金 鑫 大慶油田有限責(zé)任公司第八采油廠

一、加強(qiáng)合同管理是企業(yè)提升合規(guī)管理水平的重要內(nèi)容

合規(guī)，即使公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與法律、管治及內(nèi)部規(guī)則保持一致。企業(yè)合規(guī)管理相對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)管理，不僅在內(nèi)涵外延、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別內(nèi)容上更為落地，其工作的基本流程也更為細(xì)致、明確，更便于企業(yè)操作并能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)實(shí)質(zhì)性變化。不僅適用于央企，對(duì)其他的國(guó)有企業(yè)和民營(yíng)企業(yè)同樣行之有效。合規(guī)管理，是指企業(yè)通過(guò)制定合規(guī)政策，按照外部法規(guī)的要求統(tǒng)一制定并持續(xù)修改內(nèi)部規(guī)范，監(jiān)督內(nèi)部規(guī)范的執(zhí)行，以實(shí)現(xiàn)增強(qiáng)內(nèi)部控制，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行持續(xù)監(jiān)測(cè)、識(shí)別、預(yù)警、防范、控制、化解合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的一整套管理活動(dòng)和機(jī)制。合規(guī)管理，與業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理并稱企業(yè)管理的三大支柱，是風(fēng)險(xiǎn)管理的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。2021年10月17日，國(guó)務(wù)院國(guó)資委發(fā)布《關(guān)于進(jìn)一步深化法治央企建設(shè)的意見(jiàn)》，明確提出國(guó)企改革三年行動(dòng)和著力健全合規(guī)管理體系，不斷深化治理完善、經(jīng)營(yíng)合規(guī)、管理規(guī)范、守法誠(chéng)信的法制企業(yè)建設(shè)。這使合規(guī)管理成為了企業(yè)的內(nèi)在需求。而合同管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要依據(jù)，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中必不可少的一部分，直接關(guān)系到企業(yè)的收支，是企業(yè)利潤(rùn)的載體，提升企業(yè)的合同管理水平，不僅是企業(yè)合規(guī)管理的重要組成部分，也是企業(yè)合規(guī)運(yùn)營(yíng)、高質(zhì)量發(fā)展的有力保障。

二、企業(yè)合同管理的突出問(wèn)題

隨著國(guó)有企業(yè)深化改革的推進(jìn)，推進(jìn)合同管理規(guī)范化、精細(xì)化，為企業(yè)合規(guī)運(yùn)營(yíng)、高質(zhì)量發(fā)展提供了有力的保障，合同管理得到了更多的重視和投入，但是一些問(wèn)題也逐漸凸顯出來(lái)，成為企業(yè)管理的“頑疾”，必須引起所有管理人員的高度重視。

(一)合同審查監(jiān)管不到位

合同審查需要經(jīng)過(guò)部門初審、財(cái)務(wù)審查、計(jì)劃審查、法務(wù)審查等環(huán)節(jié)，個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員存在 “重業(yè)務(wù)、輕合同”的思想，任務(wù)合同管理是屬于法務(wù)管理部門的職責(zé)，法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄，而合同中涉及到具體的業(yè)務(wù)及相關(guān)專業(yè)知識(shí)以及財(cái)務(wù)信息和計(jì)劃信息，法務(wù)部門又無(wú)法完全掌握，這樣不僅給法務(wù)部門的合同管理工作帶來(lái)了巨大的負(fù)荷，同時(shí)也大大降低了合同的合規(guī)管理水平。

(二)事后合同問(wèn)題依然存在

事后合同一直是合同風(fēng)險(xiǎn)防控的重點(diǎn)領(lǐng)域，是指在項(xiàng)目實(shí)施前未簽訂而在履行過(guò)程中或履行完畢后簽訂的合同，分為顯性事后合同和隱性事后合同。簽訂時(shí)間晚于合同履行時(shí)間則為顯性事后合同，一般在日常工作中比較容易發(fā)現(xiàn)，較容易管控。隱性事后合同的實(shí)際合同履行期限與簽訂的合同履行期限往往不一致，由于其隱蔽性較強(qiáng)，合同管理部門日常審批過(guò)程中較難認(rèn)定，但其可能導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)卻不容忽視。不僅將導(dǎo)致項(xiàng)目監(jiān)管環(huán)節(jié)缺失和企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理失效，還會(huì)帶來(lái)極大的交易風(fēng)險(xiǎn)。主要原因：一是合同承辦部門工作缺乏前瞻性，統(tǒng)籌性不強(qiáng)，導(dǎo)致預(yù)留簽訂時(shí)間不足。二是個(gè)別單位仍然存在領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、制度理解不到位、個(gè)別業(yè)務(wù)人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄的問(wèn)題。三是個(gè)別承辦人員責(zé)任心不強(qiáng)、合同承辦質(zhì)量不高，出現(xiàn)合同文本質(zhì)量差反復(fù)退審、不及時(shí)跟蹤合同進(jìn)展、合同審查審批超時(shí)等情況，從而影響合同簽訂時(shí)效，增加了事后合同的發(fā)生幾率。四是個(gè)別單位還存在著合同人員換崗頻繁問(wèn)題，導(dǎo)致人員接替過(guò)程中的適應(yīng)期間業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增大。分析以上事后合同成因，核心還是責(zé)任心不強(qiáng)、履行責(zé)任不到位的問(wèn)題，事實(shí)上，主觀原因造成的事后合同是完全可防可控并可以避免的。

