沈 榮

（中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院，北京，100872）

關(guān)于文件管理標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)有研究大致可分為宏觀、中觀、微觀三個層次。宏觀層面的研究主要探討的是文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系，包括理論支撐［2］、框架搭建［3］、現(xiàn)狀與實施戰(zhàn)略［4］、域外經(jīng)驗［5］等方面的研究。微觀層面的研究大多著眼于某項具體標(biāo)準(zhǔn)的解讀或比較，如 對ISO15489系 列［6］、ISO30300系 列［7-8］、ISO23081系列［9］和ISO16175系列［10］等標(biāo)準(zhǔn)的分析解讀。當(dāng)前，我國聚焦ISO文件管理標(biāo)準(zhǔn)化工作實踐的中觀層次研究不多，一方面是缺少對最新進展的追蹤，另一方面現(xiàn)有研究側(cè)重于ISO與SAC的對比研究［11］，忽視了ISO與SAC的對比本身具有不對等性。作為全球最具影響力的標(biāo)準(zhǔn)化組織之一，對ISO工作的研究更應(yīng)側(cè)重把握方向引領(lǐng)作用和借鑒意義。因此，本文聚焦SC11標(biāo)準(zhǔn)化工作最新進展，揭示文件管理標(biāo)準(zhǔn)的國際最新動向，旨在為我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)指引方向，并為SAC/TC4的文件管理標(biāo)準(zhǔn)化工作提供國際標(biāo)準(zhǔn)化優(yōu)秀實踐的經(jīng)驗參考。

1 SC11工作進展及最新動向

2022年5月10日至19日，SC11第51屆工作會議在線召開，來自18個國家的66位專家學(xué)者出席，各工作組分別進行匯報并通過了工作決議。［12］5月30日，SC11發(fā)布了由20個國家提交的2022年成員國活動報告。文章基于對以上活動的分析，對新技術(shù)環(huán)境下文件管理標(biāo)準(zhǔn)、完善標(biāo)準(zhǔn)實施的配套指南、標(biāo)準(zhǔn)化工作轉(zhuǎn)型等最新動向進行探究和闡釋。

1.1 標(biāo)準(zhǔn)體系涵蓋文件過程、分析及系統(tǒng)三大板塊

截至2022年8月，SC11已發(fā)布文件管理相關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)報告19項、在研5項。除1項技術(shù)修正和1項標(biāo)準(zhǔn)修訂稿外，剩余18項已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)和4項在研新標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成了SC11的文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系，其主題涵蓋了文件過程、分析和系統(tǒng)三大板塊，詳見圖1。

圖1 SC11標(biāo)準(zhǔn)體系

SC11文件“過程”相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)主題涵蓋：轉(zhuǎn)換與遷移、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)起草者指南和處置（在研）；分別對應(yīng)《ISO 13008：2012 信息與文獻 數(shù)字文件轉(zhuǎn)換和遷移過程》《ISO/TR 13028：2010 信息與文獻 文件數(shù)字化實施指南》《ISO 22310：2006 信息與文獻 標(biāo)準(zhǔn)起草者在標(biāo)準(zhǔn)中說明文件管理要求的準(zhǔn)則》和《ISO/AWI TS 7538 處置》（在研）。

文件“分析”相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)主題涵蓋：文件管理體系（MSR）、文件管理、鑒定、風(fēng)險、企業(yè)架構(gòu)中的文件要求、工作過程分析和成熟度模型（在研）。分別對應(yīng)ISO 30300文件管理體系系列標(biāo)準(zhǔn)、《ISO 15489-1：2016 信息與文獻—文件管理第一部分：概念和原則》《ISO/TR 21946 ：2018信息與文獻 文件管理鑒定》《ISO/TR 18128：2014 信息與文獻 文件過程和系統(tǒng)中的風(fēng)險評估》《ISO/TR 21965：2019 信息與文獻 企業(yè)架構(gòu)中的文件管理》《ISO/TR 26122：2008 信息與文獻 文件工作過程分析》《ISO/DTS 7126信息與文獻 文件管理能力評估模型》（在研）。

