǔn)去管理由認(rèn)知技術(shù)生成的文件。

相較之下，我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)工作需更加關(guān)注前瞻布局，關(guān)注新技術(shù)給文件管理帶來的挑戰(zhàn)并研究對策，可在引進(jìn)SC11相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的同時，考慮與大型科技公司合作制發(fā)我國自主標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 重視標(biāo)準(zhǔn)配套指南的編制工作

文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建是隨著時間推移不斷完善的過程，未來的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量只會更多，標(biāo)準(zhǔn)使用者無從選擇、利用效果欠佳的問題將愈發(fā)不可忽視。針對目前文件管理標(biāo)準(zhǔn)配套指南空白的現(xiàn)狀，SAC/TC4應(yīng)加強(qiáng)重視，有計劃地著手進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)配套指南的補(bǔ)充。

初步階段可將現(xiàn)有采標(biāo)的國際標(biāo)準(zhǔn)中已有的配套指南進(jìn)行本土化，我國目前已有相應(yīng)的翻譯成果，如朱莉和安小米曾譯制的《ISO 30300系列標(biāo)準(zhǔn)和ISO/TC46/SC11其他產(chǎn)品間的關(guān)系：文件過程及控制白皮書》［17］，但僅作為學(xué)術(shù)研究成果發(fā)布，未被納入標(biāo)準(zhǔn)體系框架之內(nèi)。因此，仍需基于具體實(shí)踐開展翻譯和本土化工作。后續(xù)可將元數(shù)據(jù)方案創(chuàng)建等其他指南逐步納入文件標(biāo)準(zhǔn)體系框架并進(jìn)行推廣。在此基礎(chǔ)上，系統(tǒng)梳理文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)使用者的實(shí)際需求，有重點(diǎn)、針對性地開展標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施配套指南制定工作。

3.4 標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同，加強(qiáng)術(shù)語一致性

鑒于我國對SC11文件管理核心標(biāo)準(zhǔn)ISO 15489系列和ISO 30300系列等同采用，這兩套標(biāo)準(zhǔn)在我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系中起著重要的基礎(chǔ)作用，成為我國相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的基本框架和原則。因此，針對我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)中術(shù)語混亂的問題，首先，應(yīng)加快對GB/T 34110-2017（采用ISO 30300：2011）的版本更新，并將其確立為整個文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的通用術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)；其次，梳理現(xiàn)有文件管理標(biāo)準(zhǔn)中所采用的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)劃和更新，通過版本迭代逐步實(shí)現(xiàn)術(shù)語的協(xié)同一致。最后，在制定相關(guān)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)的術(shù)語時要更加緊密聯(lián)系內(nèi)容產(chǎn)業(yè)和其他技術(shù)委員會、分技術(shù)委員會和工作組，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)間的術(shù)語工作的對話與交流。

SMART目前來說還只是理論探索階段，但我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)以此為轉(zhuǎn)型目標(biāo)，在術(shù)語一致的基礎(chǔ)上提前規(guī)劃、循序漸進(jìn)，研究機(jī)器可用、可讀和可解釋文件管理標(biāo)準(zhǔn)。