(三)合同履行出現(xiàn)異常情況

合同履行監(jiān)管不到位，合同交底制度沒(méi)有得到有效落實(shí)，合同履行負(fù)責(zé)人的作用沒(méi)有充分發(fā)揮，導(dǎo)致合同履行異常。主要表現(xiàn)為：一是個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員存在“重合同簽訂、輕合同履行”思想，工作統(tǒng)籌性不強(qiáng)，過(guò)程管理不到位，未能及時(shí)掌握工作進(jìn)度，導(dǎo)致合同履行異常。二是合同交底制度執(zhí)行不徹底。施工項(xiàng)目嚴(yán)格進(jìn)行了工程交底，但對(duì)于部分工程檢測(cè)、監(jiān)理等建設(shè)工程輔助項(xiàng)目，合同承辦人員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估不足，將合同簽訂情況表發(fā)送給項(xiàng)目經(jīng)理，視作合同交底，由項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目施工過(guò)程中給檢測(cè)單位隨時(shí)下達(dá)任務(wù)委托，未及時(shí)簽署相關(guān)交底單據(jù)，容易造成責(zé)任推諉。三是未及時(shí)妥善處理履行異常的合同。承辦單位未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行異常狀況或發(fā)現(xiàn)異常情況后未能及時(shí)變更合同，形成違約風(fēng)險(xiǎn)隱患。四是部分合同未按約定結(jié)算，存在逾期結(jié)算合同款、拖欠民營(yíng)企業(yè)、中小企業(yè)合同款情形問(wèn)題，容易造成經(jīng)濟(jì)糾紛，影響企業(yè)的社會(huì)形象。

(四)制度相對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有所滯后，不利于合同的簽訂

合同的簽訂需要符合國(guó)家法律法規(guī)和企業(yè)相關(guān)的各種規(guī)章制度，隨著《中國(guó)人民共和國(guó)民法典》的頒布，原有的企業(yè)的管理辦法和規(guī)章制度沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行更新和解讀，已無(wú)法滿足企業(yè)目前的發(fā)展需求，導(dǎo)致合同管理人員每天都要面對(duì)繁重的咨詢工作，處理各種企業(yè)的規(guī)章制度無(wú)法含括的“特殊問(wèn)題”，這種游離在制度之外的“特殊問(wèn)題”就成了企業(yè)合規(guī)管理的一大漏洞。

三、強(qiáng)化合同管理，完善企業(yè)合規(guī)運(yùn)行機(jī)制

(一)全面強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及管理人員合規(guī)管理意識(shí)，從思想上對(duì)合同管理重視起來(lái)

將合同管理與領(lǐng)導(dǎo)的履職能力掛鉤，讓合同管理的合規(guī)運(yùn)行從領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始重視起來(lái)，在意識(shí)上形成從上到下的統(tǒng)一。合同管理是關(guān)鍵把控環(huán)節(jié)，并不是一味地否定和拒絕，而是依法修正完善，是善意的警示和規(guī)范，是對(duì)企業(yè)利益、誠(chéng)信度和管理人員生命的呵護(hù)。嚴(yán)格合同履行不僅僅是一項(xiàng)具體業(yè)務(wù)的實(shí)施過(guò)程，而是對(duì)踐行崗位責(zé)任的體現(xiàn)，也是對(duì)職業(yè)道德修養(yǎng)的見(jiàn)證。保持管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，如遇極特殊情況出現(xiàn)人員變動(dòng)，要提前做好接續(xù)人員的培訓(xùn)，保證對(duì)接人員具備上崗條件要求。同時(shí)，強(qiáng)化制度宣貫和人員培訓(xùn)，適時(shí)開(kāi)展合同管理相關(guān)制度宣貫及實(shí)務(wù)培訓(xùn)，確保制度落實(shí)到位、理解到位、執(zhí)行到位，進(jìn)一步提升合同管理人員的敬業(yè)精神、認(rèn)知能力、風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，消除合同只是業(yè)務(wù)人員崗位職責(zé)的思想誤區(qū)，整體提升員工的合規(guī)管理意識(shí)，讓合同管理工作高質(zhì)量運(yùn)行。