文件“系統(tǒng)”相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)主題涵蓋：文件系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)、可信第三方和特定技術(shù)環(huán)境下的文件管理。對應(yīng)ISO 16175文件管理軟件的流程和功能要求系列標(biāo)準(zhǔn)、ISO 23081元數(shù)據(jù)系列標(biāo)準(zhǔn)、《ISO 17068：2017 信息與文獻可信第三方數(shù)字文件倉儲》《ISO/TR 22428-1：2020云計算環(huán)境中的文件管理第一部分：問題和考慮》《ISO/WD TR 24332可信文件、文件系統(tǒng)和文件管理相關(guān)的區(qū)塊鏈分布式賬本技術(shù)》（在研）和《ISO/AWI TR 8344 結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)環(huán)境中的文件管理問題和考慮》（在研）。

1.2 致力于新技術(shù)環(huán)境下文件管理標(biāo)準(zhǔn)制定

目前SC11共成立了13個工作組，分管不同的標(biāo)準(zhǔn)項目或任務(wù)，具體如表1所示。其中，除負(fù)責(zé)戰(zhàn)略方向的特別工作組（AG1）外，12個承擔(dān)具體制定任務(wù)的工作組中，有3個工作組關(guān)注區(qū)塊鏈、云計算等新技術(shù)在文件管理中的應(yīng)用，致力于制定新技術(shù)環(huán)境下的文件管理標(biāo)準(zhǔn)，分別是：區(qū)塊鏈聯(lián)合工作組（JWG1）、云端文件工作組（WG17）和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)環(huán)境中的文件管理工作組（WG22）。

以上分析說明在機組運行狀態(tài)下，在轉(zhuǎn)子轉(zhuǎn)速和負(fù)荷變化較小的條件下，相對于徑向振動信號振幅值，軸向振動的幅值對靠近推力盤強度較低部位的主軸橫向裂紋更加敏感，特別是在轉(zhuǎn)子推力盤側(cè)存在疲勞源的狀態(tài)下，而且這種軸向監(jiān)測診斷手段不必引進相位信號，反而更加方便。

表1 SC11工作組概況

在SC11工作會議決議的推動下，WG17承擔(dān)的《ISO 22428-1信息與文獻 云計算環(huán)境中的文件管理：問題和考慮》標(biāo)準(zhǔn)草案已完成審查并提交給NP投票，同時取消了《ISO/PWI TR 22428-2 信息與文獻 云計算環(huán)境中的文件管理 第2部分：服務(wù)質(zhì)量和SLA》項目。WG22承擔(dān)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)環(huán)境中的文件管理項目已于2022年7月底完成用例研究，并任命Johannes Pieterse為項目負(fù)責(zé)人。

1.3 完善標(biāo)準(zhǔn)實施的配套工具和指南

為幫助標(biāo)準(zhǔn)使用者全面了解已發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)間的關(guān)系，更恰當(dāng)和高效地使用標(biāo)準(zhǔn)，SC11往往會隨標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布其實施所需的工具或指南，如2012年發(fā)布用于ISO 30300系列標(biāo)準(zhǔn)配套實施的術(shù)語白皮書［13］和文件過程與控制白皮書［14］；2018年發(fā)布用于ISO/TR 21965 ：2019中ArchiMate圖表建模的Archi tool項目文件工具及用于指導(dǎo)ISO 23081系列標(biāo)準(zhǔn)實施的元數(shù)據(jù)方案創(chuàng)建白皮書。［15］

隨著標(biāo)準(zhǔn)的更新，SC11也會對已發(fā)布的白皮書進行更新，近期特別指定WG8工作組的安小米和加小雙委員承擔(dān)ISO 30300 系列標(biāo)準(zhǔn)配套的文件過程與控制白皮書更新任務(wù)，這類指南性質(zhì)的白皮書有助于標(biāo)準(zhǔn)使用者明晰ISO 30300系列標(biāo)準(zhǔn)間的關(guān)系以及如何利用SC11頒布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品來支持和實施標(biāo)準(zhǔn)。

1.4 標(biāo)準(zhǔn)間協(xié)同和機器可讀是轉(zhuǎn)型目標(biāo)