(二)將合規(guī)管控融入進(jìn)合同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

合規(guī)管理和業(yè)務(wù)管理不是兩件事兒，要真正落實(shí)“管業(yè)務(wù)必須管合規(guī)”的理念，切實(shí)讓合規(guī)管理融入到合同管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)。做好合同業(yè)務(wù)統(tǒng)籌和規(guī)劃工作，進(jìn)一步規(guī)范合同管理的科學(xué)運(yùn)作，加強(qiáng)項(xiàng)目的事前論證，從根本上杜絕事后合同的發(fā)生。強(qiáng)化簽訂過(guò)程的時(shí)效管理，進(jìn)一步保證合同管理提質(zhì)增效。著力提升合同申報(bào)質(zhì)量，減少合同審批退回次數(shù)，促進(jìn)合同一次通過(guò)率穩(wěn)步提高；要求承辦人員加強(qiáng)合同跟蹤催辦，退回的合同應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)落實(shí)修改，并積極通過(guò)即時(shí)通、電話、登門請(qǐng)示等多種形式溝通催辦，提高合同審批簽訂時(shí)效。同時(shí)，定期查看審批時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的合同，要求相關(guān)承辦部門對(duì)超時(shí)情況進(jìn)行跟蹤說(shuō)明，并提出整改意見(jiàn)。加強(qiáng)溝通與配合，從整體運(yùn)行的角度看待問(wèn)題，關(guān)聯(lián)性項(xiàng)目要相互掌握實(shí)施進(jìn)度，做好項(xiàng)目承接。例如，設(shè)計(jì)、環(huán)評(píng)、安評(píng)、基建、土地等部門應(yīng)理順中間環(huán)節(jié)，相互溝通配合，輔助性項(xiàng)目要先于主體工程簽訂合同，確保項(xiàng)目合規(guī)運(yùn)作、順利實(shí)施。同時(shí)，科學(xué)統(tǒng)籌、提前規(guī)劃、規(guī)范運(yùn)作，加強(qiáng)項(xiàng)目的事前論證，保證事前簽約，降低交易風(fēng)險(xiǎn)。專業(yè)管理部門應(yīng)實(shí)行歸口管理，對(duì)于同類項(xiàng)目?jī)?yōu)先采取項(xiàng)目批量談判、合并招標(biāo)、合同捆綁簽訂等方式，提高合同簽訂效率，讓合同審批的每一個(gè)環(huán)節(jié)都將自身的責(zé)任肩負(fù)起來(lái)，明晰權(quán)責(zé)，加大問(wèn)責(zé)力度，充分實(shí)現(xiàn)合規(guī)效能，使合同管理工作高效有序地運(yùn)行。

(三)強(qiáng)化監(jiān)管力度，規(guī)范合同履行負(fù)責(zé)人的責(zé)任

每一個(gè)合同都約定唯一一個(gè)合同履行負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)合同的履行責(zé)任，在合同簽訂之后需合同承辦人及時(shí)與合同履行負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底工作，強(qiáng)調(diào)合同的相關(guān)責(zé)任及法律風(fēng)險(xiǎn)，并形成書面文件。在合同履行過(guò)程中如果出現(xiàn)問(wèn)題影響合同的繼續(xù)履行時(shí)，合同履行負(fù)責(zé)人需及時(shí)地進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，實(shí)時(shí)推進(jìn)合同的履行，同時(shí)對(duì)于出現(xiàn)的無(wú)法協(xié)調(diào)的問(wèn)題需要及時(shí)提出《合同履行異常報(bào)告》《合同履行終止確認(rèn)》等，落實(shí)合同爭(zhēng)議處理辦法，避免因合同履行不當(dāng)從而引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，對(duì)于超時(shí)履行的合同，應(yīng)查找未履行的原因，并針對(duì)其原因進(jìn)行變更、終止、賬務(wù)處理等，及時(shí)進(jìn)行清理。