SC11尤為注重標(biāo)準(zhǔn)間的術(shù)語一致性，并提出機器可讀的轉(zhuǎn)型目標(biāo)。在術(shù)語一致性方面，SC11已將《ISO 30300：2020信息與文獻 文件管理 核心概念和術(shù)語》推薦為各工作組召集人和項目負(fù)責(zé)人標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語一致性檢查的基準(zhǔn)，此后制定和更新的所有SC11標(biāo)準(zhǔn)，都在術(shù)語專章統(tǒng)一引用ISO 30300：2020術(shù)語，如ISO 30302：2022、ISO 23081-2：2021。此外，機器可讀也是SC11專家提出的文件管理標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)型目標(biāo)。實際上，其他國際標(biāo)準(zhǔn)組織如國際電工委員會（IEC）也提出標(biāo)準(zhǔn)化工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的SMART目標(biāo)。所謂SMART，即standard machine applicable，readable and transferable。機器可讀是標(biāo)準(zhǔn)工作的發(fā)展趨勢，未來文件管理標(biāo)準(zhǔn)制定工作也要考慮到機器的可用、可讀和可解釋。

2 我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)化工作的不足之處

我國目前缺少專門的文件管理標(biāo)準(zhǔn)分技術(shù)委員會，SC11標(biāo)準(zhǔn)的引進率與澳、英、新、韓等國相比較低，存在新技術(shù)環(huán)境下文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)編制滯后、缺少配套實施工具和指南、標(biāo)準(zhǔn)間的術(shù)語混亂等問題。

2.1 缺少專門的文件管理分技術(shù)委員會

全國信息與文獻標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會（SAC/TC4）是經(jīng)國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會批準(zhǔn)設(shè)立的，在全國范圍內(nèi)負(fù)責(zé)圖書館、文獻和信息中心、出版、檔案、文件管理、博物館的文獻、索引和文摘服務(wù)，以及信息中心標(biāo)準(zhǔn)化工作的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會。目前下設(shè)書面語言轉(zhuǎn)寫分技術(shù)委員會（SAC/TC4/SC2）、自動化分技術(shù)委員會（SAC/TC4/SC4）、統(tǒng)計分技術(shù)委員會（SAC/TC4/SC8）、識別與描述分技術(shù)委員會（SAC/TC4/SC9）4個分技術(shù)委員會，尚未成立文件/檔案管理分技術(shù)委員會，ISO/TC46/SC11標(biāo)準(zhǔn)化工作缺少專門的對口機構(gòu)。

2.2 SC11標(biāo)準(zhǔn)的采用率較低

根據(jù)SC11于2022年5月發(fā)布的20個成員國活動報告中SC11各項標(biāo)準(zhǔn)的采用數(shù)對18項標(biāo)準(zhǔn)進行影響力排名，同時結(jié)合澳大利亞、新西蘭、英國、日本、韓國標(biāo)準(zhǔn)化委員會官方網(wǎng)站的SC11標(biāo)準(zhǔn)采用情況，得到各國對SC11標(biāo)準(zhǔn)的采用情況，如表2所示。

表2 SC11標(biāo)準(zhǔn)采用情況

SC11標(biāo)準(zhǔn)的采用情況被視為評價各國文件管理標(biāo)準(zhǔn)化水平的重要指標(biāo)，近年來，我國在SAC/TC4的組織下雖積極引入SC11標(biāo)準(zhǔn)（8項采標(biāo)、1項在審），但對SC11標(biāo)準(zhǔn)的整體采用率仍明顯低于澳大利亞、英國、新西蘭、加拿大等文件管理標(biāo)準(zhǔn)強國，與韓國相比亦有一定差距。

2.3 新技術(shù)環(huán)境下文件管理標(biāo)準(zhǔn)滯后

盡管云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等新技術(shù)早已融入社會生活的方方面面，其應(yīng)用于文件管理的理論和實踐研究也都有了一定程度的發(fā)展，但目前我國關(guān)于新技術(shù)環(huán)境下的文件管理標(biāo)準(zhǔn)尚為空白，國家標(biāo)準(zhǔn)計劃中也暫無相關(guān)立項計劃，已嚴(yán)重滯后于實踐的發(fā)展。

2.4 缺少標(biāo)準(zhǔn)實施的配套工具和指南

當(dāng)前國內(nèi)文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)域尚未發(fā)布過標(biāo)準(zhǔn)實施指南、白皮書等配套工具性出版物，文件管理人員常感慨標(biāo)準(zhǔn)繁雜卻不知道怎樣選擇恰當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)并付諸實踐，相關(guān)配套設(shè)施的缺失也會影響標(biāo)準(zhǔn)落地的最終效果。

2.5 標(biāo)準(zhǔn)間術(shù)語混亂，協(xié)同性差

我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)間術(shù)語的不一致問題主要體現(xiàn)在：其一，不同單位編制的標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語各異。如我國文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中采用的ISO文件管理標(biāo)準(zhǔn)、SAC牽頭制定的文件管理標(biāo)準(zhǔn)、國家檔案局牽頭制定的文件管理標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)的檔案標(biāo)準(zhǔn)。以電子文件（electronic records）和文件（records）的定義為例，《GB/T 17678.1-1999 CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》將電子文件定義為“能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列”；《GB/T 26162-2021 信息與文獻文件（檔案）管理概念與原則》將文件定義為“機構(gòu)或個人在履行其法定義務(wù)或開展業(yè)務(wù)事務(wù)活動中作為證據(jù)或資產(chǎn)而形成、接收、維護的信息”，二者對于文件定義的側(cè)重點截然不同，前者更偏重“電子”這一形式特征，忽略了文件作為證據(jù)或資產(chǎn)的本質(zhì)特征。其二，版本更新導(dǎo)致銜接脫節(jié)。如我國等同采用ISO 30300：2011（已被ISO 30300：2020替代）為《GB/T 34110-2017 信息與文獻 文件管理體系基礎(chǔ)與術(shù)語》（現(xiàn)行），而今年7月實施的GB/T 26162-2021 與ISO 15489-1 ：2016術(shù)語保持一致，未能與GB/T 34110-2017保持一致。

3 對我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)化工作的啟示

3.1 大力推進SAC/TC4文件管理分技術(shù)委員會的建立

國家檔案局應(yīng)加大支持力度，廣泛吸納優(yōu)秀標(biāo)準(zhǔn)化人才，學(xué)習(xí)ISO標(biāo)準(zhǔn)化工作的先進經(jīng)驗，加快促成SAC/TC4/SC11檔案/文件管理分技術(shù)委員會成立，與ISO/TC46/SC11實現(xiàn)更好地對接，為我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)化工作提供強有力的統(tǒng)籌和科學(xué)的指導(dǎo)。

針對我國SC11標(biāo)準(zhǔn)采用率有待提升、采用標(biāo)準(zhǔn)版本較舊的問題，一方面，新設(shè)立的SAC/TC4/SC11要在加快更新現(xiàn)有過時標(biāo)準(zhǔn)的同時引進更多SC11標(biāo)準(zhǔn)，為我國所用；另一方面，要積極收集數(shù)字轉(zhuǎn)型、新技術(shù)環(huán)境下我國文件管理的用例示范，講好中國故事，提出中國方案，牽頭制定更多國際標(biāo)準(zhǔn)，為全球治理做出中國貢獻。

3.2 瞄準(zhǔn)前沿，加快制定新技術(shù)環(huán)境下的文件管理標(biāo)準(zhǔn)

人工智能、云計算、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)與社會生活和業(yè)務(wù)活動深度融合，新技術(shù)在文件管理中的應(yīng)用在帶來新機遇的同時，也帶來了新的挑戰(zhàn)。首要的挑戰(zhàn)在于如何識別新技術(shù)環(huán)境中的文件。以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)環(huán)境為例，文件不再僅以傳統(tǒng)版式文件的形式存在，根據(jù)其定義和法律及業(yè)務(wù)背景，數(shù)據(jù)庫中的字段信息、表、審計日志甚至整個數(shù)據(jù)庫都可以被認(rèn)為是文件，其識別問題也給文件鑒定、處置等多個管理環(huán)節(jié)帶來新的挑戰(zhàn)。