(四)建立管理考評(píng)機(jī)制，進(jìn)一步突出合同管理的重要性

為促進(jìn)合同管理水平提升，合同管理責(zé)任落實(shí)，對(duì)于合同管理的相關(guān)制度和要求落實(shí)情況，建立相應(yīng)的考評(píng)機(jī)制，實(shí)行不定期、季度檢查考核。定期擬召開(kāi)一次專項(xiàng)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)講評(píng)執(zhí)行情況，每年年底進(jìn)行年終驗(yàn)收，對(duì)再發(fā)生事后合同的單位及負(fù)責(zé)人進(jìn)行責(zé)任追究，為強(qiáng)化主要領(lǐng)導(dǎo)第一責(zé)任人職責(zé)，考核結(jié)果將在主要領(lǐng)導(dǎo)的績(jī)效指標(biāo)中直接體現(xiàn)。同時(shí)，將合同管理評(píng)價(jià)情況與各單位考核結(jié)果掛鉤，把合同管理的規(guī)章制度融入到考核并量化指標(biāo)，使考核結(jié)果清晰明確地反映合同管理中出現(xiàn)是問(wèn)題。

(五)完善合同管理制度，建立持續(xù)上升的合同管理改進(jìn)方案

合規(guī)管理，制度在先。所謂的合規(guī)管理，前提是要明確管理制度，讓企業(yè)的一切的行為都在制度的管理范圍之內(nèi)。合同管理中出現(xiàn)的問(wèn)題一方面反映的是管理水平的不到位，另一方面則是原有的合同管理制度已無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀：國(guó)家法律法規(guī)已經(jīng)做出了調(diào)整，市場(chǎng)宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境和微觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境以及企業(yè)的自身情況均發(fā)生了變化，合同管理制度也要與時(shí)俱進(jìn)地做出相應(yīng)的調(diào)整，確保管理制度與市場(chǎng)環(huán)境和企業(yè)需求相一致。同時(shí)，積極踐行“合規(guī)管理”的原則，自學(xué)形成“紅線意識(shí)”，持續(xù)規(guī)范合同管理工作。利用PDCA原理，即：將工作分成計(jì)劃(Plan)、執(zhí)行(Do)、檢查(Check)、處理(Act)四個(gè)環(huán)節(jié)。計(jì)劃環(huán)節(jié)要預(yù)先對(duì)所要開(kāi)展的項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)判和計(jì)劃，針對(duì)項(xiàng)目的開(kāi)始時(shí)間、審批流程等做好先前工作，為合同簽訂預(yù)留出足夠的時(shí)間，從根本上避免事后合同；執(zhí)行環(huán)節(jié)，要嚴(yán)格按照合同管理相關(guān)的制度規(guī)定進(jìn)行操作，相關(guān)的監(jiān)督崗位也要嚴(yán)格履行監(jiān)管職責(zé)，切實(shí)讓合同管理的合規(guī)運(yùn)行落到實(shí)處；檢查是在每一項(xiàng)工作完成后，每個(gè)人對(duì)自己完成的工作進(jìn)行檢查，找到工作中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)漏洞，相應(yīng)的上級(jí)部門也要對(duì)基層的工作定期進(jìn)行檢查，及時(shí)指出出現(xiàn)的問(wèn)題；處理環(huán)節(jié)是每個(gè)人對(duì)自己工作中發(fā)現(xiàn)的漏洞積極思考，及時(shí)補(bǔ)救，同時(shí)上級(jí)部門針對(duì)在檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)的共性問(wèn)題和隱形問(wèn)題，及時(shí)找到解決辦法，防止在今后的工作中再次發(fā)生。定期開(kāi)展合同自檢自查工作及專項(xiàng)檢查、合同清理工作，及時(shí)查找風(fēng)險(xiǎn)源，采取措施化解風(fēng)險(xiǎn)。在履行合規(guī)監(jiān)察制度中，把合同管理作為重點(diǎn)內(nèi)容，加大事后合同等突出問(wèn)題的考核力度，定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查和履行檢查，使合同監(jiān)管演變成日常管理行為，自覺(jué)形成“紅線意識(shí)”，才能將合同管理工作進(jìn)一步提升，才能使合規(guī)管理的理念灌輸?shù)饺粘９ぷ鞯拿恳粋€(gè)角落，不斷強(qiáng)化對(duì)合同的合規(guī)管理。

四、結(jié)語(yǔ)

合同管理是企業(yè)合規(guī)管理的重要內(nèi)容，全面加強(qiáng)合規(guī)文化建設(shè)，努力培育合規(guī)管理文化理念不僅僅是企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展、長(zhǎng)治久安的內(nèi)在要求，也是完善企業(yè)治理，提高風(fēng)險(xiǎn)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，助推管理升級(jí)的基本條件。只有將合同高效地管理起來(lái)，確保合同依法合規(guī)的運(yùn)行，才能夠保證企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。因此，合同依法合規(guī)的運(yùn)行制度對(duì)于企業(yè)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有著非常重大的意義。積極探索合同管理的合規(guī)運(yùn)行，進(jìn)一步完善企業(yè)管理的合規(guī)管理機(jī)制，使企業(yè)的整體管理水平。