國內(nèi)外學(xué)界對于云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)應(yīng)用于文件管理的理論和實踐已有一定探索和研究，目前SC11已著手云計算、區(qū)塊鏈、結(jié)構(gòu)化環(huán)境數(shù)據(jù)下的文件管理標(biāo)準(zhǔn)制定，同時中國、俄羅斯、西班牙、伊朗等多國標(biāo)準(zhǔn)化專家也密切關(guān)注人工智能在文件管理中的應(yīng)用。美國國家檔案與文件署（NARA）也于2020年發(fā)布了《認(rèn)知技術(shù)白皮書》［16］，提出物聯(lián)網(wǎng)、機器人流程自動化、機器學(xué)習(xí)與人工智能四種認(rèn)知技術(shù)有助于促進文件管理自動化的觀點，并認(rèn)為需要調(diào)整當(dāng)前文件管理方針和標(biāo)準(zhǔn)去管理由認(rèn)知技術(shù)生成的文件。

相較之下，我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)工作需更加關(guān)注前瞻布局，關(guān)注新技術(shù)給文件管理帶來的挑戰(zhàn)并研究對策，可在引進SC11相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的同時，考慮與大型科技公司合作制發(fā)我國自主標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 重視標(biāo)準(zhǔn)配套指南的編制工作

文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建是隨著時間推移不斷完善的過程，未來的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量只會更多，標(biāo)準(zhǔn)使用者無從選擇、利用效果欠佳的問題將愈發(fā)不可忽視。針對目前文件管理標(biāo)準(zhǔn)配套指南空白的現(xiàn)狀，SAC/TC4應(yīng)加強重視，有計劃地著手進行標(biāo)準(zhǔn)配套指南的補充。

初步階段可將現(xiàn)有采標(biāo)的國際標(biāo)準(zhǔn)中已有的配套指南進行本土化，我國目前已有相應(yīng)的翻譯成果，如朱莉和安小米曾譯制的《ISO 30300系列標(biāo)準(zhǔn)和ISO/TC46/SC11其他產(chǎn)品間的關(guān)系：文件過程及控制白皮書》［17］，但僅作為學(xué)術(shù)研究成果發(fā)布，未被納入標(biāo)準(zhǔn)體系框架之內(nèi)。因此，仍需基于具體實踐開展翻譯和本土化工作。后續(xù)可將元數(shù)據(jù)方案創(chuàng)建等其他指南逐步納入文件標(biāo)準(zhǔn)體系框架并進行推廣。在此基礎(chǔ)上，系統(tǒng)梳理文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)使用者的實際需求，有重點、針對性地開展標(biāo)準(zhǔn)實施配套指南制定工作。

3.4 標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同，加強術(shù)語一致性

鑒于我國對SC11文件管理核心標(biāo)準(zhǔn)ISO 15489系列和ISO 30300系列等同采用，這兩套標(biāo)準(zhǔn)在我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系中起著重要的基礎(chǔ)作用，成為我國相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的基本框架和原則。因此，針對我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)中術(shù)語混亂的問題，首先，應(yīng)加快對GB/T 34110-2017（采用ISO 30300：2011）的版本更新，并將其確立為整個文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的通用術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)；其次，梳理現(xiàn)有文件管理標(biāo)準(zhǔn)中所采用的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)劃和更新，通過版本迭代逐步實現(xiàn)術(shù)語的協(xié)同一致。最后，在制定相關(guān)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)的術(shù)語時要更加緊密聯(lián)系內(nèi)容產(chǎn)業(yè)和其他技術(shù)委員會、分技術(shù)委員會和工作組，加強標(biāo)準(zhǔn)間的術(shù)語工作的對話與交流。

SMART目前來說還只是理論探索階段，但我國文件管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)以此為轉(zhuǎn)型目標(biāo)，在術(shù)語一致的基礎(chǔ)上提前規(guī)劃、循序漸進，研究機器可用、可讀和可解釋文件管理標(biāo)準(zhǔn)。